Wstęp

Powodem napisania tego artykułu była publikacja:

“Wdrożenie zintegrowanych elektronicznych usług, informacyjnych na przykładzie poradników przedsiębiorcy, udostępnianych poprzez Punkt Kontaktowy w Polsce”.

Autorzy Mgr Szymon Mamrot, doktorant na Wydziale Informatyki i Gospodarki Elektronicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, główny specjalista w Centrum Elektronicznej Gospodarki Instytutu Logistyki i Magazynowania (e-mail: szymon.mamrot@ilim.poznan.pl). Mgr Magdalena Stachowicz, absolwentka studiów doktoranckich na Wydziale Politologii Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, starszy specjalista w Centrum Elektronicznej Gospodarki Instytutu Logistyki i Magazynowania (e-mail: magdalena.stachowicz@ilim.poznan.pl). Artykuł był recenzowany.

Autorzy cytują między innymi mój artykuł, a konkretnie definicję procesu biznesowego, piszą także o modelowaniu procesów i o notacji BPMN. Autorzy piszą:

W artykule autorzy podjęli próbę zgłębienia problemu badawczego, jakim jest zastosowanie notacji Business Process Modeling Notation ( BPMN) do tworzenia z integrowanych elektronicznych usług informacyjnych. Posługując się przykładem poradników przedsiębiorcy, udostępnianych na portalu Punktu Kontaktowego (PK), udowodnili, że notacja BPMN pozwala budować skomplikowane modele procesów, uwzględniających wiele powiązanych ze sobą zadań i informacji. Tworzenie zintegrowanych elektronicznych usług informacyjnych, ciekawych w formie i obszernych w pomocne treści merytoryczne, jest przyszłością współczesnej e-administracji, nie tylko w Polsce, ale i w Europie.

Jednak w treści, jest nieprawdziwa teza:

Nie ma w tym przypadku ograniczenia, że proces musi coś wytwarzać.

Wyjaśnijmy sobie dlaczego nieprawdziwa. Przytoczę na wstępie fragment wcześniejszej publikacji:

Niekończące się dys­ku­sje o licz­bie pozio­mów dekom­po­zy­cji pro­ce­sów, ich zmien­no­ści, adap­ta­cyj­no­ści itp. zale­wa­ją fora inter­ne­to­we. Wydaje mi się, że nie­po­trzeb­nie – o ile wysi­li­my się na pew­ną małą analizę…

Proces to strategia nie taktyka – Jarosław Żeliński IT-Consulting

Streszczenie

Jako, że zostałem zacytowany przez ww. autorów, artykuł ten stanowi moją odpowiedź do tej publikacji. Autorzy podważyli definicję, mówiącą, że proces biznesowy tworzy produkt. Skupiłem się tu na formalnym wywodzie prowadzącym do definicji pojęć: proces, proces biznesowy i procedura, na tle notacji BPMN, na którą autorzy się powołują. Wykazałem, że pojęcie produktu procesu jest fundamentem definicji pojęcia proces biznesowy nie tylko w notacji BPMN. Wskazałem także błędne użycie przez autorów powiązanego z pojęciem proces pojęcia bramki (ang. gateway).

Wskazałem też, że dojrzała (procesowo) może być organizacja. Żadnej firmy, jako całości, nie da się opisać algorytmem, dlatego opisujemy ja na trzech poziomach:
1. procesy (kolejność prac),
2. procedury (jak te prace wykonywać),
3 zasoby (co i kogo zaangażować).

Na końcu dodatek pokazujący jak to robić z użyciem Visual Paradigm.

Procedura, proces i proces biznesowy

Autorzy piszą:

Według definicji językowej, zawartej w Słowniku Języka Polskiego PWN, procedura to: 1. określone reguły postępowania w jakiejś sprawie, zwykle o charakterze urzędowym lub prawnym; 2. w językach programowania: wydzielony fragment algorytmu.

