Największym błę­dem wie­lu mene­dże­rów jest to, że wyda­je im się, że pro­jekt kon­sul­tin­go­wy to nie ich pra­ca. Jak już popeł­nią pierw­szy błąd (lub w duchu uzna­ją, że nie mają o tym bla­de­go poję­cia i zama­wia­ją usłu­gę dorad­czą) to dru­gim błę­dem jest to, że usi­łu­ją wyni­ki tej pra­cy oce­niać zamiast zro­bić to za co zapła­ci­li: zapo­znać się z jej wyni­ka­mi i na ich pod­sta­wie pod­jąć wła­sną decyzję.

Ostatnio naszło mnie na przy­go­to­wa­nie kil­ku ofert w prze­tar­gach na usłu­gi dorad­cze. Podjąłem ten eks­pe­ry­ment mimo, że z regu­ły omi­jam wszel­kie prze­tar­gi na usłu­gi sze­ro­kim łukiem z uwa­gi na ich (moim zda­niem) wąt­pli­we inten­cje. Dlaczego? Bo jakoś mam wra­że­nie, że moż­na tą dro­gą (prze­targ) nabyć coś co zama­wia­ją­cy zna, rozu­mie i potra­fi nie­mal­że w 100% opi­sać (np. lodów­kę) ale jak ma wyglą­dać prze­targ i spe­cy­fi­ka­cja na usłu­gę, gdzie jej sed­nem jest to, że zama­wia­ją­cy chce nabyć cos cze­go sam nie potra­fi, zapła­cić za wie­dzę któ­rej wła­śnie nie posia­da (bo po co by ja kupo­wał)? Jestem w sta­nie pojąć, że ktoś dro­gą prze­tar­gu chce wybrać dorad­cę defi­niu­jąc ocze­ki­wa­ne kom­pe­ten­cje a przed­mio­tem ofer­ty jest np. staw­ka godzi­no­wa lub dzien­na. Ale zakup w ten spo­sób całe­go pro­jek­tu? W efek­cie poja­wia­ją się prze­tar­gi na .… no wła­śnie: konia z rzę­dem temu kto mi powie co ozna­cza poję­cie: Projekt Techniczno-Organizacyjny: nasta­wy kon­fi­gu­ra­cyj­ne systemu.

Jeżeli nie jesteś pewien czy jakiś sys­tem jest Ci potrzeb­ny po pro­stu go nie kupuj!

Z grub­sza rzecz bio­rąc ana­li­za przed­wdro­że­nio­wa (w każ­dym razie w moim wyda­niu) pole­ga na wyko­na­niu opi­su (mode­lu lub mode­li) fir­my w celu peł­ne­go zro­zu­mie­nia zja­wisk zacho­dzą­cych w fir­mie (tak­że przez jej Zarząd), okre­śle­niu celu ryn­ko­we­go jaki stoi przed tą fir­mą (tu ana­li­za stra­te­gicz­na) i tego jak ma być uzy­ska­na np. prze­wa­ga ryn­ko­wa, spraw­dze­niu co w fir­mie nale­ży zmie­nić lub uspraw­nić by ten cel osią­gnąć, jeże­li uzna­my, że osią­gnię­cie tego celu wyma­ga uspraw­nie­nia pro­ce­sów biz­ne­so­wych (ana­li­za mode­lu pro­ce­sów) w fir­mie to nale­ży wska­zać te pro­ce­sy (tu zaczy­na się poja­wiać lista wyma­gań), osza­co­wać ren­tow­ność uspraw­nie­nia tych pro­ce­sów, zde­fi­nio­wać szcze­gó­ło­we wyma­ga­nia na nowy sys­tem IT wraz z ogra­ni­cze­nia­mi(!), ogło­sić prze­targ na sys­tem. Mając osza­co­wa­ną ren­tow­ność uspraw­nień mamy tak­że osza­co­wa­ną war­tość, powy­żej któ­rej wdro­że­nie takie nie ma sen­su (ile firm to robi?). .

