Pewna firma, dostawca znanego systemu [[ERP]], opublikowała krótki tekst o tak zwanych mitach dotyczących „obaw przed zakupem dużego ERP”. Mitów na ten temat faktycznie jest wiele i są bardzo różne. Rzecz w tym, że moim zdaniem jedne faktycznie są mitami inne już nie koniecznie. Dostawca jakiegokolwiek produktu ma prawo uczciwie opisywać swój produkt i jego cechy.  W kwestii zaś opisywania tak zwanych korzyści to tylko wtedy gdy oferta dotyczy konkretnego zastosowania u konkretnego klienta. Także jeżeli opis korzyści dotyczy dobrze zdefiniowanej grupy odbiorców ([[grupa docelowa]] w marketingu to grupa potencjalnych odbiorców o tych samych lub podobnych potrzebach) to ma to sens. Jeżeli zaś dostawca pozwala sobie na komentarze w rodzaju „to na pewno jest dobre dla każdego odbiorcy” (nawet jeśłi to grupa MSP) to popełnia w moich oczach nadużycie, polegające choćby na braku szacunku dla adresatów tych „wywodów”….. bo wmawianie mi co jest dla mnie dobre lub krytyczna ocena tego co robię, bez zapoznania się ze mną jest… wciskaniem mi tego czegoś.

Weźmy się za te mity czyli co mówi pewien dostawca systemu ERP

Opublikowany artykuł najpierw wskazuje „często podnoszoną wątpliwość” a następnie „rozprawia się” z nią. Ja zaś postaram się spojrzeć na to „rozprawianie się” jednak nie po to atakować treść tych wywodów,  ale by wskazać to, co moim zdaniem jest właśnie takim nadużyciem argumentacji. Fragmenty treści oferty (cytaty) z wcięciem.

MIT 1

Na dzień dzisiejszy mam niewielkie potrzeby, muszę kupić taki system, który będzie przystawał do mojego biznesu.

A jutro?? Musisz wiedzieć, że system klasy ERP to dostęp nie tylko do szerokiej funkcjonalności, ale także kontakt z profesjonalnym i doświadczonym zespołem konsultantów. To zrozumiałe, że dziś nie wykorzystasz wszystkich możliwości takiego systemu. W przyszłości jednak, kiedy Twoja firma osiągnie zupełnie innym etap rozwoju możesz sięgnąć po potrzebne Ci narzędzia bez konieczności wymiany systemu na nowy. Nie zapewni tego rozwiązanie niższej klasy. Nie będzie nadążało za tempem zmian Twojej działalności. Pamiętaj, że wybór systemu informatycznego do obsługi Twojego przedsiębiorstwa powinien uwzględniać tę perspektywę – system ma Cię wspomagać, nie ograniczać.

Wdrożenie pełnego systemu ERP to projekt na 2-3 lata co najmniej. Rynek zmienia się znacznie szybciej, w takt tych zmian zmieniają się potrzeby firm, zmieniają się priorytety, a bywa nawet, że i modele biznesowe. Budżety są planowane w takt lat finansowych, dlatego działania tylko na najbliższy rok można nazwać planowaniem, już na 3 lata, tym bardziej na 5 lat, to jest to raczej opracowywanie strategii a nie planowanie.

Czym jest oprogramowanie jakie nabywamy? To są tylko narzędzia pracy. Czy ma sens kupowanie rozwojowej ciężarówki mimo obecnej działalności transportowej wymagającej przez najbliższy rok co najwyżej pick-upa? Który więcej pali?

Owszem można zaoferować opcje typu jeden kolejny moduł systemu ERP w kolejnym roku, by rozłożyć wdrożenie i jego koszty na kolejne lata obrachunkowe ale tu pojawia się inny problem: dlaczego mam z góry deklarować, że za rok kupię i wdrożę kolejną funkcjonalność od tego samego dostawcy? A może pojawi sie ktoś kto tę funkcjonalność ma lepiej zaimplementowaną? A może moje potrzeby są takie, że ta funkcjonalność będzie wymagała dedykowanego projektu? Tego nikt nie wie u progu projektu… w końcu zaczyna się rozwijać rynek funkcjonalności a nie oprogramowania, nazywa się to [[Cloud computing]].

