Dyskusje na temat outsourcingu i ASP (to także rodzaj outsourcingu) nie cichną. Co więcej zwolenników tego typu obsługi informatycznej powoli ale przybywa. Dlaczego?

Model outsourcingu (także ASP) opiera się na kosztach: jeśli taniej to się opłaci jeśli nie to nie ma sensu. Pozornie proste, jednak okazuje się, że nie stanowi problemu sens outsourcingu a jakość zarządzania kosztami w firmie. Jeśli w firmie podstawowym problemem jest już próba określenia całkowitych kosztów informatyki to raczej nie uda się w niej zaszczepić pomysłu jakim jest „wyrzucenie” obsługi informatycznej na zewnątrz bo wyda się ona droższa.

Drugim często popełnianym błędem jest mniemanie, że pozbawiamy się wpływu na bądź co bądź jeden z kluczowych elementów zarządzania firmą jakim są technologie IT. Nic bardziej błędnego. Jedyne co zmienia miejsce to fizyczne położenie kodu aplikacji i dane. Jest to niejednokrotnie bezpieczniejsze rozwiązanie niż zlokalizowanie całej infrastruktury IT w siedzibie własnej firmy ale o tym już pisałem w Raporcie o ASP. Niestety wielu menedżerów uważa podświadomie, że dobrych decyzji trzeba szukać gdzieś poza sobą np. w systemie informatycznym i nie chcą go wypuścić z ręki. Ale to temat na inne opracowanie.

W czym więc problem?

Otóż problem w podejmowani decyzji polega na braku posiadania poprawnego modelu własnej infrastruktury IT. Tu wkraczamy między innymi w temat sieci peer-to-peer (nazywane także P2P), który ostatnio wzbudza pewne emocje gdyż jest mylony z innymi skrótami typu x2x. (Ten rodzaj architektury będzie już niedługo tematem osobnego opracowania tu zostanie jedynie zasygnalizowany).

Jednym z podstawowych elementów poprawnej metodologii rozwiązywania problemów jest umiejętność narysowania problemu. Schemat ideowy sieci nie jest jednak tym rysunkiem o który nam chodzi.

Sieci P2P to nie tyle połączenie komputerów co ich użytkowników. Subtelna różnica polega na tym, że mało istotne jest który komputer z którym jest połączony, istotne jest kto z kim wymienia dane. Tak więc jeśli mamy zacząć rozważać skorzystanie z modelu ASP lub outsourcingu musimy najpierw narysować sobie schemat naszej sieci tak by obrazował pracę w niej a nie położenie sprzętu. Przykład takiego schematu opublikowało w ubiegłym roku IDC:

Po co ten model?

Wyobraźmy sobie, że zaproponowano nam skorzystanie z oferty firmy ASP. Co powinniśmy zrobić? Narysować sobie własnych użytkowników systemu i nanieść linie obrazujące zachodzące między nimi w trakcie pracy relacje. Powyższy diagram może być przykładem pracy z większością aplikacji biurowych. W szczególności dotyczy to pakietu biurowego typu procesor tekstu, arkusz kalkulacyjny itp. Użytkownicy tych aplikacji bardzo często pracują nad jednym dokumentem komunikując się między sobą. Prace takie można wykonywać bardzo sprawnie, gdyż w takiej sieci miejsce składowania pliku (danych) jest tożsame z miejscem kodu aplikacji (na tym samym komputerze PC). Zaleta takiego stanu rzeczy polega na tym, że droga przetwarzanego pliku do aplikacji przetwarzającej jest możliwie najkrótsza (i aplikacja i plik są składowane na tym samym lokalnym dysku, plik może być ewentualnie na innym komputerze PC w tej samej sieci LAN). Czy to takie istotne? Bardzo, gdyż im mniej skomplikowana jest droga danych do macierzystej aplikacji tym system jest bardziej niezawodny i szybszy. Wadą takiego rozwiązania jest jego koszt. Rozwiązaniem części problemu z kosztami jest stosowanie dysków sieciowych na serwerach z systemami wykonującymi regularne kopie zapasowe.

Spróbujmy jednak podzielić taki system na dwa odległe od siebie elementy.

W modelu ASP aplikacja jest „odmiejscowiona”. Konsekwencje są dość istotne: przetwarzane pliki mają daleko (w sensie pokonania sieci rozległej) albo do aplikacji albo do użytkownika). Powyższy schemat został przytoczony by pokazać, że przecięcie i rozsunięcie od siebie dwóch części systemu IT (a tym jest właśnie ASP) nie może się odbyć bezkarnie bo odbywa się na linii największego ruchu. Lekarstwem jest, o ile to tylko możliwe, składowanie danych razem z aplikacją w tym samym miejscu i zdalny dostęp do całości. Przykładem rozwiązania tego problemu jest stosowanie systemów terminalowych (np. Windows Terminal Sserwer, Citrix MetaFrame) jednak pozostaje problem dostępu do danych na zdalnym serwerze (to nie do aplikacji a do danych mamy daleko).

