Coraz więk­szą popu­lar­ność zdo­by­wa­ją sobie nie­gło­so­we meto­dy komu­ni­ka­cyj­ne. Wymiana zwię­złych infor­ma­cji za pomo­cą tek­stu jest znacz­nie tań­sza i łatwiej­sza. Można ją pro­wa­dzić za pomo­cą sie­ci Internet (pocz­ta elek­tro­nicz­na i komu­ni­ka­to­ry) lub tele­fo­nu komór­ko­we­go (SMS, MMS).

Analiza pro­gnoz wydat­ków na poszcze­gól­ne meto­dy komu­ni­ko­wa­nia pozwa­la na pla­no­wa­nie wła­snych inwe­sty­cji w te tech­no­lo­gie. Coraz wię­cej firm roz­wa­ża ?ukon­sty­tu­owa­nie? się wybra­nych metod komu­ni­ko­wa­na się.

Nie od dziś wia­do­mo, że pra­cow­ni­cy wie­lu firm prze­ka­zu­ją sobie infor­ma­cje za pomo­cą wia­do­mo­ści SMS lub komu­ni­ka­to­rów takich jak popu­lar­ne ICQ, Microsoft Net Meeting oraz pol­skie Tlen czy GaduGadu. Identyfikatory w tych publicz­nych sie­ciach coraz czę­ściej poda­wa­ne są na rów­ni z adre­sa­mi pocz­ty elektronicznej.

Wszystkie te meto­dy dają się okieł­znać w lokal­nej sie­ci Intranet i Extranet. Dostawcy dar­mo­wych usług typu IM (komu­ni­ka­to­ry inter­ne­to­we Instant Messaging, ang. natych­mia­sto­we wia­do­mo­ści) ofe­ru­ją tak­że wer­sje komer­cyj­ne swo­ich pro­duk­tów. Coraz czę­ściej admi­ni­stra­to­rzy zamiast wal­czyć z komu­ni­ka­to­ra­mi roz­wa­ża­ją ich lega­li­za­cję, a nawet wpro­wa­dze­nie jako stan­dar­do­wy spo­sób komu­ni­ko­wa­nia się na rów­ni z pocz­tą elektroniczną.

Osobiście pole­cam już teraz roz­wa­że­nie zain­sta­lo­wa­nia tego typu sys­te­mu gdyż bar­dzo uła­twia pra­cę na wie­lu sta­no­wi­skach w fir­mie. Dodatkową zale­tą tego typu roz­wią­zań jest łatwość wymia­ny infor­ma­cji. Metoda ta łączy zale­ty pocz­ty elek­tro­nicz­nej (wia­do­mość w posta­ci tek­stu) i roz­mo­wy tele­fo­nicz­nej (natych­mia­sto­wy prze­kaz w cza­sie rzeczywistym).

Korzyści dla firmy 
Podstawową korzy­ścią dla fir­my jest wzrost wydaj­no­ści pra­cow­ni­ków, któ­rych pra­ca pole­ga na sta­łej ich dostęp­no­ści wewnątrz fir­my. Szczególnie, że moż­na pro­wa­dzić kil­ka jed­no­cze­snych ?roz­mów? przez komu­ni­ka­tor cze­go nie moż­na powie­dzieć o tele­fo­nie. Poczta elek­tro­nicz­na nie nada­je się do pro­wa­dze­nia dia­lo­gu na żywo z uwa­gi na czas prze­sła­nia wiadomości.

Coraz czę­ściej też moż­na się spo­tkać z sys­te­ma­mi inter­ne­to­wych CallCenter zbu­do­wa­nych na bazie sys­te­mów typu IM. Ich pod­sta­wo­wą zale­tą jest to, że jeden kon­sul­tant może obsłu­gi­wać jed­no­cze­śnie kil­ka zgło­szeń a nie jed­no jak ma to miej­sce w przy­pad­ku tele­fo­nii. Dlatego jest to sku­tecz­na meto­da na obni­że­nie kosz­tów tego typu kon­tak­tów z klientami.

