System informacyjny to nie informatyka, kto o tym zapomina – przegrywa

logo_forbesJak [[sys­tem]] budu­je prze­wa­gę ryn­ko­wą? Jaki sys­tem wdro­żyć? Kiedy wymie­nić sys­tem na nowy? System infor­ma­cyj­ny w fir­mie to nie pro­dukt, jakieś opro­gra­mo­wa­nie, zaku­pio­ne na ryn­ku. System infor­ma­cyj­ny to posia­da­ne, nie raz bar­dzo cen­ne, infor­ma­cje prze­twa­rza­ne w fir­mie, na ryn­ku zaś kupu­je­my tyl­ko narzę­dzia, któ­re nam w tym poma­ga­ją: sys­tem infor­ma­tycz­ny. Jest to pra­wie to samo ale pra­wie czy­ni wiel­ką różnicę.

[cleeng_content id=„423003473” description=„ten arty­kuł jest dostęp­ny po wnie­sie­niu opła­ty (walu­ta EUR), po reje­stra­cji jeden art. bez­płat­nie” price=„2.49”]Komputery ma teraz każ­da fir­ma, dowol­ne opro­gra­mo­wa­nie na ryn­ku może kupić każ­da fir­ma. Jak uzy­ski­wać dzi­siaj prze­wa­gę na ryn­ku? Jak sku­tecz­nie zarzą­dzać infor­ma­cją, jak dopro­wa­dzić do sytu­acji, o któ­rej nie raz czy­ta­my: infor­ma­cja i jej spraw­ne prze­twa­rza­nie to klu­czo­wy czyn­nik prze­wa­gi rynkowej?

System infor­ma­cyj­ny

to infor­ma­cja o oto­cze­niu ryn­ko­wym fir­my i o jej wnę­trzu, to struk­tu­ra opi­su­ją­ca te infor­ma­cje i powią­za­nia mię­dzy nimi. Jeżeli chce­my być naj­lep­si w swo­im seg­men­cie ryn­ku musi­my być naj­le­piej poin­for­mo­wa­ni: musi­my prze­twa­rzać infor­ma­cje! Szybko i bez błę­dów! Musimy budo­wać i pie­lę­gno­wać swo­ją uni­kal­ność, tak­że w sfe­rze sys­te­mów informacyjnych.

Dlatego klu­czo­wym wyma­ga­niem jest to by sys­tem prze­twa­rzał nasze infor­ma­cje a nie ?jakieś tam? zapro­po­no­wa­ne przez dostaw­ców roz­wią­zań. Przed jakim­kol­wiek zaku­pem war­to więc udo­ku­men­to­wać te ?nasze informacje?.

Firma, opisz ją i zoptymalizuj

Bardzo wie­le firm ma jesz­cze struk­tu­rę orga­ni­za­cyj­ną nasta­wio­ną na wie­lo­krot­ną kon­tro­lę aż do szczy­tu hie­rar­chii bez dele­ga­cji upraw­nień. Jest to wynik tren­dów w zarzą­dza­niu z cza­sów, gdy czas podej­mo­wa­nia decy­zji nie był kry­tycz­ny a kom­pu­te­ry wspie­ra­ły tyl­ko poje­dyn­cze sta­no­wi­ska pra­cy a nie sko­or­dy­no­wa­ną pra­cę całej fir­my. Władza w fir­mie i kie­ro­wa­nie nią są jesz­cze czę­sto reali­zo­wa­ne za pomo­cą dyrek­tyw i ich zatwier­dza­nia. Jest to jed­nak kosz­tow­ny i mało ela­stycz­ny spo­sób kie­ro­wa­nia firmą.

W obec­nym cza­sie jed­nym z głów­nych czyn­ni­ków suk­ce­su na ryn­ku jest czas obsłu­gi kon­tra­hen­ta oraz czas reak­cji na zmia­ny na ryn­ku. W efek­cie nie­któ­re fir­my popa­da­ją w cykl kosz­tow­nych i cza­so­chłon­nych chro­nicz­nych zmian i zatwier­dzeń sche­ma­tu orga­ni­za­cyj­ne­go i ofer­ty. Okazuje się, że pro­ces taki i tak nie jest w sta­nie nadą­żyć za potrzebami.

