Potrzeby informacyjne firmy ? Zarządzanie wiedzą

Wprowadzenie

Problematyka infor­ma­cji w fir­mach, jej kolek­cjo­no­wa­nia i prze­twa­rza­nia jest czę­stym tema­tem arty­ku­łów w pra­sie spe­cja­li­stycz­nej jak i opi­sem zakre­sów pro­jek­tów IT. Termin ten jest jed­nak nie raz nad­uży­wa­ny. W pra­sie moż­na pozwo­lić sobie na pew­ną dowol­ność jego inter­pre­ta­cji jed­nak w opi­sie zakre­su pro­jek­tu ana­li­tycz­ne­go pozy­cja o nazwie ?Zdefiniowanie potrzeb infor­ma­cyj­nych fir­my? może rodzić poważ­ne kło­po­ty z odbio­rem tej czę­ści pro­jek­tu gdyż tu na dowol­ność inter­pre­ta­cji nie powin­no być miejsca.

Potrzeby informacyjne firmy

Czym są? Aby okre­ślić potrze­by infor­ma­cyj­ne fir­my musi­my wska­zać (opi­sać) to jaką wie­dzę chce­my posia­dać. To jest naj­trud­niej­sze. Potem, budu­je­my listę fak­tów, któ­rych reje­stra­cja jest wyma­ga­na do zgro­ma­dze­nia potrzeb­nej wie­dzy. Kolejnym kro­kiem jest okre­śle­nie jakie dane są wyma­ga­ne do opi­su tych fak­tów. Następnie budu­je­my model poję­cio­wy i struk­tu­rę danych opi­su­ją­cych te fak­ty. Na koniec imple­men­tu­je­my ten model danych two­rząc Bazę Danych.

Poniżej opi­sa­łem to w jaki spo­sób powsta­ła aku­rat taka kolej­ność i to, że Wiedza nie ist­nie­je, ist­nie­ją dane. Z mode­lem sta­je się to nie­co prostsze.

Definicje

Informacja – 1. ?wia­do­mość o czymś lub zako­mu­ni­ko­wa­nie cze­goś?, 2. ?dział infor­ma­cyj­ny urzę­du, insty­tu­cji?, 3. ?dane prze­twa­rza­ne przez kom­pu­ter? (źr. Słownik PWN)

Informacja – Informacja (łac. infor­ma­tio – wyobra­że­nie, poję­cie) to poję­cie o wie­lu defi­ni­cjach w róż­nych dzie­dzi­nach. Zasadniczo mamy dwa pod­sta­wo­we punk­ty widze­nia na infor­ma­cję. Pierwszy, któ­ry moż­na nazwać obiek­tyw­nym i wywo­dzi się z fizy­ki i mate­ma­ty­ki, gdzie infor­ma­cja ozna­cza pew­ną wła­sność fizycz­ną lub struk­tu­ral­ną obiek­tów, i dru­gi, subiek­tyw­ny (kogni­ty­wi­stycz­ny), gdzie infor­ma­cją jest to, co umysł jest w sta­nie prze­two­rzyć i wyko­rzy­stać do wła­snych celów. (źr. Wikipedia).

Dane – 1. ?fak­tylicz­by, na któ­rych moż­na się oprzeć w wywo­dach?, 2. ?infor­ma­cje prze­twa­rza­ne przez kom­pu­ter? (źr. Słownik PWN)

Dane (ang. data; z łac. datum – to, co jest dane) ? w infor­ma­ty­ce zbio­ry liczb i tek­stów o róż­nych for­mach. Są one uży­wa­ne przez kom­pu­te­ry do obli­czeń oraz są pre­zen­to­wa­ne, czy też prze­twa­rza­ne cyfro­wo. Takie tema­tycz­ne zbio­ry infor­ma­cji są nazwa­ne baza­mi danych. Bazy Danych są pod­sta­wo­wą czę­ścią sys­te­mów zarzą­dza­nia infor­ma­cją, sys­te­mów zarzą­dza­nia pro­jek­ta­mi czy kata­lo­gów pro­duk­tów. Układ danych przy­no­szą­cy kon­kret­ną infor­ma­cję to komu­ni­kat. (źr. Wikipedia).

