Decyzja o wdro­że­niu jakie­go­kol­wiek sys­te­mu infor­ma­tycz­ne­go wspie­ra­ją­ce­go dzia­łal­ność fir­my wyma­ga oce­ny zasad­no­ści takie­go pro­jek­tu oraz wska­za­niu obsza­rów dzia­łal­no­ści fir­my, któ­re zyska­ją na takim wdro­że­niu. Bardzo czę­sto popeł­nia­nym błę­dem jest roz­po­czę­cie roz­wa­żań doty­czą­cych potrze­by i moż­li­wo­ści wdro­że­nia kon­kret­nej apli­ka­cji. Jest to dość typo­we dzia­ła­nia ini­cjo­wa­ne naj­czę­ściej zło­że­niem ofer­ty przez dostaw­cę apli­ka­cji a nie raz tak­że zna­le­zie­niem rekla­my dane­go pro­duk­tu obie­cu­ją­cej popra­wę funk­cjo­no­wa­nia fir­my w wyni­ku li tyl­ko wdro­że­nia ofe­ro­wa­ne­go roz­wią­za­nia. Dlaczego to jest błąd?

Odpowiedź brzmi: zakup sys­te­mu infor­ma­tycz­ne­go mają­ce­go wspie­rać zarzą­dza­nie fir­mą bez posia­da­nia mode­lu tego zarzą­dza­nia oraz zin­for­ma­ty­zo­wa­nie sta­nu zasta­ne­go fir­my jest niczym innym jak tyl­ko utrwa­le­niem tego sta­nu. Nawet jeże­li uda się wdro­żyć sys­tem w tej posta­ci to fir­ma nie posu­nę­ła się w efek­cie ani krok do przodu.

Oczywiste jest więc, że takie podej­ście to błąd! Po pierw­sze nikt nie wyka­zał bez­po­śred­nie­go związ­ku pomię­dzy pozy­cją ryn­ko­wą fir­my a tym jakich narzę­dzi infor­ma­tycz­nych uży­wa (mimo, że wie­lu dostaw­ców tych tech­no­lo­gii rekla­mu­je się za pomo­cą swo­jej listy refe­ren­cyj­nej). Po dru­gie dobra inwe­sty­cja powin­na być efek­tem pla­no­wa­nych dzia­łań moder­ni­za­cyj­nych a nie odwrot­nie. Rozpoczęcie reor­ga­ni­za­cji fir­my w odpo­wie­dzi na zaku­pio­ny sys­tem infor­ma­tycz­ny naj­czę­ściej koń­czy się nie­po­wo­dze­niem. Głównym powo­dem jest z regu­ły brak związ­ku pomię­dzy tym jaką war­tość ryn­ko­wą fir­ma two­rzy a tym jaką ma wewnętrz­ną orga­ni­za­cję i tym co ma tę orga­ni­za­cję wspie­rać czy­li sys­te­mem informatycznym.

Dość powszech­nym błę­dem popeł­nia­nym przez mene­dże­rów jest mnie­ma­nie, że klient kupu­je pro­dukt lub usłu­gę. Klient zaś będą­cy zawsze oso­bą (nigdy zaś fir­mą bo czym jest fir­ma?) ocze­ku­je tyl­ko jed­nej rze­czy: satys­fak­cji z pod­ję­tej przez sie­bie decy­zji. Na satys­fak­cję tę skła­da­ją się dwie rze­czy: zaku­pio­ny uży­tecz­ny przed­miot lub usłu­ga oraz spo­sób potrak­to­wa­nia kupu­ją­ce­go pod­czas zaku­pu i po nim czy­li to czy fir­ma, w któ­rej klient zosta­wił swo­je pie­nią­dze sza­nu­je to że wła­śnie u nich je zosta­wił. Okazuje się, że naj­sku­tecz­niej­sze na ryn­ku fir­my mają orga­ni­za­cję pra­cy (pro­duk­cji) w cało­ści pod­po­rząd­ko­wa­ną jed­nej rze­czy: efek­to­wi koń­co­we­mu jakim jest satys­fak­cja klien­ta z tego za zakupił.

Jaki to ma związek z systemem informatycznym? Co więc zrobić?

Zacząć same­mu pro­ces ulep­sza­nia fir­my a ofer­ty dostaw­ców sys­te­mów infor­ma­tycz­nych przyj­mo­wać dopie­ro jako odpo­wiedź na wła­sne zapy­ta­nie bazu­ją­ce na dokład­nie spre­cy­zo­wa­nych przez sie­bie wyma­ga­niach. Wymagania na sys­tem infor­ma­tycz­ny to w naj­prost­szej posta­ci lista ocze­ki­wa­nych funk­cjo­nal­no­ści nowe­go sys­te­mu powsta­łych i opi­sa­nych jako efekt pra­cy nad pla­nem uspraw­nie­nia pra­cy fir­my. Jak to zro­bić? Potrzebne są do tego trzy głów­ne kroki:

1.Zdefiniowanie roli fir­my na ryn­ku, zro­zu­mie­nie i opi­sa­nie war­to­ści użyt­ko­wej jaką wno­szą ofe­ro­wa­ne pro­duk­tu lub usłu­gi dla klien­ta (ich odbior­cy).
2.Opisanie całe­go pro­ce­su powsta­wa­nia tych pro­duk­tów i usług w kon­tek­ście tych war­to­ści, zbu­do­wa­nie mode­lu fir­my w posta­ci mapy pro­ce­sów.
3.Na bazie posia­da­ne­go mode­lu fir­my oce­nić struk­tu­rę orga­ni­za­cyj­ną, to czy i jak wspie­ra ona pro­ce­sy zacho­dzą­ce w fir­mie.
Kolejnym kro­kiem jest decy­zja czy i co zmie­nia­my w samej orga­ni­za­cji fir­my. Zwróćcie Państwo uwa­gę na to, że to dość dużo pra­cy a jesz­cze nie ma tu mowy o sys­te­mie infor­ma­tycz­nym. Dlaczego? A czy bez tych infor­ma­cji jeste­śmy w sta­nie opi­sać ocze­ki­wa­ną przy­szłą funk­cjo­nal­ność sys­te­mu i role poszcze­gól­nych pra­cow­ni­ków w nowym sys­te­mie? Raczej nie.

Po zakoń­cze­niu więc two­rze­nia osta­tecz­nej mapy pro­ce­sów biz­ne­so­wych oraz spój­ne­go i odpo­wia­da­ją­ce­go tej mapie sche­ma­tu orga­ni­za­cyj­ne­go fir­my moż­na przy­stą­pić do two­rze­nia wyma­gań na sys­tem infor­ma­tycz­ny. Należy oce­nić obec­ną orga­ni­za­cję i oce­nić czy i co nale­ży zmie­nić by ją ulep­szyć, uczy­nić pro­duk­ty i usłu­gi bar­dziej konkurencyjne.

A teraz nie­spo­dzian­ka. Wymagania te w zasa­dzie są już wyko­na­ne: mamy mapę głów­nych pro­ce­sów zacho­dzą­cych w fir­mie czy­li opi­sa­ną pod­sta­wo­wą funk­cjo­nal­ność sys­te­mu, mamy sche­mat orga­ni­za­cyj­ny odpo­wia­da­ją­cy pro­ce­som biz­ne­so­wym mamy więc zde­fi­nio­wa­ne role pra­cow­ni­ków i ich zakre­sy odpo­wie­dzial­no­ści a co za tym idzie upraw­nień w przy­szłym sys­te­mie. Co nam zosta­ło? Zacząć szu­kać dostaw­cy sys­te­mu. Jak?

Na począ­tek pro­po­nu­je przy­go­to­wać krót­ką listę ocze­ki­wa­nych klu­czo­wych funk­cjo­nal­no­ści i roze­słać ją do firm infor­ma­tycz­nych jako tak zwa­ne zapy­ta­nie o goto­wość do zło­że­nia ofer­ty (tak zwa­ne w j. ang. RFI). Dzięki temu nie musi­my ujaw­niać szcze­gó­ło­we­go opi­su fir­my będą­ce­go bądź co bądź jej tajem­ni­cą. Otrzymane zgło­sze­nia oce­ni­my na bazie przy­go­to­wa­nych wcze­śniej kry­te­riów i wybie­rze­my kil­ka firm do osta­tecz­ne­go prze­tar­gu. Firmy te powin­ny pod­pi­sać poro­zu­mie­nie o zacho­wa­niu pouf­no­ści w celu otrzy­ma­nia szcze­gó­ło­wych wyma­gań na sys­tem infor­ma­tycz­ny. Dalsze kro­ki są już łatwe do prze­wi­dze­nia wiec nie będę się już na ich temat roz­pi­sy­wał. Ważne jest w tym co tu opi­sa­no, że:

-takie podej­ście mini­ma­li­zu­je ryzy­ko poraż­ki pro­jek­tu wdro­że­nio­we­go, samo wdro­że­nie sta­je się mie­rzal­ne,
-fir­ma wraz z wdro­że­niem nowe­go sys­te­mu infor­ma­tycz­ne­go pod­no­si swo­ją kon­ku­ren­cyj­ność co nie zawsze moż­na powie­dzieć o przy­pad­kach zaku­pu i wdro­że­niu sys­te­mu infor­ma­tycz­ne­go bez zmian w samej orga­ni­za­cji pracy.

Kto to powi­nien zro­bić? Każdy kto ma doświad­cze­nie i potra­fi. To czy jest to pra­cow­nik fir­my (zespół) czy oso­ba z zewnątrz zale­ży tyl­ko od tego czy dys­po­nu­je­my taką oso­ba oraz to czy jej odde­le­go­wa­nie do tej pra­cy nie zakłu­ci bie­żą­cej pra­cy. Dlatego czę­sto pra­ce tę powie­rza się oso­bie z zewnątrz, któ­ra na począ­tek przy­go­to­wu­je opi­sa­ne wyżej doku­men­ty, pre­zen­tu­je dane do pod­ję­cia przez wła­dze fir­my nie­zbęd­nych decy­zji a następ­nie ze stro­ny kupu­ją­ce­go nad­zo­ru­je pro­ces wybo­ru dostaw­cy oraz tegoż dostaw­cę pod­czas reali­za­cji wdrożenia.