Wielu moich klien­tów pyta o pro­ce­sy biz­ne­so­we i miej­sce infor­ma­ty­ki w zarzą­dza­niu fir­mą. Otóż infor­ma­ty­ka słu­ży tyl­ko do obsłu­gi pro­ce­su prze­twa­rza­nia infor­ma­cji w fir­mie. Nie jest sama w sobie procesem.

Zarządzanie fir­mą

to podej­mo­wa­ne decy­zji i wybo­rów. Ale czy zawsze są one zwią­za­ne z bran­żą i ryn­kiem na jakim fir­ma wal­czy o życie?

Dobry mene­dżer radzi sobie z pro­ble­ma­mi zwią­za­ny­mi z zarzą­dza­niem a jeśli pro­blem doty­czy innej dziedziny?

W obec­nych cza­sach infor­ma­cja to towar tak potrzeb­ny jak pie­niądz a bywa, że bar­dziej. Narzędzia i wie­dza uży­wa­ne do pra­cy z infor­ma­cją powin­ny być ade­kwat­ne do jej zna­cze­nia i war­to­ści dla fir­my. Informacja to zawar­ta danych war­tość koniecz­na do pra­cy każ­dej fir­my. Dane takie jak lista pra­cow­ni­ków wraz z fak­tam­ni z okre­su ich pra­cy zawie­ra­ją infor­ma­cje potrzeb­ne do pra­wi­dło­wej ich oce­ny i wypła­ty wyna­gro­dze­nia. Dane o sprze­da­ży zawie­ra­ją infor­ma­cje o kon­tra­hen­tach, ich pre­fe­ren­cjach, ich war­to­ści dla fir­my. Przykłady moż­na mno­żyć w nie­skoń­czo­ność. Ale co tak na praw­dę jest potrzeb­ne fir­mie? Dane, infor­ma­cje, może coś innego…Po co prze­twa­rza­my te informacje?

Zarządzanie infor­ma­cją

Często prze­twa­rza­nie infor­ma­cji koja­rzo­ne jest tyl­ko z kom­pu­te­ra­mi i wybra­nym opro­gra­mo­wa­niem. Nic bar­dziej myl­ne­go! To tyl­ko jeden z pro­ce­sów w fir­mie. Podobnie rzecz się ma z inny­mi. Ale jak je ziden­ty­fi­ko­wać? Jak ocenić?

Dokładnie przyj­rzeć się firmie

Jak? Narysuje Państwu fir­mę w spo­sób spraw­dzo­ny na świe­cie. Posługuję się meto­do­lo­gią, któ­ra powsta­ła w USA do celów mode­lo­wa­nia pro­ce­sów, sys­te­mów lub obiek­tów orga­ni­za­cyj­nych. Metodyka nazy­wa się IDEF0, zosta­ła opi­sa­na i zde­fi­nio­wa­na przez U.S Air Force i od 1981 powszech­nie sto­so­wa­na jako meto­da mode­lo­wa­nia. W tej meto­dzie two­rzo­ny jest bar­dzo ogól­ny model fir­my a następ­nie jest on dekom­po­no­wa­ny na kolej­ne pro­ce­sy skła­do­we. Zasadą tej spraw­dzo­nej na świe­cie meto­dy jest pro­ce­so­we podej­ście do opi­su przed­się­bior­stwa (pro­jek­tu). Podstawową zasa­dą jest zało­że­nie, że przed­się­bior­stwo jest pro­ce­sem. Proces ten prze­kształ­ca (prze­twa­rza) pobie­ra­ne dobra tak by prze­two­rzyć, pod­nieść ich war­tość i prze­ka­zać do następ­ne­go pro­ce­su jakim może być np. inna fir­ma lub koń­co­wy odbior­ca przed­mio­tu na rynku.

W powyż­szy spo­sób moż­na przed­sta­wić prak­tycz­nie każ­dą fir­mę. A co dalej? Kolejny krok to dekom­po­zy­cja do posta­ci np. takiej:

Tego typu mode­lo­wa­nie jest pod­sta­wą pro­ce­su zwa­ne­go rein­ży­nie­rią. Na bazie dobrze wyko­na­ne­go mode­lu fir­my sto­sun­ko­wo łatwo jest np. okre­ślić zakres przy­szłe­go pro­jek­tu infor­ma­tycz­ne­go albo wska­zać źró­dła danych do okre­śle­nia ren­tow­no­ści pro­jek­tu infor­ma­tycz­ne­go czy­li ROI (sto­py zwro­tu z inwestycji).