Wiedza – 1. ?ogół wia­do­mo­ści zdo­by­tych dzię­ki bada­niom, ucze­niu się itp.; też: zasób infor­ma­cji z jakiejś dzie­dzi­ny?, 2. ?zna­jo­mość cze­goś? (źr. Słownik PWN)

Wiedza – ter­min uży­wa­ny powszech­nie, dotych­czas nie posia­da jesz­cze ogól­nie uzna­nej defi­ni­cji. Za kla­sycz­ną uzna­je się defi­ni­cję Platona z dia­lo­gu Teajtet, gdzie Sokrates w roz­mo­wie z Teajtetem docho­dzi do sfor­mu­ło­wa­nia defi­ni­cji, że wie­dza to praw­dzi­we, uza­sad­nio­ne prze­ko­na­nie. Nowa Encyklopedia Powszechna defi­niu­je wie­dzę jako ?ogół wia­ry­god­nych infor­ma­cji o rze­czy­wi­sto­ści wraz z umie­jęt­no­ścią ich wyko­rzy­sty­wa­nia?. (źr. Wikipedia)

Na bazie tych defi­ni­cji moż­na stwo­rzyć nastę­pu­ją­cy model pojęciowy:

? Fakty są komu­ni­ko­wa­ne przez wia­do­mo­ści, wia­do­mość komu­ni­ku­je fakt

? Fakty nio­są infor­ma­cje, infor­ma­cja to poj­mo­wa­nie faktów

? Informacja sta­no­wi widzę, wie­dza to zbiór informacji

Informacja a wiedza

Jak widać rela­cje te nie są skom­pli­ko­wa­ne jed­nak ich obraz poka­zu­je, że samo stwier­dze­nie ?baza wie­dzy? czy ?sys­tem infor­ma­cyj­ny? nabie­ra nie­co innej per­spek­ty­wy. Proszę zwró­cić uwa­gę na to, że nie ma tu bez­po­śred­nie­go powią­za­nia Wiadomości z Wiedzą. Można jed­nak powie­dzieć, że wia­do­mo­ści, jako opis fak­tów, nio­są infor­ma­cje, któ­re budu­ją naszą wie­dzę.

Czym są dane?

Otóż powyż­sze czte­ry poję­cia są tak na praw­dę nie­ma­te­rial­ne. Funkcjonują w naszych umy­słach. Dopiero ich utrwa­le­nia w posta­ci zapi­su na trwa­łym nośni­ku (ot choć­by pió­rem na papie­rze) czy­ni z fak­tów dane.

Mamy więc kolej­ny ele­ment tego mode­lu: Dane repre­zen­tu­ją Fakty, Fakty są doku­men­to­wa­ne przez Dane.

Jaki z tego wnio­sek? Pierwszy jaki się nasu­wa to to, że poję­cie Bazy Wiedzy jest trosz­kę ?nacią­ga­ne?. Dlaczego? Bo Wiedza to spo­sób inter­pre­ta­cji otrzy­my­wa­nych Wiadomości przez czło­wie­ka a pro­ces ten jest subiek­tyw­ny i zale­ży od kon­tek­stu prze­ka­za­nych wia­do­mo­ści. Kontekst zaś budu­ją wia­do­mo­ści poprze­dza­ją­ce. Podam przykład.

Wiadomość: ?w wyni­ku zde­rze­nia samo­cho­dów zgi­nę­ła jed­na oso­ba?. Na jej pod­sta­wie zbu­du­je­my sobie obraz koli­zji na dro­dze i ludz­kiej tra­ge­dii. Wiadomość ta jed­nak poprze­dzo­na (np. audy­cją radio­wą poda­ną godzi­nę wcze­śniej) prze­ka­zem o tre­ści ?Na dro­dze eks­pre­so­wej nr 48, w wyni­ku oblo­dze­nia, miał miej­sce wiel­ki karam­bol, zde­rzy­ło się 37 samo­cho­dów? wywo­ła nie­mal­że ulgę, że w takiej wiel­kiej kata­stro­fie zgi­nę­ła tyl­ko jed­na osoba.

