Byłem nie­daw­no na kon­fe­ren­cji zaty­tu­ło­wa­nej Knowlegde Management czy­li po pro­stu Zarządzanie Wiedzą (dla­cze­go pol­skie kon­fe­ren­cje w Polsce nazy­wa­ją się po angiel­sku?). Konferencja, jak w fil­mach Hitchcocka, zaczę­ła się moc­no a potem napię­cie rosło: pre­le­gent refe­ra­tu wpro­wa­dza­ją­ce­go stwier­dził, że nie trze­ba defi­nio­wać poję­cia ?wie­dza? by dys­ku­to­wać o zarzą­dza­niu wie­dzą. Ale opo­wiem kil­ka słów o samej kon­fe­ren­cji i tym co sam o tym, czy­li o zarzą­dza­niu wie­dza, sądzę.

Ja jed­nak zacznę od defi­ni­cji, naj­pro­ściej jest się­gnąć do słow­ni­ka języ­ka polskiego:

• wie­dza: ?ogół wia­do­mo­ści zdo­by­tych dzię­ki bada­niom, ucze­niu się itp.; też: zasób infor­ma­cji z jakiejś dziedziny?
• wia­do­mość: ?nowa infor­ma­cja o czymś?
• infor­ma­cja: ?wia­do­mość o czymś lub zako­mu­ni­ko­wa­nie czegoś?
• dane ?fak­ty, licz­by, na któ­rych moż­na się oprzeć w wywo­dach?, ?infor­ma­cje prze­twa­rza­ne przez kom­pu­ter? (źr. SJP PWN)

Co mamy: wie­dza to zbiór wia­do­mo­ści, te sta­no­wią prze­kaz o zda­rze­niach (fak­tach) po zapi­sa­niu sta­no­wią dane. Czym są dane? To wszyst­ko to, co może­my zapi­sać i utrwa­lić. Bogatszą ana­li­zę tak zwa­ne­go mode­lu infor­ma­cyj­ne­go i rela­cji pomię­dzy wia­do­mo­ścia­mi, infor­ma­cja i dany­mi opra­co­wa­łem na począt­ku tego roku (tekst do nabycia).

Wiedza i jej maga­zy­no­wa­nie ma sens, jeśli mamy moż­li­wość póź­niej­sze­go sko­rzy­sta­nia z niej. Problem w tym, że podob­no 80% danych to dane nie­struk­tu­ral­ne a więc nie pod­da­ją­ce się zapi­so­wi w posta­ci tabel i kolumn. Potrzebne więc jest jakieś bar­dziej wyra­fi­no­wa­ne narzę­dzie. Po dru­gie mamy pewien para­doks biznesowy:

1. aby robić coś lepiej i osią­gnąć korzy­ści biz­ne­so­we potrzeb­na jest więk­sza wiedza,
2. więk­sza wie­dza to wię­cej danych,
3. gro­ma­dze­nie danych i zarzą­dza­nie nimi kosztuje,
4. więk­sza wie­dza to więk­szy koszt,
5. dodat­ko­wy koszt posia­da­nia więk­szej wie­dzy zjadł osią­gnię­te zyski z jej posiadania.

Tak więc moim zda­niem zarzą­dza­nie wie­dzą to nie tyl­ko jej gro­ma­dze­nie i udo­stęp­nia­nie, ale przede wszyst­kim selek­cja! Nasz mózg robi dokład­nie to samo: zapo­mi­na o wszyst­kim co nie jest bez­po­śred­nio uży­wa­ne do bie­żą­ce­go życia i przeżycia.

Na pew­no nie jest to miej­sce na stresz­cza­nie takich kon­fe­ren­cji ale w jed­nej z pre­zen­ta­cji poja­wi­ło się waż­ne stwier­dze­nie: reten­cja danych (gro­ma­dze­nie ich, tu w kon­tek­ście wie­dzy nale­ży rozu­mieć: celo­wo, wybiór­czo i w kon­tro­lo­wa­ny spo­sób). Jest to moim zda­niem dru­ga naj­waż­niej­sza cecha sys­te­mów zarzą­dza­nia wie­dzą (pierw­szą była powią­za­na z tym poję­ciem selek­cja danych).

Swego cza­su uwa­ża­łem, że naj­więk­szym sys­te­mem zarzą­dza­nia wie­dzą jest Internet i dobra wyszu­ki­war­ka. Teraz mam wra­że­nie, że brak tych wła­ści­wo­ści czy­li brak selek­cji wpro­wa­dza­nia i trzy­ma­nie na wiecz­ność wszyst­kie­go czy­ni z Internetu coraz więk­szy śmiet­nik. To samo cze­ka każ­dy sys­tem zarzą­dza­nia wie­dzą w fir­mie, jeże­li tych dwóch cech nie będzie posia­dał (świa­do­me wpro­wa­dza­nie danych i celo­we prze­cho­wy­wa­nie). W Internecie wszel­ka pró­ba selek­cji od razu wzbu­dza dys­ku­sje o cen­zu­ro­wa­niu sie­ci. W fir­mie nale­ży to ure­gu­lo­wać albo zapo­mnieć o Knowledge Management bo to ostat­nie sło­wo jest tu klu­czem: ?zarzą­dza­nie?.

Na kon­fe­ren­cji pre­zen­to­wa­ne były róż­ne pro­duk­ty, wszyst­kie pod hasłem ?Zarządzanie wie­dzą?. Jedna z pre­zen­ta­cji zawie­ra­ła listę tego ?jaką wie­dzą zarzą­dza ich sys­tem?. Były to: zada­nia, doku­men­ty, kalen­darz, SMS?sy, chat, e‑mail, ankie­ty, ludzie, pyta­nia i odpo­wie­dzi. Hm, wie­le tego. To jest wła­śnie chy­ba prze­sa­da. Gdzieś widzia­łem defi­ni­cje wie­dzy jako zbio­ru danych mają­cych war­tość dla użyt­kow­ni­ka. Ta defi­ni­cja bar­dziej mi się podo­ba. System ten, na jego szczę­ście, chy­ba jako jedy­ny pre­zen­to­wa­ny miał funk­cjo­nal­ność zarzą­dza­nia reten­cją danych.

Jak więc zarzą­dzać wiedzą?

Cóż, po pierw­sze naj­waż­niej­sze pyta­nie brzmi: po co! Absolutnie nie jest to kry­ty­ka zarzą­dza­nia wie­dzą a zada­nie sobie pyta­nia co chce­my osią­gnąć gdyż zarzą­dza­ne wie­dzą, czy­li po pro­stu kolek­cjo­no­wa­ny­mi dany­mi, to nie jest zbie­ra­nie cze­go­kol­wiek a zbie­ra­nie tego co nam poma­ga, a w każ­dym razie mogło by pomóc.

Zrobiłem swe­go cza­su mały eks­pe­ry­ment w domu: wszyst­ko cze­go nie uży­łem przez rok wyrzu­ca­łem jako zbęd­ne. I co? Oczyściłem piw­ni­cę w cią­gu roku i co cie­ka­we nie cier­pię z tego powo­du, gdyż fak­tycz­nie pew­ne rze­czy nie­po­trzeb­nie zaj­mo­wa­ły cen­ną prze­strzeń cia­snej piw­ni­cy, zaś to cze­go uży­wa­łem np. raz na pięć lat bez pro­ble­mu moż­na gdzieś wypo­ży­czyć i z regu­ły jest to ?lep­szy i now­szy model?.

Do pobra­nia opra­co­wa­nie na temat tego czym są potrze­by infor­ma­cyj­ne: A019_Potrzeby_informacyjne_firmy