Modelowanie biznesowe czyli pilnowanie hochsztaplerów

Jeżeli cze­goś nie moż­na nary­so­wać to zna­czy, że to nie ist­nie­je! To dewi­za, któ­ra przy­świe­ca mi w pra­cy jako doradcy.

Model fir­my powi­nien w spo­sób jasny i zro­zu­mia­ły dla pra­cow­ni­ków fir­my opi­sy­wać fir­mę, jej cel ryn­ko­wy oraz wszel­kie jej wewnętrz­ne i zewnętrz­ne zacho­wa­nia oraz reak­cje. Poza tym, jest nie­zbęd­ny do prze­wi­dy­wa­nia zacho­wań fir­my w tym tak­że do przy­go­to­wa­nia jej do wdro­że­nia sys­te­mów infor­ma­cyj­nych. Wiele firm dorad­czych i infor­ma­tycz­nych pod poję­ciem mapy i mode­lu pro­ce­sów biz­ne­so­wych dostar­cza nie­przy­dat­ne, utrwa­lo­ne na dzie­siąt­kach dia­gra­mów opi­sy czyn­no­ści reali­zo­wa­nych przez ankie­to­wa­nych pra­cow­ni­ków, któ­re nie wie­le mają wspól­ne­go z pla­no­wa­ny­mi zmia­na­mi na lepsze.

Większość mode­li firm jakie widzia­łem to obraz­ki nie mają­ce wie­le wspól­ne­go z pro­ce­sa­mi. Zdarza mi się otrzy­my­wać zle­ce­nia, któ­rych głów­nym celem jest oce­na cudzej doku­men­ta­cji przed­wdro­że­nio­wej. Bardzo czę­sto jest to siecz­ka w posta­ci udo­ku­men­to­wa­nych życzeń i wyobra­żeń ankie­to­wa­nych pra­cow­ni­ków fir­my, w któ­rej to wdro­że­nie ma nastą­pić. Jeżeli ktoś potem nazy­wa to mapą pro­ce­sów biz­ne­so­wych to krę­ci sznur na wła­sny kark bo jest to tyl­ko opis tego co się w fir­mie aktu­al­nie dzie­je. Czemu to jest złe? Wyobraźmy sobie, że chce­my zapro­jek­to­wać sku­tecz­ny sys­tem wyna­gro­dzeń a zacna fir­ma, któ­ra ma go wdro­żyć ankie­tu­je w tym celu pra­cow­ni­ków fir­my pyta­jąc jak są wyna­gra­dza­ni i jak chcą być wyna­gra­dza­ni. Życzę powo­dze­nia tak przy­go­to­wy­wa­ne­mu projektowi.

Często fir­my ofe­ru­ją jako usłu­gę Model (mapę) Procesów Biznesowych. Co dają? Dają nie­udol­nie zro­bio­ny opis pro­ce­dur, nie­słusz­nie nazwa­nych pro­ce­sa­mi. Setki sche­ma­tów obra­zu­ją­cych kto, co i jak robi. A po co to robi? Tego tam z regu­ły nie opi­sa­no! Dziesiątki i set­ki stron dia­gra­mów, któ­re lądu­ją na pół­ce i nie są uży­wa­ne pod­czas wdro­że­nia. Powstaje opra­co­wa­nie, któ­re jest nie­zro­zu­mia­łe przez zarząd fir­my zle­ca­ją­cej tę pra­cę. Zarząd nie przy­zna się, że nie rozu­mie bo podob­no to zna­na fir­ma dorad­cza lub wdro­że­nio­wa opra­co­wa­ła. A moim zda­niem, jeże­li Zarząd nie potra­fi zro­zu­mieć udo­ku­men­to­wa­ne­go obra­zu wła­snej fir­my to doku­ment jest do kitu a nie Zarząd.

