
Dokumentowanie wiedzy to zarządzanie nią
Niezależnie od tego, czy planujesz zakup i wdrożenie oprogramowania, czy też planujesz jego wcześniejsze zaprojektowanie, zawsze musisz je udokumentować.
"Jeżeli nie potrafisz czegoś dobrze narysować, to znaczy że nadal tego nie rozumiesz...".
„Duże projekty IT najczęściej kończą się niepowodzeniem (patrz także Chaos Report). Czy jest jakiś sposób, aby zmniejszyć prawdopodobieństwo porażki? Gartner Group donosi, że 75% projektów ERP to niepowodzenia, projekty CRM i Big Data Analytics podobnie. Transformacja cyfrowa kończy się niepowodzeniem w 70% przypadków: McKinsey podaje, że tylko 30% projektów transformacji cyfrowej skutkuje poprawą wyników przedsiębiorstwa. Być może najważniejszym stwierdzeniem jest to, że „90% projektów ERP nie przynosi żadnego wymiernego ROI. Kluczowe powody to: firmy nie potrafią zdefiniować problemów, które próbują rozwiązać, nie potrafią określić właściwych wymagań i zarządzać zakresem projektu”. (żr.: Forbes 2022).
Czy procesy biznesowe i Twój obecny system wspomagający zarzadzanie są optymalne? Upewnij się… Czy planujesz już wdrożenie nowego systemu ERP? Przygotuj się zanim wybierzesz produkt i dostawcę.
Jako doświadczony praktyk i erudyta, jestem angażowany głównie do trudnych i ryzykownych projektów, często są to kolejne podejścia do tego samego problemu. Produkty mojej pracy w znakomitej większości są przez moich klientów oznaczane jako tajemnica przedsiębiorstwa, jednak mój dorobek to także wnioski z projektów i metody, te możecie poznać tu na mom blogu.
Jeżeli wolisz oglądać i słuchać niż czytać, przejdź na stronę Podkasty.
Od lat prowadzone są badania na temat przyczyn niepowodzeń projektów IT (InfoQ, 2015). Jedną z kluczowych, już na samym początku, jest emocjonalne i oparte na „intuicji” negocjowanie umów z dostawcami ERP, które ignorują fakty i statystyki: wiara w to, że jeden duży i skastomizowany system spełni wszystkie wymagania. W efekcie tylko niecała połowa projektów informatycznych (a tylko ok. 10% projektów średniej wielkości i większych) kończy się sukcesem (Standish Group, Chaos Report).
Praktyka udanych wdrożeń pokazuje, że korporacyjny system IT nie powinien mieć „wszystkiego w jednym”, pokazuje, że powinien to być zintegrowany system systemów, obejmujący „tylko to co konieczne”. (źr. LinkedIn: Układanie spraw jak należy, Odnośnik do pierwotnego artykułu).
Od wielu lat pomagam wdrażać systemy ERP, a typowe sprawdzone etapy pracy to:
Jest to wdrożenie iteracyjno-przyrostowe, iteracją jest kompletny działający podsystem, kupowany nie raz niezależnie od pozostałych. Integracja systemów w dobie dzisiejszej standaryzacji jest prosta, o ile się ją poprawnie zaprojektuje. problemy z integracja mają tylko stare systemy.
Od 1991 roku, pracuję jako praktyk projektowania i wdrażania systemów informacyjnych w administracji publicznej i sektorze prywatnym, od 1998 także jako badacz metod analitycznych i projektowania, od 2005 także jako nauczyciel akademicki. Obecnie połowa mojego czasu to praca dydaktyczna i naukowa, reszta to nadal projekty komercyjne. Wszystkie wpisy na tym blogu to fragmenty publikacji lub zanonimizowane elementy stale prowadzonych, zakończonych sukcesem, projektów.
Jako analityk i projektant architektury systemów, jestem angażowany głównie do trudnych i ryzykownych projektów, nie raz bardzo dużych. Najczęściej są to projekty nowatorskie, wymagające opracowania nowych metod oraz kolejne podejścia do nieudanego wdrożenia. Źródłem niepowodzenia było bardzo często stosowanie zbyt prostych metod analizy.
Pierwszy raz usłyszałem to kilkanaście lat temu od prezesa pewnego niemieckiego banku w Polsce: angażując mnie powiedział, że jego korporacja ma wbudowaną prostą strategię: zatrudniają na pełny etat tylko ludzi pracujących dla banku full time operacyjnie. Jakakolwiek okazjonalna praca (analizy, projekty wdrożeniowe, audyty, itp..) jest z zasady zlecana podmiotom zewnętrznym, a sponsorem tych zleceń jest zawsze zarząd, co w efekcie nie tylko znakomicie obiektywizuje efekty tych prac, ale także obniża ich całkowity koszt.
Wielu menedżerów uważa, że tylko duże i wieloosobowe firmy doradcze mają potrzebne do tego kompetencje, że samodzielny ekspert, jako jedna osoba, to ogromne ryzyko.
