Byłem niedawno na konferencji zatytułowanej Knowlegde Management czyli po prostu Zarządzanie Wiedzą (dlaczego polskie konferencje w Polsce nazywają się po angielsku?). Konferencja, jak w filmach Hitchcocka, zaczęła się mocno a potem napięcie rosło: prelegent referatu wprowadzającego stwierdził, że nie trzeba definiować pojęcia „wiedza” by dyskutować o zarządzaniu wiedzą. Ale opowiem kilka słów o samej konferencji i tym co sam o tym, czyli o zarządzaniu wiedza, sądzę J.

Ja jednak zacznę od definicji, najprościej jest sięgnąć do słownika języka polskiego:

wiedza: «ogół wiadomości zdobytych dzięki badaniom, uczeniu się itp.; też: zasób informacji z jakiejś dziedziny»

wiadomość: «nowa informacja o czymś»

informacja: «wiadomość o czymś lub zakomunikowanie czegoś»

dane «fakty, liczby, na których można się oprzeć w wywodach», «informacje przetwarzane przez komputer» (źr. SJP PWN)

Co mamy: wiedza to zbiór wiadomości, te stanowią przekaz o zdarzeniach (faktach) po zapisaniu stanowią dane. Czym są dane? To wszystko to, co możemy zapisać i utrwalić. Bogatszą analizę tak zwanego modelu informacyjnego i relacji pomiędzy wiadomościami, informacja i danymi opracowałem na początku tego roku, zainteresowanym prześlę pełny tekst.

Wiedza i jej magazynowanie ma sens jeśli pozwala na korzystanie z niej. Problem w tym, ze podobno 80% danych to dane niestrukturalne a więc nie poddające się zapisowi w postaci tabel i kolumn. Potrzebne więc jest jakieś bardziej wyrafinowane narzędzie. Po drugie mamy pewien paradoks biznesowy:

1.      aby robić cos lepiej i osiągnąć korzyści biznesowe potrzebna jest większa wiedza

2.      większa wiedza to więcej danych

3.      gromadzenie danych i zarządzanie nimi kosztuje

4.      większa wiedza to większy koszt

5.      dodatkowy koszt posiadania większej wiedzy zjadł osiągnięte zyski z jej posiadania.

Tak więc moim zdaniem zarządzanie wiedzą to nie tylko jej gromadzenie i udostępnianie ale przede wszystkim selekcja! Nasz mózg robi dokładnie to samo: zapomina o wszystkim co nie jest bezpośrednio używane do bieżącego życia i przeżycia.

Na pewno nie jest to miejsce na streszczanie takich konferencji ale w jednej z prezentacji pojawiło się ważne stwierdzenie: retencja danych (gromadzenie ich, tu w kontekście wiedzy należy rozumieć: celowo, wybiórczo i w kontrolowany sposób). Jest to moim zdaniem druga najważniejsza cecha systemów zarządzania wiedzą (pierwszą była powiązana z tym pojęciem selekcja danych).

Swego czasu uważałem, że największym systemem zarządzania wiedzą jest Internet i dobra wyszukiwarka. Teraz mam wrażenie, że brak tych właściwości czyli brak selekcji wprowadzania i trzymanie na wieczność wszystkiego czyni z Internetu coraz większy śmietnik. To samo czeka każdy system zarządzania wiedzą w firmie, jeżeli tych dwóch cech nie będzie posiadał (świadome wprowadzanie danych i celowe przechowywanie). W Internecie wszelka próba selekcji od razu wzbudza dyskusje o cenzurowaniu sieci. W firmie należy to uregulować albo zapomnieć o Knowledge Management bo to ostatnie słowo jest tu kluczem: „zarządzanie”.

Na konferencji prezentowane były różne produkty, wszystkie pod hasłem „Zarządzanie wiedzą”. Jedna z prezentacji zawierała listę tego „jaką wiedzą zarządza ich system”. Były to: zadania, dokumenty, kalendarz, SMS’sy, chat, e-mail, ankiety, ludzie, pytania i odpowiedzi. Hm, wiele tego. To jest właśnie chyba przesada. Gdzieś widziałem definicje wiedzy jako zbioru danych mających wartość dla użytkownika. Ta definicja bardziej mi się podoba. System ten, na jego szczęście, chyba jako jedyny prezentowany miał funkcjonalność zarządzania retencją danych.

Jak więc zarządzać wiedzą?

Cóż, po pierwsze najważniejsze pytanie brzmi: po co! Absolutnie nie jest to krytyka zarządzania wiedzą a zadanie sobie pytania co chcemy osiągnąć gdyż zarządzane wiedzą czyli po prostu kolekcjonowanymi danymi to nie jest zbieranie czegokolwiek a zbieranie tego co nam pomaga, a w każdym razie mogło by pomóc.

Zrobiłem swego czasu mały eksperyment w domu: wszystko czego nie użyłem przez rok wyrzucałem jako zbędne. I co? Oczyściłem piwnicę w ciągu roku i co ciekawe nie cierpię z tego powodu, gdyż faktycznie pewne rzeczy niepotrzebnie zajmowały cenną przestrzeń ciasnej piwnicy zaś to czego używałem np. raz na pięć lat bez problemu można gdzieś wypożyczyć i z reguły jest to „lepszy i nowszy model”.