„Problemy, w których rozwiązaniu mają pomóc budowane złożone systemy są zwykle ?problemami złośliwymi? (Rittel i Webber, 1973). ?Problem złośliwy? to taki skomplikowany problem, w którym jest tak wiele powiązanych ze sobą bytów, że nie istnieje jego ostateczna specyfikacja. Prawdziwy charakter problemu objawia się dopiero w miarę opracowywania rozwiązania.”
Usługa ta stanowi sobą audyt treści i struktury dokumentów w procesach biznesowych oraz opracowanie modelu architektury IT w celu mapowania dokumentów na aplikacje, w których powstają i są wykorzystywane (integracja). Są to wyłączone i połączone razem pierwsze etapy usług Audyt organizacji, podnoszenie efektywności oraz Analiza i Opracowanie Wymagań na Oprogramowanie. Jednym z głównych celów i produktów jest opracowana strategia cyfryzacji i archiwizacji dokumentów w organizacji oraz zarządzania ich treścią.
Wprowadzenie
Bardzo często można się spotkać z opracowaniami zawierającymi w tytule „Studium wykonalności” (o ile sprawdziłem, słowo wykonywalności jest językowo gorsze ;)). Opracowania te są jednak często tylko „dowodem słuszności pomysłu” (lub próbą takiego dowodu).
Studium wykonalności opisuje produkt lub efekt organizacyjny, jakiego oczekujemy oraz to czy jest możliwe wytworzenie tego produktu lub osiągnięcie oczekiwanego efektu organizacyjnego. Ocena rentowności oraz tego tego czy pozyskamy finansowanie na projekt, to nie wykonalność produktu a zdolność do sfinansowania jego powstania i utrzymania. To drugie to analiza ekonomiczna i finansowa.
Popatrzmy na definicję zamieszczoną np. na Portalu Funduszy Europejskich:
Studium wykonalności (Feasibility study): Studium przeprowadzone w fazie formułowania projektu, weryfikujące, czy dany projekt ma dobre podstawy do realizacji i czy odpowiada potrzebom przewidywanych beneficjentów. Studium powinno stanowić plan projektu. Muszą w nim zostać określone i krytycznie przeanalizowane wszystkie szczegóły operacyjne jego wdrażania, a więc uwarunkowania handlowe, techniczne, finansowe, ekonomiczne, instytucjonalne, społeczno-kulturowe oraz związane ze środowiskiem naturalnym. Studium wykonalności pozwala na określenie rentowności finansowej i ekonomicznej, a w rezultacie tworzy jasne uzasadnienie celu realizacji projektu1. .
Jest to właśnie przykład (wytłuszczenie moje) sprowadzenia studium wykonalności do poziomu „uzasadnienia jego realizacji”, a nie taki ma ono – studium wykonalności – pierwotnie cel.
Studium takie zleca (powinien) sponsor projektu, do którego ktoś przynosi projekt (opis projektu) z prośbą o jego sfinansowanie (o ile projekt nie zawiera już takiej analizy). Samo podjęcie przeprowadzenia studium wykonalności już sugeruje, że należy założyć, że opisany projekt może być „niewykonalny” Studium jest oceną wykonalności, a nie jego stwierdzeniem. Gdyby było inaczej, takie analizy nie miały by sensu, lub były by one tylko udokumentowanym rachunkiem stopy zwrotu z inwestycji (patrz wytłuszczenie w powyższym cytacie). Pan Michał Trocki (Kolegium Zarządzania i Finansów SGH) w Kompleksowa ocena projektów, pisze:
Na wykonalność projektu składa się pięć podstawowych elementów określanych angielskim akronimem TELOS, a mianowicie wykonalność: technologiczna i systemowa (ang. Technology and system feasibility), ekonomiczna (ang. Economic feasibility), prawna (ang. Legal feasibility), operacyjna (ang. Operational feasibility) i czasowa (ang. Schedule feasibility). Dodatkowo w studium wykonalności powinny być brane pod uwagę: wykonalność rynkowa i dotycząca nieruchomości (ang. Market and real estate feasibility), wykonalność zasobowa (ang. Resource feasibility) oraz wykonalność kulturowa (ang. Cultural feasibility). Wykonalność projektu oceniana jest ex ante.2
Celem sponsora projektu jest podjęcie decyzji, a co do zasady, z perspektywy scenariuszowych metod zarządzania i analizy systemowej, decydent powinien mieć wybór (w przeciwnym wypadku nie jest decydentem). Aby dokonać wyboru, decydent powinien znać co najmniej dwa możliwe rozwiązania i ryzyka z nimi związane. PARP w swoich zalecaniach do Studium wykonalności we wstępie pisze:
Zadaniem tworzącego studium wykonalności jest wybór takiego rozwiązania techniczno-technologicznego, które nie dość, że umożliwi realizację postawionych wcześniej celów, przyczyni się do rozwiązania problemów zidentyfikowanych w danej jednostce, to jeszcze wykorzystywać będzie istniejące zasoby i środki oraz zagwarantuje trwałość wybranego rozwiązania nie tylko w okresie, w którym możliwa jest kontrola wydatkowanych środków, ale również po jego zakończeniu.3
W zaleceniach tych znajdujemy, że studium (Wykonalność techniczna-technologiczna) powinno zawierać między innymi: Najważniejsze warianty realizacji projektu (inne możliwe sposoby osiągnięcia celu projektu). 3
Kluczowe pojęcia
Popatrzmy na znaczenie słów studium i wykonalność:
studium 1. ?rozprawa naukowa na określony temat?, 2. ?drobiazgowa analiza czegoś przedstawiona w książce lub filmie?, 3. ?dzieło niemające charakteru wykończonej kompozycji, będące pracą przygotowawczą?, 4. ?wydział wyższej uczelni; też: samodzielna szkoła wyższa lub policealna?