Procesy

Proces: zbiór dzia­łań wza­jem­nie powią­za­nych lub wza­jem­nie oddzia­łu­ją­cych, któ­re prze­kształ­ca­ją wej­ścia w wyj­ścia (wg. PN-EN ISO 9000:2000, p.3.4.1). Rozszerzając to na pro­ce­sy biz­ne­so­we moż­na powiedzieć:

Proces (defi­ni­cja ICOM): zespół czyn­no­ści lub dzia­łań, któ­rych celem jest osią­gnię­cie ocze­ki­wa­ne­go rezul­ta­tu. Rezultat ten jest osią­ga­ny poprzez prze­two­rze­nie sta­nu wej­ścia pro­ce­su w stan wyj­ścio­wy. Przetworzenie to ste­ro­wa­ne jest za pomo­cą z góry usta­lo­nych reguł. Do osią­gnię­cia tak okre­ślo­ne­go rezul­ta­tu wyma­ga­ne okre­ślo­ne zaso­by. (ICOM: Input,Controll, Output, Mecha­nizm).

Proces biz­ne­so­wy: spój­ny zespół dzia­łań, któ­rych celem jest osią­gnię­cie okre­ślo­nej war­to­ści w posta­ci pro­duk­tu. Do wytwo­rze­nia pro­duk­tu wyma­ga­ne są: zaso­by, inne pro­duk­ty lub pół­pro­duk­ty (surow­ce) oraz regu­ły (zasa­dy) według któ­rych two­rzo­ny jest pro­dukt. Produkt musi dać się opi­sać (zde­fi­nio­wać) i być mierzalny.

Powyżej poka­za­no pod­sta­wo­wą gra­ficz­ną repre­zen­ta­cje pro­ce­su na bazie defi­ni­cji ICOM. Symbol ten wystar­czy do wyko­na­nia kom­plet­nej, popraw­nej mapy pro­ce­sów biz­ne­so­wych. Jedną z pro­stych metod oce­ny wyko­na­nej mapy pro­ce­sów biz­ne­so­wych jest spraw­dze­nie czy dia­gram zawie­ra sym­bo­le decy­zyj­ne (z regu­ły są to rom­by z odno­śni­ka­mi tak/nie). Jeżeli są to nie jest to model pro­ce­sów! Diagramy ze ścież­ka­mi decy­zyj­ny­mi to pro­ce­du­ry a nie pro­ce­sy. Cechą cha­rak­te­ry­stycz­ną pro­ce­su w biz­ne­sie jest jego obli­ga­to­ryj­ność i jed­no­znacz­ność. Czyli jeże­li uzna­je­my, że dany pro­ces w fir­mie jest to zna­czy, że jest a przed­mio­tem dys­ku­sji może być jego wewnętrz­na organizacja.

Przykład. Wykonujemy model Urzędu. Załóżmy, że jed­nym z celów funk­cjo­no­wa­nia tego Urzędu jest wyda­wa­nie decy­zji o malo­wa­niu tra­wy (Process). Na wej­ściu (Inputs) będzie proś­ba peten­ta (wraz z wyma­ga­ny­mi załącz­ni­ka­mi) o wyda­nie decy­zji a na wyj­ściu (Outputs) wyda­na decy­zja. Sposób podej­mo­wa­nia decy­zji okre­śla pro­ce­du­ra (!) i aktu­al­ny stan praw­ny (Control). Zasobem nie­zbęd­nym jest kom­pe­tent­ny pra­cow­nik (Resources). Decyzja jest zawsze, może zaś być pozy­tyw­na lub nega­tyw­na. Nie ma tu mowy o tym czy decy­zja jest w ogó­le wyda­wa­na bo JEST. Tak więc pro­ces jest zawsze, jego wynik może być róż­ny. Na popraw­nej mapie pro­ce­sów dla tego urzę­du będzie więc mię­dzy inny­mi sym­bol tego pro­ce­su ale żad­nych rom­bów”.

