Procesy zna­my od dwu­stu lat, biz­nes rozu­mie­my od dwu­dzie­stu i nadal paprze­my wdro­że­nia. Dlatego chy­ba nale­ży dopro­wa­dzić już do tego by o wdro­że­niach sys­te­mów IT nie decy­do­wa­li juz wię­cej dostaw­cy tych technologii.

?Dawniej zakład sprze­da­wał dziś reali­zu­je pro­ces sprze­da­ży. Przedtem pro­du­ko­wał ? dziś wyko­nu­je pro­ces pro­duk­cyj­ny. Zarząd podej­mo­wał decy­zje ? teraz opty­ma­li­zu­je pro­ces decy­zyj­ny. I tak dalej… Czy w takim razie w sądzie toczy sie pro­ces pro­ce­so­wy?? Tak napi­sa­ła Redaktor Naczelna pew­ne­go perio­dy­ku zaj­mu­ją­ce­go się sys­te­ma­mi dla przed­się­biorstw we wstę­pie do jed­ne­go z numerów.

Moda na pro­ce­sy, zarzą­dza­nie zorien­to­wa­ne pro­ce­so­wo, out­so­ur­cing pro­ce­sów biz­ne­so­wych itp. to nie moda. Moim zda­niem to kolej­ny etap zro­zu­mie­nia tego co się woko­ło nas dzie­je bo w sadzie nie ma pro­ce­su pro­ce­so­we­go. W sądzie ma miej­sce pro­ces docho­dze­nia do pozna­nia praw­dy i wyda­nia spra­wie­dli­we­go sądu.

Oczywiście nad­uży­wa­nie sło­wa pro­ces to kolej­ny buz­zword czy­li sło­wo wytrych. Mam jed­nak wra­że­nie, że naj­czę­ściej szer­mu­ją nim sprze­daw­cy BPM i dobrze jest jak je rozumieją.

Pojęcie pro­ce­su nie jest nowe. Pojawia się w zarzą­dza­niu nie­mal­że od począt­ku ist­nie­nia tej nauki, co naj­mniej od cza­sów Taylora. Procesy pro­duk­cyj­ne i ich uspraw­nia­nie to przed­miot badań już od XIX wie­ku. Co więc jest nowego?

Jak na mój rozum po pro­stu nic. Może tyl­ko to, że nauka powo­li opusz­cza budyn­ki uczel­ni (cze­mu dopie­ro teraz??). Skąd taka moda na pro­ce­sy, tak­że w infor­ma­ty­ce? Moim zda­niem więk­szość ludzi uwa­ża, że jak nie ma kło­po­tów to nie ma co się zasta­na­wiać nad tym co sie robi. Są kło­po­ty szu­ka się magicz­ne­go środ­ka na to by im zaradzić.

Czasy gdy pro­duk­cja nada­wa­ła ton eko­no­mii a infor­ma­ty­ka była biz­ne­sem z trzy­cy­fro­wą mar­żą już chy­ba bez­pow­rot­nie minę­ły. Teraz o sprze­da­ży decy­du­je odbior­ca a mar­że w IT spa­dły nawet do jed­no­cy­fro­wych. Efekt? Może by tak zapy­tać tych śmiesz­nych uczo­nych co oni na to?

Informacja to wartość rynkowa i źródło jej przewagi

No i teraz ktoś powie, że to tru­izm. Owszem jed­nak cie­ka­we jest to, że jest to tru­izm a jed­no­cze­śnie naj­czę­ściej sło­wo ?rynek? i jego odmia­ny są naj­czę­ściej usu­wa­ne z ofert i ana­liz przy­go­to­wy­wa­nych przed wdrożeniami.

Dlaczego czę­sto widu­ję zapi­sy ?sys­tem ma umoż­li­wić spraw­ne wysta­wia­nie fak­tur VAT? (cie­ka­we co to tak na praw­dę zna­czy?) a raczej nie widu­ję zapi­sów o tre­ści ?sys­tem ma umoż­li­wiać wysta­wia­nie fak­tur w cza­sie co naj­mniej tak krót­kim jak w innych fir­mach naszej bran­ży i umoż­li­wiać wysy­ła­nie ich auto­ma­tycz­nie dro­gą elektroniczną??