wykonalny: 1. ?możliwy do wykonania?, 2. praw. ?taki, który musi być wykonany? (źr. www.pwn.pl)
W przypadku słowa studium interesują nas tu (z oczywistych chyba powodów) dwa pierwsze, w przypadku słowa wykonalny – pierwsze znaczenie. Tak więc:
Studium wykonalności to drobiazgowa analiza możliwości wykonania czegoś.
i jest to definicja wynikająca wyłącznie ze znaczeń tych słów, co ciekawa jest zgodna z [[ogólną teorią systemów]] i analizą systemową (analiza systemowa). Analiza taka, z perspektywy decydenta jest „sprawdzeniem” i pojawia się tu często słowo „ewaluacja”, które jednak budzi moje wątpliwości z wyżej opisanych powodów. Znaczy ono: ewaluacja ?określenie wartości czegoś? (s.j.p. PWN).
Czym jest (powinna być) analiza wykonalności
Generalnie jest to ocena szans na realizację przedsięwzięcia. Popatrzmy na poniższy diagram:
Widzimy: hipotetyczny zerowy stan początkowy, jakiś określony stan aktualny (nasza obecna sytuacja), planowany stan oraz sytuację idealną czyli stan nieprzekraczalny (ale teoretycznie możliwą). Nasz projekt może polegać na poprawie (rozwoju) czegoś (punktem startu jest stan aktualny), lub także wytworzeniem (punktem startu jest wtedy stan początkowy). Z perspektywy analizy wykonalności nie ma to znaczenia. Istotny jest stan planowany i stan idealny. Do czego nam potrzebna wiedza (znajomość) o stanie idealnym?
Stan idealny4 (o ideałach pisałem tu: Utopia – model ideału pomaga w projektach) to kluczowy element analizy wykonalności, gdyż stanowi drugi, po punkcie początkowym, punkt oparcia do wyliczenia (oceny) postępu (wyrażonego np. w procentach) jaki chcemy uczynić. Planowany do osiągnięcia efekt jest nie możliwy do oceny ryzyka, jeżeli nie znamy zakresu w jakim się poruszamy. Wielu analityków uważa, że nie ma problemu w sytuacji, gdy intuicyjnie wiemy, że ten zakres jest znacznie większy od postępu jaki chcemy poczynić a my jesteśmy daleko od ideału. Czy tak jest? Czy faktycznie mam taką wiedzę?
Niestety intuicja może być bardzo myląca. Jeżeli nie wiemy jaka jest zależność pomiędzy wymaganymi nakładami a osiągalnym efektem, to jest nie mamy modelu tego co ulepszamy, nie znamy teorii jaka opisuje dane zjawisko lub sytuację, możemy nie wiedzieć, że zależność ta jest np. silnie nieliniowa (a z reguły tak jest), i że osiągnięty – czasem łatwo – stan obecny leży na załamaniu krzywej tej zależności. To typowa sytuacja, w której heurystyka (dotychczasowe doświadczenie) jest zgubna dla projektu. Tak właśnie „są rozkładane” projekty planowane metodami analizy trendu i na bazie „dotychczasowych doświadczeń”.
Brak wiedzy o stanie idealnym możliwym i brak modelu, czyni analizę wykonalności bardzo ryzykowną, więc praktycznie bezwartościową.
Przykładów jest wiele, np. osiągnięcia sportowców (relatywnie łatwo osiąga się wyniki ponad średnią, bardzo trudno poprawić je dalej o pojedyncze procenty by zdobyć medal na olimpiadzie), osiągane udziały w rynku (pierwsze inwestycje w reklamy z reguły przynoszą pozytywne efekty, nie raz bardzo często, firmie będącej w czołówce rynku, łatwo poprawić wyniki o pojedyncze procenty, czasem jedynym sposobem dalszego są jednak już tylko przejęcia co widać na rynku).