Skoro więc nasza wie­dza bazu­je na wia­do­mo­ściach a ich inter­pre­ta­cja (poj­mo­wa­nie) bazu­je na kon­tek­ście to czym jest ta Wiedza? Kluczem tu są dane, to jak są maga­zy­no­wa­ne. Inaczej mówią to jak są repre­zen­to­wa­ne po ich utrwa­le­niu (rysu­nek powyżej).

Powoli nasu­wa się już chy­ba świa­do­mość tego, że dobra baza wie­dzy (czym by nie była) musi prze­cho­wy­wać dane opi­su­ją­ce i fak­ty i ich kon­tekst. Po dru­gie spo­sób repre­zen­ta­cji danych (ich zapi­su, utrwa­la­niu) powi­nien być jak naj­mniej podat­ny na ich subiek­tyw­ną inter­pre­ta­cję. Jak to osiągnąć?

Model pojęciowy jako model rzeczywistości

Dobrnęliśmy do poję­cia repre­zen­ta­cji danych. Najprostszą repre­zen­ta­cją danych jest nie­struk­tu­ral­ny tekst, popu­lar­nie zwa­ny pro­zą . Proszę zwró­cić uwa­gę na to, że nawet ten tekst to dane. Jaki z nim pro­blem? Ano trud­no jest w tej posta­ci wska­zać wia­do­mość, fakt, infor­ma­cję czy w koń­cu odpo­wie­dzieć na pyta­nie gdzie jest tu ta Wiedza. Wyobraźmy sobie dodat­ko­wo, że ten tekst (ten arty­kuł) pozba­wio­no ilu­stra­cji. Stałby się prak­tycz­nie tak nie­jed­no­znacz­ny, że każ­dy jego czy­tel­nik miał by pra­wo do jego wła­snej inter­pre­ta­cji (na szczę­ście są tu te dia­gra­my, dostęp­ne w wer­sji PDF, adres URL peł­nej wer­sji arty­ku­łu na koń­cu tekstu).

Powstaje potrze­ba takie­go zapi­su danych by były one zapi­sem fak­tów i nio­sły jed­nak ich kon­tekst, na tyle na ile to moż­li­we. Jaki to zapis?

Struktura informacji

Aby dane były moż­li­wie jed­no­znacz­ne i nio­sły kon­tekst muszą być zapi­sa­ne w spo­sób struk­tu­ral­ny i muszą mieć zde­fi­nio­wa­ną ich inter­pre­ta­cję czy­li tak zwa­ne meta­da­ne. Co to oznacza?

Za słow­ni­kiem języ­ka pol­skie­go: struk­tu­ra – 1. ?układ i wza­jem­ne rela­cje ele­men­tów sta­no­wią­cych całość?, 2. ?całość zbu­do­wa­na w pewien spo­sób z poszcze­gól­nych elementów?

Dodatkowo za WIKI: Metadane ? czy­li ?dane o danych?, [?]w przy­pad­ku bazy danych, meta­da­ny­mi są defi­ni­cje tabel, wido­ków, klu­czy itp. nato­miast dany­mi ? zawar­tość tych tabel, wido­ków (czy­li rekor­dy). W sys­te­mach zarzą­dza­nia doku­men­ta­mi meta­da­ne okre­śla się mia­nem metry­ki dokumentu.

Tak wiec mamy już wstęp­ną odpo­wiedź. Ale może przykład:

?Po jutrze, godzi­nę po Wiadomościach odbę­dzie spo­tka­nie człon­ków klu­bu twór­ców nie­jed­no­znacz­nych tek­stów w miej­scu tym samym co ostat­nio. Będziemy roz­ma­wia­li mię­dzy inny­mi o tym jak jesz­cze wydaj­niej zanu­dzać czy­tel­ni­ka, roz­wa­żać aspek­ty wpły­wu nud­nych tek­stów na sto­pień sen­no­ści adre­sa­ta prze­ka­zu oraz oce­ni­my wpływ naszych prac na tak zwa­ne zamu­la­nie sie­ci Internet.?.

