Swego cza­su w arty­ku­le na temat reguł biz­ne­so­wych, pra­wie dwa lata temu, napi­sa­łem że pro­ces biz­ne­so­wy to nie przy­czy­na a sku­tek ogra­ni­czeń. W jed­nym ze swo­ich arty­ku­łów Ronald Ross (autor i współ­za­ło­ży­ciel Business Rules Group) napi­sał niedawno:

?Rules defi­ne the boun­da­ry betwe­en accep­ta­ble and unac­cep­ta­ble busi­ness acti­vi­ty.? (w dys­ku­sji o regu­łach: When can you call a busi­ness archi­tec­tu­re ?smart??) 

Przypominam ten cytat, gdyż regu­lar­nie sły­chać mod­ny slo­gan ostat­nich lat: ​„zarzą­dza­nie pro­ce­sa­mi biz­ne­so­wy­mi”. Tak więc sko­ro ​„regu­ły wyzna­cza­ją gra­ni­cę pomię­dzy akcep­to­wal­ny­mi i nie­ak­cep­to­wal­ny­mi zacho­wa­nia­mi w biz­ne­sie” to zna­czy, że ​„zarzą­dza­nie pro­ce­sa­mi biz­ne­so­wy­mi” ozna­cza zarzą­dza­nie tymi gra­ni­ca­mi a nie pro­ce­sa­mi, bo te są efek­tem ist­nie­nia tej gra­ni­cy a nie odwrotnie.

Chyba nikt roz­sąd­ny nie powie, że ma bez­po­śred­ni wpływ na nurt wody w rze­cze, zarzą­dza­my linią brze­go­wą, bo ją może­my inży­nie­ryj­nie kształ­to­wać, woda popły­nie zawsze z góry na dól, nigdy pod górkę.

W ostat­nim roku bylem na kil­ku kon­fe­ren­cjach na temat obie­gu doku­men­tów, pro­ce­sach biz­ne­so­wych i zarzą­dza­niu tym wszyst­kim. Wszędzie moż­na było usły­szeć, że ​„zarzą­dza się pro­ce­sa­mi”. Moim zda­niem to fałsz, uza­sad­nie­nie powyżej.

Wśród ogrom­nej licz­by funk­cjo­nu­ją­cych firm, jaki odse­tek ma ​„mapy pro­ce­sów”? Znikomy. Czym więc zarzą­dza­ją tam Zarządy tych firm?

Poniżej umie­ści­łem pre­zen­ta­cje z kil­ku kon­fe­ren­cji na ten temat i na temat EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów). Opisałem tam pew­ne mecha­ni­zmy, któ­rych brak zro­zu­mie­nia jest jed­ną z głów­nych przy­czyn pora­żek wie­lu wdro­żeń sys­te­mów zwa­nych wdzięcz­nie work­flow czy docu­ment­flow. Należy pamię­tać, że pro­ces biz­ne­so­wy w orga­ni­za­cji to tak na praw­dę sekwen­cja prac koń­czo­nych doku­men­tem (opis tego co zro­bio­no, raport, notat­ka, dowód księ­go­wy, nowy doku­ment itp.)

Kluczowe tezy pierw­szej prezentacji:

1. Przepływ doku­men­tów: prze­ka­zy­wa­nie tre­ści w wer­sji papie­ro­wej lub elek­tro­nicz­nej, pomię­dzy punk­ta­mi jej prze­twa­rza­nia. Ścieżka prze­pły­wu doku­men­tów może być z góry narzu­co­na lub kształ­to­wa­na decy­zja­mi w punk­tach prze­twa­rza­nia. Decyzje te tak­że mogą pod­le­gać ogra­ni­cze­niom (źr. opr. wła­sne autora).
2. Procesy biz­ne­so­we są kształ­to­wa­ne przez sytu­ację praw­ną oraz struk­tu­rę orga­ni­za­cyj­na, zakre­sy obo­wiąz­ków i kompetencje.
3. Pewne te same role są peł­nio­ne przez róż­nych pracowników.
4. Przepływ doku­men­tów oraz ich repo­zy­to­rium to odręb­ne ​„sys­te­my”.
5. Większość wyma­gań funk­cjo­nal­nych jest reali­zo­wa­na wła­ści­wym zbu­do­wa­niem sys­te­mu meta­da­nych w repozytorium.
6. Systemu ERP nie są sys­te­ma­mi pro­ce­so­wy­mi, to sys­te­my obsłu­gu­ją­ce sta­tu­sy poje­dyn­czych doku­men­tów, są nimi prak­tycz­nie tyl­ko dowo­dy księ­go­we (poza sys­te­ma­mi ERP prze­twa­rza­nych jest ok. 80% doku­men­tów takich jak umo­wy, ofer­ty, zapy­ta­nia, stro­ny WWW czy pro­ste notat­ki ze spo­tkań a tak­że doku­men­ty for­mal­ne np. zarządzenia).

Dlatego ana­li­za i spe­cy­fi­ko­wa­nie wyma­gań na sys­te­my prze­pły­wu doku­men­tów czy po pro­tu popra­wy pro­ce­sów biz­ne­so­wych to przy­go­to­wa­nie fir­my do zmian orga­ni­za­cyj­nych a nie spi­sy­wa­nie ocze­ki­wań pra­cow­ni­ków z nadzie­ją, że dział HR nie odczu­je tej zmia­ny. Nie zarzą­dza­my pro­ce­sa­mi, kształ­tu­je­my je.

Proponuje zapo­zna­nie się z tego­rocz­ny­mi moimi pre­zen­ta­cja­mi do refe­ra­tów na temat EOD:

1. JZelinski – obieg infor­ma­cji co współ­dzie­li­my a co przepływa
2. Kolejna rzecz to auto­ma­ty­za­cja, wie­le się o niej mówi, jed­nak nie jest to łatwe i rzad­ko kie­dy uda­je się osią­gnąć: Automatyzacja pro­ce­sów biz­ne­so­wych ? jak to zro­bić dobrze.
3. Co nas cze­ka, co i jak wdra­żać, czy ERP to lekar­stwo na wszyst­ko? Kierunki roz­wo­ju sys­te­mów obie­gu doku­men­tów. 

Firmy zain­te­re­so­wa­ne szcze­gó­ła­mi refe­ra­tów a tak­że prze­pro­wa­dze­niem jed­no­dnio­we­go semi­na­rium dla pra­cow­ni­ków na ten temat zapra­szam do kontaktu.