Decyzja o wdrożeniu jakiegokolwiek systemu informatycznego wspierającego działalność firmy wymaga oceny zasadności takiego projektu oraz wskazaniu obszarów działalności firmy, które zyskają na takim wdrożeniu. Bardzo często popełnianym błędem jest rozpoczęcie rozważań dotyczących potrzeby i możliwości wdrożenia konkretnej aplikacji. Jest to dość typowe działania inicjowane najczęściej złożeniem oferty przez dostawcę aplikacji a nie raz także znalezieniem reklamy danego produktu obiecującej poprawę funkcjonowania firmy w wyniku li tylko wdrożenia oferowanego rozwiązania. Dlaczego to jest błąd?

Odpowiedź brzmi: zakup systemu informatycznego mającego wspierać zarządzanie firmą bez posiadania modelu tego zarządzania oraz zinformatyzowanie stanu zastanego firmy jest niczym innym jak tylko utrwaleniem tego stanu. Nawet jeżeli uda się wdrożyć system w tej postaci to firma nie posunęła się w efekcie ani krok do przodu.

Oczywiste jest więc, że takie podejście to błąd! Po pierwsze nikt nie wykazał bezpośredniego związku pomiędzy pozycją rynkową firmy a tym jakich narzędzi informatycznych używa (mimo, że wielu dostawców tych technologii reklamuje się za pomocą swojej listy referencyjnej). Po drugie dobra inwestycja powinna być efektem planowanych działań modernizacyjnych a nie odwrotnie. Rozpoczęcie reorganizacji firmy w odpowiedzi na zakupiony system informatyczny najczęściej kończy się niepowodzeniem. Głównym powodem jest z reguły brak związku pomiędzy tym jaką wartość rynkową firma tworzy a tym jaką ma wewnętrzną organizację i tym co ma tę organizację wspierać czyli systemem informatycznym.

Dość powszechnym błędem popełnianym przez menedżerów jest mniemanie, że klient kupuje produkt lub usługę. Klient zaś będący zawsze osobą (nigdy zaś firmą bo czym jest firma?) oczekuje tylko jednej rzeczy: satysfakcji z podjętej przez siebie decyzji. Na satysfakcję tę składają się dwie rzeczy: zakupiony użyteczny przedmiot lub usługa oraz sposób potraktowania kupującego podczas zakupu i po nim czyli to czy firma, w której klient zostawił swoje pieniądze szanuje to że właśnie u nich je zostawił. Okazuje się, że najskuteczniejsze na rynku firmy mają organizację pracy (produkcji) w całości podporządkowaną jednej rzeczy: efektowi końcowemu jakim jest satysfakcja klienta z tego za zakupił.

Jaki to ma związek z systemem informatycznym? Co więc zrobić?

Zacząć samemu proces ulepszania firmy a oferty dostawców systemów informatycznych przyjmować dopiero jako odpowiedź na własne zapytanie bazujące na dokładnie sprecyzowanych przez siebie wymaganiach. Wymagania na system informatyczny to w najprostszej postaci lista oczekiwanych funkcjonalności nowego systemu powstałych i opisanych jako efekt pracy nad planem usprawnienia pracy firmy. Jak to zrobić? Potrzebne są do tego trzy główne kroki:

1.Zdefiniowanie roli firmy na rynku, zrozumienie i opisanie wartości użytkowej jaką wnoszą oferowane produktu lub usługi dla klienta (ich odbiorcy).
2.Opisanie całego procesu powstawania tych produktów i usług w kontekście tych wartości, zbudowanie modelu firmy w postaci mapy procesów.
3.Na bazie posiadanego modelu firmy ocenić strukturę organizacyjną, to czy i jak wspiera ona procesy zachodzące w firmie.
Kolejnym krokiem jest decyzja czy i co zmieniamy w samej organizacji firmy. Zwróćcie Państwo uwagę na to, że to dość dużo pracy a jeszcze nie ma tu mowy o systemie informatycznym. Dlaczego? A czy bez tych informacji jesteśmy w stanie opisać oczekiwaną przyszłą funkcjonalność systemu i role poszczególnych pracowników w nowym systemie? Raczej nie.

Po zakończeniu więc tworzenia ostatecznej mapy procesów biznesowych oraz spójnego i odpowiadającego tej mapie schematu organizacyjnego firmy można przystąpić do tworzenia wymagań na system informatyczny. Należy ocenić obecną organizację i ocenić czy i co należy zmienić by ją ulepszyć, uczynić produkty i usługi bardziej konkurencyjne.

A teraz niespodzianka. Wymagania te w zasadzie są już wykonane: mamy mapę głównych procesów zachodzących w firmie czyli opisaną podstawową funkcjonalność systemu, mamy schemat organizacyjny odpowiadający procesom biznesowym mamy więc zdefiniowane role pracowników i ich zakresy odpowiedzialności a co za tym idzie uprawnień w przyszłym systemie. Co nam zostało? Zacząć szukać dostawcy systemu. Jak?

Na początek proponuje przygotować krótką listę oczekiwanych kluczowych funkcjonalności i rozesłać ją do firm informatycznych jako tak zwane zapytanie o gotowość do złożenia oferty (tak zwane w j. ang. RFI). Dzięki temu nie musimy ujawniać szczegółowego opisu firmy będącego bądź co bądź jej tajemnicą. Otrzymane zgłoszenia ocenimy na bazie przygotowanych wcześniej kryteriów i wybierzemy kilka firm do ostatecznego przetargu. Firmy te powinny podpisać porozumienie o zachowaniu poufności w celu otrzymania szczegółowych wymagań na system informatyczny. Dalsze kroki są już łatwe do przewidzenia wiec nie będę się już na ich temat rozpisywał. Ważne jest w tym co tu opisano, że:

-takie podejście minimalizuje ryzyko porażki projektu wdrożeniowego, samo wdrożenie staje się mierzalne,
-firma wraz z wdrożeniem nowego systemu informatycznego podnosi swoją konkurencyjność co nie zawsze można powiedzieć o przypadkach zakupu i wdrożeniu systemu informatycznego bez zmian w samej organizacji pracy.

Kto to powinien zrobić? Każdy kto ma doświadczenie i potrafi. To czy jest to pracownik firmy (zespół) czy osoba z zewnątrz zależy tylko od tego czy dysponujemy taką osoba oraz to czy jej oddelegowanie do tej pracy nie zakłuci bieżącej pracy. Dlatego często prace tę powierza się osobie z zewnątrz, która na początek przygotowuje opisane wyżej dokumenty, prezentuje dane do podjęcia przez władze firmy niezbędnych decyzji a następnie ze strony kupującego nadzoruje proces wyboru dostawcy oraz tegoż dostawcę podczas realizacji wdrożenia.