Największym błędem wielu menedżerów jest to, że wydaje im się, że projekt konsultingowy to nie ich praca. Jak już popełnią pierwszy błąd (lub w duchu uznają, że nie mają o tym bladego pojęcia i zamawiają usługę doradczą) to drugim błędem jest to, że usiłują wyniki tej pracy oceniać zamiast zrobić to za co zapłacili: zapoznać się z jej wynikami i na ich podstawie podjąć własną decyzję. 

Ostatnio naszło mnie na przygotowanie kilku ofert w przetargach na usługi doradcze. Podjąłem ten eksperyment mimo, że z reguły omijam wszelkie przetargi na usługi szerokim łukiem z uwagi na ich (moim zdaniem) wątpliwe intencje. Dlaczego? Bo jakoś mam wrażenie, że można tą drogą (przetarg)  nabyć coś co zamawiający zna, rozumie i potrafi niemalże w 100% opisać (np. lodówkę) ale jak ma wyglądać przetarg i specyfikacja na usługę, gdzie jej sednem jest to, że zamawiający chce nabyć cos czego sam nie potrafi, zapłacić za wiedzę której właśnie nie posiada (bo po co by ja kupował)? Jestem w stanie pojąć, że ktoś drogą przetargu chce wybrać doradcę definiując oczekiwane kompetencje a przedmiotem oferty jest np. stawka godzinowa lub dzienna. Ale zakup w ten sposób całego projektu? W efekcie pojawiają się przetargi na .... no właśnie:  konia z rzędem temu kto mi powie co oznacza pojęcie: Projekt Techniczno-Organizacyjny: nastawy konfiguracyjne systemu.

Jeżeli nie jesteś pewien czy jakiś system jest Ci potrzebny po prostu go nie kupuj!

Z grubsza rzecz biorąc analiza przedwdrożeniowa (w każdym razie w moim wydaniu) polega na wykonaniu opisu (modelu lub modeli) firmy w celu pełnego zrozumienia zjawisk zachodzących w firmie (także przez jej Zarząd), określeniu celu rynkowego jaki stoi przed tą firmą (tu analiza strategiczna) i tego jak ma być uzyskana np. przewaga rynkowa, sprawdzeniu co w firmie należy zmienić lub usprawnić by ten cel osiągnąć, jeżeli uznamy, że osiągnięcie tego celu wymaga usprawnienia procesów biznesowych (analiza modelu procesów) w firmie to należy wskazać te procesy (tu zaczyna się pojawiać lista wymagań), oszacować rentowność usprawnienia tych procesów, zdefiniować szczegółowe wymagania na nowy system IT wraz z ograniczeniami(!), ogłosić przetarg na system. Mając oszacowaną rentowność usprawnień mamy także oszacowaną wartość, powyżej której wdrożenie takie nie ma sensu (ile firm to robi?). . 

To jest praca kogoś kto ma stosowną wiedze, doświadczenie i czas na to. Jeżeli nie mamy takiego pracownika angażujemy osobę (firmę) z zewnątrz. Tu przedmiotem dyskusji może być jedynie koszt godziny lub dnia pracy takiej osoby podobnie jak w przypadku gdybyśmy własnemu pracownikowi zlecili taką pracę.  Oczywiście od doświadczonego konsultanta oczekujemy by potrafił oszacować czas trwania takiego projektu, jednak jest to trudne nie wiedząc nic o firmie (a skąd mam wiedzieć skoro jeszcze jej nie zbadałem). 

Są tu dwa wyjścia: zatrudniamy konsultanta na kilka dni (w małych firmach nawet kilka godzin) po to by poznał firmę i określił szacowany koszt takiej usługi (tu Zarząd firmy MUSI określić cel jaki chce osiągnąć!). Następnie określamy wspólnie pracochłonność i wymagane kompetencje. Pracochłonność określamy w godzinach lub dniach zaś kompetencje (poza ich opisem) właśnie w postaci kosztu jednostki czasu (kompetencje to także "wydajność" konsultanta!). W tym momencie wyliczamy koszt takiej pracy, określamy budżet projektu i precyzujemy wymagania. Jeżeli potrafimy określić te dwa parametry mamy wartość usługi. 