Taki prze­kaz pozba­wio­ny kon­tek­stu jakim jest mię­dzy inny­mi dokład­ny czas nada­nia tej wia­do­mo­ści prak­tycz­nie nie nada­je się do jakiej­kol­wiek inter­pre­ta­cji (co nie zmie­nia fak­tu, że w takiej posta­ci czę­sto poda­wa­ne są zapo­wie­dzi spo­tkań w zapro­sze­niach prze­ka­zy­wa­nych pocz­tą elektroniczną)

Zapis struk­tu­ral­ny wyglą­dał by tak:

[Rodzaj zda­rze­nia]: Spotkanie

[Uczestnicy]: człon­ko­wie Klubu Twórców Niejednoznacznych Tekstów

[Termin]: 2008-10-06, godzi­na 20:00

[Miejsce]: klub Grafoman przy uli­cy Nudnej 24

[Treść]: Będziemy roz­ma­wia­li mię­dzy inny­mi o tym jak jesz­cze wydaj­niej zanu­dzać czy­tel­ni­ka, roz­wa­żać aspek­ty wpły­wu nud­nych tek­stów na sto­pień sen­no­ści adre­sa­ta prze­ka­zu oraz oce­ni­my wpływ naszych prac na tak zwa­ne zamu­la­nie sie­ci Internet.

Powyżej mamy struk­tu­ral­ny tekst (skła­da się z oddziel­nych powią­za­nych czę­ści), i meta­da­ne któ­ry­mi są nazwy (opi­sy) po lewej stro­nie dwu­krop­ków w kwa­dra­to­wych nawia­sach. Gdyby był to doku­ment (treść) w wer­sji ory­gi­nal­nej to pierw­sze czte­ry ele­men­ty tej struk­tu­ry mogły by sta­no­wić tak zwa­ną metry­kę całe­go doku­men­tu. Metryka doku­men­tu to nic inne­go na struk­tu­ral­ny opis zawar­to­ści (naj­czę­ściej skró­co­ny) nie­struk­tu­ral­ne­go tek­stu. Tak więc mamy opis tego co nazy­wa­my repre­zen­ta­cją danych.

Zaczynają się schody ? model dziedziny

Na począ­tek model danych. Model danych (bazy danych) to zbiór zasad (spe­cy­fi­ka­cji), opi­su­ją­cych struk­tu­rę danych w bazie danych. [?] Definiuje się tę struk­tu­rę danych poprzez spe­cy­fi­ka­cję repre­zen­ta­cji dozwo­lo­nych w mode­lu obiek­tów (encji) oraz ich związ­ków. (źr. WIKI)

Model danych to opis struk­tur, któ­re posłu­żą do kolek­cjo­no­wa­nia danych. Jest więc to nic inne­go jak struk­tu­ra obra­zu­ją­ca poję­cia i powią­za­nia mię­dzy nimi. Opisem takich struk­tur są mię­dzy inny­mi dia­gra­my takie jak te w tym arty­ku­le (co nie zmie­nia fak­tu, że są ludzie opi­su­ją­cy struk­tu­ry danych prozą).

[…] Jedyne co nam teraz pozo­sta­ło to imple­men­ta­cja mode­lu danych czy­li stwo­rze­nie bazy danych:

Obecnie coraz czę­ściej moż­na się spo­tkać z mode­la­mi obiektowymi.

Czy baza danych to wiedza?

[…]

Model jaw­nie poka­zu­je, że bez­po­śred­ni zwią­zek z Bazą Danych mają Dane. Dalej już są wyłącz­nie nie­ma­te­rial­ne poję­cia czym więc jest Zarządzanie Wiedzą (mil­czą­co zakła­dam, że zarzą­dzać moż­na czymś mate­rial­nym)? Jest to ?prze­cho­wy­wa­nie danych jed­no­znacz­nie zro­zu­mia­łych, opi­su­ją­cych okre­ślo­ne i ogra­ni­czo­ne licz­bą fak­ty inter­pre­to­wa­ne jako poj­mo­wal­na przez adre­sa­ta informacja?.

Przemyślenia zwią­za­ne z tą ostat­nią defi­ni­cją pozo­sta­wiam Państwu. Ciąg dal­szy może nastąpi?

Pobierz kom­plet­ne opracowanie:

Inne artykuły na podobny temat

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany

Komentuj i zadawaj pytania autorowi.

Identyfikator *
E-mail *
Witryna internetowa

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.