Byłem niedawno na konferencji zatytułowanej Knowlegde
Management czyli po prostu Zarządzanie Wiedzą (dlaczego polskie konferencje w
Polsce nazywają się po angielsku?). Konferencja, jak w filmach Hitchcocka,
zaczęła się mocno a potem napięcie rosło: prelegent referatu wprowadzającego
stwierdził, że nie trzeba definiować pojęcia „wiedza” by dyskutować o
zarządzaniu wiedzą. Ale opowiem kilka słów o samej konferencji i tym co sam o
tym, czyli o zarządzaniu wiedza, sądzę J.
Ja jednak zacznę od definicji, najprościej jest sięgnąć do
słownika języka polskiego:
wiedza: «ogół wiadomości zdobytych dzięki badaniom, uczeniu
się itp.; też: zasób informacji z jakiejś dziedziny»
wiadomość: «nowa informacja o czymś»
informacja: «wiadomość o czymś lub zakomunikowanie czegoś»
dane «fakty, liczby, na których można się oprzeć w
wywodach», «informacje przetwarzane przez komputer» (źr. SJP PWN)
Co mamy: wiedza to zbiór wiadomości, te stanowią przekaz o
zdarzeniach (faktach) po zapisaniu stanowią dane. Czym są dane? To wszystko to,
co możemy zapisać i utrwalić. Bogatszą analizę tak zwanego modelu
informacyjnego i relacji pomiędzy wiadomościami, informacja i danymi
opracowałem na początku tego roku, zainteresowanym prześlę pełny tekst.
Wiedza i jej magazynowanie ma sens jeśli pozwala na
korzystanie z niej. Problem w tym, ze podobno 80% danych to dane
niestrukturalne a więc nie poddające się zapisowi w postaci tabel i kolumn. Potrzebne
więc jest jakieś bardziej wyrafinowane narzędzie. Po drugie mamy pewien
paradoks biznesowy:
1. aby
robić cos lepiej i osiągnąć korzyści biznesowe potrzebna jest większa wiedza
2. większa
wiedza to więcej danych
3. gromadzenie
danych i zarządzanie nimi kosztuje
4. większa
wiedza to większy koszt
5. dodatkowy
koszt posiadania większej wiedzy zjadł osiągnięte zyski z jej posiadania.
Tak więc moim zdaniem zarządzanie wiedzą to nie tylko jej
gromadzenie i udostępnianie ale przede wszystkim selekcja! Nasz mózg robi
dokładnie to samo: zapomina o wszystkim co nie jest bezpośrednio używane do
bieżącego życia i przeżycia.
Na pewno nie jest to miejsce na streszczanie takich
konferencji ale w jednej z prezentacji pojawiło się ważne stwierdzenie:
retencja danych (gromadzenie ich, tu w kontekście wiedzy należy rozumieć: celowo, wybiórczo i w kontrolowany sposób). Jest to moim zdaniem druga najważniejsza cecha
systemów zarządzania wiedzą (pierwszą była powiązana z tym pojęciem selekcja danych).
Swego czasu uważałem, że największym systemem zarządzania
wiedzą jest Internet i dobra wyszukiwarka. Teraz mam wrażenie, że brak tych
właściwości czyli brak selekcji wprowadzania i trzymanie na wieczność
wszystkiego czyni z Internetu coraz większy śmietnik. To samo czeka każdy
system zarządzania wiedzą w firmie, jeżeli tych dwóch cech nie będzie posiadał (świadome wprowadzanie danych i celowe przechowywanie).
W Internecie wszelka próba selekcji od razu wzbudza dyskusje o
cenzurowaniu sieci. W firmie należy to uregulować albo zapomnieć o Knowledge
Management bo to ostatnie słowo jest tu kluczem: „zarządzanie”.
Na konferencji prezentowane były różne produkty, wszystkie
pod hasłem „Zarządzanie wiedzą”. Jedna z prezentacji zawierała listę tego „jaką
wiedzą zarządza ich system”. Były to: zadania, dokumenty, kalendarz, SMS’sy,
chat, e-mail, ankiety, ludzie, pytania i odpowiedzi. Hm, wiele tego. To jest
właśnie chyba przesada. Gdzieś widziałem definicje wiedzy jako zbioru danych
mających wartość dla użytkownika. Ta definicja bardziej mi się podoba. System
ten, na jego szczęście, chyba jako jedyny prezentowany miał funkcjonalność
zarządzania retencją danych.
Jak więc zarządzać wiedzą?
Cóż, po pierwsze najważniejsze pytanie brzmi: po co!
Absolutnie nie jest to krytyka zarządzania wiedzą a zadanie sobie pytania co
chcemy osiągnąć gdyż zarządzane wiedzą czyli po prostu kolekcjonowanymi danymi to
nie jest zbieranie czegokolwiek a zbieranie tego co nam pomaga, a w każdym
razie mogło by pomóc.
Zrobiłem swego czasu mały eksperyment w domu: wszystko czego
nie użyłem przez rok wyrzucałem jako zbędne. I co? Oczyściłem piwnicę w ciągu
roku i co ciekawe nie cierpię z tego powodu, gdyż faktycznie pewne rzeczy
niepotrzebnie zajmowały cenną przestrzeń ciasnej piwnicy zaś to czego używałem
np. raz na pięć lat bez problemu można gdzieś wypożyczyć i z reguły jest to
„lepszy i nowszy model”.
