Wstęp

Niedawno pisałem o regułach biznesowych i politykach postępowania w zarządzaniu:

…zamiast brać na siebie, jako prezes firmy, menedżer średniego szczebla itd. ogrom zdarzeń w postaci podejmowania decyzji za każdym razem, gdy jest taka wymagana, można stworzyć system polityk, zestawów reguł biznesowych, skutkiem czego firma będzie sprawnie funkcjonowała nie angażując, nawet do bardzo trywialnych zadań, wysokich rangą pracowników. Nie jest to delegowanie uprawnień, polityki i reguły biznesowe to rodzaj z góry podjętych decyzji. Owszem żadnej firmy nie da się zalgorytmizować, dlatego zawsze wyższe kadry będą potrzebne jednak ich kluczową rolą jest ustalanie zasad i zarządzanie nimi a bezpośrednie reagowanie powinno dotyczyć tego ?niezalgorytmizowanego? zakresu zdarzeń (op. 20% :), reguła Pareto). Zarządzanie zorientowane na reguły biznesowe to właśnie takie podejście: to czego można się spodziewać, opisujemy regułami, zdarzenia wyjątkowe obsługujemy osobiście. Reguły biznesowe warto zebrać w jedno miejsce, ?wyjąć? je z przerośniętych opisów zakresów obowiązków i kompetencji, uporządkować zarządzenia zarządu. (Reguły biznesowe i polityki jako mechanizm działania organizacji | | Jarosław Żeliński IT-Consulting)

W powyższym cytacie wytłuściłem klucz dzisiejszego wpisu: mechanizm (ale nie ma tego słowa w powyższym cytacie).

Mechanizm

Dzisiaj kilka słów o czymś co nazywa się „mechanizm”. Słowo to oznacza (źr. SJP):

mechanizm
1. ?zespół współpracujących ze sobą części maszyny lub przyrządu, wykonujących jakąś pracę?
2. ?sposób, w jaki coś powstaje, przebiega lub działa?

Kolejne ważne pojęcie: reguła (źr. SJP):

reguła
1. ?zasada postępowania ustalona przez kogoś lub przyjęta na mocy zwyczaju?
2. ?formuła wyjaśniająca jakieś zjawiska?

I teraz jeszcze jedno pojęcie (źr. SJP):

sterować
1. ?nadawać statkowi lub samolotowi kierunek za pomocą steru; też: nadawać kierunek łódce za pomocą wiosła?
2. ?kierować pracą jakiegoś urządzenia za pomocą odpowiednich urządzeń?
3. ?wpływać na coś lub manipulować kimś?

Popatrzmy np, na samolot:

1. jego konstrukcja oraz to, że unosi się w powietrzu mimo że jest od niego cięższy, jako całość to pewien mechanizm,
2. mechanizm ten to określona, skończona liczba reguł (praw fizyki i mechaniki), te są niezmienne,
3. znajomość i zrozumienie powyższych reguł pozwala tym samolotem sterować, oznacza to, że wśród tych reguł są także reguły opisujące działania (przyczyny) i wywoływane przez nie skutki.

Skoro reguły opisują związki pomiędzy skutkiem a przyczyną (patrz Arystoteles: „Praw­dzi­wa wie­dza to zna­jomość przyczyn”) to mechanizm występowania (sposób w jaki coś się dzieje) jakiegoś (jakiegokolwiek) zjawiska to skończony zbiór reguł. W przypadku samolotu, regułami opisującymi mechanizm jego unoszenia się w powietrzu i kierowania lotem są prawa fizyki (a prawa to określone reguły). Samolot ma pilota, ten wpływa na kierunek lotu, jednak stale ograniczony jest regułami (prawa fizyki). Czy są inne reguły ograniczające pilota? Tak, są nimi prawo lotnicze, zasady bezpieczeństwa i wiele innych. To także reguły jednak, w przeciwieństwie to praw fizyki, te reguły ustalamy my.

Mamy więc za sobą nieco filozofii, taka malutka wprawka z epistemologii i logiki :). Zakładam, że teraz cały „system”, czyli prawa fizyki, samolot i jego konstrukcja, pilot z jego wiedzą i prawem którego musi przestrzegać, stał się „zrozumiały”, postrzegamy go jako określoną „konstrukcję”, mechanizm jej funkcjonowania opisany „powyższym „modelem”. Modelem, na razie tylko pojęciowym (!), ale jednak.

