Sprawdzam prasę i czytam:

W przyszłym roku w dwóch sądach ma ruszyć pilotażowy program doręczania przesyłek sądowych drogą elektroniczną¹

Czyżby kolejny ruch do przodu po rezygnacji z podpisu elektronicznego w deklaracjach podatkowych? O e-podpisie pisałem nie raz, małe podsumowanie w 2015 roku zrobiłem w artykule Jak moja prognoza się sprawuje czyli e-podpis po 13 latach (polecam zainteresowanym cały ten wpis przed dalszą lekturą tego artykułu).

Ten artykuł to jedynie zwrócenie uwagi na wybrane ryzyka związane z projektami wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów nie tylko w sądownictwie (nadal nie rozumiem dlaczego sądownictwo zostało wyróżnione w kwestii dokumentów). Nie jest tu moim celem rozwiązywanie tych problemów, ale też uważam, że są one możliwe do rozwiązania na co zwracam tu uwagę wskazując na metody. Najpierw nieco podstaw komunikacji i definicja dokumentu, potem uwagi do treści cytowanego artykułu.

Komunikacja

Słownik języka polskiego² o komunikacji w rozumieniu wymiany informacji mówi:

komunikacja
2. ?przepływ informacji między urządzeniami, np. telefonami lub komputerami?
3. ?przekazywanie i odbieranie informacji w bezpośrednim kontakcie z drugą osobą?

Generalnie więc komunikują się ludzie lub urządzenia, jeżeli komunikują się ludzie (także zdalnie), wykorzystują (mogą) do tego celu urządzenia (rozmowa dwóch osób przez telefon to także rozmowa bezpośrednia). Można to zobrazować tak:

Przepływ informacji jako taki nie determinuje medium jej przekazania. Dlatego, by to doprecyzować, będziemy w dalszej części używali pojęcia dokument (definicja także w dalszej części). Kwestia nośnika i użytej technologii, jak się okaże, przestaje być istotna.

Pojęcie kwalifikowanego podpisu elektronicznego moim zdaniem przestanie mieć znaczenie w komunikacji elektronicznej z powodów opisanych we wspomnianym na początku artykule (koszty, trudności w użyciu itp.). W celu uniknięcia zbędnej komplikacji tego wywodu zignoruję kwestie kodowania (utajniania treści dokumentu) a skupię się na komunikacji i jej wiarygodności. Jest to bezpieczne uproszczenie, gdyż użycie technologii SSL (kodowanie transmisji przez internet) jest transparentne dla użytkowników (np. komunikacja z moim blogiem jest od ponad miesiąca kodowana z użyciem SSL, nie wiem nawet czy moi stali czytelnicy to zauważyli).

Komunikacja, a więc także wymiana dokumentów, może się odbywać na dwa podstawowe sposoby: bezpośrednio pomiędzy nadawcą i odbiorcą oraz za pośrednictwem trzeciego podmiotu. Innymi słowy dokument możemy sobie przekazać “z ręki do ręki” (także środkami komunikacji elektronicznej) lub za pośrednictwem np. Poczty (lub serwera zarządzającego przepływem dokumentów). Problem wiarygodności przekazu sprowadza się wyłącznie do pytania: czy odbiorca otrzymał treść identyczną z tą, jaką nadał (wysłał) nadawca, i czy ewentualnie wskazany w treści dokumentu nadawca jest faktycznie tą osobą, która nadała wiadomość. To czy dokument zawiera (opisuje) prawdę jest kwestią składania (fałszywych) oświadczeń. Tu warto zwrócić uwagę na ważny fakt: jeżeli dokument zawiera w treści dane nadawcy to stwierdzenie, że treść dokumentu jest prawdą, oznacza także, że osoba wskazana w jego treści jako nadawca faktycznie jest nadawcą (a nie raz i autorem) dokumentu. Posługuję się tu uproszczeniem, zakładam, że nadawca dokumentu i autor jego treści to ten sam podmiot, założenie takie w niczym jednak nie zmienia tego o czym tu piszę.

