Niedawno pew­na fir­ma IT otrzy­ma­ła zapy­ta­nie ofer­to­we na sys­tem ERP i popro­si­ła mnie o wspar­cie w przy­go­to­wa­niu ofer­ty. Zapytanie zawie­ra­ło tabe­lę zawie­ra­ją­cą 1480 wyma­ga­nych i opcjo­nal­nych cech sys­te­mu. Na czym to moje wspar­cie mia­ło pole­gać? Ano na usto­sun­ko­wa­niu się do zapy­ta­nia. Nie będę się wgłę­biał w szcze­gó­ły tym bar­dziej, że to tajem­ni­ca han­dlo­wa jed­nak tknę­ło mnie te 1480 pozy­cji i ich treść. Otóż coraz czę­ściej widu­ję takie i podob­ne zapy­ta­nia. Są one do sie­bie bar­dzo podob­ne, żeby nie powie­dzieć, że cza­sa­mi toż­sa­me. I nie cho­dzi tu o samą listę wyma­gań i jej szcze­gó­ło­wość ale tak­że o koszt wyko­na­nia same­go SIWZ (Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, ang RFP: Request For Proposal)) . Ile to kosz­tu­je? Kto za stan­dar­do­wą listę wyma­gań zapła­cił wię­cej niż $1000 naj­praw­do­po­dob­niej przepłacił.

Jak zro­bić SIWZ/OPZ?

Nie raz zda­rza mi się opra­co­wy­wać wyma­ga­nia na sys­tem IT. Dzielę je zawsze na dwie gru­py (dwa obsza­ry): wyma­ga­nia stan­dar­do­we i nie­stan­dar­do­we. Moim zda­niem szcze­gól­nej pra­cy wyma­ga­ją te nie­stan­dar­do­we bo one w więk­szo­ści decy­du­ją o prze­wa­dze ryn­ko­wej fir­my. Wymagania stan­dar­do­we to z regu­ły cechy opro­gra­mo­wa­nia narzu­co­ne przez usta­wo­daw­stwo, róż­ne­go rodza­ju stan­dar­dy (ERP, SCOR itp.) oraz uzna­ne za stan­dard dostęp­ne na ryn­ku pro­duk­ty gotowe.

Tu nie przed­sta­wię szcze­gó­ło­wej recep­ty na SIWZ bo takiej moim zda­niem nie ma, ale suge­ru­je tę pra­cę podzie­lić na podprojekty:

1. Analiza wyko­ny­wal­no­ści zakoń­czo­na mode­lem biz­ne­so­wym i opi­sem (lub wycią­giem) stra­te­gii ryn­ko­wej fir­my. Powinna taka ana­li­za zawie­rać wła­śnie dwa obsza­ry wdro­że­nia: stan­dar­do­wy opar­ty na wzor­cach oraz dokład­nie zde­fi­nio­wa­ny obszar budo­wa­nia prze­wa­gi konkurencyjnej.
2. Obszar stan­dar­do­wy opi­su­je­my stan­dar­do­wym wzor­cem (o czym dalej) a obszar spe­cy­ficz­ny dla fir­my nale­ży szcze­gó­ło­wo prze­ana­li­zo­wać i opra­co­wać model pro­ce­sów biz­ne­so­wych (ale raczej bez szcze­gó­ło­wych opi­sów czyn­no­ści co jest moim, i nie tyl­ko, zda­niem nie­po­ro­zu­mie­niem na eta­pie ana­li­zy przed­wdro­że­nio­wej, zapra­szam na szko­le­nie z mode­lo­wa­nia pro­ce­sów biz­ne­so­wych).
3. Na bazie wyko­na­nej ana­li­zy wyod­ręb­nić z niej listę wyma­gań for­mal­nych ale mie­rzal­nych, czy­li nie może tam być (co nagmin­nie spo­ty­kam) wyma­gań w rodza­ju: sys­tem ma dru­ko­wać mie­sięcz­ny raport sprze­da­ży w moż­li­wie krót­kim cza­sie, sys­tem ma pozwa­lać na wysta­wie­nie fak­tu­ry w akcep­to­wal­nym dla klien­tów cza­sie (co to zna­czy?). Sugeruje raczej: sys­tem ma pozwa­lać na wyge­ne­ro­wa­nie rapor­tu zawie­ra­ją­ce­go listę trans­ak­cji sprze­da­ży z podzia­łem na regio­ny, sprze­daw­ców oraz gru­py pro­duk­tów w cza­sie nie dłuż­szym niż 5 minut.

