Problemem wielu firm jest utrzymywanie dwu systemów obiegu dokumentów: rejestrowany (często postrzegany jako oficjalny) oraz nie rejestrowany. Ten drugi to ok. 80% wszystkich informacji przepływających pomiędzy firmą a jej kontrahentami lub potencjalnymi klientami (np. korespondencja na etapie ofertowania, patrz wyniki ankiety na początku części pierwszej). W efekcie ogromna większość historii kontaktów jest praktycznie niedostępna już na drugi dzień. Typowym przykładem nie rejestrowanych informacji są poczta elektroniczna, rozmowy telefoniczne, wiadomości SMS. Czy to jest tak ważne? Na to pytanie niestety każda firma musi sama sobie odpowiedzieć, ważne by miała świadomość tego zjawiska. Duże, rozproszone terytorialne firmy, które używają tego typu systemów, deklarują zwrot inwestycji nawet już po kwartale.