W artykule autorzy posługują się pierwszym znaczeniem użytym w Słowniku (procedura jako określone reguły postępowania), przy czym istotna jest lista czynności i sama kolejność ich wykonania.

Przyjmowanie najogólniejszych definicji jest ryzykowne, tym bardziej, że celem publikacji było

…przedstawienie nowej metody tworzenia zintegrowanych elektronicznych usług informacyjnych, przy zastosowaniu notacji BPMN.

Zastosowanie sformalizowanej notacji, jaką jest BPMN, i jednoczesne ujmowanie pojęcia procesu najogólniej jak się da i w oderwaniu od tej notacji, jest ryzykowne. Już tu: “procedura jako określone reguły postępowania, przy czym istotna jest lista czynności i sama kolejność ich wykonania” widać, że ogólna definicja została uzupełniona o istotność listy czynności i ich kolejności, czym autorzy zbliżyli się jednak do pojęcia “algorytmu”.  W dalszej części piszą:

Według normy ISO 9000, proces to: każde działanie, które przekształca wejście (dane wejściowe) na
wyjście (dane wyjściowe). Proces może w swoim ?wnętrzu? zawierać zbiór różnych operacji (działań) wzajemnie ze sobą powiązanych i na siebie oddziałujących. Jarosław Żeliński w swojej pracy, jako analityk biznesowy i systemowy, stosuje następującą definicję procesu: proces to przekształcenie wejścia procesu w jego wyjście, z użyciem określonych zasobów i w obecności określonych ograniczeń.

Autorzy niestety wyjęli to zdanie z kontekstu, cały mój zapis brzmiał:

Jeśli uznamy, że https://it-consulting.pl//2010/12/17/co-to-jest-proces-biznesowy-po-raz-kolejny/)

Tak więc generalnie chodzi o rozróżnienie pojęć: proces i proces biznesowy. Na moim blogu prowadzę także słownik, jego celem jest zapewnienie jednoznaczności artykułów, które publikuję.  Publikowane tam definicje opierają się na dostępnych źródłach, spełniają też podstawową zasadę budowy słownika (namespace):  definicje pojęć dziedzinowych muszą się wzajemnie wykluczać i obejmować sobą wszystkie desygnaty z opisywanej dziedziny: każdy nazwany byt dziedziny (desygnat) spełnia tylko jedną definicję, poprawnie opisana dziedzina problemu nie ma bytów niezdefiniowanych czyli nienazwanych (co oznacza, że poprawny słownik zawiera pojęcia pozwalające jednoznacznie nazwać wszystko w danej dziedzinie), pojęcie specjalizujące są typami swoich uogólnień i łącznie stanowią także poprawny słownik (na podstawie OMG specyfikacja notacji SBVR³).

Autorzy piszą, że z definicjami jak wyżej, nie zgadza się Object Management Group (OMG.org), stwierdzenie to co mnie zaskoczyło.

Jednak z powyżej przytoczonymi definicjami nie zgadza się organizacja Object Management Group (OMG), która w opracowanej przez siebie definicji podkreśla, że proces biznesowy nie zawsze musi być uporządkowany; co więcej – nie zawsze jego wynikiem jest wytworzenie jakiegoś dobra (towaru, usługi, itp.). 

Troszkę teorii

Powołując się na specyfikację notacji BPMN czytamy:

Business Process: A defined set of business activities that represent the steps required to achieve a business objective. It includes the flow and use of information and resources.

Process: A sequence or flow of Activities in an organization with the objective of carrying out work. In BPMN, a Process is depicted as a graph of Flow Elements, which are a set of Activities, Events, Gateways, and Sequence Flow that adhere to a finite execution semantics.

(ang. Proces biznesowy: zdefiniowany zestaw działań biznesowych, które reprezentują kroki wymagane do osiągnięcia celu biznesowego. Obejmuje przepływ i wykorzystanie informacji i zasobów.

Proces: sekwencja lub przepływ działań w organizacji w tworząca efekt pracy. W BPMN proces jest przedstawiony jako graf obrazujący przepływ elementów, które są zbiorem działań, zdarzeń, bramek i przepływu, które są zgodne z określoną semantyką ich realizacji).

Autorzy wyciągają wniosek:

Nie ma w tym przypadku ograniczenia, że proces musi coś wytwarzać, gdyż ? jak zauważono ? we wszystkich organizacjach realizuje się szereg prac, które nie zawsze przynoszą jakiekolwiek efekty (niektóre zadania są realizowane, mimo, iż nie mają biznesowego uzasadnienia). Według OMG, proces biznesowy to sekwencja lub przepływ czynności w jakiejś organizacji, których celem jest wykonanie jakiejś pracy. Zatem procesem jest nie tylko sekwencja czynności, ale także sam przepływ czynności.

Prawdą jest więc, że proces biznesowy wg. OMG to praca jako określony łańcuch czynności, ale nie zrozumiałe jest dla mnie ostatnie zdanie: procesem jest nie tylko sekwencja czynności, ale także sam przepływ czynności. OMG  w specyfikacji BPMN (patrz wyżej) jasno definiuje pojęcie procesu (sekwencja elementów, które są zbiorem działań, zdarzeń, bramek i przepływu, ten ostatni jest równoprawnym elementem a nie jakimś innym, osobnym czymś).

Zajrzyjmy do specyfikacji notacji BPMN: Powyższy diagram, to tak zwany diagram profilu (UML), profil to graficzna forma słownika pojęć i ich syntaktyki⁵. Profil (diagram profilu) to diagram klas w notacji UML (patrz specyfikacja OMG: MOF), zawierający związki strukturalne (kompozycja) oraz pojęciowe (asocjacja i generalizacja). Powyższe czytamy:

1. elementy przepływu w procesie to: Obiekt Danych, Węzeł Przepływu, przepływ (może zawierać warunek przepływu), Odnośnik Do Składu danych, przepływ to element stanowiący wymagany łącznik pomiędzy węzłami,
2. typy węzłów przepływu: Aktywność, Zdarzenie, Bramka, Aktywność choreografii.

Na tle powyższego, teza autorów publikacji:

Nie ma w tym przypadku ograniczenia, że proces musi coś wytwarzać. […] Zatem procesem jest nie tylko sekwencja czynności, ale także sam przepływ czynności.

jest nieprawdziwa. Proces to określona sekwencja ale proces biznesowy z zasady coś tworzy, jest to skutek (efekt, produkt) wykonania tej sekwencji czynności. Stanowi więc zmianę określonego stanu rzeczy (proces, jako coś co zaszło, z zasady zmienia środowisko w jakim zachodził). Teza, mówiąca że coś zaszło bez skutków jest nielogiczna. Definicja procesu biznesowego w BPMN (dodatek) zawiera w sobie produkt tego procesu.

(więcej o notacji BPMN w artykule Notacja BPMN ? Jak czytać diagramy)

Proces vs. procedura

W 2014 roku pisałem:

…kilka kluczowych definicji (słownik języka polskiego PWN):

proces: przebieg następujących po sobie i powiązanych przyczynowo określonych zmian

https://it-consulting.pl//2014/10/05/sekwencje-a-procesy/)

przypomnijmy definicje słownikowe⁷:

procedura

1. ?określone reguły postępowania w jakiejś sprawie, zwykle o charakterze urzędowym lub prawnym?

2. ?w językach programowania: wydzielony fragment algorytmu?

Zaglądamy ponownie do słownika:

zasada

1. ?prawo rządzące jakimiś procesami, zjawiskami; też: formuła wyjaśniająca to prawo?

Innymi słowy procedura to zbiór praw (zasad) a nie przepływ zdarzeń (ale ich kolejność może wynikać z tych praw lub może być tym prawem). Potocznie pojęcie procedury faktycznie jest używane do nazwania dowolnego opisanego (procedurą) sposobu postępowania (także w normach jakości ISO) jednak pojawienie się pojęcia proces biznesowy wymaga już doprowadzenia tych definicji do postaci, w której definicje te spełniają wymagania wobec słownika: definicje muszą się wykluczać i jednocześnie pokrywać sobą wszystkie desygnaty danej dziedziny (patrz trójkąt semantyczny notacja SBVR ).

Jednym z elementów procesu w BPMN jest tak zwana aktywność⁴.

Activity: Work that a company or organization performs using business processes. An activity can be atomic or non-atomic (compound). The types of activities that are a part of a Process Model are: Process, Sub-Process, and Task.

Atomic Activity: An activity not broken down to a finer level of Process Model detail. It is a leaf in the tree-structure hierarchy of Process activities. Graphically it will appear as a Task
in BPMN.

(ang. Aktywność: praca wykonywana przez firmę lub organizację w toku (przy użyciu) procesów biznesowych. Aktywność może być atomowa lub nieatomowa (złożona). Rodzaje aktywności wchodzących w skład Modelu Procesu to: Proces, Podproces i Zadanie.

Aktywność atomowa: aktywność nie dzielona na mniejsze części jako kolejne poziomy szczegółów modelu procesu. Jest to liść w hierarchii drzewiastej w procesach. Graficznie pojawi się jako zadanie w BPMN.)

Nie tylko w języku polskim, aktywnością nazywamy każde podejmowane działanie (czyjeś postępowanie). Tak więc w BPMN mamy:

1. Każda sekwencja określonych aktywności to proces, taka która ma określone konsekwencje: tworzy produkt (w BPMN zdarzenie lub obiekt danych), to proces biznesowy (notacja BPMN nie zawiera symbolu: proces biznesowy!).
2. Najniżej w hierarchii procesów i składających się na nie aktywności jest zadanie (atomowa aktywność).

Aktywności w BPMN opisuje poniższy profil:

Czytamy diagram tak (związki słownikowe generalizacji):

1. Aktywność jest typem węzła, czyli elementem przepływu (patrz poprzedni profil),
2. Aktywność to pojęcie abstrakcyjne, typami  aktywności są zadania, odwołania do zadań oraz pod-procesy.

Warto tu zwrócić, uwagę na to, że pod-proces to tak zwany kontener. Kontener to zasobnik na elementy,  formalnie w BPMN  takim zasobnikiem jest diagram. Innymi słowy: jeżeli na diagramie pojawi się element pod-proces, to musi z nim być skojarzony określony diagram BPMN stanowiący jego dekompozycję. Innymi słowy jeżeli aktywność jest zadaniem (atomowa aktywność) nie ma ona już dalszych pod-procesów.  Aktywność będąca pod-procesem musi być opisana z pomocą kolejnego diagramu BPMN. Najniżej w hierarchii aktywności BPMN są zadania (task). Zgodnie z przytoczonym definicjami, zadanie i jego produkt to ‘atomowy proces biznesowy’ (w literaturze można także spotkać alternatywne pojęcie: proces elementarny).

Co z procedurą?

W BPMN to pojęcie formalnie nie występuje, pojawia się jednak w większości narzędzi do modelowania i symulowania procesów. Tam procedura jest definiowana jako sposób postępowania w ramach aktywności. Ma to głęboki sens,  bo uznanie, że procedura jest na szczycie hierarchii procesów prowadziło by do sytuacji, w której wszystko jest procedurą, co przeczy zasadzie wyłączności w budowaniu słowników (proces nie może być typem lub częścią procedury). W ramach norm ISO jest wymóg by procedury tworzyły sobą spójne procesy biznesowe. Innymi słowy,

Proces biznesowy jako abstrakcja

Proces biznesowy to aktywność jako abstrakcja określonej pracy oraz powiązane z nią jej wejście i wyjście . Proces jest sterowany (ma ograniczenia), wymaga zasobów. Graficzna postać tej definicji:

Powyższe można przedstawić tak:

Z powyższego wynika, że

To dlatego organizacje mają udokumentowane: wzory dokumentów, zarządzenia, procedury, zakresy obowiązków, instrukcje stanowiskowe i instrukcje użytkownika wykorzystywanego wyposażenia, nad tym wszystkim jest obowiązujące prawo. Rzadko kiedy mają jednak mapy i modele procesów pokazujące to w jakiej kolejności i dlaczego to wszystko sie odbywa.

Z perspektywy metod analizy MBSE: spojrzenia przez pryzmat technologii i ludzi wygląda to tak:

Podsumowując: proces jako element modelu to abstrakcja pracy: aktywność wraz z określeniem “co powstaje” (produkt). Sposób wykonania tej pracy: metoda, to narzucona określona procedura. Procedura może wskazywać na potrzebę użycia określonych narzędzi. Całość realizowana jest w określonym środowisku: organizacja i narzędzia, w tym oprogramowanie (np. ERP).

Kluczowe pojęcia w modelowaniu

W notacji BPMN elementarny proces biznesowy to niepodzielna Aktywność (Zadanie) i jej Wejście i Produkt (w BPMN są elementy typu DataObject). W przypadku modelowania wewnętrznego zachowania się systemu (logika biznesowa realizowana przez oprogramowanie) z użyciem notacji UML, mamy odpowiednio aktywność oraz jej procedurę jako ciąg zadań (linii kodu).

Poniżej model pojęciowy dla opisywanego powyżej zbioru pojęć.

Model powyższy pokazuje, że umieszczenie pojęcia procedura gdziekolwiek wyżej w hierarchii pojęć BPMN jest praktycznie niemożliwe przy zachowaniu zasady logiki zwanej zasadą wyłączonego środka: procedura nie jest procesem a proces nie jest procedurą. Tak więc procesy biznesowe, jako łańcuchy zadań i ich produktów, możemy dekomponować aż do poziomu procesów atomowych, a procedura to sposób postępowania w realizowaniu zadania (atomowej aktywności w procesie). Umieszczenie pojęcia procedura w innym miejscu dopuszczało by prawdziwość stwierdzenia: procedura składa się procesów, co niestety przeczy logice.

Na zakończenie ważna uwaga na temat modeli procesów z użyciem BPMN. Jednym z elementów przepływu są tak zwana bramki (ang. gateway). Dość częstym błędem jest przyporządkowywanie bramkom jakiejkolwiek pracy. Specyfikacja BPMN mówi:

8.4.9 Gateways
Gateways are used to control how the Process flows (how Tokens flow) through Sequence Flows as they converge and diverge within a Process. If the flow does not need to be controlled, then a Gateway is not needed. The term ?gateway? implies that there is a gating mechanism that either allows or disallows passage through the Gateway; that is, as tokens arrive at a Gateway, they can be merged together on input and/or split apart on output as the Gateway mechanisms are invoked.

Gateways, like Activities, are capable of consuming or generating additional control tokens, effectively controlling the execution semantics of a given Process. The main difference is that Gateways do not represent ?work? being done and they are considered to have zero effect on the operational measures of the Process being executed (cost, time, etc.).

Ostatnie, wytłuszczone zdaniem mówi:

Główną różnicą jest to, że bramki nie reprezentują “pracy”, mają więc zerowy wpływ na miary operacyjne wykonywanego procesu (koszt, czas itp.).

Innymi słowy jakakolwiek praca, np. z analizą danych i podejmowaniem decyzji, jest realizowana w aktywnościach poprzedzających bramkę, ta (bramka) stanowi sobą wyłącznie mechanizm przepuszczania lub blokowania (tokena), oparty na  treści (typowa bramka to bramka danych, np. jakiś atrybut tokenu zawiera określoną treść i ta jest wymagana, to bramka przepuści taki token). Innymi słowy bramka danych jest manifestacją decyzji jaka została podjęta w aktywności poprzedzającej ją.

To oznacza, że autorzy niepoprawnie używają bramek XOR (cytowana praca, Rys.3.), pisząc, że reprezentuje ona pracę czyli zadanie pytania (dialog) i oczekiwanie odpowiedzi. Poprawne podejście w BPMN: pewna określona aktywność zbiera dane (ankieta) i dane te (produkt aktywności ankietowania), w postaci elementu DataObject (lub jako token) trafiają na bramkę XOR, a ta np. przepuszcza dalej wyłącznie token reprezentujący ankietę zawierająca odpowiedź TAK na określone pytanie.

Podsumowanie

Generalizując, powyższe można zebrać w postaci struktury pokazanej poniżej:

Na powyższym diagramie pokazano:

• W centralnej części pokazano elementarny (atomowy) proces biznesowy (może on być częścią większej całości).
• Nad nim pokazano model (mapę) procesów biznesowych (może to być nadrzędny proces) pokazujących jak procesy biznesowe po sobie następują.
• Pod nim procedura i różne formy ich dokumentowania (tekst, tabela, schemat blokowy, może zawierać reguły biznesowe, macierze RACI itp.).
• Po prawej stronie struktura dokumentu (artefakt), jest on nośnikiem danych, jest przywoływany na każdym poziomie modelowania (na modelach procesów BPMN jest to karteczka z zagiętym rogiem, w procedurach powołujemy się na nazwy dokumentów) .

Warto tu zwrócić uwagę na fakt, że modelowanie procesów biznesowych na podstawie wywiadów i ankiet (pozyskiwanie informacji o wykonywanych czynnościach) wprowadza ogromną zależność uzyskanych wyników od subiektywnego postrzegania organizacji przez zatrudnionych w niej (i ankietowanych) pracowników.

Z perspektywy samych pojęć mamy:

Co pozwala także wykazać, że łącznikiem między aktywnościami na modelach procesów a zasobami są procedury.

Powoli, od ponad dekady, przebijają się do świadomości firm analitycznych, metody oparte na faktach, a są nimi tak zwane ‘artefakty’ czyli namacalne ślady po wykonanej pracy. W warunkach biznesowych są do dokumenty operacyjne i ich treść.

“Każda firma, niezależnie od tego, jakie fizyczne towary lub usługi wytwarza, opiera się na dokumentacji handlowej. Musi ona zapisywać szczegóły tego, co wytwarza w postaci konkretnych informacji. Artefakty biznesowe są mechanizmem zapisu tych informacji w jednostkach, które są konkretne, identyfikowalne, samoopisujące się i niepodzielne.”

“W ciągu ostatnich kilku lat, coraz większe wymagania stawiane są efektywnym podejściom do projektowania, modelowania i wdrażania międzyorganizacyjnych procesów biznesowych. W procesie współpracy ponad granicami organizacyjnymi, organizacje nadal pozostają autonomiczne, co oznacza, że każda z nich może dowolnie modyfikować swoje wewnętrzne operacje, aby osiągnąć swoje prywatne cele, jednocześnie spełniając wzajemne cele swoich partnerów. Ostatnio udowodniono, że modelowanie procesów skoncentrowane na artefaktach zapewnia większą elastyczność w modelowaniu i realizacji procesów niż tradycyjne metody modelowania skoncentrowane na działaniach.”

Dlatego modelowanie organizacji bazujące na definicji procesu postrzeganego jako działania tworzące produkt (artefakt), wydaje się być obecnie najlepszą praktyką analizy biznesowej. Poniżej wzorzec stosowany od wielu lat: trzy poziomy modelowania organizacji, najniższy poziom to procedury, środkowy to procesy biznesowe. Na najwyższym poziomie często stosowany jest Model Motywacji Biznesowej (omg.org/spec/BMM)

Dodatek: dokumentowanie procedur w BPMN z użyciem Visual Paradigm

Podział na poziome procesów i procedur bardzo dobrze realizuje narzędzie Visual Paradigm (patrz Jak pisać procedury zadań). Poniżej pokaz video jak to robić:

Źródła