Oferty ryn­ko­we

Co do czę­ści stan­dar­do­wej moż­na zro­bić to same­mu korzy­sta­jąc z tanich ofert dostęp­nych w sie­ci np. http://​rfp​-buil​der​.com/ (Ready-to-use RFI/RFP Templates Designed by expert ana­ly­sts for any softwa­re selec­tion pro­ject) gdzie moż­na nabyć gotow­ce. Przytoczę tu kil­ka goto­wych pro­duk­tów do wykorzytania:

• Zapytanie o sys­tem finan­so­wy (4122 cechy funk­cjo­nal­ne): $395 (to nale­ży uzu­peł­nić spe­cy­fi­ka naszej usta­wy o rachunkowości)
• Zapytanie o sys­tem Wspomagania Podejmowania Decyzji (1357 cech funk­cjo­nal­nych): $495
• Zapytanie o sys­tem wspo­ma­ga­ją­cy zarzą­dza­nie pro­ce­sa­mi biz­ne­so­wy­mi (610 cech funk­cjo­nal­nych) $295
• Zapytanie o sys­tem CRM w obsza­rze finan­sów i ubez­pie­czeń (1839 cech funk­cjo­nal­nych): $595
• Zapytanie o typo­wy sys­tem CRM (1140 cech funk­cjo­nal­nych): $595
• Zapytanie o sys­tem ERP dla pro­duk­cji dys­kret­nej (3477 cech funk­cjo­nal­nych): $495
• Zapytanie o stan­dar­do­wy sys­tem ERP (3324 cechy funk­cjo­nal­ne): $495
• Zapytanie o sys­tem zarzą­dza­nia łań­cu­chem dostaw SCM (2232 cechy funk­cjo­nal­ne): $745

Doliczyć nale­ży kosz­ty tłu­ma­cze­nia. Pytanie inne brzmi: czy ma sens tak szcze­gó­ło­wa specyfikacja?

Warto też zwró­cić uwa­gę na bar­dzo cie­ka­wy, szyb­ko roz­wi­ja­ją­cy się wor­tal decy​zje​-IT​.pl (www​.decy​zje​-it​.pl). Jest on part­ne­rem kana­dyj­skiej fir­my Technology Evaluation Centers nale­żą­cej do czo­łów­ki firm kon­sul­tin­go­wych na świe­cie, a naj­więk­szej ofe­ru­ją­cej roz­wią­za­nia kon­sul­tin­go­we on-line. Dostępne w wor­ta­lu decy​zje​-IT​.pl roz­wią­za­nia pozwa­la­ją nie tyl­ko na pobra­nie odpo­wied­nich RFP (zapy­ta­nia o ofer­tę, czę­ścio­wo już w języ­ku pol­skim), ale rów­nież umoż­li­wia­ją oce­nę sys­te­mów wspie­ra­ją­cych zarzą­dza­nie w opar­ciu o zde­fi­nio­wa­ne przez użyt­kow­ni­ka klu­czo­we wyma­ga­nia. Znaczna część usług jest przy tym bez­płat­na. Istnieje moż­li­wość udo­ku­men­to­wa­nia oce­ny szcze­gó­ło­wym rapor­tem i wykre­sa­mi. Całość bazy zawie­ra oko­ło tysią­ca róż­nych sys­te­mów z całe­go świa­ta, w tym wie­le dostęp­nych w Polsce.

Notatka: (uzu­peł­nio­ny 2006-12-06, $199 kosz­tu­je dość dokład­ne roz­po­zna­nie ryn­ku i zrę­by SIWZ w języ­ku polskim)