Komunikacja bezpośrednia jest prosta, a po zakończeniu procesu obie strony dysponują identyczną treścią przesłanego dokumentu. Komunikacja pośrednia polega na dostarczeniu dokumentu Trzeciej stronie, poinformowaniu adresata o tym, że czeka na niego przesyłka (monit), Trzecia strona doręcza dokument lub adresat sam go odbiera po otrzymaniu monitu. Po zakończeniu procesu obie strony także dysponują treścią dokumentu, może go mieć także Trzecia strona. Świadomie nie używam pojęcia oryginału i kopii, gdyż nie ma to znaczenia (o czym za chwilę),  ustawodawca także zrezygnował z pojęcia kopii i oryginału dokumentu (w przypadku dokumentu elektronicznego nie ma to znaczenia np. faktury). Owszem są przypadki, gdy wskazywane jest źródło pierwotne (master data), ale to źródło a nie egzemplarz (tych może być wiele i nie panujemy nad tym ile, zakładam że nie stosujemy systemów opartych na kodowaniu i kluczach).

Powyższe można zobrazować tak:

W pierwszym przypadku (schemat w górnej części) potwierdzenie wiarygodności komunikacji wymaga porównania treści dokumentów u nadawcy i u adresata, ewentualne różnice świadczą o fałszerstwie (może to zrobić po komunikacji każda ze stron). Porównania mogą dokonać bezpośrednio nadawca i odbiorca razem (to może nie być możliwe lub niechciane) lub np. organ kontrolujący, np. tak są obecnie uwiarygadniane faktury z pomocą JPK (dokumenty są wysyłane w to samo miejsce przez nadawcę i odbiorcę faktury). Sposobem uwiarygodnienia treści takiej komunikacji może być ustalenie (umowa pomiędzy nadawcą i odbiorcą), że dokument wysłany będzie zawierał treść nie znaną nikomu poza nadawcą i odbiorcą, np. składanie rocznej deklaracji podatkowej do urzędu skarbowego uwiarygadnia podanie w zeznaniu kwoty podatku z poprzedniego roku, którą to formalnie zna tylko podatnik i Urząd Skarbowy.

W drugim przypadku (dolny schemat na powyższym diagramie) Trzecia strona pełni rolę obiektywnego pośrednika i (lub) gwaranta, dlatego nazywana jest Trzecią stroną zaufania (nie może mieć żadnego interesu w zmianie treści dokumentu i musi być niezależna od komunikujących się stron). Tu Trzecia strona, jako zaufany pośrednik, uwiarygadnia dostarczony dokument (gwarantuje, że nie doszło do fałszerstwa w drodze pomiędzy nadawcą a odbiorca).

Formą mieszaną takiej komunikacji  jest Trzecia strona zaufania w roli gwaranta treści, wtedy pełni role notariusza. Nadawca wysyła dokument do Notariusza (Trzecia strona) i do adresata, Notariusz poświadcza zgodność dokumentów w wypadku sporu (na żądanie). Innymi słowy wysyłając dokument deponujemy go u Notariusza i wysyłamy do adresata, w razie sporu o treść dokumentu, Notariusz posiada jego nienaruszony egzemplarz. Role notariusza (zaufana trzecia strona) może także pełnić pośrednik w poprzednim opisie.

Tego typu metody zabezpieczenia (tak zwane systemowe, w przeciwieństwie do technicznych jaką jest kwalifikowany podpis elektroniczny),  są oparte na założeniu, że sfałszowanie treści dokumentu jest niemożliwe (lub jest wykrywalne w 100%) przy zachowaniu ustalonej procedury doręczenia dokumentu (patrz: Zasada Kerckhoffs’a). Wymagania nakładane formalnie na podmiot stanowiący Trzecią stronę zaufania (notariusz) powodują, że ryzyko niewykrycia fałszerstwa jest bliskie zeru.

Opisane powyżej metody wymiany dokumentów nie wymagają kosztownego i trudnego w użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego (tak działa profil zaufany zastępujący kwalifikowany podpis elektroniczny).

Dokument

Wiele emocji w projektach budzi pojęcie dokumentu. Raz jest ona (jego definicja) opierana na nośniku, innym razem na treści. Nasze prawo zawiera taki dualizm. Kodeks Cywilny mówi³:

Art. 772. Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.
Art. 773. Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
Art. 78. § 1. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.
§ 2. (uchylony)
Art. 781. § 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Ale już Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne⁴:

Art. 3. Użyte w ustawie określenia oznaczają:
1) informatyczny nośnik danych ? materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej;
2) dokument elektroniczny ? stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych;