MIT 2

Średnich Przedsiębiorstw nie stać na rozwiązania IT z najwyższej półki.

To przekonanie panujące od lat wśród wielu przedsiębiorców, ma obecnie niewiele wspólnego z rzeczywistością. Odpowiednio zdefiniowane potrzeby klienta można zaspokoić odpowiednio zdefiniowanym zakresem merytorycznym sytemu. Skupienie się na najważniejszych procesach biznesowych i odzwierciedlenie ich w systemie przy wykorzystaniu odpowiedniej metodyki wdrożenia ? to klucz do sukcesu i ograniczenia budżetu takiego przedsięwzięcia. Zaufaj doświadczeniu takiego dostawcy systemu ERP, który od wielu lat penetruje rynek, i który posiada długą listę klientów z różnych branż. Będziesz miał pewność, że rozumie Twoje potrzeby i zaproponuje odpowiednie rozwiązania.

No i co tu mamy, po kolei. Odpowiednio zdefiniowane potrzeby to analiza przed-wdrożeniowa i projekt koncepcji rozwiązania, to najdroższe koszty pracy. Można powiedzieć, że jeśli nie myślimy o spotkaniu i godzinnej poradzie eksperta za 300zł, taka analiza to co najmniej kilkanaście tysięcy złotych. Jeżeli do tego dodamy, że przeciętnie analiza i projektowanie to ok. 20% całego projektu to mamy progową wartość rzędu 100 tys. złotych. To już ustala próg rentowności dość wysoko jak na małe firmy. Czy to, że ktoś ma długa listę klientów przekłada się na to, że od razu zaproponuje to co trzeba? Czy ma sens by lekarz z wieloletnią praktyką, zaczął wypisywać recepty bez badania, tylko na podstawie krótkiej rozmowy i spojrzeniu prosto w oczy? Moim zdaniem nie…

Tak więc małe firmy dla tego rodzaju rozwiązań, to firmy z minimalnym budżetem rzędu 100tys. a to dopiero progowa wartość, która szybko rośnie w miarę „kompleksowości” rozwiązania i liczby użytkowników. Czy przypadkiem ktoś nie chce mnie przekonać, że duża ciężarówka dla małej firmy kosztuje mniej?

MIT 3

Czy kupowanie ?na wyrost? ma sens? A może jakiś predefiniowany ERP?

Alternatywą dla systemu ERP są rozwiązania predefiniowane, czyli takie, które według zapewnień dostawców zawierają komplet potrzebnych Ci funkcji i narzędzi informatycznych. Jest to jedna z pułapek, w którą łatwo wpaść. Rozwiązania takie tylko z pozoru są tanie. W praktyce będą wymagały dostosowania Twojej firmy do mechanizmów, które w nich zaszyto. W efekcie stracisz możliwość elastycznego wykorzystywania aplikacji w sposób najlepiej zaspokajający Twoje potrzeby. Warto zatem dobrze przyjrzeć się temu, co oferuje rynek. Istnieją różne pomysły na wdrożenie systemu klasy ERP w średnich przedsiębiorstwach – koncepcje oparte na przemyślanych metodach, pozwalających elastycznie wykorzystać zarówno te możliwości systemu, które odpowiadają naszym aktualnym potrzebom, jak i te związanie z możliwością ich rozszerzenia w przyszłości.

Odradzam „predefiniowane rozwiązania”. Jeżeli już uznamy, że tak – to idziemy do sklepu i kupujemy pudełko za 1000zł w promocji, czytamy instrukcję obsługi lub zamawiamy usługę i po projekcie. Dlaczego ten przedefiniowany miął by nam w firmie zjeść mniej czasu niż taki przygotowany dla nas? Pochłonie tego czasu właśnie więcej, bo to firmę będziemy dostosowywali do narzędzia zamiast odwrotnie.

MIT 4

Wdrożenie dużego rozwiązania IT wymaga nakładu czasu i zaangażowania pracowników ponad miarę.