Model ten pokazuje, że część tego systemu leży poza naszym „władaniem”. Prawa fizyki są niezmienne, nie mamy na nie wpływu, inne prawa stanowimy my sami, te jednak nie mogą „ignorować” praw fizyki (próby takie kończą się raczej źle). Wreszcie mamy pilota, który w tym wszystkim – jako człowiek – ma jednak pewną swobodę zachowania (nawet pilot samobójca ją ma). Jaki z tego wniosek? Po pierwsze większość elementów tego systsemu stanowią rzeczy w swym zachowaniu niezmienne (i w 100% przewidywalne: deterministyczne) jednak fakt, że pilotem jest człowiek, a ten ma pewną swobodę zachowania, i nie jest ona opisana żadnym  skończonym zestawem reguł,  powoduje, że system składający się z pilota i samolotu nie jest deterministyczny (nie jesteśmy w stanie ze 100% pewnością opisać żadnego lotu samolotem). Nie zmienia to jednak faktu, że mamy bardzo duży wpływ na tę przewidywalność: im więcej reguł „pisanych” nałożymy na pilota (będzie musiał ich przestrzegać, tu zakładamy że pilot jest zdyscyplinowany)  tym bardziej przewidywalny będzie lot. Widać to po dość jednak przewidywalnym rozkładzie lotów (psują go głównie warunki pogodowe i niezdyscyplinowani pasażerowie).

Popatrzmy teraz na proces poniżej:

Proces biznesowy realizacji przewozu pasażerów (enigmatycznie nazwanych tu ludźmi) zaczyna się od otrzymania zlecenia na nowy lot a kończy się poświadczeniem zrealizowanego lotu. Mamy tu dwa elementarne (atomowe) procesy biznesowe: Opracowanie trasy i Transport ludzi (realizacja tego zlecenia). Produktem pierwszego jest Plan lotu do wykonania a drugiego Plan lotu wykonany (będzie uzupełniony o dane z odbytego lotu). Tych dwóch aktywności (każda wraz z wejściem i wyjściem stanowi samodzielny proces biznesowy) już nie dzielimy (nie dokomponujemy) z prostego powodu: mniejsze części nie mają sensu biznesowego, bo nie ma żadnego biznesowego zastosowania nieukończony plan lotu ani nieukończony lot. Nie zmienia to faktu, że obie aktywności, sposób ich wykonania, są opisane stosownymi procedurami i regułami, są to jednak odrębne dokumenty (nie rysujemy ich „obrazkowo” na diagramach procesów).

Wniosek 1 – Zarządzanie

Pierwsza ważna konkluzja to ta, że skuteczne zarządzanie organizacją to dobre poznanie mechanizmu jej działania oraz świadome tworzenie lub modyfikowanie tego mechanizmu i zarządzanie nim. Wszelkie prawa jakie rządzą organizacją, te narzucone naturą, ustawami i te które sami tworzymy, to nic innego jak mechanizm działania organizacji. Ich uzupełnieniem są ludzie i ich umiejętności. Prawa natury to coś na co nie mamy wpływu, ale na prawa które tworzymy my mamy wpływ. Jeżeli chcemy świadomie zarządzać organizacją, to w myśl arystotelesowskiej zasady, powinniśmy znać mechanizm łączący skutki z przyczynami. Jeżeli go poznamy, reakcje organizacji na nasze działania będę przewidywalne (a w każdym razie nie będą nas permanentnie zaskakiwały).

Udokumentowaną postacią mechanizmu funkcjonowania organizacji jest jej model biznesowy.

Dlatego, dla sprawnego podejmowania decyzji, warto opracować i utrzymywać model organizacji.

