Wielu moich klientów pyta o procesy biznesowe i miejsce informatyki w zarządzaniu firmą. Otóż informatyka służy tylko do obsługi procesu przetwarzania informacji w firmie. Nie jest sama w sobie procesem.
Zarządzanie firmą
to podejmowane decyzji i wyborów. Ale czy zawsze są one związane z branżą i rynkiem na jakim firma walczy o życie?
Dobry menedżer radzi sobie z problemami związanymi z zarządzaniem a jeśli problem dotyczy innej dziedziny?
W obecnych czasach informacja to towar tak potrzebny jak pieniądz a bywa, że bardziej. Narzędzia i wiedza używane do pracy z informacją powinny być adekwatne do jej znaczenia i wartości dla firmy. Informacja to zawarta danych wartość konieczna do pracy każdej firmy. Dane takie jak lista pracowników wraz z faktamni z okresu ich pracy zawierają informacje potrzebne do prawidłowej ich oceny i wypłaty wynagrodzenia. Dane o sprzedaży zawierają informacje o kontrahentach, ich preferencjach, ich wartości dla firmy. Przykłady można mnożyć w nieskończoność. Ale co tak na prawdę jest potrzebne firmie? Dane, informacje, może coś innego…Po co przetwarzamy te informacje?
Zarządzanie informacją
Często przetwarzanie informacji kojarzone jest tylko z komputerami i wybranym oprogramowaniem. Nic bardziej mylnego! To tylko jeden z procesów w firmie. Podobnie rzecz się ma z innymi. Ale jak je zidentyfikować? Jak ocenić?
Dokładnie przyjrzeć się firmie
Jak? Narysuje Państwu firmę w sposób sprawdzony na świecie. Posługuję się metodologią, która powstała w USA do celów modelowania procesów, systemów lub obiektów organizacyjnych. Metodyka nazywa się IDEF0, została opisana i zdefiniowana przez U.S Air Force i od 1981 powszechnie stosowana jako metoda modelowania. W tej metodzie tworzony jest bardzo ogólny model firmy a następnie jest on dekomponowany na kolejne procesy składowe. Zasadą tej sprawdzonej na świecie metody jest procesowe podejście do opisu przedsiębiorstwa (projektu). Podstawową zasadą jest założenie, że przedsiębiorstwo jest procesem. Proces ten przekształca (przetwarza) pobierane dobra tak by przetworzyć, podnieść ich wartość i przekazać do następnego procesu jakim może być np. inna firma lub końcowy odbiorca przedmiotu na rynku.
W powyższy sposób można przedstawić praktycznie każdą firmę. A co dalej? Kolejny krok to dekompozycja do postaci np. takiej:
Tego typu modelowanie jest podstawą procesu zwanego reinżynierią. Na bazie dobrze wykonanego modelu firmy stosunkowo łatwo jest np. określić zakres przyszłego projektu informatycznego albo wskazać źródła danych do określenia rentowności projektu informatycznego czyli ROI (stopy zwrotu z inwestycji).
Są tacy, którzy uważają, że inwestycji w technologie IT nie da sie oceniać w kategoriach zwrotu inwestycji a ja pytam skoro nie to po co w nie inwestować?
System informatyczny: czym jest
Najwięcej błędów w postrzeganiu roli systemu informatycznego bierze się z traktowania go jako czegoś z poza biznesu firmy bo jak inaczej wytłumaczyć twierdzenia niektórych ludzi, że system IT nie powinien podlegać ocenom zwrotu z inwestycji? Posługując się powyższą metodą błąd ten można zobrazować tak:
Poprawne spojrzenie na firmę każe nam traktować technologie IT na równi z każdym innym kosztem i zasobami a wtedy wygląda to tak:
Różnicę widać od razu: procesowe spojrzenie na firmę jasno tłumaczy, że zasoby IT służą tylko do obsługi procesu przetwarzania informacji w firmie.
Za zakończenie
Ten krótki artykuł powstał na bazie kilku pytań jakie otrzmałem od czytelników serwisu. Pytali o role systemu informatycznego w firmie, o to jak ocenić jego przydatność. Bez powyższego analitycznego podejscia do roli IT w firmie trudno jest właściwie wskazać źródła kosztów i powiązać je z przynoszonymi korzyściami tak możłiwe było w ogóle liczenie takich wskaźnikow jak ROI.
Mam nadzieję, że artkuł ten wzbudzi u Państwa „niepokój służbowy” i sprowokuje do oceny zasobów własnej firmy. Pokazana tu metodyka IDEF0 do modelowania procesów jest bardzo przydatna. Szczególna jej zaletą jest to, ze w zasadzie nie pozwala na błedy w identyfikacji procesów i zasobów, które wbrew pozorom są czesto mylone. Pomyłki takie prowadzą do mylnej identyfikajci centrów kosztów, ich wpływu na procesy funkcjonowania firmy i w konsekwencji do dużych błedów podczas wdrożeń a nawet do ich krachów.
Na temat metodyki IDEF0 oraz innej bardzo przydatnej metody „rybich ości” (diagram Ishikawy) identyfikacji czynników wpływających na jakość pojawi sięw niedługim czasie kolejny artykuł. metodyki te bardzo pomagają w proceach restrukturyzacji i uzdrawiania procesów zachodzących w firmach. To procesy a nie zasoby będące tylko środkami produkcji tworzą wartosć dodaną. A na rynku sprzedać można już tylko wartość dodaną.
Zainteresowanych tymi metodami mapowania procesów w firmie zapraszam do pisania listów do mnie.
Notatka: J.Ż. Styczeń 2003