To jest pra­ca kogoś kto ma sto­sow­ną wie­dze, doświad­cze­nie i czas na to. Jeżeli nie mamy takie­go pra­cow­ni­ka anga­żu­je­my oso­bę (fir­mę) z zewnątrz. Tu przed­mio­tem dys­ku­sji może być jedy­nie koszt godzi­ny lub dnia pra­cy takiej oso­by podob­nie jak w przy­pad­ku gdy­by­śmy wła­sne­mu pra­cow­ni­ko­wi zle­ci­li taką pra­cę. Oczywiście od doświad­czo­ne­go kon­sul­tan­ta ocze­ku­je­my by potra­fił osza­co­wać czas trwa­nia takie­go pro­jek­tu, jed­nak jest to trud­ne nie wie­dząc nic o fir­mie (a skąd mam wie­dzieć sko­ro jesz­cze jej nie zbadałem).

Są tu dwa wyj­ścia: zatrud­nia­my kon­sul­tan­ta na kil­ka dni (w małych fir­mach nawet kil­ka godzin) po to by poznał fir­mę i okre­ślił sza­co­wa­ny koszt takiej usłu­gi (tu Zarząd fir­my MUSI okre­ślić cel jaki chce osią­gnąć!). Następnie okre­śla­my wspól­nie pra­co­chłon­ność i wyma­ga­ne kom­pe­ten­cje. Pracochłonność okre­śla­my w godzi­nach lub dniach zaś kom­pe­ten­cje (poza ich opi­sem) wła­śnie w posta­ci kosz­tu jed­nost­ki cza­su (kom­pe­ten­cje to tak­że ​„wydaj­ność” kon­sul­tan­ta!). W tym momen­cie wyli­cza­my koszt takiej pra­cy, okre­śla­my budżet pro­jek­tu i pre­cy­zu­je­my wyma­ga­nia. Jeżeli potra­fi­my okre­ślić te dwa para­me­try mamy war­tość usługi.

Nie ma żad­ne­go zna­cze­nia cena jed­nost­ki cza­su pra­cy eks­per­ta bez okre­śle­nia jaką pra­ce w tej jed­no­st­ce wyko­na. Nie da się porów­nać wydaj­no­ści pra­cy kon­sul­tan­ta uży­wa­ją­ce­go zaawan­so­wa­nych narzę­dzi CASE w sto­sun­ku do kon­sul­tan­ta uży­wa­ją­ce­go tyl­ko np. pakie­tu MS Office (w tym MS Visio do dia­gra­mów) do wyko­na­nia doku­men­ta­cji swo­jej pra­cy. Ten dru­gi zawsze będzie pra­co­wał nad pro­jek­tem wie­lo­krot­nie dłu­żej! Pakiet taki (CASE) bar­dzo uspraw­nia pro­wa­dze­nie wywia­dów i ana­liz gdyż nie ma potrze­by prze­cho­dze­nia z wer­sji robo­czych na wer­sje ​„na czy­sto” bo nie ma takiej potrze­by. Dla przy­kła­du pra­cu­jąc z pakie­tem CASE do mode­lo­wa­nia pro­ce­sów pod­sta­wo­wy opis pro­ce­sów spół­ki gieł­do­wej na trzech pozio­mach wyko­na­łem w jeden dzień pra­cu­jąc z jed­nym z człon­ków zarzą­du, na koniec dnia zosta­wi­łem po sobie kom­plet­ną doku­men­ta­cję tej czę­ści pra­cy (kil­ka­na­ście goto­wych diagramów!).

Drugie wyj­ście to pra­ca eks­per­ta na godzi­ny z uwa­gi na brak zna­jo­mo­ści swo­ich potrzeb co nie jest wca­le takie dziw­ne gdyż mało kto w swo­jej fir­mie robił taki pro­jekt w ogó­le lub wię­cej niż raz i to daw­no temu. Jednak ten etap tak­że musi mieć spre­cy­zo­wa­ny cel. Tu suge­ru­ję usta­le­nie ocze­ki­wa­ne­go rezul­ta­tu (np. spis tre­ści i zawar­tość koń­co­we­go rapor­tu) i okre­śle­nie mak­sy­mal­ne­go budże­tu jaki jeste­śmy w sta­nie zaak­cep­to­wać (budżet podzie­lo­ny przez koszt jed­nost­ki cza­su eks­per­ta da czas pra­cy nad pro­jek­tem). Ten pro­dukt (raport) powi­nien pozwo­lić postę­po­wać dalej już tak jak opi­sa­łem powyżej.