Architektura aplikacji

Aplikacje w bardzo prosty sposób można podzielić na dwie grupy:

takie, których dane mogą żyć własnym życiem,
takie, których dane są nierozerwalnie związane z macierzystą aplikacją.

Typowym przykładem pierwszych są pakiety biurowe, systemy do składu druku, systemy CAD/CAM, przetwarzanie grafiki itp. Pliki pochodzące z tych aplikacji wędrują pomiędzy pracownikami tej samej firmy a także pomiędzy firmami.

Przykładem drugiej grupy są praktycznie wszystkie systemy przechowujące dane w bazach danych. Tak więc systemy MRPII/ERP, CRM, kadrowo-płacowe, wspierania sprzedaży itp. to przykłady aplikacji w których dane są nierozerwalnie związane z macierzystą aplikacją.

Powyższy przykład to typowa sieć lokalna. Ruch pomiędzy serwerem plików, aplikacji a stacją roboczą jest dość duży. Pliki mogą być kopiowane z serwera na dyski lokalne, przenoszone na nośnikach wymiennych. W bardzo wielu przypadkach aplikacje są instalowane na stacjach roboczych (w miejscu przetwarzania) w celu zmniejszenia ruchu w sieci. Tak pracuje się najczęściej z typowymi aplikacjami biurowymi.

Powyższy schemat obrazuje sytuację, w której dane są związane z aplikacją i nie mogą istnieć samodzielnie. Czerwona linia obrazuje miejsce, w którym można oddzielić użytkownika aplikacji od niej samej bez pogorszenia funkcjonalności całego systemu. Natura systemów tego typu jest taka, że odległość i jakość łącza pomiędzy miejscem przetwarzania a miejscem użytkowania nie jest elementem krytycznym. Krytyczne jest natomiast połączenie pomiędzy aplikacją a danymi (stosunkowo często dane i aplikacja są fizycznie zlokalizowane na tym samym serwerze). Tak więc skoro model ASP ma organizacyjne uzasadnienie w tych przypadkach gdzie dane nie są używane poza macierzystymi aplikacjami odpowiedź na pytanie kiedy stosować ten model nasuwa się sama.

Element ekonomiczny

Drugim elementem decydującym o wyborze drogi polegającej na wyniesieniu na zewnątrz części systemu IT są koszty. Posiadanie systemu „na własność” wiąże się z kosztami sfinansowania zakupu elementów infrastruktury oraz utrzymaniem niezbędnego zespołu specjalistów. Tu bardzo ważna jest możliwość podzielenia na dwie części także tych zasobów. Nie ma ekonomicznego uzasadnienia wydzielenie na zewnątrz infrastruktury bez możliwości zmniejszenia kosztów bieżących. Jeśli chcemy oszczędzić rezygnując np. z posiadania serwera z aplikacją wspomagającą finanse a zostawić sobie np. system CRM to mamy problem. W wielu przypadkach obie te aplikacje będą współdzieliły zasoby takie jak serwer, motor bazy danych, być może ci sami specjaliści będą konserwowali oba systemy. Wyniesienie więc tylko jednego z tych systemów na zewnątrz nie uwalnia nas od konieczności dalszego utrzymywania prawie nie zmniejszonych zasobów (serwer, motor bazy danych, ludzie). Tak więc sensowne jest albo wyniesienie kompletnego systemu (obie te aplikacje) albo pozostanie przy modelu dotychczasowym. Do rozważenia w takim przypadku jest outsourcing zarządzania (AM, Application Management).

Więc co ma sens a co nie ma?

Po tych rozważaniach wybór wydaje się być dość prosty: uzasadnienie ma dzierżawa kompletnych rozwiązań. Kompletność w tym przypadku dotyczy także położenia zasobów jakimi są i aplikacja i dane.

Doświadczenie

W tym momencie aż prosi się o weryfikację powyższego modelu w praktyce. Otóż niedawno (27 Sierpnia 2001) amerykańskie wydanie COMPUTERWORLD’a opublikowało zestawienie firm ASP z podziałem na wygranych i przegranych. Ciekawe jest to, że wygranych jest więcej niż przegranych (być może kwestia wyboru redakcji). Łącznie opisano 35 firm, z których 14 to już upadłe przedsiębiorstwa. Czy jest w tej liście jakaś reguła? Jest! Upadły te firmy, które usiłowały sprzedawać tylko dostęp do pojedynczych aplikacji. Czołowe pozycje na rynku firm dochodowych w tym sektorze zajmują firmy ASP oferujące kompleksowe rozwiązania czyli pakiety aplikacji wraz z usługami wdrożeniowymi.