Wytłumaczenie moim zda­niem jest bar­dzo pro­ste: sko­ro zama­wia­ją­cy chce wdro­żyć nowy sys­tem IT bo mówi mu to bench­mar­king (nota bene kolej­ny nad­uży­wa­ny buz­zword) a nie oce­na np. ren­tow­no­ści czy pomysł na nowy pro­dukt czy usłu­gę, fir­ma nie ma wła­snej stra­te­gii tyl­ko kopiu­je cudze, ana­li­zę przed­wdro­że­nio­wą z regu­ły pro­wa­dzi fir­ma, któ­ra sys­tem następ­nie wdro­ży to skąd ma się poja­wić jaki­kol­wiek sens w takim wdrożeniu?

Niedawno byłem na kon­fe­ren­cji, gdzie po moim refe­ra­cie na temat potrze­by pro­wa­dze­nia ana­liz i opra­co­wa­nia wyma­gań w ramach odręb­ne­go pro­jek­tu z sali padło pyta­nie: ?Jak mamy ufać nie­za­leż­nym kon­sul­tan­tom, sko­ro ostat­nio jeden z naszych klien­tów dał nam taką ana­li­zę i oka­za­ło, że nasi wdro­że­niow­cy mie­li duże z nią pro­ble­my i w koń­cu musie­li­śmy prze­pro­wa­dzić wła­sna?. Moja odpo­wiedź brzmia­ła: ?Nie znam doku­men­tu ana­li­zy ani szcze­gó­łów Państwa pro­jek­tu jed­nak moż­li­we są dwa sce­na­riu­sze: (1) ana­li­za była z łej jako­ści i fak­tycz­nie nale­ża­ło ją powtó­rzyć, (2) ana­li­za była popraw­nie wyko­na­na jed­nak Państwa sys­tem nie speł­niał wyma­gań opi­sa­nych w ana­li­zie i dopro­wa­dzi­li Państwo do pozby­cia sie nie­wy­god­ne­go dla Was doku­men­tu.? I dzi­wić się, że wie­le firm IT mnie nie lubi.

To powszech­nie obser­wo­wa­ne prze­ze mnie zja­wi­sko: ana­li­zy przed­wdro­że­nio­we pro­wa­dzo­ne prze fir­my IT mają na celu przede wszyst­kim okre­ślić jak za wszel­ką cenę wdro­żyć tam ich sys­te­my. Dlatego bro­nią sie te fir­my ręka­mi i noga­mi przez wszel­ki­mi nie­za­leż­ny­mi ana­li­za­mi. Inna spra­wa, co stwier­dzam z ubo­le­wa­niem, to to, że jakość wie­lu ana­liz tak­że posta­wia wie­le do życze­nia (nie­ste­ty). Są robio­ne przez ludzi bez żad­ne­go przy­go­to­wa­nia i doświad­cze­nia, nie­jed­no­krot­nie nie mają­cy­mi nawet wie­dzy z dzie­dzi­ny zarządzania.

Procesy biznesowe i analiza systemowa

Powszechnym błę­dem ludzi IT (i nie tyl­ko) jest utoż­sa­mia­nie sło­wa sys­tem ze sło­wa­mi ?sys­tem infor­ma­tycz­ny? co jest dużym błę­dem. System to:

System to jaki­kol­wiek obiekt fizycz­ny lub abstrakcyjny/myślowy, w któ­rym może­my wyróż­nić jakieś wza­jem­nie powią­za­ne dla obser­wa­to­ra części/elementy/(inne sys­te­my, sta­no­wią­ce jego pod­sys­te­my). W tym sen­sie podział cze­goś na sys­te­my jest względ­ny i zale­ży od tego kto przy pomo­cy cze­go i do cze­go podzielił/poklasyfikował jakiś zbiór na sys­te­my. Dlatego też ele­men­ty jed­ne­go sys­te­mu mogą sta­no­wić skład­ni­ki innych systemów.