A jak to wyglą­da w praktyce? 

Poniżej 100% (!) tre­ści zapy­ta­nia (prze­targ na usłu­gę) pew­nej fir­my ze stron PARP:

Konia z rzę­dem temu kto mi powie co ozna­cza poję­cie: Projekt Techniczno-Organizacyjny: nasta­wy kon­fi­gu­ra­cyj­ne systemu.

Nie ma w tym zapy­ta­niu mowy o przy­go­to­wa­niu do wdro­że­nia kon­kret­ne­go sys­te­mu więc zakła­dam, że go nie ma i będzie przed­mio­tem wybo­ru. Zresztą gdy­by taki sys­tem wybra­no to sens tego prze­tar­gu dla mnie jest co naj­mniej niejasny.

Ale do rze­czy. Nie mam nic prze­ciw­ko punk­to­wi 1.1. (pyta­nie po co to robić?) kło­pot tyl­ko w tym, że rze­tel­na wyce­na punk­tu 1.1. bez zna­jo­mo­ści fir­my jest nie­re­al­na. Punkt 1.2. powa­la na kola­na. Jakie nasta­wy i jakie­go sys­te­mu? Ja nie mam poję­cia o co cho­dzi (ostat­nie ​„nasta­wy sys­te­mu” z jaki­mi mia­łem do czy­nie­nia to nasta­wia­ne mikro­prze­łącz­ni­ki na pły­cie głów­nej moje­go sta­re­go peceta).

Punkt 2. cały wyma­ga zna­jo­mo­ści wdra­ża­ne­go sys­te­mu i fir­my w jakiej będzie wdra­ża­ny. Więc co on robi w zapy­ta­niu na tę usługę?

Punkt 3. może zre­ali­zo­wać tyl­ko dostaw­ca sys­te­mu, więc o co tu cho­dzi? Na co jest ten prze­targ? Co to są te sza­blo­ny z punk­tu 3.5.?

Zadaję sobie pyta­nie co jest celem takie­go zapy­ta­nia. Sens mia­ło by ono dla mnie tyl­ko w jed­nym przy­pad­ku: wybór kon­sul­tan­ta (fir­my) gdzie oce­nie pod­le­ga­ły­by by kom­pe­ten­cje i koszt jed­nost­ki cza­su kon­sul­tan­ta. Jego rola było by wspie­ra­nie fir­my (jej kadr) w pro­ce­sie wybo­ru dostaw­cy sys­te­mu a potem pomoc w nad­zo­rze tego wdro­że­nia. Kiedyś mia­łem klien­ta, któ­ry na moje pyta­nie skie­ro­wa­ne do nie­go ​„po co Pan mnie zatrud­nia” usły­sza­łem: ​„oni [dostaw­cy sys­te­mów skła­da­ją­cy ofer­ty] maja się Pana bać”. Ciekawe jakie miał wcze­śniej­sze doświadczenia…

Zadaję sobie też pyta­nie skąd ludzie mają jakieś dziw­ne prze­świad­cze­nie, że (zama­wia­na powyż­sza usłu­ga ma być dofi­nan­so­wa­na z fun­du­szy unij­nych) ma miej­sce nie­uczci­we wyda­wa­nie spo­łecz­nych pie­nię­dzy, że jest korup­cja, że prze­tar­gi się usta­wia­ne .… albo, że kon­sul­tan­ci to zło­dzie­je.….…. jeże­li jaki­kol­wiek kon­sul­tant zro­bił to coś (zapy­ta­nie) powy­żej za pie­nią­dze to zaczy­nam powo­li w to wie­rzyć ale też mimo wszyst­ko wie­rzę nadal, że są praw­dzi­wi konsultanci.

Notatka: Przeczytaj dzie­sieć przy­ka­zań dla klien­ta fir­my kon­sul­tin­go­wej lub fir­my zatrud­nia­ją­cej konsultanta