Sprzątanie nota­tek z ubie­głe­go roku :)…

W 2011 roku pisa­łem o tym, że W sądach i urzę­dach ginę doku­men­ty. Coś jed­nak się może popra­wi. Tym razem krót­ki wpis, raczej wręcz zesta­wie­nie cyta­tów. Najpierw cytat z listo­pa­da 2013:

Dlatego kie­dyś nie­pra­wi­dło­we reali­zo­wa­nie czyn­no­ści kan­ce­la­ryj­nych wpły­wa­ło na nie­po­rzą­dek w doku­men­ta­cji i koniecz­ność jej porząd­ko­wa­nia w archi­wum. Obecnie popra­wie­nie błę­dów w zarzą­dza­niu doku­men­ta­cją w sys­te­mie wią­za­ło­by się z nie­po­rów­ny­wal­nym nakła­dem pra­cy a zada­nie było­by trud­ne do zrealizowania.

Stąd pro­po­zy­cja zmia­ny kom­pe­ten­cji Archiwów Państwowych w zakre­sie pro­wa­dzo­nych przez nie kontroli.

Jak pod­kre­śla Andrzej Biernat, pro­jek­to­wa­ne prze­pi­sy dadzą archi­wom kom­pe­ten­cje w zakre­sie moż­li­wo­ści kon­tro­li postę­po­wa­nia z doku­men­ta­cją bez wzglę­du na miej­sce jej prze­cho­wy­wa­nia. Bowiem nie będzie się ona ogra­ni­czać jedy­nie do archi­wum dane­go podmiotu.

Jednocześnie przy­po­mi­na, że poję­cie mate­ria­łów archi­wal­nych, czy doku­men­ta­cji nie­ar­chi­wal­nej nie odno­si się wyłącz­nie do doku­men­ta­cji zgro­ma­dzo­nej w archi­wum, ale tak­że do doku­men­ta­cji bie­żą­cej. (Serwis Samorządowy PAP).

Czy mamy pro­blem? Tak, we wrze­śniu 2013 PAP pisał:

- To nie­pra­wi­dło­we sto­so­wa­nie prze­pi­sów kan­ce­la­ryj­nych i archi­wal­nych lub też opór pra­cow­ni­ków przed sto­so­wa­niem tych prze­pi­sów pro­wa­dzi do nie­pra­wi­dło­we­go zarzą­dza­nia doku­men­ta­cją w urzę­dzie ? twier­dzi wice­mi­ni­ster admi­ni­stra­cji Stanisław Huskowski.

Jego zda­niem przy­czy­ną tego jest m.in. nie­prze­strze­ga­nie lub też nie­pra­wi­dło­we sto­so­wa­nie prze­pi­sów kan­ce­la­ryj­nych i archi­wal­nych w urzędach.

- Bardzo czę­sto pra­cow­ni­cy admi­ni­stra­cji publicz­nej przy wyso­kich kwa­li­fi­ka­cjach mery­to­rycz­nych posia­da­ją bar­dzo małą wie­dzę o zasa­dach pra­cy kan­ce­la­ryj­nej lub też świa­do­mie nie prze­strze­ga­ją prze­pi­sów kan­ce­la­ryj­nych, uzna­jąc je za nie­istot­ne ? oce­nia wice­szef MAC. (Serwis Samorządowy PAP).

To taka reflek­sja po kil­ku przy­go­dach pro­jek­to­wych z Urzędami. Tam gdzie mi się przy­da­rzył pro­jekt zwią­za­ny z obie­giem doku­men­tów w urzę­dach w 100% pro­ble­mem było wła­snie igno­ro­wa­nie zapi­sów instruk­cji kan­ce­la­ryj­nych (one zawie­ra­ją mię­dzy inny­mi opis spo­so­bu zna­ko­wa­nia doku­men­tów: Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt – JRWA, i zarzą­dza­nia nimi). Z moich obser­wa­cji wyni­ka, że pro­blem giną­cych doku­men­tów nie pole­ga na tym, że doku­men­ty ​„zni­ka­ją” z powo­du znisz­cze­nia czy wynie­sie­nia poza urząd. One po pro­stu nie są odnaj­dy­wa­ne w tych urzę­dach. Wystarczy, że ktoś odło­ży tecz­kę akt w złe miej­sce albo źle ozna­czy doku­ment, któ­ry w wyni­ku tego zosta­nie umiesz­czo­ny w złej tecz­ce i – mając świa­do­mość, że tych doku­men­tów są tysią­ce – doku­ment taki sta­je się nie do znalezienia.

Na koniec cie­ka­wost­ka z rodza­ju ​„przy­ga­niał kocioł garn­ko­wi”: w fir­mach ​„pry­wat­nych” doku­men­ty giną znacz­nie czę­ściej. Mało któ­ra fir­ma, nie będą­ce urzę­dem, ma dobrze zor­ga­ni­zo­wa­ny sys­tem obie­gu doku­men­tów. Owszem, doku­men­ty księ­go­we, a kon­kret­nie: dowo­dy księ­go­we, są z regu­ły dobrze zarzą­dza­ne ale to efekt wyma­gań pra­wa w tym obsza­rze. Dobrze jest nie raz tak­że z Umowami, ale tu tak­że mamy wymo­gi praw­ne (Umowa jako doku­ment jest tak samo waż­nym dowo­dem jak np. fak­tu­ra). Pozostałe doku­men­ty (ofer­ty, zapy­ta­nia, pisma do klien­tów itp.) to w więk­szo­ści firm ​„towar uboczny”.

Jest jed­nak świa­teł­ko w tune­lu: dobrze zapro­jek­to­wa­ny sys­tem nazy­wa­ny CRM, to tak na praw­dę sys­tem zarzą­dza­nia doku­men­ta­cją pozak­się­go­wą. Korespondencja z klien­ta­mi, usta­le­nia pro­jek­to­we, ofer­ty, rekla­ma­cje itp. To doku­men­ty, któ­re nie powin­ny ginąć. W orga­ni­za­cjach nie będą­cych urzę­da­mi mamy ten sam pro­blem (mimo, że nie muszą one odda­wać doku­men­tów do Archiwów Państwowych): jak prze­śle­dzić spra­wę zwią­za­na z obsłu­ga klienta?

Tu poma­ga­ją wła­śnie ​„tyl­ny­mi drzwia­mi” sys­te­my zarzą­dza­nia pro­jek­ta­mi (doku­men­ty pro­jek­to­we), sys­te­my CRM (doku­men­ty poprze­dza­ją­ce sprze­daż, rekla­ma­cje, roz­li­cze­nia umów itp.), zarzą­dza­nie doku­men­ta­cja pro­duk­cyj­ną. Tu mała uwa­ga: tak zwa­ne sys­te­my FK nie zarzą­dza­ją doku­men­ta­mi (dowo­dy księ­go­we), są to sys­te­my reje­stru­ją­ce ich treść. Zarządzanie tymi doku­men­ta­mi (ory­gi­na­ły i ich ska­ny) tak­że wyma­ga posia­da­nia archi­wum. Takim odpo­wied­ni­kiem ERP w obsza­rze doku­men­tów jest sys­tem ECM czy­li [[Enterprise Content Management]]. W pew­nym sen­sie każ­da orga­ni­za­cja to tak­że Urząd.