Będziemy mieć nowy sys­tem: krót­ka recepta

W wie­lu fir­mach decy­zja o wdro­że­niu sys­te­mu infor­ma­tycz­ne­go bar­dzo czę­sto nie jest poprze­dzo­na żad­ny­mi przy­go­to­wa­nia­mi w rodza­ju oce­ny struk­tu­ry orga­ni­za­cji, jej zdol­no­ści do zmian czy też upo­rząd­ko­wa­niem obie­gu infor­ma­cji. Częstym grze­chem jest pró­ba ?wtło­cze­nia? w sys­tem infor­ma­tycz­ny ?sta­re­go? porząd­ku. Drugi grzech to brak opi­sa­ne­go sys­te­mu infor­ma­cyj­ne­go. W efek­cie nastę­pu­je zde­rze­nie rygo­rów papie­ro­we­go obie­gu infor­ma­cji z obie­giem danych w sys­te­mie infor­ma­tycz­nym. Rezygnacja z wie­lu czyn­no­ści (np. sta­wia­nie pie­czą­tek i pod­pi­sów) lub zamia­ny ich na inne sta­je się klu­czo­wym, bro­nio­nym jak nie­pod­le­gło­ści przez wie­lu kie­row­ni­ków obsza­rem. Dzieje się tak w sytu­acji gdy postrze­ga­ją oni swo­ją wła­dzę i kie­row­ni­czą rolę wła­śnie w tych gadże­tach jaki­mi są pie­cząt­ki. Dlaczego tak się dzieje?

Jest to wła­śnie wynik sty­lu zarzą­dza­nia przez dyrek­ty­wy wysy­ła­ne z naj­wyż­sze­go szcze­bla w fir­mie. Pieczątka i pod­pis na śred­nim szcze­blu zarzą­dza­nia są w takiej sytu­acji jedy­ny­mi atry­bu­ta­mi budu­ją­cy­mi auto­ry­tet kie­row­ni­ka czy dyrek­to­ra. Menedżer taki nie posia­da­jąc żad­nej dele­ga­cji do podej­mo­wa­nia decy­zji sta­je się tyl­ko wyko­naw­cą cudzych decy­zji a jego auto­ry­tet wśród pod­wład­nych jest sto­sun­ko­wo nie­wiel­ki a spro­wa­dza się czę­sto tyl­ko do sta­wia­nia para­fek oraz przy­zna­wa­nia pre­mii okresowych.

Próby wdra­ża­nia sys­te­mu infor­ma­tycz­ne­go mają­ce­go wspie­rać zarzą­dza­nie fir­mą w takim śro­do­wi­sku są w więk­szo­ści przy­pad­ków ska­za­ne na nie­po­wo­dze­nie. Jednym z typo­wych, czę­sto popeł­nia­nych błę­dów jest wia­ra w to, że opro­gra­mo­wa­nie pozwo­li na uspraw­nie­nie pra­cy i zwięk­sze­nie kon­tro­li zara­zem. Kontrola to sło­wo wytrych w wie­lu fir­mach i czę­sto ona jest głów­nym ?taj­nym? celem wdrożenia.

Zbuduj sys­tem infor­ma­cyj­ny fir­my i jej model

W fir­mie nale­ży wyróż­nić dwie pod­sta­wo­we war­stwy zarzą­dza­nia: stra­te­gicz­na i ope­ra­cyj­na. Warstwa ope­ra­cyj­na dzie­li się na war­stwy: pro­ce­sów i pro­ce­dur. Warstwa stra­te­gii to Zarząd fir­my i zwią­za­ne z nim ewen­tu­al­ne dodat­ko­we komór­ki (np. ds. współ­pra­cy z orga­na­mi wła­ści­ciel­ski­mi, zespół roz­wo­ju biz­ne­su i stra­te­gii itp.). Jej głów­nym celem jest usta­la­nie dłu­go­okre­so­wej stra­te­gii fir­my, budo­wa­nie sce­na­riu­szy roz­wo­ju, lob­bing na rzecz inte­re­sów fir­my, moni­to­ro­wa­nie makro­oto­cze­nia fir­my i aktyw­ne reago­wa­nie na zmia­ny w makro­oto­cze­niu rynkowym.