Systemem takim są więc mię­dzy inny­mi pań­stwo, orga­ni­za­cja spo­łecz­na, przed­się­bior­stwo, pro­gram kom­pu­te­ro­wy i wszel­kie kom­bi­na­cje wymie­nio­nych. Czym wiec jest ana­li­za systemowa?

?Analiza sys­te­mo­wa to dzia­ła­nie mają­ce na celu dostar­cze­nie wska­zó­wek do pod­ję­cia decy­zji, poprzez gene­ro­wa­nie i odpo­wied­nie przed­sta­wia­nie infor­ma­cji zwią­za­nej z zagad­nie­niem, któ­re­go decy­zja doty­czy. Podstawowe poję­cia ana­li­zy sys­te­mo­wej: cele, warian­ty, kosz­ty, mia­ry jako­ści, kry­te­ria wybo­ru, modele.?

Jak widać sama defi­ni­cja nie ma nic wspól­ne­go z sys­te­ma­mi IT! To tyl­ko jed­ne z wie­lu sys­te­mów. O co więc chodzi?

Chodzi o to, że np. pod­ję­cie decy­zji o wdro­że­niu nowe­go sys­te­mu infor­ma­tycz­ne­go i jego wybo­rze dobrze jest wes­przeć wła­śnie ana­li­zą sys­te­mo­wą. Polega ona tu na: wyko­na­niu mode­lu orga­ni­za­cji, w któ­rej to wdro­że­nia ma mieć miej­sce, wska­za­niu tych jej miejsc, któ­re chce­my np. uspraw­nić, okre­śle­niu pożą­da­nych cech przy­szłe­go sys­te­mu infor­ma­tycz­ne­go (okre­śle­nie wyma­gań). To wszyst­ko jed­nak wyma­ga jed­ne­go: okre­śle­nia celu biz­ne­so­we­go jakim może być np. pod­nie­sie­nie kon­ku­ren­cyj­no­ści oraz okre­śle­nie pro­gu ren­tow­no­ści takie­go projektu.

Gdzie tu model pro­ce­sów biz­ne­so­wych? Otóż model taki jest czę­sto naj­lep­szym mode­lem tej­że orga­ni­za­cji do celów prze­pro­wa­dze­nia tej ana­li­zy. Robienie mapy pro­ce­sów ot tak tyl­ko dla jej zro­bie­nia to mar­no­tra­wie­nie pieniędzy.

Informacja i łańcuch wartości

Teoria łań­cu­cha war­to­ści ryn­ko­wej Michaela E. Portera to moim zda­niem jed­no z naj­do­nio­ślej­szych odkryć w dzie­jach mar­ke­tin­gu. Pozwala budo­wać mode­le biz­ne­so­we, zro­zu­mieć rynek i two­rzyć sku­tecz­ne stra­te­gie ryn­ko­we w spo­sób zro­zu­mia­ły a nie na zasa­dzie ?robi­my tak, bo więk­szość lide­rów tak robi?.

Nie będę tu opi­sy­wał całej teo­rii, zain­te­re­so­wa­nych odsy­łam do ?Przewaga kon­ku­ren­cyj­na?, M.E. Porter. Kluczowym jej ele­men­tem jest war­tość w łań­cu­chu sprze­da­ją­cy – kupu­ją­cy. Co praw­da czę­sto sły­szy sie o war­to­ści doda­nej ale jest tyl­ko frag­men­ta­rycz­ne postrze­ga­nie tej teo­rii. Szermowanie poję­ciem war­to­ści doda­nej dla klien­ta bez zro­zu­mie­nia całej teo­rii pro­wa­dzi czę­sto do błęd­nych wnio­sków w rodza­ju: musi­my coś wnieść do odprze­da­wa­ne­go towa­ru i będzie ok. Możliwe, jed­nak gdzie tkwi błąd? W tym, że nie cho­dzi o to by wnieść ?jakąś? war­tość do pro­duk­tu, nale­ży go wzbo­ga­cić o coś co ma real­ną war­tość dla kupu­ją­ce­go. Prostym testem jest to czy mamy klien­tów 🙂 za cenę jaką zaoferowaliśmy.