Romby są cechą opi­su prze­pły­wu pra­cy (pro­ce­dur). Znamy je mię­dzy inny­mi z doku­men­ta­cji pro­ce­dur ISO. Często spo­ty­ka­ne sche­ma­ty, na któ­rych pozio­me pasy ozna­cza­ją zaso­by a sym­bo­le podej­mo­wa­ne dzia­ła­nia wraz z warian­ta­mi. To nie są pro­ce­sy a pro­ce­du­ry! (work­flow). A to wła­śnie czę­sto oglą­dam na dzie­siąt­kach stron kosz­tow­nych opra­co­wań wie­lu zacnych lide­rów ryn­ku IT i kon­sul­tin­gu nazy­wa­nych model pro­ce­sów biznesowych”.

[przyp. auto­ra: cze­to mylo­ne są mapy pro­ce­sów z mode­la­mi pro­ce­sów, sto­su­je się poję­cie mapy pro­ce­sów dla dia­gra­mów poka­zu­ją­cych wza­jem­ne poło­że­nie pro­ce­sów wzglę­dem sie­bie, to jest ich ewen­tu­al­ne lub domnie­ma­ne następ­stwa, na tych dia­gra­mach raczej” nie sto­su­je się rom­bów” czy­li bra­mek decy­zyj­nych; nota­cja BPMN jako narzę­dzie do mode­lo­wa­nia i doku­men­to­wa­nia pro­ce­sów biz­ne­so­wych nie ope­ru­ję poję­cie mapy procesów”].

Jak zbu­do­wać peł­ny model firmy

Należy roz­róż­nić trzy głów­ne ele­men­ty mode­lo­wa­nia organizacji:

  1. model biz­ne­so­wy
  2. mapa pro­ce­sów biznesowych
  3. mapa prze­pły­wu pra­cy (pro­ce­du­ry, work­flow) dla poszcze­gól­nych procesów

Model biz­ne­so­wy

Model biz­ne­so­wy okre­śla inte­rak­cje z oto­cze­niem ryn­ko­wym. Jest to zwię­zły opis tego na czym i jak fir­ma zara­bia. Diagram powi­nien obra­zo­wać klu­czo­we pod­mio­ty na ryn­ku bio­rą­ce udział w two­rze­niu war­to­ści przez fir­mę, prze­pły­wy war­to­ści i prze­pły­wy pie­nię­dzy. Mówiąc ina­czej powi­nien obra­zo­wać kto, co i komu daje”. Dotyczy to zarów­no pro­duk­tów i pie­nię­dzy ale tak­że prze­ka­zy­wa­nych infor­ma­cji. Inaczej mówiąc model biz­ne­so­wy musi obra­zo­wać peł­ny prze­pływ korzy­ści. Korzyścią dla sprze­da­ją­ce­go jest zysk a korzy­ścią dla nabyw­cy jest pozy­ska­na funk­cjo­nal­ność lub inna cecha pro­duk­tu (nale­ży ją jasno okre­ślić). Jeżeli w tym obro­cie poja­wia się pośred­nik lub inny pod­miot mają­cy wpływ na ten obieg nale­ży go poka­zać i opi­sać jego rolę. Np. model biz­ne­so­wy pro­du­cen­ta sprzę­tu sie­cio­we­go powi­nien zawie­rać poza deale­ra­mi tak­że kanał infor­ma­cyj­ny, któ­rym prze­ka­zu­je­my spe­cjal­nie wyko­na­ne biblio­te­ki sym­bo­li dla pro­jek­tan­tów sie­ci, któ­rzy nie­ja­ko naga­nia­ją” popyt na nasze pro­duk­ty. Nie zapo­mi­naj­my też, że obsłu­ga ser­wi­so­wa to tak­że nasz produkt.

Mapa pro­ce­sów biznesowych

To obraz przed­sta­wia­ją­cy wszyst­kie funk­cje jakie wewnątrz orga­ni­za­cji są reali­zo­wa­ne w celu wytwo­rze­nia final­ne­go pro­duk­tu (lub pro­duk­tów). Do zobra­zo­wa­nia mapy pro­ce­sów powin­na wystar­czyć sym­bo­li­ka ICOM. Bardziej roz­bu­do­wa­ne sys­te­my mode­lo­wa­nia pozwa­la­ją dodat­ko­wo na zarzą­dza­nie takim pro­jek­tem, defi­nio­wa­nie szcze­gó­łów zaso­bów i opi­sa­nie ich kore­la­cji z procedurami.