Wnioski

Osobiście nie wróżę sukcesów firmom usiłującym oferować w modelu ASP oprogramowanie biurowe. Nawet jeśli ktoś uważa, że licencja na pełny zakup pełnego pakietu wraz z późniejszymi rozszerzeniami jest droższa od kosztów dzierżawy bilingowanych np. za godzinę użytkowania. Przyznam, ze nie rozumiem samozaparcia Zarządów firm ferujących w modelu ASP np. pakiet MS Office. Nie działa tu szczególnie argument o bezpieczeństwie danych (i tak są kopiowane lokalnie).

Myślę, że przyszłość ma szeroko rozumiane zdalne przetwarzanie. Dotychczasowe systemu zakorzeniły się w świadomości ludzi jako aplikacje kupione dla siebie. Nadchodzi jednak powoli era e-biznesu. Polega on między innymi na zdalnym dokonywaniu transakcji. Na początek będą to serwery autoryzujące podpisy elektroniczne, systemy obsługujące łańcuchy dostaw i inne. Być może w przyszłości następne generacje systemów ERP będą współużytkowane w modelu ASP przez wiele różnych firm uczestników łańcucha wartości, na którego końcu są gotowe produkty w miejscu ich użytkowania. Bardzo bliskie tej idei są giełdy towarowe i transakcje dokonywane za pomocą elektronicznych zleceń w postaci wysyłanych plików XML. Najprawdopodobniej outsourcing i ASP wejdą po cichu tylnymi drzwiami. Już daje się słyszeć, że używanie zaawansowanych technologii do przetwarzania danych jest koniecznością a ich ogromne koszty zmuszają do poszukiwania innych niż zakup metod korzystania z nich. Pierwszym symptomem jest powoli rosnąca popularność audytów TCO (Total Cost of Ownership, ang. całkowite koszty posiadania). Pozwalają one na zidentyfikowanie i określenie wszystkich kosztów związanych z posiadaniem systemu informatycznego. Wiedza daje bardziej racjonalne podstawy do decyzji o wyborze drogi: na własność czy w dzierżawę.

Od Publikacji tego artykułu we Wrześniu 2001 minęły trzy lata, mamy Styczeń 2004 i co widzimy na rynku?

Adresat oferty
IDC Opublikowało w Październiku 2003 wyniki prognoz badania amerykańskiego rynku outsourcingu. Z pośród wielu badanych branż trzy wyróżniały się ponad trzykrotnie większym popytam od średniej: bankowość, produkcja dyskretna oraz instytucje rządowe. Nie podaję wartości, bo i tak nie są one adekwatne do rynku Polski czy nawet Europy Ale sądzę, że znamienne jest to, że instytucje rządowe są jednym z największych odbiorców tych usług oraz to, że do roku 2007 planują wzrost wartości zakupionych usług rzędu 25%.

Moim zdaniem, jeżeli w jakikolwiek sposób kierować się tym badaniem to należy przyjąć, że instytucje rządowe także w naszym kraju w końcu zostaną zmuszone to bardzo rozmyślnego wydawania pieniędzy. Krótkoplanowe (1 rok) projekty budżetów wbrew pozorom sprzyjają usługom, których zaletą jest łatwość wejścia i wyjścia z inwestycji. Oczywiście rodzi to bardzo duże ryzyko dla dostawców tych usług jednak dobre firmy będą miały na tyle wystarczające portfolio klientów, że mała ich migracja nie będzie powodować od razu kłopotów finansowych.

Outsourcing faktycznie stosowany zaczyna przybierać dwa oblicza: oferowanie wiedzy i doświadczenia oraz oferowanie konkretnych funkcjonalności. To bardzo ważne bo okazało się, że oba przypadki to zwycięstwo ROI i TCO nad imaginacją tak zwanych niemierzalnych korzyści biznesowych. Projekt ma sens jeżeli jego bilans jest dodatni. Jeżeli nie to zamyka się go lub sam upada. Rynek kształtuje powoli, mozolnie ale skutecznie dwa modele outsourcingu.

