Wprowadzenie

Z jed­nej stro­ny trud­no się nie zgo­dzić z tezą, że elek­tro­nicz­ny obieg doku­men­tów to przy­szłość. Z dru­giej mam wra­że­nie, że podej­ście tech­no­kra­tycz­ne zmie­rza­ją­ce do wyeli­mi­no­wa­nia papie­ru jest jed­nak chy­bio­ne. Między inny­mi dla­te­go, że para­dok­sal­nie papier jest naj­trwal­szym i naj­bez­piecz­niej­szym w rela­cji do ceny spo­so­bem prze­cho­wy­wa­nia infor­ma­cji a jego zuży­cie rośnie nie tyl­ko w Polsce. Demagogią jest twier­dze­nie, że koszt prze­cho­wy­wa­nia doku­men­tu elek­tro­nicz­ne­go to tyl­ko kil­ka mikro­me­trów dys­ku i koszt tego mini obsza­ru. Prawdziwym kosz­tem prze­cho­wa­nia doku­men­tu elek­tro­nicz­ne­go jest koszt całej infra­struk­tu­ry wraz z jej zabez­pie­cze­niem. Gdyby było ina­czej każ­dy z nas miał by już w fir­mie elek­tro­nicz­ne super archi­wum. Po dru­gie obieg doku­men­tów to nie zarzą­dza­nie pro­ce­sa­mi. Dokumenty są tyl­ko jed­nym z ele­men­tów mapy pro­ce­sów orga­ni­za­cji. Więc sys­te­my obie­gu doku­men­tów to wspar­cie zarzą­dza­nia zorien­to­wa­ne­go na pro­ce­sy a nie sys­te­my zarzą­dza­nia pro­ce­sa­mi biz­ne­so­wy­mi. Ale po kolei.

Obieg dokumentów czy przepływ pracy

Wielu kon­sul­tan­tów utoż­sa­mia poję­cie obie­gu doku­men­tów, obie­gu infor­ma­cji z pro­ce­sa­mi biz­ne­so­wy­mi i ich zarzą­dza­niem. Jest to moim zda­niem klu­czo­we nie­po­ro­zu­mie­nie, żeby nie powie­dzieć błąd.

Proces biz­ne­so­wy to dzia­ła­nie cha­rak­te­ry­zu­ją­ce się przede wszyst­kim wno­sze­niem war­to­ści doda­nej, obec­ność papie­ru czy doku­men­tu w wer­sji elek­trycz­nej nie ma tu nic do rze­czy. Na mapie pro­ce­sów biz­ne­so­wych doku­men­ty i ich kolej­ne wer­sje sta­no­wią pro­duk­ty pro­ce­sów (nie jedy­ne). Proces pole­ga­ją­cy na pod­ję­ciu decy­zji to pra­ca czło­wie­ka nio­są­ca duża war­tość doda­ną ale nie obieg doku­men­tów będą­cych śla­da­mi po nie­któ­rych tyl­ko pro­ce­sach w fir­mie. Inny przy­kład: pro­ce­sem jest wypro­du­ko­wa­nie pod­ze­spo­łu i nie ma to nic wspól­ne­go z sys­te­mem obie­gu doku­men­tów. Gdzieś po dro­dze będzie pro­ces powsta­nia doku­men­ta­cji tech­nicz­nej ale to jeden z ele­men­tów sys­te­mu zarzą­dza­nia pro­ce­sa­mi w fir­mie, jego podsystem.

Tak więc na pew­no sys­te­my obie­gu doku­men­tów, obie­gu infor­ma­cji są waż­ny­mi ele­men­ta­mi w każ­dej orga­ni­za­cji ale są to tyl­ko pro­duk­ty i to nie wszyst­kie na mapie pro­ce­sów biz­ne­so­wych fir­my dla­te­go wła­śnie nazy­wa­nie sys­te­mów kla­sy work­flow sys­te­ma­mi BPM (Business Process Management) uwa­żam za poważ­ne nadużycie.

Kolejna śle­pa ulicz­ka jaką dostrze­gam w rekla­mach sys­te­mów kla­sy work­flow to wska­zy­wa­nie jako głów­nej korzy­ści ich wdro­że­nia narzu­ce­nie ści­słej kon­tro­li poczy­na­niom pra­cow­ni­ków. Nie znam przy­pad­ku wdro­że­nia zakoń­czo­ne­go suk­ce­sem sys­te­mu, któ­re­go głów­nym celem było kon­tro­lo­wa­nie pra­cow­ni­ków wbrew ich woli. Typowym przy­kła­dem są róż­ne­go typu restryk­cyj­ne sys­te­my kon­tro­li cza­su pra­cy czy kon­tro­li pra­cy przy komputerze.

System infor­ma­tycz­ny zapro­jek­to­wa­ny tak by poma­gał pra­cow­ni­kom osią­gać ich cele nie­ja­ko wdra­ża się sam, sys­tem kon­tro­li i restryk­cji, nawet jeże­li uda­je się wdro­żyć, są bar­dzo kosz­tow­ne i czę­sto boj­ko­to­wa­ne przez ludzi.

Na zakończenie

Jak wyko­nać naj­prost­szy test tego w jakim stop­niu sys­tem nazy­wa­ny zarzą­dza­niem pro­ce­sów został wdro­żo­ny? Zapytać w fir­mie czy moż­na już prze­stać uży­wać pocz­ty elek­tro­nicz­nej, lokal­ne­go lub sie­cio­we­go dys­ku na doku­men­ty itp.