Produktem może być przed­miot ale tak­że usłu­ga. Wszystko co ma cechy i cenę oraz przed­sta­wia jakąś war­tość dla kupu­ją­ce­go jest pro­duk­tem. Cechą funk­cji na mapie pro­ce­sów jest jej ist­nie­nie i brak moż­li­wo­ści pomi­nię­cia. Np. pro­ces wyda­wa­nia decy­zji w Urzędzie jest reali­zo­wa­ny bo decy­zja zawsze musi się poja­wić w odpo­wie­dzi na zło­że­nie poda­nie o jej wyda­nie. Może ona być pozy­tyw­na lub nega­tyw­na, może wyma­gać opi­nii bie­głe­go lub nie, może wyma­gać spraw­dze­nia wcze­śniej­szych innych decy­zji itp. To jed­nak okre­śla pro­ce­du­ra wyda­wa­nia decy­zji. Proces jest niezmienny.

Mapa prze­pły­wu pracy

Procedury to wła­śnie opi­sy spo­so­bu reali­za­cji funk­cji opi­sa­nych przez pro­ce­sy. Tu dopie­ro jest miej­sce na rom­by”. Procedurami defi­niu­je się np. spo­sób pra­cy sys­te­mów obie­gu doku­men­tów (infor­ma­cji) w fir­mach. Procedura to jeden z ele­men­tów nazy­wa­nych Controll w defi­ni­cji pro­ce­su. Procedury są opi­sy­wa­ne za pomo­cą sym­bo­li takich jak czyn­ność, decy­zja, doku­ment, inter­fejs itp.

Na zakoń­cze­nie

Ten krót­ki arty­kuł to przede wszyst­kim prze­stro­ga przed nad­mier­nym zaufa­niem dla nie­któ­rych firm ofe­ru­ją­cych usłu­gi wdro­że­nio­we i dorad­cze. Niestety na ryn­ku tym, jak na każ­dym innym, jest dużo niskiej jako­ści” a przede wszyst­kim chęć zara­bia­nia a nie­chęć do ucze­nia się i stu­dio­wa­nia. Modelowanie to dość trud­na dzie­dzi­na wie­dzy. Porównał bym ja do pra­cy copyw­ri­te­ra. Nie ma zna­cze­nia ile cza­su nad tym spę­dził zna­cze­nie ma jakiej jako­ści tekst napi­sał. Bywa, że po mie­sią­cu otrzy­ma­my rewe­la­cyj­ne jed­noz­da­nio­we hasło rekla­mo­we. W mode­lo­wa­niu biz­ne­so­wym mamy do czy­nie­nia z podob­nym zja­wi­skiem. Czasami wie­le dni cięż­kiej pra­cy owo­cu­je kil­ko­ma stro­na­mi kom­plet­ne­go, spój­ne­go i zro­zu­mia­łe­go dla kadry opi­su firmy.

Artykuł ten napi­sa­łem głów­nie po to by mogli Państwo tak­że sami oce­nić pra­cę firm, któ­rym pła­ci­cie za tego typu usłu­gi. Na pew­no mode­lo­wa­nie wyma­ga dłu­gich stu­diów i doświad­cze­nia ale efek­ty muszą być zro­zu­mia­łe. Nie jest ono moż­li­we bez udzia­łu wyż­szej kadry fir­my. Bieganie z ankie­ta­mi po fir­mie to doku­men­to­wa­nie sta­nu obec­ne­go a nie mode­lo­wa­nie. Dokumentowanie pro­ce­dur jest przy­dat­ne jako kolej­ny etap przy­go­to­wań do napi­sa­nia dedy­ko­wa­ne­go opro­gra­mo­wa­nia ale jest nie potrzeb­ne przed wdro­że­niem goto­we­go sys­te­mu, któ­ry tyl­ko pod­le­ga para­me­try­za­cji. Po dru­gie przed wdro­że­niem czy napi­sa­niem sys­te­mu koniecz­ne jest zbu­do­wa­nie mode­lu fir­my choć­by po to by upew­nić się, że jest on opty­mal­ny. W prze­ciw­nym wypad­ku może­my dopro­wa­dzić do utrwa­le­nia w sys­te­mie złych i nie­efek­tyw­nych pro­ce­sów a w skraj­nym przy­pad­ku panu­ją­ce­go w niej bałaganu.

