“Papier wygrywa z komputerem

Tworzony od trzech lat system monitorowania unijnej pomocy działa tylko częściowo. Powodem jest przywiązanie urzędników do pracy papierkowej i zaniedbania administracji

System (SIMIK) wykorzystywany jest w niewielkim stopniu. Rozważamy zatrudnienie osób do kontroli pracy urzędników – twierdzi wiceminister finansów Marian Moszoro. Na stworzenie SIMIK wydano już 12,8 mln zł. […] Resort ten zamierza wydać kolejne 12,8 mln zł na przeszkolenie i wynajęcie 54 koordynatorów odpowiedzialnych za nadzór i obsługę systemu SIMIK. […] Mamy ogromne problemy ze zmobilizowaniem instytucji do pracy na SIMIK. To jest kwestia kultury informatycznej administracji – przyznaje Beata Rudzka.” (źr. Rzeczpospolita)

Przyznam się, że jestem pod wrażeniem lekkości wydawania pieniędzy i niekompetencji. Przypomina mi to projekt, w którym ktoś rozdał by urzędnikom łyżki i kazał jeść lewą ręką zaś teraz narzeka, że rozlewają zupę a jako środek zaradczy zatrudnia za dodatkowe pieniądze osoby ze szmatami do wycierania porozlewanej zupy. Cudowne.

Po raz kolejny widać, że system wdrażany jest “technicznie”. Po raz kolejny widać, że wdrożenie prowadzone jest przez osobę (firmę) której celem było (może postawiono taki cel…) zrobienie aplikacji a nie wdrożenie. Wdrożenie systemu do zadanie daleko bardziej wymagające niż tylko napisanie aplikacji. Zrobienie projektu i napisanie programu to tylko część projektu wdrożeniowego. Należy zaprojektować taki mechanizm organizacyjny by stworzone narzędzie było w niego wplecione  a nie stanowiło garba na plecach. Jeżeli urzędnik (ktokolwiek) nie używa jakiegoś oprogramowania to nasuwa się tylko jeden wniosek: nie pomaga mu ono w pracy! Proszę mi pokazać kogoś kto na siłę szuka pracy, szczególnie w Urzędzie i to papierkowej.

Jak projektować i wdrażać?

Po pierwsze należy opisać wykonywane czynności ale nie tylko jako proste zdarzenia (nazywam to syndromem Use Case programisty). Należy opisać mechanizm i cel czynności, jej rolę w całym łańcuchu i najważniejsze: zidentyfikować tak zwane czynniki sterujące (wymagania i ograniczenia) ale chodzi tu nie o proste “trygery” tylko o warunki systemowe w jakich wykonywana jest ta praca. Nie da się zmusić nikogo (lub można ale jest to kosztowne) do wykonywania pracy niechcianej. Co zrobić żeby była chciana? Zaprojektować system nie jako narzędzie obsługi sekwencji zdarzeń ale jako łańcuch wartości dla osób wykonujących tę pracę z uwzględnieniem całego otoczenia. To diametralnie zmienia postać projektu zaś system po ukończeniu łatwo wdrożyć bo jest “chciany” przez użytkowników (w końcu wnosi wartość do ich pracy bo tak został zaprojektowany). Najczęściej jest tak, że system którego nie udaje się wdrożyć jest albo źle zaprojektowany, albo nikt nie rozumie jego celowości więc po co go używać, albo nie pomaga on osobom wykonującym prace (mimo, że być może pomógł by ich przełożonym).

Jak powiedział “ojciec” japońskiej rewolucji przemysłowej W.Edwards Deming: Jeżeli ludzie nie rozumieją, o co chodzi, nie naprawiaj ich – napraw proces. Nic dodać nic ująć: ciekaw jestem czy ktoś projektując system SIMIK ujął w projekcie warunki organizacyjne i prawne. Dla mnie wniosek jest prosty: skoro dopuszczono dwa kanały obsługi spraw: papierowy i elektroniczny i ten pierwszy jest dla urzędnika z jakiegokolwiek powodu łatwiejszy to dlaczego miałby być ten system używany?

Czy ten tekst jest krytyką Urzędników? Nie tylko: po pierwsze ciekawe z czego jest rozliczany dostawca systemu: z napisania programu czy z efektów całego wdrożenia. Ciekawe też jak to zostało zorganizowane przez urzędników; w końcu to oni stawiają wymagania wykonawcom. Nie wiem, dlatego nie krytykuje żadnej ze stron a cały proces. A kto odpowiada za cały proces? Czyżby Minister? Może szef resortu? Bo jeżeli ktoś nazywa zaniedbaniem administracji brak dodatkowego nadzoru nad Urzędnikami to jest to bez sensu ale jeżeli zaniedbaniem nazwiemy sposób organizacji całego projektu to jest to po prostu niekompetencja.

Może jednak ocenić to drogą dedukcji detektywistycznej: kto skorzysta na zatrudnieniu 54 koordynatorów (kto ma motywy)? Jedno jest pewne: wygląda na to, że znowu wydawanie pieniędzy ma pierwszeństwa nad myśleniem. To jest kwestia kultury informatycznej, tu się zgadzam dodam jeszcze “i kompetencji”.

Pełny tekst artykułu na stronie:

https://www.rp.pl/gazeta/wydanie_060206/ekonomia/ekonomia_a_3.html