Oferowanie wiedzy i doświadczenia
Zasobem najważniejszym w powodzeniu każdego projektu jest wiedza i doświadczenie ludzi. Jak wiadomo liczba dostępnych specjalistów maleje wraz ze wzrostem wymagań. Dlatego są sytuacje gdy mimo tego, że posiadanie ?na własność? pewnych zasobów jest ekonomiczniejsze (patrz raport Outsourcing jako metoda zarządzania kosztami) niż ich dzierżawa, szczególnie jeżeli są to zasoby wartościowe outsourcing ich może być w pewnych sytuacjach opłacalny. Dlaczego? Bo usługodawca może dysponować lepszą kadrą, którą trudno zdublować i lepszymi procedurami, które także są wartością firmy. Na takim modelu oparte są usługi wielu firm outsourcingowych oferujących przejecie całych działów wraz z infrastrukturą właśnie w outsourcing. Pozornie nie opłacalne a jednak przynosi korzyści. Oferta takiej firmy jest bardzo prosta, np.: zmniejszymy koszty tego procesu o 10% pod warunkiem, że przejmiemy go w posiadanie i w zarządzanie. Korzyść wpisana w umowę i nie może się nie opłacić. Oczywiście to nie takie proste. Gdzie tkwi haczyk? Oczywiście tam, gdzie mało kto patrzy: ryzyko. Dodatkowy koszt to koszt transformacji ale te są z reguły ujęte w kontraktach. Bajkę te sprowadza na ziemię właśnie ryzyko projektu, bo co będzie jak firmie outsourcingowej nie wyjdzie? W końcu ma prawo. Ale ocena takiego kontraktu a raczej oferty w początkowej fazie to obowiązek.

Oferowanie kompletnych funkcjonalności
Tu prym wiodą dostawcy usług internetowych . Oferta wielu z nich to już pełny profesjonalny outsourcing zasobów. Skupiają te zasoby, których posiadanie jest w firmie nie opłacalne jednak oferują firmom nie zasoby a ich funkcjonalność. Np. dzierżawa serwera to tak na prawdę dzierżawa aplikacji tam zainstalowanych. Dobry dostawca oferuje serwer pocztowy, serwer WWW, filtry antywirusowe i antyspamowe. Do tego prosty interfejs do zarządzania tymi zasobami w efekcie nie ma potrzeby zarządzania zasobami, do których konieczny jest dobry informatyk a często zarządza się po prostu funkcjonalnością tych aplikacji i może to robić nawet każdy kto radzi sobie z komputerem.

Kolejnym powoli rosnącym obszarem są aplikacje wraz z całym środowiskiem . Okazuje się, że w raz z rosnąca popularnością tworzenia rozproszonych zespołów projektowych, których platformą połączeniową jest sieć Internet rośnie potrzeba koordynacji ich pracy oraz współdzielenia efektów pracy. Do czasu gdy to wszystko się działo w obrębie biurowca firmy nie opłaciło się nikomu niczego wydzielać na zewnątrz. Jednak w sytuacji gdy zespoły już nie rezydują pod jednym adresem ważniejsza staje się sieć od aplikacji. Pojawia się zasób, którego posiadanie staje się nieopłacalne. Powoli więc tam, gdzie decyduje funkcjonalność, wygoda i ekonomiczne uzasadnienie rozproszenia lub zdalnej pracy pojawia się potrzeba dostępu do narzędzia, które będzie wspierało taki właśnie tryb pracy. Jako przykłady można podawć dostępne już w sieci Internet: systemy typu e-learning, aplikacje wspierające zarządzanie projektami, czy kompletne aplikacje do prowadzenia małej rachunkowości takie jak ifirma.pl czy faktura.pl, które przetrwały na rynku ASP dlatego, że mają małe wymagania i są doskonale dopasowane do potrzeb: nie są za duże i za skomplikowane a ich głównymi użytkownikami są usługodawcy bo model biznesowy usług pozwala korzystać z takich rozwiązań i jest to opłacalne. Oni też są głównymi odbiorcami systemów zarządzania projektami w modelu outsourcingu czyli dzierżawy gotowych aplikacji w sieci Internet. .

Czy usługi to outsourcing?
Tak. Niektóre usługi, te polegające na zlecaniu pracy expertom na zewnątrz firmy to outsourcing kompetencji. Często pojawia się potrzeba by jakąś pracę wykonał ekspert, którego utrzymywanie w firmie na stałe jest nie opłacalne. Innym przykładem może być włączanie eksperta z zewnątrz do zespołu projektowego. Nadal w wielu firmach pokutuje ograniczone zaufanie do zlecania takich prac na zewnątrz jednak doświadczenia z biurami prawnymi i samodzielnie praktykującymi prawnikami pozwalają sądzić, że ten rodzaj korzystania z wiedzy ekspertów będzie się rozwijał.

(Dane i modele biznesowe na bazie, których powstały powyższe prognozy i analizy są dostępne w serwisie w postaci Raportu: Outsourcing jako metoda zarządzania kosztami.)

Notatka: J.Ż. Wrzesień 2001
Nowa ocena rynku dodana w Styczniu 2004