Wdrożenie systemu informatycznego, a tym bardziej systemu klasy ERP jest przedsięwzięciem poważnym. To prawda, że wymaga przygotowania i zaangażowania ze strony Twoich pracowników. Tym bardziej istotny jest wybór odpowiedniego dostawcy. Opierając się na jego doświadczeniu możesz być spokojny, że wszystkie czynności wchodzące w skład prac informatycznych zostaną odpowiednio zaplanowane, a czas Twoi pracowników tak wykorzystany, aby nie zakłócać bieżącej działalności. Dostępna dziś wiedza w zakresie metod i technik zarządzania projektami informatycznymi pozwala na wykorzystanie metodyki, w której skrzyżowano elementy metod tradycyjnych oraz adaptacyjnych. Właściwa metodyka oraz szeroka funkcjonalność systemu IT to właściwy przepis na optymalną i skuteczną informatyzację z wykorzystaniem systemu klasy ERP.

Nie ukrywam, że nie zrozumiałem tego, chyba, że tłumaczenie to potwierdza, że tak własnie jest: to będzie wielka praca do wykonania.

MIT 5

Czasy są niepewne – nie mogę inwestować w informatykę; Wolne środki zainwestuję w rozwój mojej działalności.

Kiedy nadchodzą trudne czasy dobrze byłoby, aby Twoja firma posiadała już odpowiednie narzędzie informatyczne. Jeśli tak nie jest zastanów się, czy nie jest to aby najlepszy moment na wdrożenie takiego rozwiązania. Często w tym właśnie okresie dokonujemy w naszej organizacji wielu zmian, zmieniamy strategie działania itp. Nowoczesne narzędzie informatyczne pozwoli nam lepiej wykorzystać wprowadzone w firmie zmiany. Inwestycja w zakup i wdrożenie systemu ERP to z pewnością słuszna inwestycja. Tym bardziej, że istnieje wiele interesujących propozycji finansowania projektów, z których możesz skorzystać. Warto zwrócić się do dostawcy takiego rozwiązania ? zapewne będzie w stanie zaoferować w tym zakresie coś ciekawego.

Prawdą jest tylko pierwsze zdanie. Ze swojej strony powtórzę to co mi klient kiedyś powiedział: inwestycje w się robi jak firma odnosi sukcesu, jak jest kryzys to jest za późno bo faktycznie należy oszczędzać by przeżyć co z rozwojem ma niewiele wspólnego. Jednak w kryzysie w szczególności należy patrzeć na mit pierwszy i wydawać pieniądze racjonalnie z poszanowaniem zasad zarządzania ryzykiem inwestycji.

Niewątpliwie podstawowym zwrotem z takiej inwestycji jest wiarygodna informacja, jaką uzyskasz z odpowiedniego systemu klasy ERP. Tylko wtedy będziesz mógł precyzyjnie dokonywać redukcji kosztów, czy też planować sprzedaż. Właśnie dziś, właśnie w trudnych i niepewnych warunkach musisz wspierać swoje przedsiębiorstwo wysokiej klasy systemem ERP, aby nie tylko dorównać konkurencji ale również ją wyprzedzić.

Tu niestety powiem tak: źródłem wiarygodnej informacji, szczególnie ad-hoc nie są systemy ERP (te są co najwyżej źródłem danych) a systemy takie jak [[System wspomagania decyzji]]  (Business Inteligence) czy [[Hurtownia danych]].

Tak więc na zakończenie uważam, że po pierwsze nie dobrze jest jak dostawca rozwiązania doradza co dostarczyć, po drugie bardzo dużym ryzykiem jest decyzja o zakupie jakiegokolwiek systemu ERP bez poprzedzenia jej analizą potrzeb i opracowaniem koncepcji rozwiązania, To, że dostawca systemu ERP mówi nam, że ten ERP jest nam potrzebny, nawet jeśli to dobry i doświadczony dostawca, może ale nie musi być prawdą.

A tak na prawdę mitem jest…

to, że najlepszym wyjściem jest rozpoczęcie od razu od wyboru dostawcy, wtedy kujący, niestety zbyt późno odkrywa, że:

Niestety źle dobrany system informatyczny, mający wspierać/automatyzować czynności w procesie, może być powodem powstania całych podręczników procedur nieuzasadnionych biznesowo, dedykowanych użytkownikom tego systemu, stwarzając przy tym pozory, że to sam proces jest ich źródłem (cytat z pewnego forum: słowa jednego z beneficjentów procedury: najpierw dostawca potem analiza i wdrożenie).