Gdzie tu miej­sce dla IT? Otóż IT ma sens moim zda­niem tyl­ko wte­dy gdy poma­ga tę war­tość two­rzyć, przy­po­mi­nam war­tość ryn­ko­wą. Jak to mówią kom­pu­ter sam z sie­bie do nicze­go nie słu­ży cho­ciaż podob­no nie­któ­rzy sprze­daw­cy potra­fią sprze­dać śnie Eskimosowi. Jeżeli to praw­da to jest to poważ­ne zagro­że­nia nie tyl­ko dla IT 🙂 a już dla opi­nii o IT na pewno…

Dobra mapa pro­ce­sów biz­ne­so­wych jest odzwier­cie­dle­niem wewnątrz fir­mo­we­go łań­cu­cha war­to­ści. Technologie, w tym IT, są zaso­ba­mi wspie­ra­ją­cy­mi te pro­ce­sy. Na stro­nach tego ser­wi­su powta­rzam to do znu­dze­nia ale to tyl­ko efekt tego, że nie potra­fię zna­leźć zamiennika :).

Stąd już bli­sko to sys­te­mu IT, wyma­gań na nie­go i jego ren­tow­no­ści: (1) obrać cel biz­ne­so­wy, (2) opi­sać fir­mę pro­ce­sa­mi, (3) wska­zać pro­ce­sy mają­ce wpływ na reali­za­cję celu biz­ne­so­we­go, (3) oce­nić war­tość jaką wno­szą te pro­ce­sy, (4) okre­ślić mak­sy­mal­ny akcep­to­wal­ny pro­go­wy koszt osią­gnię­cia zde­fi­nio­wa­ne­go celu biz­ne­so­we­go (tu otrzy­mu­je­my próg ren­tow­no­ści pro­jek­tu), (5) spi­sać pro­ce­sy któ­re wes­prze­my tech­no­lo­gią IT i opi­sać jak chce­my to wspar­cie zre­ali­zo­wać (tu otrzy­ma­my wyma­ga­nia funk­cjo­nal­ne). To tele­gra­ficz­ny skrót ana­li­zy sys­te­mo­wej pro­wa­dzą­cej do pod­ję­cia decy­zji o wdro­że­niu, moż­na to w tym przy­pad­ku nazwać tak­że ana­li­zą wykonywalności.

Kilka wskazówek

Teraz przy­to­czę kil­ka cie­ka­wych wska­zó­wek dla firm pla­nu­ją­cych jakie­kol­wiek inno­wa­cje IT:

1. Oceń nasi­le­nie infor­ma­cji w branży
2. Określ rolę tech­ni­ki infor­ma­cyj­nej w struk­tu­rze sektora
3. Rozpoznać i usze­re­go­wać spo­so­by uzy­ska­nia prze­wa­gi kon­ku­ren­cyj­nej dzię­ki tech­ni­ce informacyjnej
4. Zbadać, w jaki spo­sób tech­ni­ka infor­ma­cyj­na mogła­by sie przy­czy­nić do naro­dzin nowych dzie­dzin działalności
5. Opracować plan wyko­rzy­sta­nia tech­ni­ki informacyjnej

A co jest tu dziw­ne i zaska­ku­ją­ce? To, że M.E Porter napi­sał powyż­sze wska­zów­ki w 1985 roku! Dlatego chy­ba nale­ży dopro­wa­dzić do tego by o wdro­że­niach sys­te­mów IT nie decy­do­wa­li już wię­cej dostaw­cy tych technologii