Obie te ustawy miały w ciągu ostatnich lat nowelizacje i mimo to nadal jest w nich ten rozdźwięk. Czym więc jest obecnie dokument? Co do zasady, w prawie (i czynnościach procesowych) nie powinno być różnicy między dokumentem elektronicznym i papierowym (istotna jest jest jedynie informacja jaką niosą), bo prawo posługuje się ogólnym pojęciem formy pisemnej (czyli utrwalonej w “jakimś” dokumencie).  Z teorii prawa wiemy, że normy prawa są domyślnie połączone spójnikiem “i” (czyli obowiązują obie przytoczone definicje razem jako suma a nie alternatywa), z tego powodu od dłuższego czasu, z powodzeniem w projektach dla administracji państwowej stosuję, nie tylko w dokumentach OPZ (Opis Przedmiotu Zamówienia), następującą definicję:

dokument: zestaw danych o określonej zawartości mający określoną logiczną strukturę, metadane oraz prezentację (format, fizyczny układ, itp.), zapis (bez względu na postać) będący świadectwem faktu⁵.

Pierwsza, główna część definicji to niemalże proste połączenie dwóch wyżej wymienionych ustawowych, dodatek o faktach jest jednak bardzo istotny, gdyż rejestry (w tym tak zwane logi systemowe) to tak na prawdę zapisy faktów, i tu formalnie odrębnym dokumentem jest każdy zapis, podobnie jak każdy wiersz w tablicy bazy danych (metryka dokumentu jest także dokumentem).

Poważną konsekwencją treści tych przepisów dla projektantów oprogramowania jest to, że formularz (łączna treść jego pól wraz z ich etykietami) utrwalony postaci w kilku odrębnych powiązanych logicznie tablic relacyjnej bazy danych, po zapisaniu w takiej bazie, nie jest już dokumentem w myśl prawa (i powyższej definicji także), jest nim dopiero to co powstanie w wyniku zapytania do tej bazy i zobrazowania rezultatu tej operacji, a to oznacza, że każdorazowo po takim zapytaniu powstaje nowy dokument, osobną kwestią jest to, czy kolejne wyniki tych samych ale odległych w czasie zapytań do bazy, dadzą identyczną treść (pomijam, że nie jest możliwe złożenie podpisu elektronicznego pod systemem zestawu wierszy relacyjnie powiązanych tablic).

Przesyłki sądowe mają być doręczane przez internet. Na razie na próbę

Od pewnego czasu toczą się prace nad doręczeniami pism sądowych drogą elektroniczną, o czym wspomina cytowany na początku artykuł. Zobaczmy z czym walczy rząd.

Przesyłki sądowe przez internet to tylko jeden z elementów cyfryzacji kraju. Jednak na drodze do cyfrowej rewolucji stoi brak odpowiednich przepisów.¹

To jest podstawa, bez zmian legislacyjnych (prawo nadal wymaga podpisu kwalifikowanego) nie ruszymy do przodu. Warto tu także pamiętać, że sądy nadal mają prawo odmowy przyjęcia do akt sprawy dokumentu w postaci elektronicznej. Problem jaki widzę to sposób tworzenia tego prawa i to co w efekcie powstaje. Ale, czytamy dalej, że:

Oprócz obsługi sądów Poczta walczy też o doręczanie urzędowych e-maili. Wiele wskazuje na to, że konkurs wygra i ostatecznie zostanie też Narodowym Operatorem Cyfrowym.

Coś czego od dawna nie rozumiem w polityce Rządu (Ministra Cyfryzacji) to odrębne, wyjątkowe traktowanie poczty email.  Żadna definicja dokumentu nie daje podstaw do takiego wyróżnienia. Problem jest do rozwiązania w bardzo proty sposób: albo cały plik np. xxx.eml uznajemy za dokument, albo poczty elektronicznej używamy jako nośnika załączników czyli załączanych dokumentów. Ta druga metoda nie wymaga żadnych dodatkowych zabiegów, w ePUAP dokumenty to także załączniki.

Dlatego gdy czytam, że:

W IV kwartale tego roku światło dzienne ma ujrzeć projekt ustawy e-Doręczenia, nad którym pracuje resort cyfryzacji przy współpracy z ministerstwami: sprawiedliwości, rozwoju i finansów oraz Centralnym Ośrodkiem Informatyki.¹

zaczynam się bać, że powstanie kolejny technokratyczny bubel legislacyjny. Umieszczanie jakiejkolwiek konkretnej technologii w prawie uważam za bardzo szkodliwe zjawisko dla jakości prawa. Ustawa o podpisie elektronicznym z 2001 roku zabetonowała w rozwoju nasz kraj na ponad 15 lat (ustawa uchylona w 2016).