W przy­go­to­wa­niu mam dla Państwa bogat­sze opra­co­wa­nie na temat mode­lo­wa­nia i metod sto­so­wa­nych do tego celu. Dodatkowe mate­ria­ły zgro­ma­dzi­łem dla Państwa tu: https://​it​-con​sul​ting​.pl/​p​u​b​/​C​a​s​e​S​t​u​dy/

Dostępne na ryn­ku narzę­dzia do modelowania

Na ryn­ku jest wie­le dobrych narzę­dzi wspie­ra­ją­cych two­rze­nie dia­gra­mów i mode­lo­wa­nie. W prost­szych przy­pad­kach z powo­dze­niem moż­na sto­so­wać np. pakiet MS Visio i biblio­te­kę IDEF0 lub audit dia­gram. Jednak do poważ­niej­szych pro­jek­tów dla dużych orga­ni­za­cji pro­wa­dzo­nych w gru­pach zada­nio­wych i wyma­ga­ją­cych kon­tro­li spój­no­ści dia­gra­mów wyma­ga­ne jest zasto­so­wa­nie narzę­dzi wspie­ra­ją­cych dodat­ko­wo pra­ce w gru­pie, wer­sjo­no­wa­nie, symu­la­cje oraz moż­li­wość inte­gra­cji w mode­lu tak­że pro­jek­tów zwią­za­nych z zarzą­dza­niem kosz­ta­mi pro­ce­sów. Cechą wie­lu sys­te­mów do wspo­ma­ga­nia mode­lo­wa­nia jest moż­li­wość ich inte­gra­cji z apli­ka­cja­mi ERP. Nowoczesne sys­te­mu kla­sy ERP to sys­te­my o pro­ce­so­wej orga­ni­za­cji. Pozwalają one na import wyko­na­nej mapy pro­ce­sów co zna­ko­mi­cie uspraw­nia i skra­ca wdro­że­nie sys­te­mu oraz obni­ża jego koszt. Można tu pole­cić pakiet ARIS opra­co­wa­ny i ofe­ro­wa­ny przez IDS Scheer.

Jako kon­sul­tant pro­wa­dzę tak­że pro­jek­ty zwią­za­ne z wybo­rem sys­te­mu infor­ma­tycz­ne­go nie wią­że się jed­nak z żad­nym z jego dostaw­ców na ryn­ku. Narzędzia słu­żą­ce do mode­lo­wa­nia wspie­ra­ją te dzia­ła­nia dla­te­go wymie­niam tu te, któ­rych uży­wam. Ich wybór jest podyk­to­wa­ny sku­tecz­no­ścią z jaką wspie­ra­ją pra­cę np. moją. Nie deter­mi­nu­ją one tego jakie­go sys­te­mu wspie­ra­ją­ce­go zarzą­dza­nie uży­je­my w przy­szło­ści po wyko­na­niu ana­li­zy i czy w ogó­le. Jako prak­tyk jed­nak spo­koj­nie mogę pole­cić pro­gra­my, któ­rych sam używam.

Na rynek wcho­dzi [[nota­cja BPMN]], wyglą­da na to, że sta­nie się standardem.

Inne artykuły na podobny temat

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany

Komentuj i zadawaj pytania autorowi.

Identyfikator *
E-mail *
Witryna internetowa

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.