Dlatego poprawnie wykonana analiza wykonalności powinna zawierać:
- opis stanu obecnego,
- opis (model) stanu idealnego,
- model opisujący system (teoria opisująca środowisko) w jakim funkcjonuje ulepszany przedmiot (i jego miernik), w tym zależność nakładów vs. postęp,
- deklaracje planowanego postępu (mierzalny cel projektu),
- ocenę (ryzyko) wykonalności planowanego celu, warianty alternatywne (np. minimalny satysfakcjonujący i najlepszy na jaki nas stać).
Zakończenie
W literaturze można spotkać różne „definicje” studium wykonalności, jednak ta którą opisałem, zdaje się być najbliższa definicji, którą przytoczyłem na początku: bazującej na znaczeniu słownikowym. Praktyka pokazuje, że intencje sponsorów tych analiz są z nią zbieżne: celem jest podjęcie decyzji o najmniejszym ryzyku w świetle posiadanej na dany temat wiedzy.
Definicje bazujące na technicznej i finansowej wykonalności danego projektu, są spotykane dość często i w literaturze i na stronach wielu instytucji3. Metoda prowadzenia takich analiz, bazująca na modelowaniu czyli na analizie systemowej, wydaje się być jednak najwłaściwszą.
Warto jednak zwrócić uwagę, że wykonalność techniczna a zdolność do sfinansowania to nie to samo… Studium wykonalności technologicznej dotyczy produktu projektu lub efektu organizacyjnego jakiego oczekujemy. Ocena tego czy pozyskamy finansowanie to nie wykonalność a zdolność do sfinansowania (studium wykonalności finansowo-ekonomicznej3). To są różne analizy.
Wykonalność techniczną opisałem w artykule Studium wykonalności c.d.
a może należałoby rozróżnić produkt, który odpowiada na pytanie „CZY należy coś robić” od produktu „JAK należy coś robić” przygotowując na potrzeby pierwszego pytania Studium Możliwości, a drugiego – Studium Wykonalności?
Jak najbardziej, pierwsze pytanie zadaje się na etapie opracowanie opracowywania strategii i taktyki (to zadanie sponsora projektu) … Studium wykonalności to kolejny etap: czy to co chcemy zrobić jest w ogóle wykonalne. 😉
Moim zdaniem studium to dokument analityczny, który ma być podstawą podejmowania decyzji. Powinien zawierać wiele opcji realizacji i nie powinien zawierać „wszystkich szczegółów operacyjnych” – co sugeruje definicja z Portalu Funduszy Europejskich. Obowiązkowy jest opis problemu, który chcemy rozwiązać i cele jakie chcemy osiągnąć. Szczegółowy opis obecnej sytuacji jest wręcz niewskazany – dokument ten powinien być w miarę zwięzły i ma być kwintesencją, jeśli ma być podstawą decyzji. Takie studium nie jest pracą dla sprawnego „pisarza” specyfikacji, ale dla kompetentnego i doświadczonego fachowca z umiejętnościami analitycznego myślenia w makro i mikro skali, intuicją oraz sprawnie korzystającego z różnych źródeł zewnętrznych (eksperci, badania, raporty itp.)
pozostaje mi przytaknąć 🙂
a jak wyglada sprawa takiego działania: Wykonawca zobowiązany będzie do aktualizacji studium zgodnie z wymaganiami UE w terminie 3 dni od uzyskania informacji od Zamawiającego.
na czym polega ta aktualizacja? Bo studium to opis itd, ale AKTUALIZACJA?
Aktualizacja oznacza, że było dobre ale z upływem pewnego czasu „coś” się zmieniło i Studium wymaga „aktualizacji”… Jednak moim zdaniem jest to pewne nadużycie gdyż opracowania takie są wykonywane w określonych warunkach jakimi są stan wiedzy na dzień opracowania. Jeżeli te warunki się zmieniają to studium należy powtórzyć, pojęcie „aktualizacja” jest tu raczej nie na miejscu. Jeżeli zmieniły się warunki należy powtórzyć analizę, bo „aktualizacja” analizy po zmianie „warunków” to przegląd i powtórne jej opracowanie. Owszem pracochłonność pewnie jest mniejsza ale jednak. Typowy przykład to zarządzanie zmianą w projekcie. Ktoś zgłasza chęć wprowadzenia zmiany, w efekcie musi nastąpić ocena jak ta zmiana wpłynie na cały projekt i na tej podstawie ma miejsce przeprojektowanie, zwaną potocznie „aktualizacją”.
Tak więc zapis „Wykonawca zobowiązany będzie do aktualizacji studium zgodnie z wymaganiami UE w terminie 3 dni od uzyskania informacji od Zamawiającego.” wymaga określenia kontekstu: co jest przyczyną konieczności dokonania tej aktualizacji.