Coraz częściej mówi się o rosnącym tempie zmian na rynku i o idącej w ślad za tym zwinności firm. Zmienność rynku, otoczenia gospodarczego firm powoduje, że prognozy tworzone do analiz rentowności, prognozy płynności finansowej są coraz trudniejsze. Coraz więcej firm produkuje (i sprzedaje) krótkie serie produktów. W efekcie ich praca staje się pracą projektową a nie ciągłą. Cykl produkcyjny lub kampania sprzedażowo-promocyjna zamyka się coraz częściej w sezonie równym czasem trwania z jedną porą roku.

Podstawowym problemem jest duża różnica pomiędzy okresem czasu jakim jest np. kwartalny plan sprzedaży a  trzy- lub pięcioletnimi czasami amortyzacji (zwrotu z inwestycji itp.) rozwiązań IT. Porównanie okresu amortyzacji środków wymaganych do obsługi projektu (np. moduły systemu ERP) z trzema miesiącami planu sprzedaży produktu powoduje, że zbudowanie sensownego modelu [[rachunku przepływów pieniężnych]] staje się niemalże wróżeniem z fusów.

Jak sobie z tym poradzić? Zrównać czas trwania projektu rynkowego z czasem zwrotu z inwestycji. Innymi słowy jeżeli kampania sprzedaży trwa kwartał to narzędzie informatyczne wspierające te kampanię musi na siebie zarobić w 100% w tym czasie i środkami tej kampanii albo nie ma prawa się pojawić bo jego koszt zniszczy zysk. Alternatywą jest dzierżawa kosztownego w przypadku zakupu rozwiązania tylko na czas trwania projektu lub szybkie wykonanie dedykowanego modułu. To dokładnie to samo co korzystanie z taksówki. Wiem, że muszę szybko dotrzeć jako konsultant na miejsce spotkania. Nie wiem jednak ile razy w tym roku taka pilna potrzeba się pojawi a przenoszenie wiedzy z poprzednich lat jest co najmniej ryzykowne (powtarzalność projektów jest bardzo mała). Najlepszym rozwiązaniem jest więc taksówka a nie własny samochód.  Koszt taksówki w całości wliczę w koszt tego konkretnego projektu. W przypadku własnego samochodu „wycięcie” fragmentu kosztu jego posiadania akurat w ten wyjazd jest trudne a stosowanie nadmiaru ryczałtów oddala mnie od realności  analizowanych kosztów fałszując je po protu wraz z wzrostem liczby takich ryczałtów.

Zjawisko to widać to na rynku:

– Zmienił się sposób inwestowania firmy w IT, chcą one bowiem inwestycje finansować z OPEX (operacyjnych środków finansowych), a nie z CAPEX (kapitałowych środków finansowych) ? mówi Mariusz Zabielski, Prezes Zarządu, CEO Siemens PLM Software (PL). Jak podkreśla nasz rozmówca, firmy IT muszą pokazać rzeczywisty zwrot z inwestycji, a dostawcy muszą oferować wraz z rozwiązaniami IT mechanizmy finansowania. – Nastąpiła również zmiana modelu dostawy produktów aplikacyjnych i usług IT ? zauważa Mariusz Zabielski. – Dostawcy IT muszą nauczyć dzielić się ryzykiem powodzenia inwestycji IT u klienta, co wymaga większych kompetencji i znajomości zagadnień biznesowych klienta. [..] Zarządzanie zmianami to krytyczna cecha projektów. (źr. Zmienił się sposób inwestowania firm w IT. Wirtualny Nowy Przemysł – Informatyka. Informatyka dla przemysłu.).

Mamy pewien konflikt interesów: nabywca technologii IT chce coś „na już i na krótko” a dostawcy technologii IT, mający inną strukturę kosztów, dążą do długoterminowych kontraktów. Jak sobie z tym poradzić? Dostawcy IT w zasadzie nie mają wyjścia, muszą iść tropem np. dostawców obrabiarek: szkielet maszyny plus wymienne narzędzia. Jeżeli obrabiarkę można przezbroić w kilka godzin, używając do tego nawet jednorazowo wykonanych narzędzi to samo musi być możliwe w systemie ERP albo będzie on zakałą całego procesu (co niestety nie raz ma miejsce!). Pomimo tego, że maszyny uniwersalne z wymiennymi końcówkami są droższe to jednak ryzyko ich zakupu jest znacznie niższe bo możliwe staje się policzenie kosztu pojedynczego wyrobu. Koszt utrzymania szkieletu takiej maszyny można bezpiecznie rozłożyć ryczałtem podobnie jak koszt budynku czy działów firmy, których istnienie jest wymuszone samym istnieniem firmy (jak np. księgowość).

Jakie wnioski z tego? Moim zdaniem kryteria wyboru systemu ERP nie powinny zbytnio odbiegać  od kryteriów wyboru maszyn produkcyjnych. Tu także można zaobserwować pewien trend: to nie system ERP ma umieć sterować maszyną, to maszyna ma mieć dobre oprogramowanie sterujące, które potrafi komunikować się z ERP na poziomie abstrakcji zrozumiałym dla użytkowników tego ERP czy oprogramowania typu CAD. Są to trzy niezależne ale zintegrowane podsystemy stanowiące razem kompletny system produkcji. Co najważniejsze: powinna to być [[integracja poprzez wymianę danych a nie integracja poprzez ich ich współdzielenie]] co jest niestety nadal cechą większości systemów ERP.

W czym problem? Ktoś to musi zaprojektować zanim cokolwiek kupimy…