Telefony komór­ko­we i krót­kie wia­do­mo­ści (SMS i MMS) mają tę istot­ną zale­tę, że wysła­na wia­do­mość nie zakłó­ca pra­cy (nie prze­ry­wa adre­sa­to­wi pra­cy w celu ode­bra­na tele­fo­nu) co nie zmie­nia fak­tu, że jest dostar­cza­na pew­nie i natych­miast. Mamy tak­że moż­li­wość kon­tro­li dostar­cze­nia takich wiadomości.

Badania ryn­ku i pro­gno­zy potwier­dza­ją to, że jeże­li jakaś tech­no­lo­gia nie­sie ze sobą jakieś korzy­ści zwią­za­ne z wygo­dą i popra­wą sku­tecz­no­ści szyb­ko zosta­nie zaadap­to­wa­na do pra­cy jako jed­na z metod popra­wy wła­snej wydajności.

Wnioski i zalecenia 
Podstawową radą jako mogę w tym miej­scy dać jest prze­ana­li­zo­wa­nie stru­mie­ni komu­ni­ka­cyj­nych w fir­mie oraz ich wpły­wu na jakość i wydaj­ność pra­cy. Analiza taka powin­na pole­gać na nanie­sie­niu na mapę pro­ce­sów w fir­mie gra­fu obra­zu­ją­ce­go natę­że­nie wymia­ny informacji.

Następnie powin­no się prze­ana­li­zo­wać nie to, czy dana infor­ma­cja jest obec­nie prze­ka­zy­wa­na w posta­ci tek­stu czy też jako roz­mo­wa tele­fo­nicz­na, ale podzie­lić kon­tak­ty pomię­dzy pra­cow­ni­ka­mi na pro­ces doko­ny­wa­nia usta­leń (dys­ku­sje) i pro­ces prze­ka­zy­wa­nia infor­ma­cji. Drugi typ w więk­szo­ści przy­pad­ków sku­tecz­niej­szy jest za pomo­cą metod pisem­nych z uwa­gi na skłon­ność ludzi do ?roz­ga­dy­wa­nia? się w kon­tak­tach wer­bal­nych i do zwię­złe­go for­mu­ło­wa­nia myśli w posta­ci tekstu.

Mając taką mapę moż­na wska­zać rela­cje podat­ne na zmia­nę meto­dy komu­ni­ka­cji z gło­so­wej na pisem­ną. Można też następ­nie oce­nić sto­pę zwro­tu w tego typu inwe­sty­cje bio­rą za pod­sta­wę wzrost wydaj­no­ści i koszt rozwiązania.

Oczywiście war­to roz­wa­żyć sko­rzy­sta­nie z dar­mo­wych narzę­dzi dostęp­nych w sie­ci Internet trze­ba jed­nak mieć świa­do­mość zwią­za­nych z tym zagro­żeń ale też nie prze­ce­niać ich.

Notatka: Może się oka­zać, że meto­da ta oka­że się tań­sza i sku­tecz­niej­sza od budo­wa­nia sys­te­mów VoIP. Ma też tę doda­to­wą zale­tę, że z uwa­gi na małe wyma­ga­nia, dosko­na­le nada­je się do roz­wia­zań mobilnych.

Jarosław Żeliński

Jarosław Żeliński: autor, badacz i praktyk analizy systemowej organizacji: Od roku 1991 roku, nieprzerwanie, realizuje projekty z zakresu analiz i projektowania systemów, dla urzędów, firm i organizacji. Od 1998 roku prowadzi samodzielne studia i prace badawcze z obszaru analizy systemowej i modelowania (modele jako przedmiot badań: ORCID). Od 2005 roku, jako nieetatowy wykładowca akademicki, prowadzi wykłady i laboratoria (ontologie i modelowanie systemów informacyjnych, aktualnie w Wyższej Szkole Informatyki Stosowanej i Zarządzania pod auspicjami Polskiej Akademii Nauk w Warszawie.) Oświadczenia: moje badania i publikacje nie mają finansowania z zewnątrz, jako ich autor deklaruję brak konfliktu interesów. Prawa autorskie: Zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt. 1) lit. b) ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych zastrzegam, że dalsze rozpowszechnianie artykułów publikowanych w niniejszym serwisie jest zabronione bez indywidualnej zgody autora (patrz Polityki Strony).

Dodaj komentarz

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.