W ostatnich tygodniach nasiliły się pytania o to jak ocenić inwestycje informatyczne, szczególnie zaś jak oszacować okres zwrotu takiej inwestycji. Padają nawet pytania jakich używać do tego wskaźników.
Co do wskaźnika to najprościej zacząć od starego i dobrego [[ROI (Return of Investment)]]. Sztuka policzenia zwrotu z inwestycji leży jednak nie we wskaźniku a w zdefiniowaniu i wyliczeniu oczekiwanych korzyści. A ocenia się nie tyle inwestycję w sensie produktu jakim jest pakiet zintegrowany czy system bazodanowy.
Oceniać należy jakość uzyskanej zmiany (ulepszenia) procesu czy tez procesów, które są wspomagane zakupionym (lub planowanym do zakupu) produktem. Koszty zaś to suma składowych typu nowy komputer, licencje na oprogramowanie, szkolenia, koszty reorganizacji w firmie itp. Nie da się w prosty sposób policzyć kiedy zwróci się system informatyczny za 500.000zł. Ale można się przyłożyć i policzyć, że np. jakaś czynność lub proces generuje koszty np. 50.000zł miesięcznie. Unowocześnienie tego procesu pozwoli na zmniejszenie tego kosztu do poziomu 30.000zł miesięcznie. Czyli zyskujemy miesięcznie 20.000zł. Koszt narzędzia: 500.000zł (np. system MRPII) . W takim układzie narzędzie zwróci się po 25 miesiącach bo zmniejszymy np. koszty zapasów. To w telegraficznym skrócie.
A … nieudane wdrożenia biorą się często właśnie z powodu zakupu systemu informatycznego w niewiadomym celu. Nie wiadomym bo nie policzono na czym ma polegać zysk z zakupu nowej technologii i gdzie upatrujemy korzyści z jego wdrożenia. Ja osobiście nie wierzę w niewymierność inwestycji w informatykę. Raczej jest to problem wewnętrzny firmy z niemożliwością oceny kosztów i trudem we wskazaniu ich źródeł. To uzasadnia często doradzane przeze mnie rozwiązanie: zanim zainwestujesz w cokolwiek kup na początek najprostszy zintegrowany system wspierający zarządzanie rachunkowością z opcjami kontrolingu.
Po wdrożeniu takiego systemu można się brać za inne inwestycje bo są one możliwe do wyceny i oceny. W takim celu wdrożony „mały” system na pewne się zwróci. W jakim czasie? Trzeba sobie znowu szybko policzyć lub oszacować jakie oszczędności przyniesie szczegółowa kontrola kosztów. Następnie zorientować się w ofercie rynkowej systemów tego typu. Policzyć „odwrotnie” stopę zwrotu czyli wyznaczyć sobie maksymalny okres zwrotu i obliczyć ile możemy wydać na taki system. Po kilku iteracjach da się osiągnąć kompromis. Bardzo przydatnymi wskaźnikami są [[NPV (Net Present Value)]] oraz [[IRR (Internal Return Rate)]]. Najlepszym chyba sposobem jest projektowe podejście do planowanego wdrożenia: trzeba określić koszty projektu i wartość dodaną w złotówkach jaką ma wnieść nowy system.
Tu zwrócę uwagę na jeszcze jedną rzecz: coraz częściej można się spotkać z opiniami, że skuteczność wdrożenia polega tak na prawdę na zdolności firmy do dopasowania się do nowej metody zarządzania a nie do wywierania nacisku na dostawcę aplikacji by dopasowywał ją do firmy. Są to opinie głoszone nie tylko przez firmy konsultingowe po udanych wdrożeniach ale także przez użytkowników. Zgadzam się z tą opinią w 100%.