Warstwa ope­ra­cyj­na to sfe­ra reali­za­cji stra­te­gii ryn­ko­wej fir­my, jest to war­stwa wyko­naw­cza. Jest zarzą­dza­na np. przez dyrek­to­ra ope­ra­cyj­ne­go. Warstwa ta skła­da się z mene­dże­rów śred­nie­go szcze­bla jako koor­dy­na­to­rów pro­ce­sów oraz pozo­sta­łych pod­le­głych im pra­cow­ni­ków: zespo­łów robo­czych i ich lide­rów. Ci ostat­ni wyko­nu­ją swo­je obo­wiąz­ki zgod­nie z obo­wią­zu­ją­cy­mi procedurami.

Stan orga­ni­za­cji nale­ży opi­sać i zasta­no­wić się czy jest opty­mal­ny w nowej sytu­acji jaka pla­nu­je­my. Często sły­szy się o opi­sach (mode­lach) as-is (jak jest teraz) i to-be (jak będzie). Osobiście uwa­żam, że wystar­czy doku­men­tu­jąc to co i jak się dzie­je w fir­mie od razu myśleć kate­go­ria­mi przy­szło­ści gdyż doku­men­ta­cja ta ma być pla­nem a nie zapi­sem histo­rii. Dokumentacja ta powin­na zawie­rać poza opi­sem dzia­łań tak­że opis infor­ma­cji powią­za­nych z tymi dzia­ła­nia­mi. Na potrzeb­ny jest model infor­ma­cyj­ny firmy.

Działania fir­my opi­sać moż­na w posta­ci doku­men­ta­cji pro­ce­sów biz­ne­so­wych wraz z wszel­ki­mi uży­wa­ny­mi do pra­cy infor­ma­cji na każ­dym eta­pie. Mając nowy opis orga­ni­za­cji wdra­ża­my go ewo­lu­cyj­nie ale sta­now­czo. Nie zapo­mi­naj­my, że nie infor­ma­ty­zu­je się bałaganu.

Firma po reformie

Po reor­ga­ni­za­cji pro­ce­sów biz­ne­so­wych fir­ma powin­na mieć czy­tel­nie zde­fi­nio­wa­ne i roz­dzie­lo­ne war­stwy stra­te­gicz­ną i ope­ra­cyj­ną oraz zbu­do­wa­ny czy­tel­ny i zro­zu­mia­ły dla wszyst­kich pra­cow­ni­ków model pro­ce­sów biz­ne­so­wych. Warstwa pro­ce­dur to war­stwa, w któ­rej domi­nu­ją­cą rolę odgry­wa­ją mene­dże­ro­wie w ramach swo­ich kom­pe­ten­cji. W mniej­szych fir­mach o małej rota­cji kadr pro­ce­du­ry mogą funk­cjo­no­wać w posta­ci usta­leń prze­strze­ga­nych przez mene­dże­rów oraz ogól­nych regu­la­mi­nów. Jednak w więk­szych orga­ni­za­cjach, gdzie mamy do czy­nie­nia z odczu­wal­ną rota­cją pra­cow­ni­ków a pro­ce­sy są roz­bu­do­wa­ne, pro­ce­du­ry powin­ny być udokumentowane.

?Firma moja sta­le się roz­wi­ja i jeste­śmy lide­rem, jed­nak wiem że to naj­gor­szy moment na zatrzy­ma­nie się. Wraz z Zarządem posta­no­wi­li­śmy zasta­no­wić się nad tym, jak utrzy­mać obec­na prze­wa­gę na naszym ryn­ku. Wykonaliśmy model naszych pro­ce­sów biz­ne­so­wych z myślą o przy­szło­ści, zop­ty­ma­li­zo­wa­li­śmy go i wdro­ży­li­śmy nowe pro­ce­sy. Opis ten pomógł nam tak­że two­rzyć nasz wła­sny sys­tem wspo­ma­ga­ją­cy zarzą­dza­nie. Skutek jaki osią­gnę­li­śmy to pra­wie 30% wzrost przy­cho­dów rocz­nie. Konkurencja nadal nas goni.? (V‑ce Prezes fir­my pro­duk­cyj­nej na połu­dniu Polski)

