Na początek cytat:
W zeszłym roku w sądach zaginęło 321 akt, najwięcej w sprawach cywilnych ? 182. Najgorzej wypadła apelacja poznańska, gdzie brakuje 91 akt, rok wcześniej zaginęło tam 80. […] Akta powinny podlegać odtworzeniu niezależnie od tego w jakich okolicznościach zostały zagubione lub zniszczone. Tak dzieje się tylko w sądach. Choć w urzędach też giną dokumenty, część z nich odmawia ich odtworzenia, powołując się na brak odpowiednich przepisów. Zwróciła na to uwagę rzecznik praw obywatelskich Irena Lipowicz. W wystąpieniu do szefa MSWiA domaga się stworzenia odpowiednich regulacji ? podaje ?Dziennik Gazeta Prawna?. (za Portal Samorządowy – W sądach i urzędach giną dokumenty).
Jak to przeczytałem to mi ręce mi opadły. Ale po kolei.
Słyszę często o wdrożeniach systemów obiegu dokumentów i różnych niepowodzeniach z tym związanych. Jako analityk z doświadczenia powiem tak: ściśle ustaloną ścieżkę przetwarzania dokumentu ma ułamek z nich. Nie należy mylić ścieżki przetwarzania z procesem załatwiania i procedurą obsługi. Prosty przykład: każdy dokument w urzędzie ma jego twórce (sporządził), kontrolera (zaakceptował) i osobę uprawnioną do podpisania (zatwierdził). Do tego każda z tych osób na swoim stanowisku ma pewne kompetencje (umiejętności), ograniczenia (przepisy i zarządzenia czyli reguły biznesowe) oraz uprawnienia (wolno lub nie wolno czegoś danej osobie). Dokument ma prostą ścieżkę od sporządzającego do zatwierdzającego. Jednak to jaką drogę rzeczywiście pokona na etapie konsultacji, korekty itp. w gronie tych trzech osób to nie proces (bo ten ma wskazane już trzy kroki) a właśnie konkretny przebieg ograniczany przez procedury i kompetencje! Inny za każdym razem!
Tego nie modelujemy diagramami bo nigdy nie powstanie opis wyczerpujący wszystkie możliwe przebiegi. Po drugie modelowanie procesów to nie algorytmizacja pracy ludzi, po to tworzymy reguły i oczekujemy od nich pewnego zakresu samodzielności by nie algorytmizować im pracy.
W czym problem?
Problem w tym, że modelowanie procesów biznesowych bez uwzględnienia tych niuansów prowadzi do wielu, zawiłych, nieprzydatnych i niekompletnych diagramów. Nie raz dodatkowo bardzo niespójnych. Zawiłych, bo próbujących pokazać jednocześnie umiejętności, kompetencje, reguły biznesowe i obowiązki. Nieprzydatnych, bo znaczna liczba diagramów czyni je nieużytecznymi. Niekompletnych i niespójnych, bo pokazujących tylko część możliwych przebiegów, będących konkretnym efektem połączenia umiejętności, obowiązków i procedur.
Poniższy diagram (przytaczany już tu swego czasu) pokazuje sedno problemu. Obrazuje model rozdzielający proces (specyfikę organizacji) od tego co procesem nie jest:
Na modelu wygląda to tak:
(umiejętności itp. to Wykonawca)
Tak więc czynność to coś co obligatoryjnie musimy wykonać. To jak sobie z tym poradzimy określają:
- proces (narzucony, specyficzny dla organizacji, powtarzalny tok postępowania)
- treści (przetwarzane w procesie informacje, dane)
- umiejętności (są poszukiwane na rynku pracy, coś co potrafi wykonawca)
- procedury (narzucony sposób realizowania wybranych czynności)
- reguły biznesowe (wewnętrzne regulacje dotyczące całej organizacji)
- uprawnienia (to za co jesteśmy odpowiedzialni)
Ginące dokumenty
Po tym przydługim wstępie wracamy szybko do ginących dokumentów. Gdzie i jak rozwiązać problem? Popatrzmy na powyższe sześć punktów, dokument (treść) pojawia się raz, cała reszta to „czynnik ludzki” czyli to jak pracujemy. Autor artykułu słusznie zwraca uwagę na to, że:
Akta powinny podlegać odtworzeniu niezależnie od tego w jakich okolicznościach zostały zagubione lub zniszczone.
Zapewne nie odtworzy się oryginałów ale poświadczone, elektroniczne kopie można posiadać. Dlatego urzędom, i nie tylko, sugeruję rozważenie: zamiast od razu walczyć z wdrażaniem mało tu skutecznych, kosztownych i długotrwałych we wdrożeniu, systemów obiegu dokumentów, wdrożyć porządne repozytorium dokumentów, archiwum elektroniczne. Łatwiej jest je wdrożyć, są w znacznej części gotowe wymagania dostępne na stronach Archiwum Państwowego i stronach [[Moreq2]] (zalecenia Unii Europejskiej, w Polsce zajmuje się tym Narodowe Archiwum Cyfrowe).
Zarządzanie procesem przepływu dokumentów jest trudniejsze bo po pierwsze, wymaga powyżej wykonanej analizy, po drugie system workflow i tak wymaga dobrego repozytorium dokumentów, po trzecie wymaga wdrożenie pewnej dojrzałej kultury organizacyjnej a to już raczej projekt na lata, nie tygodnie.
Mając dobre archiwum zabezpieczymy lekko licząc 90% związanych z zarządzaniem dokumentami potrzeb bo:
- mamy ich kopie w repozytorium,
- możliwe jest automatyczne monitowanie terminów właściwym osobom,
- możliwe jest dekretowanie (udostępnianie) dokumentów,
- niemożliwe jest ukrycie tego, na jakim etapie (u kogo) jest dana sprawa i jak długo jest załatwiana.
Tak więc można … tzreba „tylko” opracować system metadanych. Ich źródłem mogą i muszą być tak zwane [[Jednolite Rzeczowe Wykazy Akt]] (załączniki do instrukcji kancelaryjnych), w firmach nie posiadających takich należy przeprowadzić analizę (audyt) informacji i opracować [[system metadanych]]. Ten ostatni nie jest prosty, warto nie robić tego zbyt pochopnie, po drugie wykonany raz pozostaje „na wieki” w archiwum.
P.S.
Czy ktoś chce mnie może przekonać, że w firmach dokumenty nie giną? Giną i to znacznie częściej niż w urzędach, więc pokory proszę w ocenie urzędów …