Wniosek 2 – Wymagania na oprogramowanie

Wymaganie to warunek lub zespół warunków, którym ktoś lub coś musi odpowiadać (źr. SJP). Kluczowym warunkiem przydatności oprogramowania jest jego zgodność (zgodność zachowania) ze środowiskiem, w którym ma się znaleźć. Wobec tego, jeżeli prawa natury mówią, że z „pustego nawet Salomon nie naleje” 🙂 to czy ma sens by jakieś oprogramowanie umożliwiało sprzedanie towaru, którego nie ma w magazynie? Wiele aplikacji pozwala, a że rodzi to mnóstwo innych konsekwencji? Ktoś zażądał,  ktoś napisał taki program! (Bez sensu…)

I teraz kilka poznanych wcześniej słów:

1. Mechanizm tworzenia Planu lotów opisuje zestaw reguł.
2. Człowiek w Biurze linii lotniczej tworząc plan lotu musi się do tych reguł stosować.
3. Przelot realizuje Pilot, który potrafi tym samolotem sterować, przestrzega procedur (to także reguły) i stosuje się do Planu lotu (to ogranicza jest swobodę jako człowieka).

Nie będziemy się tu zabierali za projektowanie samolotu 🙂 ale opiszmy wymagania na System dla linii lotniczej. Na początek oczywiście diagram przypadków użycia, jest to podstawa – kontrakt pomiędzy zamawiającym (albo product ownerem) a wykonawcą.

Aktor Biuro linii lotniczej reprezentuje pracownika, który odpowiada za obsługę zleceń. Z procesu wynika, że mając Opis zlecenia opracuje on Plan lotu. Są to odpowiednio stan początkowy i końcowy scenariusza przypadku użycia (scenariusze dokumentuje się osobno) Zarządzanie zleceniami przelotów. I to już? A reszta? Nie :). Do dokumentacji opisującej tę aplikację dołączymy:

1. Scenariusze opisujące interakcje aktora i systemu (lista kroków).
2. Wzory dokumentów (Zlecenia i Planu) czyli stanów początkowego i końcowego tego scenariusza.
3. Słownik, definicje wszystkich pojęć stanowiących opis informacji na tych wzorach dokumentów i treści reguł.
4. Listę reguł biznesowych opisujących mechanizm tworzenia Planu lotów.

Mechanizm jednak to nie zawsze tylko same reguły, bardzo często (praktycznie zawsze dla nietrywialnych systemów) powinien powstać diagram pokazujący wewnętrzną budowę (architekturę) systemu, zestaw komponentów odpowiedzialnych za logikę realizowania tych reguł (a jedną z nich jest np. „treść dokumentów musi być zapamiętywana z możliwością przywołania jej w dowolnym momencie”). Taki diagram nazywa się Model dziedziny. Jak go tworzyć pisałem nap. w artykule Model dziedziny jako wymaganie.

Tak więc organizację można bardzo precyzyjnie opisać z pomocą:

1. Modelu procesów biznesowych, jego celem jest pokazanie co i po co i jak jest realizowane.
2. Systemu pojęć i reguł biznesowych stanowiącego opis mechanizmu działania organizacji.
3. Wzorów dokumentów, są one wejściami i wyjściami procesów biznesowych, ich treść i sposób powstawania opisuje mechanizm działania organizacji.
4. Jeżeli mamy lub planujemy wdrożyć narzędzie pracy wspomagające ludzi w tej organizacji, musimy opisać to kto, z czego i jak będzie korzystał. To będzie diagram przypadków użycia. Najważniejsze to zdefiniować, których reguł nadal będzie przestrzegał (realizował je) człowiek (aktor systemu), a które będzie realizowało, a nawet wręcz wymuszało (tak zwane walidacje), nowe narzędzie (np. oprogramowanie).

I jak widać, opisaliśmy proces analizy i specyfikowania wymagań na nowe rozwiązanie, którym może, ale nie musi, być oprogramowanie (samolot także ale to już byłby inny artykuł).

Jedno jest tu pewne:

model procesu biznesowego nie powinien być monstrualnym diagramem opisującym z detalami szczegóły, przypadki użycia to usługi a nie architektura aplikacji 

wspomagającej powstawania Planu lotów, bo to opisuje mechanizm tworzenia Planu lotów czyli zestaw reguł. Model procesu biznesowego to także nie jest detaliczny opis sposobu wypełnienia treścią dokumentu Plan lotu, bo to opisuje procedura jego tworzenia przekształcana potem w scenariusz przypadku użycia lub pozostawiona aktorowi. Treść dokumentów na poziomie modelu procesów biznesowych to „czarne skrzynki”. Jak te szczegóły udokumentować opisałem w artykule Gdzie są te cholerne szczegóły.