Skutki?

Model kontaktu z administracją zmienia się w Polsce, ale powoli. W wielu krajach – takich jak w Estonii – funkcjonuje z powodzeniem. Tam – jak zaznaczał w Krynicy Jerzy Kalinowski, Doradca Zarządu KPMG w Polsce aż 99 procent usług administracji publicznej dostępnych jest online.¹

Od lat obserwuję, że Minister Cyfryzacji (w tym ostatnio podległe mu COI) to legislacyjny technokrata. Technokratyczne podejście do legislacji zaś to ogromne pole do popisu dla lobbystów dostawców technologii.

Czytamy, że:

Ministerstwo wdrażając program e-Doręczenia, będzie musiało powierzyć obsługę systemu trzeciej stronie. Pytanie, kto nią będzie.¹

Czyli zdecydowano o wyborze metody z Trzecią strona zaufania. Z jednej strony jest to bezpieczne dla Państwa, z drugiej jednak rodzi poważne ryzyko i wątpliwości: jeżeli będzie to urynkowiony podmiot jakim jest Poczta Polska (o co ta walczy) i administracja  będzie zobligowania do powtarzania przetargów na tę usługę, to znaczy że podmiot będący (mający pełnić rolę!) Trzecią stroną zaufania, będzie się co kilka lat zmieniał. Biorąc pod uwagę to, że będzie prowadził archiwum, wygląda to wręcz kuriozalnie: konkurs na notariusza wygrywają kolejne, nastawione na zyski, podmioty rynkowe. Wystarczy przypomnieć sobie jakie problemy zafundował nam i sądom InPost po wygraniu przetargu na doręczenia aby oszacować ryzyka i skutki.

Słusznie Poczta Polska zwraca uwagę na fakt, że:

To, co nas wyróżnia na tle rynku to zaufanie i fakt, że jesteśmy państwową instytucją. To z kolei oznacza , że dane obywateli będą chronione o wiele bardziej, bo nie będą udostępniane nikomu z zewnątrz.¹

Ale fakt, że i pomysł i Poczta Polska podlegają prawu Zamówień Publicznych, czyni tę obietnicę pustym frazesem: będzie, o ile wygra przetarg a nie musi.

Monity o dokumentach to także dokumenty. Czytam:

Ministerstwo planuje też wprowadzenie systemu e-awizo, ale to mogłoby nastąpić w ciągu kilku lat, bo – jak zaznacza Sypniewski, wymaga to zmian w prawie, które zagwarantują, że elektroniczny system powiadomienia o piśmie z urzędu, będzie skuteczny.

I tu nie rozumiem dlaczego awizo miało by być jakimś “innym dokumentem”. Jeżeli uznamy, że awizowany jest dokument do odebrania na Poczcie, a awizo to (także) dokument, to po co tworzyć specjalną kategorię “awizo” skoro niczego to nie zmienia, nie wprowadza żadnej wartości dodanej a niepotrzebnie komplikuje system komunikacji i prawo.

Mam świadomość, że w sądach awizo (i tak zwane zwrotki) są traktowane różnie: raz jako odrębne dokumenty a raz jako integralna część dokumentów, których dotyczą.  Awizacje i zwrotki to tak na prawdę dokumenty opisujące fakty (dlatego je wyróżniłem w definicji) zmieniające status dokumenty (np. z nadanego na awizowany czy doręczony). Awizo to dokument zawierający opis faktu i tylko tyle.

Obawiam się, że bez poważnej analizy pojęciowej i systemowej, a na taką się jak widzę nie zanosi, skoro już są deklarowane rzeczy jak wyżej, powstanie kolejny bubel legislacyjny i wydane zostaną pieniądze na bubla podobnego do ePUAP’u. Tym bardziej, że nie dostrzegam, by rząd pochylał się nad problemem prawnej kompatybilności systemu komunikacji wstecz, i jednoczesnego funkcjonowania w obiegu, dokumentów elektronicznych i papierowych. Sam fakt, że nadal istniejąca skuteczność prawna podpisu odręcznego, na tle użytej technologii i wymagań technicznych dla podpisu kwalifikowanego elektronicznego, czyni pomysł na ten drugi, pomysłem wręcz kuriozalnym.