Proponuję Państwu kompetencje, które dadzą Państwu nie tylko merytoryczną równowagę w kontaktach z dostawcami rozwiązań, ale także obiektywne wsparcie już na etapie audytu organizacji i planowania zmian. W pracy stosuję zaawansowane narzędzia komunikacji, dlatego przy wysokiej jakości efektu pracy oferuję relatywnie niskie koszty.
Jestem w stanie zapewnić Państwu dokumentację chroniącą Państwa know-how i wartości intelektualne. Można zaprojektować dowolny system przed jego powstaniem, mieć prawa do takiego projektu oraz do kodu który powstanie na jego podstawie. Robię to skutecznie od lat: udokumentowane projekty systemów, dla wszystkich moich klientów.
„Szaleństwem jest robić wciąż to samo i oczekiwać różnych rezultatów” (Albert Einstein)
Fundamentem metod jakie stosuję są modele: proste i skomentowane, sformalizowane schematy blokowe, zrozumiałe dla adresata. Detaliczne spisywanie obserwacji, zachowań i relacji pracowników organizacji odnosi taki sam skutek jak cykliczne, długie w czasie, fotografowanie tarczy zegara: zbierzemy ogrom danych, które nawet na krok nie przybliżą nas do zrozumienia tego, jak na prawdę działa zegar, a to znaczy, że nadal nie posiadamy wiedzy jak go skonstruować.
Modelowanie polega na abstrahowaniu od szczegółów i stworzeniu idealizacji tak, by skupić się na istocie danej rzeczy. Dobry model opisuje wyłącznie mechanizm. (Craver & Tabery, 2019; )
Rynek zmienia się szybko, więc nie ma sensu długotrwałe zbieranie detalicznych wymagań i szczegółowe projektowanie czegokolwiek. Z uwagi na czas jaki zajmuje takie projektowanie, powstaje duże ryzyko, że taki szczegółowy projekt stanie się szybko nieaktualny. Nikt rozsądny nie namawia dzisiaj do czegoś co nazywamy ?waterfall?, jednak brak dokumentów to tak na prawdę brak planów. Co więc zrobić? Dla średnich i dużych projektów (projekty trwające co najmniej rok) tworzymy architekturę, opisujemy mechanizmy działania, politykę rozbudowy i opis cyklu życia. Czyli to co pozwoli tworzyć i rozwijać rozwiązanie metodą iteracyjno-przyrostową, w razie potrzeby pozwoli na przeprojektowanie, ale jako całość nadal będzie spójne i nie będzie wymagało zmian, gdy zmienią się warunki na rynku.
„Cechy wyróżniające nowoczesną teorię organizacji to jej pojęciowo-analityczna podstawa, jej oparcie się na danych uzyskiwanych z badań empirycznych, ale przede wszystkim jej syntetyzujący, integracyjny charakter. Te cechy wyróżniające są zawarte w filozofii, która akceptuje założenie, że jedynym sposobem badania organizacji jest traktowanie ich jako systemów” (Kostrzewski et al., 1979).
Analiza organizacji to forma audytu zgodności działania organizacji z celem powstania. Powinna być przeprowadzona przez „trzecią stronę” (nie powinien to być pracownik audytowanej organizacji ani żaden kontrahent). Nie powinna też się ona opierać na subiektywnych oczekiwaniach, przekonaniach i deklaracjach jej pracowników. Analiza powinna być w 100% oparta na faktach (dokumenty), a wynik analizy powinien wyjaśniać mechanizm powstawania tych faktów.
Ostatnio udowodniono, że modelowanie procesów skoncentrowane na artefaktach zapewnia większą elastyczność w modelowaniu i realizacji procesów niż tradycyjne metody modelowania skoncentrowane na działaniach.
https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0306437914001264
Na etapie rekomendacji zmian i projektowania rozwiązań, stosują sprawdzoną w nauce i zarzadzaniu metodę idealizacji:
„Projektowanie ideału jest takim sposobem myślenia o zmianie, który można przedstawić tak: w rozwiązywaniu problemów, praktycznie dowolnego rodzaju, można uzyskać najlepsze wyniki dzięki wyobrażeniu sobie idealnego rozwiązania, a następnie cofnięciu się aż do miejsca, w którym znajdujesz się w chwili obecnej. Dzięki temu unikniesz urojonych przez siebie przeszkód, zanim jeszcze w ogóle pojmiesz, jaki ma być ideał.” (Ackoff et al., 2006, 2007)
Aby poznać bliżej tok mojej pracy i jej efekty, zapraszam do lektury artykułu Metoda – analiza systemowa organizacji. Przykłady efektów mojej pracy można poznać z lektury mojej książki: Analiza biznesowa. Praktyczne modelowanie organizacji adresowanej nie tylko do specjalistów ale szczególnie do odbiorców takich analiz i projektów.
Wierzę nauce, bo nauka owszem, czasem się myli, ale wciąż myli się znacznie rzadziej niż ludzie.