Przed wdro­że­niem sys­te­mu informatycznego

Doprowadzić do sta­nu, w któ­rym zde­fi­nio­wa­na jest rola fir­my na ryn­ku, jej cel ryn­ko­wy oraz dłu­go­ter­mi­no­wa stra­te­gia. Na tym eta­pie nale­ży zbu­do­wać model pro­ce­so­wy fir­my z dokład­no­ścią do opi­su łań­cu­cha war­to­ści. Kolejnym eta­pem powin­no być przy­sto­so­wa­nie zaso­bów fir­my (pra­cow­ni­cy i środ­ki trwa­łe, pod­wy­ko­naw­cy itp.) tj. takie ich zor­ga­ni­zo­wa­nie by słu­ży­ły w 100% reali­za­cji stra­te­gii fir­my. Ten etap naj­czę­ściej pole­ga na prze­or­ga­ni­zo­wa­niu nie­któ­rych (rzad­ko całej fir­my) ele­men­tów orga­ni­za­cyj­nych fir­my tak by dopa­so­wać struk­tu­rę orga­ni­za­cyj­ną do celów reali­zo­wa­nych przez firmę.

Przeprowadzić reor­ga­ni­za­cję metod zarzą­dza­nia: wpro­wa­dzić real­ne budże­to­wa­nie, dele­ga­cję upraw­nień i mając już nowy sche­mat orga­ni­za­cyj­ny zde­fi­nio­wać dokład­ne zakre­sy obo­wiąz­ków i odpo­wie­dzial­no­ści w spo­sób ści­śle sko­re­lo­wa­ny z budżetem.

Kiedy roz­wi­jać a kie­dy wymie­nić sys­tem na nowy i na jaki

Trudne pyta­nie jed­nak nie aż tak. Pierwszym pyta­niem jakie nale­ży sobie zadać to: czy obec­ny sys­tem wno­si war­tość pokry­wa­ją­ca z nawiąz­ką kosz­ty wyni­ka­ją­ce z jego wyko­rzy­sta­nia? Mając zaś nowy model fir­my i nowy porzą­dek wewnętrz­ny zasta­nów­my się czy obec­ny sys­tem ?ma w sobie? wszyst­kie istot­ne i waż­na dla nas infor­ma­cje? Jeżeli choć na jed­no z tych pytań odpo­wiedź jest nega­tyw­na nale­ży roz­wa­żyć wymia­nę sys­te­mu na nowy. Nie cho­dzi tu o wymia­nę kom­pu­te­rów na biur­ku i w ser­we­row­ni a wymia­nę opro­gra­mo­wa­nia wspo­ma­ga­ją­ce­go zarzą­dza­nie bo o taki domyśl­nie od począt­ku tu jest mowa. To może pocią­gnąć za sobą wymia­nę czę­ści infra­struk­tu­ry (sys­tem informatyczny).

Nie wymie­ni­my tu nazwy żad­ne­go sys­te­mu z pro­ste­go powo­du: nale­ży go wybrać na bazie indy­wi­du­al­nych cech naszej fir­my. Przewaga ryn­ko­wa to mię­dzy inny­mi to co nas róż­ni od kon­ku­ren­tów, nie zrów­nuj­my się więc z nimi wdrą­ża­jąc tak samo coś takie­go same­go jak mają inni. Mógłby ktoś powie­dzieć, że war­to wdro­żyć spraw­dzo­ny sys­tem, naj­le­piej dedy­ko­wa­ny bran­żo­wy. Owszem, jed­nak musi sys­tem ten speł­niać pod­sta­wo­we wyma­ga­nie: musi pozwa­lać na prze­twa­rza­nie naszych infor­ma­cji w takiej for­mie jak my sami to robi­my. Rezygnacja z ele­men­tów wła­sne­go sys­te­mu infor­ma­cyj­ne­go na rzecz tego wbu­do­wa­ne­go we wdra­ża­ne roz­wią­za­nie to ryzy­ko utra­ty prze­wa­gi kon­ku­ren­cyj­nej (jeże­li ją oczy­wi­ście posiadamy).

