Wpadł mi niedawno w ręce artykuł na temat wdrożeń, fragment:

Warto wybierać programy elastyczne i umożliwiające reagowanie na indywidualne potrzeby przedsiębiorstwa, wynikające np. ze specyfiki branży, złożoności struktury organizacyjnej, czy terytorialnego rozproszenia oddziałów firmy. Zwłaszcza dla firm z sektora MSP, które na zmienne potrzeby rynku muszą być szczególnie wyczulone, możliwość szybkiego generowania dynamicznych i wielowymiarowych raportów wydaje się być bardzo istotna. Nawet niewielkie odchylenia od planowanych wartości (np. w sprzedaży danego rodzaju produktów) mogą mieć tutaj kolosalne znaczenie. Dlatego aplikacje o wysokim stopniu modyfikowalności  mają ogromną przewagę nad rozwiązaniami ?zamkniętymi? dając gwarancję szybkiego zwrotu z inwestycji. […]

Przytaczam ten cytat, bo często miewam na konferencjach pytania właśnie od właścicieli firm zaliczanych do MŚP: “Czy nam się to może opłacić?”.

Przede wszystkim jest to pytanie postawione na głowie, bo brakuje tu ważnej poprzedzającej informacji w rodzaju “mamy kłopot z…”. Mimo często spotykanej tezy: “nie da się obecnie zarządzać firmą bez systemu ERP” życie pokazuje, że da się i to nie raz nieźle. Wśród firm MSP system ERP posiada znacznie mniej niż 50% tych firm!

Ale pytania się pojawiają, więc coś jest na rzeczy. Co? Jak zapytam “Czemu Państwo o to pytacie” , to padają najczęściej dwie odpowiedzi: “czytaliśmy, że to pomaga” oraz “mamy problemy z … czy system ERP nam w tym pomoże?”

Pierwsze pytanie to taki delikatny konformizm w rodzaju inni mają to może i my. Tak niestety reagują firmy, ich zarządy, które nie mają pomysłu na rozwój (a nie raz na istniejące problemy) i mają nadzieje, że wdrożenie systemu ERP w magiczny sposób ulepszy zarządzanie firmą. Być może usprawni ale na pewno nie ulepszy. Nie wolno zapominać, że oprogramowanie to tylko narzędzie. Niestety wielu dostawców nęci klientów opowieściami, że “system nasz ma wbudowane referencyjne procesy biznesowe, zgromadzone doświadczenie z całego świata, jego wdrożenie spowoduje …” i tu cała masa obietnic. Niestety firmami zarządzają ich Zarządy a nie jakieś tam ERP.

Pojawia się pojęcie “zamknięte systemy” oraz “modyfikowalność”. Tu tkwi największa pułapka! Firmy MSP to  firmy, które na rynku stanowią pewną “masę”, jest ich bardzo dużo i oferują bardzo zbliżone do siebie produkty i usługi (wyłączając produkty niszowe). Taka firma konkuruje głównie ceną czyli buduje zysk minimalizując swoje koszty. W strategi takiej firmy kluczowe są: jakość zarządzania i sprawność organizacyjna. Paradoks polega na tym, że w małych podmiotach gospodarczych normą jest to, że wiele osób skupia na sobie więcej niż jedną rolę, np. sprzedawca jest logistykiem i fakturuje, dyrektor handlowy zarządza sprzedażą ale nie raz także całą ofertą produktową.

Rozbudowane systemy ERP mają często właśnie wbudowane sztywne “referencyjne procesy biznesowe”, co wymaga wielu odrębnych ról, a taki wymóg potrafi taką niejedną mniejszą firmę zabić. W firmach MSP znacznie lepiej sprawdzają się systemy mające nawet rozbudowane funkcjonalności ale właśnie nie ograniczone wbudowanymi “procesami”. W firmach, w których procesy są “w głowach” pracowników o dość szerokich kompetencjach, nie sprawdzają się “korporacyjne systemy”, tu potrzebna “bogata skrzynka narzędziowa” ze swobodą wyboru narzędzi pracy.

Pokusa wdrożenia systemu połączonego z “modyfikowaniem pod potrzeby klienta” ładnie brzmi, ale nawet gdyby się to udało, to system taki usztywni firmę, zabierze więc jej kluczową zaletę: zwinność! Tak więc dla MSP owszem nawet duży system ERP ale z bogatym menu i swobodą dostępu do niego.

Po drugie “wielkie zintegrowane zwierzę” będzie się wdrażało długo bo jest wielkie. Znacznie bezpieczniejszą dla MSP strategią jest wdrażanie funkcjonalności ERP etapami, mieszczącymi się w granicach roku budżetowego, nawet jeżeli miało by to oznaczać, że poszczególne moduły będą pochodziły od różnych dostawców (pisałem o tym nie raz tu).

W tym miejscu jest pora na kolejny cytat z tego artykułu:

Nawet najlepszy produkt można zepsuć złym wdrożeniem.  Odbiorcę usługi nie interesuje, że klient trafił na nierzetelnych wdrożeniowców, którzy w sytuacji kryzysowej rozkładają bezradnie ręce. Niestety najczęstszymi przyczynami są źle przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa i niestety zbyt małe doświadczenie partnera wdrożeniowego.

(Wdrożenie ERP – koszt czy zysk? | it.nf.pl).

Tak więc wdrożenie ERP zawsze jest kosztem, a czy także zyskiem to już zależy od kupującego…