Są tacy, któ­rzy uwa­ża­ją, że inwe­sty­cji w tech­no­lo­gie IT nie da sie oce­niać w kate­go­riach zwro­tu inwe­sty­cji a ja pytam sko­ro nie to po co w nie inwestować?

System infor­ma­tycz­ny: czym jest

Najwięcej błę­dów w postrze­ga­niu roli sys­te­mu infor­ma­tycz­ne­go bie­rze się z trak­to­wa­nia go jako cze­goś z poza biz­ne­su fir­my bo jak ina­czej wytłu­ma­czyć twier­dze­nia nie­któ­rych ludzi, że sys­tem IT nie powi­nien pod­le­gać oce­nom zwro­tu z inwe­sty­cji? Posługując się powyż­szą meto­dą błąd ten moż­na zobra­zo­wać tak:

Poprawne spoj­rze­nie na fir­mę każe nam trak­to­wać tech­no­lo­gie IT na rów­ni z każ­dym innym kosz­tem i zaso­ba­mi a wte­dy wyglą­da to tak:

Różnicę widać od razu: pro­ce­so­we spoj­rze­nie na fir­mę jasno tłu­ma­czy, że zaso­by IT słu­żą tyl­ko do obsłu­gi pro­ce­su prze­twa­rza­nia infor­ma­cji w firmie.

Za zakoń­cze­nie

Ten krót­ki arty­kuł powstał na bazie kil­ku pytań jakie otrz­ma­łem od czy­tel­ni­ków ser­wi­su. Pytali o role sys­te­mu infor­ma­tycz­ne­go w fir­mie, o to jak oce­nić jego przy­dat­ność. Bez powyż­sze­go ana­li­tycz­ne­go podej­scia do roli IT w fir­mie trud­no jest wła­ści­wie wska­zać źró­dła kosz­tów i powią­zać je z przy­no­szo­ny­mi korzy­ścia­mi tak moż­łi­we było w ogó­le licze­nie takich wskaź­ni­kow jak ROI.

Mam nadzie­ję, że art­kuł ten wzbu­dzi u Państwa ​„nie­po­kój służ­bo­wy” i spro­wo­ku­je do oce­ny zaso­bów wła­snej fir­my. Pokazana tu meto­dy­ka IDEF0 do mode­lo­wa­nia pro­ce­sów jest bar­dzo przy­dat­na. Szczególna jej zale­tą jest to, ze w zasa­dzie nie pozwa­la na błe­dy w iden­ty­fi­ka­cji pro­ce­sów i zaso­bów, któ­re wbrew pozo­rom są cze­sto mylo­ne. Pomyłki takie pro­wa­dzą do myl­nej iden­ty­fi­kaj­ci cen­trów kosz­tów, ich wpły­wu na pro­ce­sy funk­cjo­no­wa­nia fir­my i w kon­se­kwen­cji do dużych błe­dów pod­czas wdro­żeń a nawet do ich krachów.

Na temat meto­dy­ki IDEF0 oraz innej bar­dzo przy­dat­nej meto­dy ​„rybich ości” (dia­gram Ishikawy) iden­ty­fi­ka­cji czyn­ni­ków wpły­wa­ją­cych na jakość poja­wi sięw nie­dłu­gim cza­sie kolej­ny arty­kuł. meto­dy­ki te bar­dzo poma­ga­ją w pro­ce­ach restruk­tu­ry­za­cji i uzdra­wia­nia pro­ce­sów zacho­dzą­cych w fir­mach. To pro­ce­sy a nie zaso­by będą­ce tyl­ko środ­ka­mi pro­duk­cji two­rzą war­tosć doda­ną. A na ryn­ku sprze­dać moż­na już tyl­ko war­tość dodaną.

Zainteresowanych tymi meto­da­mi mapo­wa­nia pro­ce­sów w fir­mie zapra­szam do pisa­nia listów do mnie.

Notatka: J.Ż. Styczeń 2003