Z jednej strony trudno się nie zgodzić z tezą, że elektroniczny obieg dokumentów to przyszłość. Z drugiej mam wrażenie, że podejście technokratyczne zmierzające do wyeliminowania papieru jest jednak chybione. Między innymi dlatego, że paradoksalnie papier jest najtrwalszym i najbezpieczniejszym w relacji do ceny sposobem przechowywania informacji a jego zużycie rośnie nie tylko w Polsce. Demagogią jest twierdzenie, że koszt przechowywania dokumentu elektronicznego to tylko kilka mikrometrów dysku i koszt tego mini obszaru. Prawdziwym kosztem przechowania dokumentu elektronicznego jest koszt całej infrastruktury wraz z jej zabezpieczeniem. Gdyby było inaczej każdy z nas miał by już w firmie elektroniczne super archiwum. Po drugie obieg dokumentów to nie zarządzanie procesami. Dokumenty są tylko jednym z elementów mapy procesów organizacji. Więc systemy obiegu dokumentów to wsparcie zarządzania zorientowanego na procesy a nie systemy zarządzania procesami biznesowymi. Ale po kolei.

Wielu konsultantów utożsamia pojecie obiegu dokumentów, obiegu informacji z procesami biznesowymi i ich zarządzaniem. Jest to moim zdaniem kluczowe nieporozumienie, żeby nie powiedzieć błąd.

Proces biznesowy to działanie charakteryzujące się przede wszystkim wnoszeniem wartości dodanej, obecność papieru czy dokumentu w wersji elektrycznej nie ma tu nic do rzeczy. Na mapie procesów biznesowych dokumenty i ich kolejne wersje stanowią produkty procesów (nie jedyne). Proces polegający na podjęciu decyzji to praca człowieka niosąca duża wartość dodaną ale nie obieg dokumentów będących śladami po niektórych tylko procesach w firmie. Inny przykład: procesem jest wyprodukowanie podzespołu i nie ma to nic wspólnego z systemem obiegu dokumentów. Gdzieś po drodze będzie proces powstania dokumentacji technicznej ale to jeden z elementów systemu zarządzania procesami w firmie, jego podsystem.

Tak więc na pewno systemy obiegu dokumentów, obiegu informacji są ważnymi elementami w każdej organizacji ale są to tylko produkty i to nie wszystkie na mapie procesów biznesowych firmy dlatego właśnie nazywanie systemów klasy workflow systemami BPM (Business Process Management) uważam za poważne nadużycie.

Kolejna ślepa uliczka jaką dostrzegam w reklamach systemów klasy workflow to wskazywanie jako głównej korzyści ich wdrożenia narzucenie ścisłej kontroli poczynaniom pracowników. Nie znam przypadku wdrożenia zakończonego sukcesem systemu, którego głównym celem było kontrolowanie pracowników wbrew ich woli. Typowym przykładem są różnego typu restrykcyjne systemy kontroli czasu pracy czy kontroli pracy przy komputerze.

System informatyczny zaprojektowany tak by pomagał pracownikom osiągać ich cele niejako wdraża się sam, system kontroli i restrykcji, nawet jeżeli udaje się wdrożyć, są bardzo kosztowne i często bojkotowane przez ludzi.

Na zakończenie

Jak wykonać najprostszy test tego w jakim stopniu system nazywany zarządzaniem procesów został wdrożony? Zapytać w firmie czy można już przestać używać pakietu biurowego czy poczty elektronicznej, lokalnego lub sieciowego dysku na dokumenty itp.