Nie ma żadnego znaczenia cena jednostki czasu pracy eksperta bez określenia jaką prace w tej jednostce wykona. Nie da się porównać wydajności pracy konsultanta używającego zaawansowanych narzędzi CASE w stosunku do konsultanta używającego tylko np. pakietu MS Office (w tym MS Visio do diagramów) do wykonania dokumentacji swojej pracy. Ten drugi zawsze będzie pracował nad projektem wielokrotnie dłużej! Pakiet taki (CASE) bardzo usprawnia prowadzenie wywiadów i analiz gdyż nie ma potrzeby przechodzenia z wersji roboczych na wersje "na czysto" bo nie ma takiej potrzeby. Dla przykładu pracując z pakietem CASE do modelowania procesów podstawowy opis procesów spółki giełdowej na trzech poziomach wykonałem w jeden dzień pracując z jednym z członków zarządu, na koniec dnia zostawiłem po sobie kompletną dokumentację tej części pracy (kilkanaście gotowych diagramów!).

Drugie wyjście to praca eksperta na godziny z uwagi na brak znajomości swoich potrzeb co nie jest wcale takie dziwne gdyż mało kto w swojej firmie robił taki projekt w ogóle lub więcej niż raz i to dawno temu. Jednak ten etap także musi mieć sprecyzowany cel. Tu sugeruję ustalenie oczekiwanego rezultatu (np. spis treści i zawartość końcowego raportu) i określenie maksymalnego budżetu jaki jesteśmy w stanie zaakceptować (budżet podzielony przez koszt jednostki czasu eksperta da czas pracy nad projektem). Ten produkt (raport) powinien pozwolić postępować dalej już tak jak opisałem powyżej.

A jak to wygląda w praktyce? 

Poniżej 100% (!) treści zapytania (przetarg na usługę) pewnej firmy ze stron PARP:

Konia z rzędem temu kto mi powie co oznacza pojęcie: Projekt Techniczno-Organizacyjny: nastawy konfiguracyjne systemu.

Nie ma w tym zapytaniu mowy o przygotowaniu do wdrożenia konkretnego systemu więc zakładam, że go nie ma i będzie przedmiotem wyboru.  Zresztą gdyby taki system wybrano to sens tego przetargu dla mnie jest co najmniej niejasny.

Ale do rzeczy. Nie mam nic przeciwko punktowi 1.1. (pytanie po co to robić?) kłopot tylko w tym, że rzetelna wycena punktu 1.1. bez znajomości firmy jest nierealna.  Punkt 1.2. powala na kolana. Jakie nastawy i jakiego systemu? Ja nie mam pojęcia o co chodzi (ostatnie "nastawy systemu" z jakimi miałem do czynienia to nastawiane mikroprzełączniki na płycie głównej mojego starego peceta). 

Punkt 2. cały wymaga znajomości wdrażanego systemu i firmy w jakiej będzie wdrażany. Więc co on robi w zapytaniu na tę usługę?

Punkt 3. może zrealizować tylko dostawca systemu, więc o co tu chodzi? Na co jest ten przetarg? Co to są te szablony z punktu 3.5.?

Zadaję sobie pytanie co jest celem takiego zapytania. Sens miało by ono dla mnie tylko w jednym przypadku: wybór konsultanta (firmy) gdzie ocenie podlegałyby by kompetencje i koszt jednostki czasu konsultanta. Jego rola było by wspieranie firmy (jej kadr) w procesie wyboru dostawcy systemu a potem pomoc w nadzorze tego wdrożenia. Kiedyś miałem klienta, który na moje pytanie skierowane do niego "po co Pan mnie zatrudnia" usłyszałem: "oni [dostawcy systemów składający oferty] maja się Pana bać". Ciekawe jakie miał wcześniejsze doświadczenia...

Zadaję sobie też pytanie skąd ludzie mają jakieś dziwne przeświadczenie, że (zamawiana powyższa usługa ma być dofinansowana z funduszy unijnych) ma miejsce nieuczciwe wydawanie społecznych pieniędzy, że jest korupcja, że przetargi się ustawiane .... albo, że konsultanci to złodzieje......... jeżeli jakikolwiek konsultant zrobił to coś (zapytanie) powyżej za pieniądze to zaczynam powoli w to wierzyć ale też mimo wszystko wierzę nadal, że są prawdziwi konsultanci.