Czym jest zarządzanie? Czym są systemy wspomagające zarządzanie? Czym się różni (i czy w ogóle) system od oprogramowania? Czym są dane? Czym są dokumenty? Takie pytania można stawiać tylko na podstawie lektury artykułów na temat nowoczesnych metod zarządzania jak i ofert dostawców różnego rodzaju rozwiązań. Niestety nie raz są to albo fragmentaryczne rozwiazania a nie raz po prostu pseudo-narzędzia mające samorzutnie rozwiązać jakiś problem ale w to ostatnie chyba nikt rozsądny już nie wierzy.
Swego czasu pisałem o tym, że tak na prawdę w firmach, organizacjach zarządza się procesami i przetwarzane są informacje. Moim zdaniem na rynku biznesowych systemów IT mamy dwa podstawowe typy projektów:
- Wybór i wdrożenie gotowego oprogramowania.
- Zaprojektowanie i wykonanie oprogramowania dedykowanego.
W obu przypadkach mamy do czynienia ze skrajnie różnymi projektami. W zasadzie ZAWSZE czekaja nas oba te warianty jednocześnie.
Oprogramowanie gotowe z reguły ma kilka (bywa kilkanaście) lat życia i stale jest rozwijane. Jeżeli zostało opracowane jako uniwersalny produkt rynkowy (bo adresat jest anonimowy) zawiera do wyboru ogromny nadmiar funkcjonalności, których są setki a nie raz i tysiące.
Oprogramowanie dedykowane nie istnieje w momencie podjęcia decyzji o jego wyborze jednak chcemy by powstało w rozsądnie krótkim czasie. Skoro tak to jesteśmy w stanie w tym ?rozsądnie krótkim czasie? stworzyć produkt, mający kilkadziesiąt funkcjonalności (z perspektywy użytkownika) a nie kilka tysięcy.
Jaki z tego wniosek się mi nasuwa? Zakup gotowego dużego pakietu oprogramowania (np. systemu ERP) nie może polegać (nie ma to sensu) na spisaniu a potem sprawdzeniu tych setek funkcjonalności i szukanie ich podzbioru istotnego dla nas w danym rodzaju oprogramowania. Taki zakup to wiara w kompetencje dostawcy (należy je ewentualnie sprawdzić), ocena technologii wykonania tego produktu (bo to da ocenę potencjalnych kosztów rozwoju i integracji) oraz upewnienie się, że pozwoli on zarządzać NASZYMI danymi.
Jest to dokładnie taka sama decyzja jak wybór programu graficznego dla studia czy edytora tekstu dla asystenta: setki pozycji w menu, tysiące możliwości ale używamy wybranej ich części. Nie może być jednak tak, że program ten nie obsłuży nam naszych dokumentów! Musi oczywiście być przygotowany na nieznane nam w przyszłości zmiany ale tu sprawdzamy standardy bo nic innego nie możemy.
Jeżeli jednak okaże się, że uniwersalne rozwiazania, które zresztą są seria kompromisów (w końcu to produkt ?dla każdego?) nie spełniają jakiegoś naszego wymagania, w szczególności nie pozwalają na prace z NASZYMI DOKUMENTAMI to jeśli tylko nie godzimy się na rezygnację z NASZYCH DOKUEMNTÓW (i nie róbmy tego bo to prawdopodobnie jedyny element naszej przewagi na rynku ? jeśli ją oczywiście posiadamy), należy ?brakującą funkcjonalność? odłożyć na bok by ją sobie stworzyć i zintegrować z dużym uniwersalnym produktem. To jest ten drugi dedykowany projekt. Tak więc dzielimy nasze wymagania na ?dwie kupki? bo to rozsądniej.
Dlatego rozsądnie jest kupić uniwersalny edytor tekstu i dodać do niego program, który np. w dedykowany dla nas sposób będzie zarządzał dedykowanymi formularzami ale ten uniwersalny edytor tekstu powinien ?współpracować? ze standardowymi, dostępnymi na rynku narzędziami programistycznymi.
Tak więc: najpierw analiza tego co i jak robimy. Potem podział tego na obszary standardowe, które obsłużymy narzędziem uniwersalnym, i pozostałe (których z reguły jest bardzo mało ale są bardzo ważne dla nas) i zróbmy je po swojemu ale nie pakujmy się w niszowe lub przestarzałe technologie. Nie dawajmy także wiary w to, że kupno tego co ma (powielenie tego co robi) nasz konkurent uczyni nas bardziej konkurencyjnymi bo praktyka pokazuje coś zupełnie odwrotnego.
