Niedawno pewna firma IT otrzymała zapytanie ofertowe na system ERP i poprosiła mnie o wsparcie w przygotowaniu oferty. Zapytanie zawierało tabelę zawierającą 1480 wymaganych i opcjonalnych cech systemu. Na czym to moje wsparcie miało polegać? Ano na ustosunkowaniu się do zapytania. Nie będę się wgłębiał w szczegóły tym bardziej, że to tajemnica handlowa jednak tknęło mnie te 1480 pozycji i ich treść. Otóż coraz częściej widuję takie i podobne zapytania. Są one do siebie bardzo podobne, żeby nie powiedzieć, że czasami tożsame. I nie chodzi tu o samą listę wymagań i jej szczegółowość ale także o koszt wykonania samego SIWZ (Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, ang RFP: Request For Proposal)) . Ile to kosztuje? Kto za standardową listę wymagań zapłacił więcej niż $1000 najprawdopodobniej przepłacił.
Jak zrobić SIWZ/OPZ?
Nie raz zdarza mi się opracowywać wymagania na system IT. Dzielę je zawsze na dwie grupy (dwa obszary): wymagania standardowe i niestandardowe. Moim zdaniem szczególnej pracy wymagają te niestandardowe bo one w większości decydują o przewadze rynkowej firmy. Wymagania standardowe to z reguły cechy oprogramowania narzucone przez ustawodawstwo, różnego rodzaju standardy (ERP, SCOR itp.) oraz uznane za standard dostępne na rynku produkty gotowe.
Tu nie przedstawię szczegółowej recepty na SIWZ bo takiej moim zdaniem nie ma, ale sugeruje tę pracę podzielić na podprojekty:
- Analiza wykonywalności zakończona modelem biznesowym i opisem (lub wyciągiem) strategii rynkowej firmy. Powinna taka analiza zawierać właśnie dwa obszary wdrożenia: standardowy oparty na wzorcach oraz dokładnie zdefiniowany obszar budowania przewagi konkurencyjnej.
- Obszar standardowy opisujemy standardowym wzorcem (o czym dalej) a obszar specyficzny dla firmy należy szczegółowo przeanalizować i opracować model procesów biznesowych (ale raczej bez szczegółowych opisów czynności co jest moim, i nie tylko, zdaniem nieporozumieniem na etapie analizy przedwdrożeniowej, zapraszam na szkolenie z modelowania procesów biznesowych).
- Na bazie wykonanej analizy wyodrębnić z niej listę wymagań formalnych ale mierzalnych, czyli nie może tam być (co nagminnie spotykam) wymagań w rodzaju: system ma drukować miesięczny raport sprzedaży w możliwie krótkim czasie, system ma pozwalać na wystawienie faktury w akceptowalnym dla klientów czasie (co to znaczy?). Sugeruje raczej: system ma pozwalać na wygenerowanie raportu zawierającego listę transakcji sprzedaży z podziałem na regiony, sprzedawców oraz grupy produktów w czasie nie dłuższym niż 5 minut.
Oferty rynkowe
Co do części standardowej można zrobić to samemu korzystając z tanich ofert dostępnych w sieci np. http://rfp-builder.com/ (Ready-to-use RFI/RFP Templates Designed by expert analysts for any software selection project) gdzie można nabyć gotowce. Przytoczę tu kilka gotowych produktów do wykorzytania:
- Zapytanie o system finansowy (4122 cechy funkcjonalne): $395 (to należy uzupełnić specyfika naszej ustawy o rachunkowości)
- Zapytanie o system Wspomagania Podejmowania Decyzji (1357 cech funkcjonalnych): $495
- Zapytanie o system wspomagający zarządzanie procesami biznesowymi (610 cech funkcjonalnych) $295
- Zapytanie o system CRM w obszarze finansów i ubezpieczeń (1839 cech funkcjonalnych): $595
- Zapytanie o typowy system CRM (1140 cech funkcjonalnych): $595
- Zapytanie o system ERP dla produkcji dyskretnej (3477 cech funkcjonalnych): $495
- Zapytanie o standardowy system ERP (3324 cechy funkcjonalne): $495
- Zapytanie o system zarządzania łańcuchem dostaw SCM (2232 cechy funkcjonalne): $745
Doliczyć należy koszty tłumaczenia. Pytanie inne brzmi: czy ma sens tak szczegółowa specyfikacja?
Warto też zwrócić uwagę na bardzo ciekawy, szybko rozwijający się wortal decyzje-IT.pl (www.decyzje-it.pl). Jest on partnerem kanadyjskiej firmy Technology Evaluation Centers należącej do czołówki firm konsultingowych na świecie, a największej oferującej rozwiązania konsultingowe on-line. Dostępne w wortalu decyzje-IT.pl rozwiązania pozwalają nie tylko na pobranie odpowiednich RFP (zapytania o ofertę, częściowo już w języku polskim), ale również umożliwiają ocenę systemów wspierających zarządzanie w oparciu o zdefiniowane przez użytkownika kluczowe wymagania. Znaczna część usług jest przy tym bezpłatna. Istnieje możliwość udokumentowania oceny szczegółowym raportem i wykresami. Całość bazy zawiera około tysiąca różnych systemów z całego świata, w tym wiele dostępnych w Polsce.
Notatka: (uzupełniony 2006-12-06, $199 kosztuje dość dokładne rozpoznanie rynku i zręby SIWZ w języku polskim)