Może się, zda­rzyć że pla­nu­je­my zmia­ny w fir­mie nie po to utrzy­mać prze­wa­gę ale po to by gonić lide­rów. Można wte­dy roz­wa­żyć wdro­że­nie roz­wią­za­nia bran­żo­we­go, opar­te­go na bran­żo­wych stan­dar­dach i tak zwa­nych naj­lep­szych prak­ty­kach ale i to nie zwal­nia nas z potrze­by zbu­do­wa­nia wła­sne­go sys­te­mu informacyjnego.

Jak wybie­rać

Nie ma jed­nej pro­stej odpo­wie­dzi. Warto jed­nak same­mu opi­sać swo­ja fir­mę i prze­ka­zać taki opis jako ele­ment zapy­ta­nia do dostaw­ców. Ochroni to fir­mę przed pró­ba­mi narzu­ce­nia fir­mie sys­te­mu infor­ma­cyj­ne­go przez dostaw­ce sys­te­mu. Nie zapo­mi­naj­my: sys­tem infor­ma­cyj­ny to nasze dane i infor­ma­cje, sys­tem infor­ma­tycz­ny to tyl­ko narzę­dzie do ich przetwarzania.

Opisane powy­żej zmia­ny orga­ni­za­cyj­ne i ich doku­men­ta­cja to nic inne­go jak ele­ment nasze­go sys­te­mu infor­ma­cyj­ne­go. Przeanalizowaliśmy go i zop­ty­ma­li­zo­wa­li­śmy na nasze potrze­by, nie zmie­niaj­my go.

Architektura sys­te­mu infor­ma­tycz­ne­go co to takiego?

Dużo się mówi od pew­ne­go cza­su o archi­tek­tu­rze sys­te­mów infor­ma­tycz­nych zorien­to­wa­nej na usłu­gi (SOA, ang. Service Oriented Architecture) . Jest to trend zmie­rza­ją­cy w stro­nę budo­wy tych sys­te­mów pod kątem spe­cja­li­zo­wa­nych potrzeb biz­ne­so­wych. Opisane wcze­śniej pro­ce­sy biz­ne­so­we to nasze potrze­by zaś sys­tem to świad­czą­ca nam pew­ne usłu­gi infra­struk­tu­ra. Jeżeli jed­nym z pro­ce­sów biz­ne­so­wych jest w fir­mie fak­tu­ro­wa­nie to nasz sys­tem infor­ma­tycz­ny powi­nien świad­czyć usłu­gę wspie­ra­ją­cą ten pro­ces w posta­ci np. pro­gra­mu lub jego modu­łu dedy­ko­wa­ne­go do pro­ce­su fak­tu­ro­wa­nia. Program taki lub jego moduł powi­nien ope­ro­wać taki­mi dany­mi jakie my w fir­mie wyko­rzy­stu­je­my. To jest ten moment, w któ­rym to my okre­śla­my wyma­ga­nia na pro­gram a nie dostaw­ca narzu­ca nam moż­li­wo­ści swo­je­go sys­te­mu. Zawsze moż­li­we jest to, że dany pro­dukt nie speł­nia naszych wyma­gań i nie powin­no się z nie­go po pro­stu zrezygnować.

Warto tu zazna­czyć, że z regu­ły bran­żo­we roz­wią­za­nie są mniej ryzy­kow­ne jed­nak pod­kre­ślam: jeże­li goni­my lide­rów moż­na sobie pozwa­lać na ich naśla­do­wa­nie jeże­li zaś to my jeste­śmy lide­rem nigdy niko­go nie naśla­duj­my. Zbudujmy model fir­my i niech to on będzie naszym wyma­ga­niem dla dostaw­cy sys­te­mu. Opiszmy nasza ryn­ko­wą stra­te­gię i nie to ona wyzna­cza regu­ły prze­twa­rza­nia w systemie.[/cleeng_content]

(Artykuł w cało­ści uka­zał się w maga­zy­nie FORBES w Marcu 2008 roku, numer 3/2008 na stro­nie 117.)

Inne artykuły na podobny temat

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany

Komentuj i zadawaj pytania autorowi.

Identyfikator *
E-mail *
Witryna internetowa

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.