Od 1991 roku jestem związany z analizami biznesowymi w roli analityka i projektanta rozwiązań. Samodzielne studia i działalność badawczo-rozwojową prowadzę od 1998 roku. Mój dorobek to wypracowane metody pracy, narzędzia, kilkadziesiąt publikacji.
Praca na uczelni daje mi dodatkowe źródło wiedzy oraz doświadczenie, którego źródłem są studenci, z których wielu to doświadczeni pracownicy firm, w których pracują. Publikowanie wyników moich prac to poddawanie ich wnikliwej krytyce recenzentów, to rodzaj audytu mojej osoby. Publikując wyniki moich prac badawczych, daje klientom gwarancję, że moja wiedza i doświadczenie są stale weryfikowane.
Kluczem sukcesu projektu jest nadzór autorski (lub merytoryczny) bo:
ZARZĄDZANIE PROJEKTEM WE WŁASNYM ZAKRESIE JEST KRYTYCZNE: Integratorzy systemów mogą być cennym elementem cyfrowej transformacji, ale nigdy nie powinni mieć całkowitej, niekontrolowanej władzy nad całym przedsięwzięciem
(źr. PORAŻKA CYFROWEJ TRANSFORMACJI W FIRMIE HERTZ, oryg. : THE HERTZ VS. ACCENTURE DISASTER)
Standardowo moje projekty realizowane są wg. mojej specyfikacji, pod moim nadzorem (biorę odpowiedzialność za swoje rekomendacje), co daje Państwu gwarancję panowania nad jakością prac wykonawcy i kosztami tych prac. Jeżeli sami Państwo wybrali dostawcę i widzicie ryzyko po podpisaniu umowy, możecie mi zlecić nadzór merytoryczny nad tymi pracami. Nie wymaga to zgody tego dostawcy, bo nadzór taki to audyty produktów pracy dostawcy oraz wsparcie Państwa w kontaktach z tym dostawcą.
Podstawową korzyścią ze stosowania metod i narzędzi, które oferuję, są osiągane znaczne oszczędności i obniżenie ryzyka projektu. Analizy i projekty opracowane przez jednego, doświadczonego analityka projektanta, są zawsze bardziej spójne i mniej kosztowne niż produkty zespołów i pracy grupowej. W typowym projekcie daje to oszczędności nawet rzędu 50%, tym bardziej, że dostawca oprogramowania nie robi już po mnie żadnej analizy, a także nie traci czasu i zasobów (a to dodatkowy koszt Zamawiającego) na rozwiązywanie problemów braku spójności, niekompletności i niezrozumiałości dokumentów od Zamawiającego!
Koszt współpracy ze mną jest znacznie niższy niż potencjalne straty z powodu braku obiektywnego, merytorycznego nadzoru nad pracami dostawcy.
Moje działania wspiera kilkanaście osób, są to pracownicy partnerskich firm. Jako ekspert i firma Jarosław Żeliński IT-Consulting dysponuję pełną obsługą biurową, prawną, księgową, infrastrukturą i oprogramowaniem pozwalającym na bezpieczną wymianę dokumentów projektowych i zdalne konsultacje w sposób nie angażujący środków i zasobów klientów.
Moi klienci, na czas trwania projektu, otrzymują ode mnie pełne wsparcie zestaw narzędzi do zarządzania projektem (patrz: komunikacja w projekcie), przepływem informacji i dokumentów, bez potrzeby kupowania i instalowania jakiegokolwiek oprogramowania po swojej stronie. Po zakończeniu prac, przekazuję klientom komplet wytworzonych dokumentów i prawa majątkowe do ich treści.
„Jesteśmy tym, co wielokrotnie czynimy, doskonałość nie jest więc aktem, lecz nawykiem.” (Arystoteles)
Wśród wielu moich zrealizowanych projektów były:
Firmy z jawnie podanymi ich nazwami, wyraziły na to zgodę i można się do nich pisemnie zwracać z pytaniami o jakość mojej pracy. Ich pracownicy zastrzegają jednak, że cele i przedmiot tych projektów bardzo często stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i z reguły nie udzielają innych informacji niż potwierdzenie faktu, że usługa została należycie wykonana. Proszę także pamiętać, że w tych firmach także jest pewna rotacja kadr. Wielu nazw firm powyższa lista nie zawiera, gdyż znaczna część moich projektów to audyty w sporach oraz analizy powtarzane po poprzednikach, których dokumentacja została odrzucona z powodu niskiej jakości. Dlatego podstawowym źródłem informacji o jakości mojej pracy jest mój dorobek w postaci tego bloga, wydana książka oraz publikacje naukowe i w prasie branżowej (patrz artykuł O mnie). Wszystkie publikowane tu artykuły to poddane anonimizacji elementy projektów u moich klientów. Opisy użytych metod pracy to publicznie dostępne standardy lub mój osobisty i udostępniony dla innych, dorobek.
Wszystkie powyższe projekty, były realizowane w 90% zdalnie, od Marca 2020 były i są realizowane zdalnie w 100% (czytaj o komunikacji w moich projektach).
____
(short in English)
Ostatnia aktualizacja: