Wprowadzenie

Jednym ze sta­le wra­ca­ją­cych pro­ble­mów w admi­ni­stra­cji, w obsza­rze uży­wa­nia komu­ni­ka­cji elek­tro­nicz­nej, zwa­nym czę­sto e‑administracją czy e‑urzędem, jest samo poję­cie doku­men­tu i tego czym jest w pra­wie doku­ment elek­tro­nicz­ny. Przetwarzanie tyl­ko doku­men­tów papie­ro­wych, lub tyl­ko elek­tro­nicz­nych, to dzia­ła­nia w jed­nym dzie­dzi­no­wym obsza­rze pojęć i defi­ni­cji usta­wo­wych. Wdrożenia sys­te­mów obie­gu doku­men­tów, nie stwa­rza­ją poważ­niej­szych pro­ble­mów, do momen­tu gdy nie sta­ją się dzia­ła­nia­mi na sty­ku obsza­rów doku­men­tów papie­ro­wych i elek­tro­nicz­nych: pro­ble­mem są jed­no­cze­sne dzia­ła­nia w obu tych obsza­rach. Podjęto tu pró­bę wska­za­nia ich źró­dła. Pokazano tak­że obszar poten­cjal­nych zmian legi­sla­cyj­nych, bez któ­rych, moim zda­niem, opi­sa­ne­go pro­ble­mu nie da się roz­wią­zać. Wskazałem też jego przyczynę. 

Podstawowym narzę­dziem pra­cy, jakie tu wyko­rzy­sta­łem, jest logi­ka zdań, pod­sta­wy teo­ri pra­wa i ana­li­za poję­cio­wa^?*?.

Problem z aktami

Problem nie tyl­ko w sądach: 

Sprawa – jak pod­kre­śla­ją spe­cja­li­ści – nie jest jed­nak pro­sta i wyma­ga zmian nie tyl­ko tech­no­lo­gicz­nych, ale tak­że dobrze opra­co­wa­nych zmian w prze­pi­sach. We wrze­śniu 2019 roku ma zostać wdro­żo­ne e‑biuro podaw­cze. Od tego momen­tu – zgod­nie z prze­pi­sa­mi – będzie moż­li­we wno­sze­nie pism pro­ce­so­wych dro­gą elek­tro­nicz­ną oraz doko­ny­wa­nia dorę­czeń elek­tro­nicz­nych w ?tra­dy­cyj­nych? postę­po­wa­niach cywil­nych. W poło­wie ubie­głe­go roku, ówcze­sny peł­no­moc­nik mini­stra spra­wie­dli­wo­ści Michał Woś mówił por­ta­lo­wi Prawo​.pl, że taka moż­li­wość kon­tak­to­wa­nia się z sądem bez akt elek­tro­nicz­nych jest pozba­wio­na sen­su – bo zamie­ni sąd albo w wiel­kie cen­trum ska­nu, albo w wiel­kie cen­trum dru­ku.?(Rojek-Socha, 2019)?

Wprowadzenie prze­pi­su dają­ce­go pra­wo wno­sze­nia pism w for­mie papie­ro­wej i elek­tro­nicz­nej, dopro­wa­dzi nie tyl­ko do maso­we­go ska­no­wa­nia i dru­ko­wa­nia wszyst­kie­go. Problemem jest jed­no­li­tość posta­ci akt, jeże­li pisma będą wpły­wa­ły w obu posta­ciach, i nie zagwa­ran­tu­je­my moż­li­wo­ści ujed­no­li­ce­nia nośni­ka, to akta będą w czę­ści na nośni­ku elek­tro­nicz­nym, a w czę­ści na papie­ro­wym. Pojęcie ​„tecz­ki akt” w zasa­dzie stra­ci wte­dy sens, bo doku­men­ty doty­czą­ce jed­nej spra­wy (jed­nej sygna­tu­ry) będą ​„roz­par­ce­lo­wa­ne” na dwa obsza­ry (nośni­ki): segre­ga­tor w sza­fie i jakaś prze­strzeń w sie­ci infor­ma­tycz­nej. Pomysły na wpi­na­nie nośni­ków elek­tro­nicz­nych (np. zapi­sa­ne pły­ty CDR) do segre­ga­to­rów nie są roz­wią­za­niem tego pro­ble­mu z uwa­gi na to, że same z sie­bie nadal wyma­ga­ją dodat­ko­we­go dostę­pu do okre­ślo­ne­go urzą­dze­nia do ich odczytu. 

Centrum ska­no­wa­nia nie było by aż tak złe, ale cen­trum dru­ku fak­tycz­nie było by obec­nie kurio­zal­ne. Nie zmie­nia to jed­nak fak­tu, że obo­wiąz­kiem Państwa jest zapew­nie­nie oby­wa­te­lom rów­ne­go dostę­pu do akt spraw, nie wol­no niko­go wyklu­czyć z powo­du np. nie­po­sia­da­nia kom­pu­te­ra i bra­ku dostę­pu do Internetu (któ­ry to dostęp nie jest jesz­cze pra­wem, jest możliwością). 

Kolejnym pro­ble­mem jest fakt ginię­cia akt i pro­ble­my z tym zwią­za­ne, o czym już wcze­śniej pisałem: 

Zapewne nie odtwo­rzy się ory­gi­na­łów ale poświad­czo­ne, elek­tro­nicz­ne kopie moż­na posia­dać. Dlatego urzę­dom, i nie tyl­ko, suge­ru­ję roz­wa­że­nie: zamiast od razu wal­czyć z wdra­ża­niem mało tu sku­tecz­nych, kosz­tow­nych i dłu­go­trwa­łych we wdro­że­niu, sys­te­mów obie­gu doku­men­tów, wdro­żyć porząd­ne repo­zy­to­rium doku­men­tów, archi­wum elek­tro­nicz­ne. Łatwiej jest je wdro­żyć, są w znacz­nej czę­ści goto­we wyma­ga­nia dostęp­ne na stro­nach Archiwum Państwowego i w zale­ce­niach MoReq2^??? (zale­ce­nia Unii Europejskiej, w Polsce zaj­mu­je się tym Narodowe Archiwum Cyfrowe). ?(Żeliński, 2013)?

Kluczowe pojęcia w ustawach

Podstawowym mate­ria­łem do ana­li­zy jest kil­ka aktów praw­nych, zawie­ra­ją­cych nor­my ope­ru­ją­ce poję­ciem doku­ment.

Kodeks Cywilny. Proszę zwró­cić uwa­gę na to, że istot­ne jest tak­że powią­za­ne poję­cie ​„for­ma doku­men­to­wa”, ozna­cza­ją­ca ​„jako doku­ment” (lub ​„w posta­ci doku­men­tu”)?(?Kodeks Cywilny,? 1964)?:

• Art. 77(2). Dokumentowa for­ma czyn­no­ści praw­nej: Do zacho­wa­nia doku­men­to­wej for­my czyn­no­ści praw­nej wystar­cza zło­że­nie oświad­cze­nia woli w posta­ci doku­men­tu, w spo­sób umoż­li­wia­ją­cy usta­le­nie oso­by skła­da­ją­cej oświadczenie.
• Art. 77(3). Definicja doku­men­tu: Dokumentem jest nośnik infor­ma­cji umoż­li­wia­ją­cy zapo­zna­nie się z jej treścią.
• Art. 78. Pisemna for­ma czyn­no­ści prawnej:
  • § 1. Do zacho­wa­nia pisem­nej for­my czyn­no­ści praw­nej wystar­cza zło­że­nie wła­sno­ręcz­ne­go pod­pi­su na doku­men­cie obej­mu­ją­cym treść oświad­cze­nia woli. Do zawar­cia umo­wy wystar­cza wymia­na doku­men­tów obej­mu­ją­cych treść oświad­czeń woli, z któ­rych każ­dy jest pod­pi­sa­ny przez jed­ną ze stron, lub doku­men­tów, z któ­rych każ­dy obej­mu­je treść oświad­cze­nia woli jed­nej ze stron i jest przez nią podpisany.
• Art. 78(1). Elektroniczna for­ma czyn­no­ści prawnej
  • § 1. Do zacho­wa­nia elek­tro­nicz­nej for­my czyn­no­ści praw­nej wystar­cza zło­że­nie oświad­cze­nia woli w posta­ci elek­tro­nicz­nej i opa­trze­nie go kwa­li­fi­ko­wa­nym pod­pi­sem elektronicznym.
  • § 2. Oświadczenie woli zło­żo­ne w for­mie elek­tro­nicz­nej jest rów­no­waż­ne z oświad­cze­niem woli zło­żo­nym w for­mie pisemnej.

Ciekawostką jest Art.78(1) gdzie uży­to poję­cia ​„postać elek­tro­nicz­na” jed­nak KC nie zawie­ra defi­ni­cji tego poję­cia, jaw­nie jest jed­nak napi­sa­ne, że poję­cia posta­ci elek­tro­nicz­nej i pisem­nej zosta­ły zrów­na­ne co do skut­ków praw­nych. Forma pisem­na jest toż­sa­ma z posta­cią doku­men­to­wą. Jak pisze ?(Jóźwiak, 2016)?:

Zgodnie z nowym brzmie­niem Kodeksu cywil­ne­go dla zacho­wa­nia for­my doku­men­to­wej wystar­cza zło­że­nie oświad­cze­nia woli w posta­ci doku­men­tu, w spo­sób umoż­li­wia­ją­cy usta­le­nie oso­by skła­da­ją­cej oświadczenie.

Definicję doku­men­tu elek­tro­nicz­ne­go, któ­ry nale­ży utoż­sa­mić z posta­cią elek­tro­nicz­ną doku­men­tu, poda­je kolej­na Ustawa:

Ustawa z dnia 17 lute­go 2005 r. o infor­ma­ty­za­cji dzia­łal­no­ści pod­mio­tów reali­zu­ją­cych zada­nia publicz­ne, tu wpro­wa­dzo­no poję­cie nośni­ka danych i doku­men­tu elek­tro­nicz­ne­go?(?Ustawa z dnia 18 lip­ca 2002 r. o świad­cze­niu usług dro­gą elek­tro­nicz­ną,? 2002)?:
Art. 3. Katalog pojęć usta­wo­wych
Użyte w usta­wie okre­śle­nia ozna­cza­ją:
1) infor­ma­tycz­ny nośnik danych – mate­riał lub urzą­dze­nie słu­żą­ce do zapi­sy­wa­nia, prze­cho­wy­wa­nia i odczy­ty­wa­nia danych w posta­ci cyfro­wej;
2) doku­ment elek­tro­nicz­ny – sta­no­wią­cy odręb­ną całość zna­cze­nio­wą zbiór danych upo­rząd­ko­wa­nych w okre­ślo­nej struk­tu­rze wewnętrz­nej i zapi­sa­ny na infor­ma­tycz­nym nośni­ku danych;

Kolejnym powią­za­nym aktem praw­nym, budzą­cym wie­le emo­cji, jest tak zwa­ne RODO, gdzie poja­wia się poję­cie prze­twa­rza­nia danych, gdzie jako typ prze­twa­rza­nia danych wska­za­ne tak­że samo ich utrwalanie:

ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679?(?RODO,? 2016)? Art.4, ust.2.: ?prze­twa­rza­nie? ozna­cza ope­ra­cję lub zestaw ope­ra­cji wyko­ny­wa­nych na danych oso­bo­wych lub zesta­wach danych oso­bo­wych w spo­sób zauto­ma­ty­zo­wa­ny lub nie­zau­to­ma­ty­zo­wa­ny, taką jak zbie­ra­nie, utrwa­la­nie, orga­ni­zo­wa­nie, porząd­ko­wa­nie, prze­cho­wy­wa­nie, adap­to­wa­nie lub mody­fi­ko­wa­nie, pobie­ra­nie, prze­glą­da­nie, wyko­rzy­sty­wa­nie, ujaw­nia­nie poprzez prze­sła­nie, roz­po­wszech­nia­nie lub inne­go rodza­ju udo­stęp­nia­nie, dopa­so­wy­wa­nie lub łącze­nie, ogra­ni­cza­nie, usu­wa­nie lub niszczenie;

Na stro­nie MC znaj­du­je się cie­ka­we podsumowanie:

Definicje doku­men­tu

Dokument jest jed­nym z naj­trud­niej defi­nio­wal­nych pojęć. Pojawienie się doku­men­tów elek­tro­nicz­nych obok doku­men­tów papie­ro­wych pozwo­li­ło jed­nak wyod­ręb­nić pew­ne cechy wspól­ne, któ­re ? nie­za­leż­nie od posta­ci ? są cecha­mi doku­men­tów, poj­mo­wa­nych jako poten­cjal­ne dowo­dy. Jeśli bowiem celem two­rze­nia doku­men­tu jest utrwa­le­nie pew­nej infor­ma­cji, to wia­do­mym jest, że infor­ma­cja ta musi być póź­niej odczy­ty­wal­na, wia­ry­god­na, zabez­pie­czo­na przed nie­kon­tro­lo­wa­ną zmia­ną, umiej­sco­wio­na w cza­sie i miej­scu. Informacja nie musi być jed­nak trwa­le zwią­za­na z tym samym nośni­kiem, na któ­rym zosta­ła pier­wot­nie zapi­sa­na. Właśnie z uwa­gi na moż­li­wość degra­da­cji nośni­ków moż­li­wość prze­no­sze­nia infor­ma­cji na inne nośni­ki jest jed­nym ze spo­so­bów zabez­pie­cze­nia jej przed utra­tą, podob­nie jak moż­li­wość zwie­lo­krot­nie­nia zapi­sa­nej infor­ma­cji. Niezależnie od powyż­sze­go, doku­ment musi mieć swo­je­go twór­cę, choć nie­kie­dy będzie on wyni­kiem dzia­ła­nia pew­ne­go sys­te­mu, któ­ry wytwo­rzy doku­ment w wyni­ku wcze­śniej zapro­gra­mo­wa­nych pro­ce­dur. Wydaje się, że moż­na było­by przy­jąć tak­że nastę­pu­ją­cą defi­ni­cję dokumentu:

Dokument ? infor­ma­cja sta­no­wią­ca odręb­ną całość zna­cze­nio­wą, wyra­żo­na w dowol­nej for­mie, utrwa­lo­na w dowol­nej posta­ci, moż­li­wa do jed­no­znacz­ne­go wie­lo­krot­ne­go odczy­ta­nia, prze­sła­nia i zapi­sa­nia, któ­rej powsta­nie daje się powią­zać z cza­sem, miej­scem i oko­licz­no­ścia­mi jej wytwo­rze­nia, i któ­ra jest zabez­pie­czo­na przed nie­kon­tro­lo­wa­ną mody­fi­ka­cją. ?(?Dokument,? 2019)?

Analiza pojęciowa

Analizy poję­cio­we to jed­no z klu­czo­wych narzę­dzi bada­nia spój­no­ści tek­stów i innych form wyra­zu ope­ru­ją­cych języ­kiem (zbiór pojęć i ich zna­czeń). Badanie spój­no­ści pojęć i ich defi­ni­cji pole­ga na budo­wa­niu z nich zdań i spraw­dza­niu czy są to zda­nia praw­dzi­we, muszą one mieć tak­że sens dla adre­sa­ta tre­ści (czło­wie­ka) w kon­tek­ście dzie­dzi­ny w jakiej są uży­wa­ne (pamię­taj­my, że treść pod­le­ga interpretacji). 

Narzędziem do pro­wa­dze­nia takich ana­liz jest np. nota­cja zwa­na dia­gra­mem fak­tów. Jest to spe­cy­ficz­ny dia­gram klas ope­ru­ją­cy jedy­nie na nazwach klas (kla­sach), związ­kach gene­ra­li­za­cji i spe­cja­li­zo­wa­nych aso­cja­cjach, zwa­nych fak­ta­mi, wyra­ża­ją­cy­mi wyłącz­nie kon­tek­sto­wy zwią­zek mię­dzy kla­sa­mi (tu poję­cia­mi). Więcej o defi­ni­cjach pojęć w przy­pi­sach do Słownika pojęć na tym blogu.

Poniżej ana­li­za pojęć uży­tych w ww. normach. 

Górna część dia­gra­mu poka­zu­je poję­cia z powyż­szych źró­deł w kon­tek­ście tre­ści norm w jakich zosta­ły uży­te. Zgodnie z zasa­da­mi logi­ki zdań tej ana­li­zy czytamy:

• doku­ment jest typem nośni­ka infor­ma­cji (źr. KC)
• doku­ment elek­tro­nicz­ny jest typem dokumentu
• infor­ma­tycz­ny nośnik infor­ma­cji jest typem nośni­ka informacji
• doku­ment elek­tro­nicz­ny jest typem zbio­ru danych
• zbiór danych zapi­sy­wa­ny jest na infor­ma­tycz­nym nośni­ku danych
• zbiór danych nie­sie treść
• doku­ment nie­sie treść

Biorąc pod uwa­gę to, że zwią­zek gene­ra­li­za­cji i spe­cja­li­za­cji (coś jest typem cze­goś) jest prze­chod­ni, mamy tak­że: doku­ment elek­tro­nicz­ny jest typem nośni­ka infor­ma­cji, co tu jako zda­nie, już nie ma sen­su. Kolejny pro­blem to treść: nie­sie ją i doku­ment i zbiór danych, jed­nak zbiór danych to tak­że coś co jest zapi­sa­ne na infor­ma­tycz­nym nośni­ku danych. Otrzymujemy więc zda­nie: ​„doku­ment jako nośnik infor­ma­cji, nie­sie treść, będą­cą zbio­rem infor­ma­cji, zapi­sa­ną na nośni­ku infor­ma­cji” co jest zda­niem nie mają­cym sen­su (jest to absurd). Innymi sło­wy doku­ment jest jed­no­cze­śnie i nośni­kiem tre­ści i tre­ścią. Celowo nie wpro­wa­dzam tu poję­cia infor­ma­cja, by nie zaciem­niać tego wywo­du, jed­nak infor­ma­cja to treść (dane) mają­ca okre­ślo­ną siłę (treść/dane nie­sie okre­ślo­ną ilość infor­ma­cji, patrz teo­ria komu­ni­ka­cji, tw. Shannona).

Szkodliwy jest tu zapis w KC mówią­cy, że doku­ment to nośnik z zawar­to­ścią, utoż­sa­mia­ją­cy czę­sto poję­cie doku­ment z papie­rem, co uwa­żam za relikt ​„daw­nych cza­sów”. Niestety relikt ten jest pod­sta­wą np. utrzy­my­wa­nia akt sądo­wych w posta­ci papierowej.

Dolna, dru­ga część powyż­sze­go dia­gra­mu poka­zu­je model poję­cio­wy, na któ­rym usu­nię­to powyż­szą wadę. Czytamy go:

• zbiór danych nie­sie treść
• zbiór danych utrwa­la­ny jest na nośni­ku informacji
• treść utrwa­la­na jest na nośni­ku informacji
• treść sta­no­wi dokument

Analizując akty praw­ne widać, że usta­wo­daw­ca utoż­sa­mia poję­cia treść i infor­ma­cja (co nie jest błę­dem). Pojęcie doku­ment nabie­ra tu uni­wer­sal­ne­go, ale nadal zacho­wu­ją­ce­go sens, zna­cze­nia: treść/dane (a nie ich nośnik). W kon­se­kwen­cji akty praw­ne, poza KC, ope­ru­ją­ce poję­ciem doku­ment i for­ma pisem­na, jak się wyda­je, nie wyma­ga­ją zmian. Zmiany wyma­ga jedy­nie zapis w KC utoż­sa­mia­ją­cy doku­ment z nośni­kiem, bo to jest przy­czy­ną koli­zji pojęć, pozwa­la­ją­cej spro­wa­dzić poję­cie doku­ment do absur­du, jak poka­za­no powyżej.

Takie zmia­ny powo­li zacho­dzą już od daw­na w pra­wie. Jaskółką było znie­sie­nie poję­cia ory­gi­na­łu i kopii fak­tu­ry. Od tam­tej pory okre­ślo­ny zestaw danych (treść) jest fak­tu­rą. Bez wzglę­du na licz­bę egzem­pla­rzy i rodza­ju nośni­ka, liczy się treść: jest to sta­le jeden i ten sam doku­ment (cze­go nie­ste­ty, wie­lu księ­go­wych zda­je się nadal nie dostrze­gać). Podobnie jest z nie­daw­nym wpro­wa­dze­niem fak­tu­ry ustruk­tu­ry­zo­wa­nej, czy wcze­śniej: Jednolitym Plikiem Kontrolnym (JPK). Dokumentem jest treść a nie ​„nośnik pozwa­la­ją­cy się z nią zapoznać”. 

Warto tu tak­że zwró­cić uwa­gę na pro­ble­my z RODO, któ­re jako akt praw­ny, moim zda­niem, cier­pi z podob­ne­go powo­du: absur­dy poję­cio­we. Rok temu pisałem:

Opisane w tym arty­ku­le żąda­nia wręcz prze­czą pra­wom fizy­ki. Prawo do zapo­mnie­nia jest prak­tycz­nie nie­moż­li­we do reali­za­cji w ludz­kiej pamię­ci czy set­kach papie­ro­wych kopii ist­nie­ją­cych doku­men­tów. Pisałem już o tym pro­ble­mie już w 2014 roku:
?Założyciel Wikipedii, Jimmy Wales nie owi­ja w baweł­nę ? jego zda­niem ?pra­wo do bycia zapo­mnia­nym? to po pro­stu cen­zu­ra?. I moim zda­niem ma tro­chę racji, ale to ?pra­wo? to po pro­tu pró­ba ?łama­nia praw fizy­ki?, histo­rii nie zmieniamy?W kwe­stii chciej­stwa ludzi: Amerykański kon­cern Google poin­for­mo­wał w czwar­tek, że w cią­gu mie­sią­ca otrzy­mał 70 tys. wnio­sków od euro­pej­skich użyt­kow­ni­ków chcą­cych usu­nię­cia pew­nych wyni­ków poda­wa­nych przez jego wyszu­ki­war­kę w ramach zagwa­ran­to­wa­nia ?pra­wa do bycia zapo­mnia­nym? (Google otrzy­mał 70 tys. wnio­sków o ?bycie zapo­mnia­nym? ? It). Niestety real­nie, w natu­rze, i tak nikt nie ma gwa­ran­to­wa­ne­go ?pra­wa do bycia zapomnianym?. 

(źr. RODO…)

Skutki tego zapi­su w RODO widać na powyż­szym dia­gra­mie: sam fakt posia­da­nia nośni­ka z danym czy­ni z jego posia­da­cza pod­miot prze­twa­rza­ją­cy, nawet jeże­li nie ma on moż­li­wo­ści zapo­zna­nia się z tre­ścią (czy­li jest dla nie­go bez­u­ży­tecz­ny) co czy­ni taką regu­la­cję absurdalną.

O dokumentach

A co z akta­mi w sądach i nie tyl­ko w sądach? Wykazano wyżej, że doku­ment to treść a nie nośnik. Pozostaje kwe­stia ich wia­ry­god­no­ści, a czę­sto tak­że histo­rii ich zmian. 

Historia zmian

Wiarygodność doty­czy tre­ści, nale­ży uznać że data powsta­nia doku­men­tu oraz dane auto­ra, to tak­że ele­men­ty tre­ści doku­men­tu. Jeżeli istot­ne są infor­ma­cje o histo­rii doku­men­tu, tak­że jest to jego tre­ścią lub tre­ścią odręb­ne­go doku­men­tu (metry­ka, czę­sto uzna­je się że metry­ka jest czę­ścią dokumentu). 

Zmiany tre­ści doku­men­tu, to two­rzo­ne kolej­ne jego wer­sje. Tu koniecz­ne jest zde­fi­nio­wa­nie pojęć wer­sja, recen­zja, autor, recen­zent. Roboczo moż­na przy­jąć, że wer­sja doku­men­tu to jego treść do momen­tu powtór­nej publi­ka­cji (zakła­da się, że publi­ka­cja to treść doku­men­tu jaka for­mal­nie opusz­cza jego auto­ra). Innymi sło­wy, jeże­li pra­cu­ję na tym doku­men­tem, nawet z prze­rwa­mi na zapi­sa­nie form pośred­nich, nie są to kolej­ne wersje.

(ale np. popu­lar­ny sys­tem publi­ka­cji tre­ści Worpdress, tra­tu­je jako wer­sję, na uży­tek auto­rów, robo­czo zapi­sa­ną treść, ta może mieć sta­tus opu­bli­ko­wa­na lub nie). 

Z per­spek­ty­wy doku­men­tów for­mal­nych, wer­sją będzie każ­de wyda­nie do recen­zji, kon­sul­ta­cji, publi­ka­cja wer­sji koń­co­wej. Później mogą poja­wić się olej­ne wer­sje doku­men­tu jako jego uzu­peł­nio­ne posta­cie (wyda­nia, jeże­li taki cha­rak­ter ma doku­ment, np. książ­ka albo roz­wi­ja­na doku­men­ta­cja opro­gra­mo­wa­nia). Pojawia się więc kwe­stia tak zwa­ne­go wer­sjo­no­wa­nia, czy­li zde­fi­nio­wa­nia gra­ni­cy pomię­dzy wer­sją robo­czą, kolej­ną wer­sją, a nowym doku­men­tem. Pismo w spra­wie prze­ka­za­ne do urzę­du (sądu) ma jed­ną wer­sję, tę któ­ra zosta­ła dorę­czo­na. Jednak doku­ment, któ­re­go tre­ścią jest decy­zja admi­ni­stra­cyj­na, albo akt praw­ny, może mieć pośred­nie wer­sje kon­sul­to­wa­ne, i tu istot­ne jest kto wpro­wa­dzał zmia­ny do doku­men­tu, kie­dy, jakie i na jakiej pod­sta­wie (pamię­ta­my afe­rę ​„i cza­so­pi­sma…”, to treść metryki). 

Rozproszenie egzemplarzy jako metoda uwiarygodnienia i kontroli. Dalsze prace

Do uwia­ry­god­nie­nia doku­men­tu (ochro­na przez fał­szer­stwem) nadal jest uży­wa­ny pod­pis elek­tro­nicz­ny, jed­nak mimo upły­wu lat, nie upo­wszech­nił się, a przy­by­wa roz­wią­zań, któ­re go nie wyko­rzy­stu­ją. Wydaje się, że pod­pis elek­tro­nicz­ny, oraz inne podob­ne for­my kodo­we­go zabez­pie­cza­nia doku­men­tów, są na tyle skom­pli­ko­wa­ne w logi­ce dzia­ła­nia, że ich wdra­ża­nie jest kosz­tow­ne i nie­sku­tecz­ne (patrz e‑podpis po 13 latach).

Nadal odręcz­ny pod­pis na papie­ro­wych doku­men­tach jest sku­tecz­ny, i nic nie wska­zu­je na to, by mia­ło się to zmie­nić. Dotychczasowe doświad­cze­nia poka­zu­ją, że są meto­dy, inne niż elek­tro­nicz­ny pod­pis kwa­li­fi­ko­wa­ny, wystar­cza­ją­co sku­tecz­ne, by uznać, że dany doku­ment (treść) pocho­dzi od jego dekla­ro­wa­ne­go nadaw­cy. Jedną z nich jest poda­wa­nie danych z poprzed­nie­go roku na wysy­ła­nych (bez e‑podpisu) dekla­ra­cjach podat­ko­wych. Inna to uzna­nie, że jeże­li dwa egzem­pla­rze doku­men­tu, pozy­ska­ne­go z dwóch źró­deł o sprzecz­nym inte­re­sie, nie róż­nią się zawar­to­ścią, to zna­czy że nie zosta­ły sfał­szo­wa­ne (tak dzia­ła JPK i tak zwa­ne kon­tro­le krzy­żo­we doku­men­tów finan­so­wych). Rozwijają się sta­le tak­że meto­dy bio­me­trycz­ne sygno­wa­nia dokumentów. 

Tak więc moim zda­niem jest świa­teł­ko w tune­lu. Dotychczasowe bada­nia poka­za­ły, że roz­pro­sze­nie egzem­pla­rzy jest bar­dzo sku­tecz­ną meto­dą ochro­ny przez fał­szer­stwem. Prostą i łatwą meto­dą jest rezy­gna­cja z usu­wa­nia redun­dan­cji w sys­te­mach EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów): każ­dy uczest­nik obie­gu doku­men­tów ma wła­sną prze­strzeń na doku­men­ty z ich egzem­pla­rza­mi, spraw­dze­nie czy doku­ment nie został sfał­szo­wa­ny wyma­ga jedy­nie porów­na­nia wer­sji skła­do­wa­nych u róż­nych uczest­ni­ków pro­ce­su jego prze­twa­rza­nia. Jeżeli ryzy­ko zmo­wy jest zbyt duże, wpro­wa­dza się dodat­ko­wo rolę ​„nota­riu­sza” w takim obiegu.

Metoda ta bez pro­ble­mu daje się (i robię to) wdro­żyć w pod­mio­tach nie będą­cych pod­mio­tem publicz­nym, bo jest to tyl­ko kwe­stia umo­wy wewnątrz danej orga­ni­za­cji. W przy­pad­ku pod­mio­tów publicz­nych i doku­men­tów o zna­cze­niu praw­nym dla oby­wa­te­la, wyma­ga­ne są jed­nak zmia­ny w legi­sla­cji. Moim zda­niem jest moż­li­we wdro­że­nie elek­tro­nicz­ne­go obie­gu doku­men­tów, tak­że w sądach, bez sto­so­wa­nia pod­pi­su elek­tro­nicz­ne­go. Wymaga to:

• przy­ję­cia zasa­dy jed­ne­go nośni­ka dla poszcze­gól­nych teczek akto­wych (albo papier, albo elektronicznie),
• uzna­nia, że wewnątrz insty­tu­cji obieg doku­men­tów może być zawsze elektroniczny,
• posze­rze­nie roli nota­riu­sza, jako miej­sca loka­li­za­cji egzem­pla­rza (nota­riusz ma kopię każ­de­go doku­men­tu jaki nota­rial­nie potwierdził). 

Owszem sys­tem ten wyma­ga wypra­co­wa­nia deta­li, dla­te­go wyma­ga dal­szych prac, jed­nak moim zda­niem, jest moż­li­wy do wdro­że­nia. Zachęcam i zapra­szam do dys­ku­sji pod artykułem. 

Warto wie­dzieć, że pra­ce w podob­nym kie­run­ku trwa­ją, obec­nie regu­lu­je to USTAWA z dnia 5 wrze­śnia 2016 r. o usłu­gach zaufa­nia oraz iden­ty­fi­ka­cji elek­tro­nicz­nej, nie zawie­ra ona jed­nak poję­cia ​„nota­ria­tu elek­tro­nicz­ne­go”. Nadal jedy­ną for­mą zaufa­nia jest pod­pis elek­tro­nicz­ny lub pro­fil ePUAP.