Na począ­tek cytat:

W zeszłym roku w sądach zagi­nę­ło 321 akt, naj­wię­cej w spra­wach cywil­nych ? 182. Najgorzej wypa­dła ape­la­cja poznań­ska, gdzie bra­ku­je 91 akt, rok wcze­śniej zagi­nę­ło tam 80. […] Akta powin­ny pod­le­gać odtwo­rze­niu nie­za­leż­nie od tego w jakich oko­licz­no­ściach zosta­ły zagu­bio­ne lub znisz­czo­ne. Tak dzie­je się tyl­ko w sądach. Choć w urzę­dach też giną doku­men­ty, część z nich odma­wia ich odtwo­rze­nia, powo­łu­jąc się na brak odpo­wied­nich prze­pi­sów. Zwróciła na to uwa­gę rzecz­nik praw oby­wa­tel­skich Irena Lipowicz. W wystą­pie­niu do sze­fa MSWiA doma­ga się stwo­rze­nia odpo­wied­nich regu­la­cji ? poda­je ?Dziennik Gazeta Prawna?. (za Portal Samorządowy – W sądach i urzę­dach giną doku­men­ty).

Jak to prze­czy­ta­łem to mi ręce mi opa­dły. Ale po kolei.

Słyszę czę­sto o wdro­że­niach sys­te­mów obie­gu doku­men­tów i róż­nych nie­po­wo­dze­niach z tym zwią­za­nych. Jako ana­li­tyk z doświad­cze­nia powiem tak: ści­śle usta­lo­ną ścież­kę prze­twa­rza­nia doku­men­tu ma uła­mek z nich. Nie nale­ży mylić ścież­ki prze­twa­rza­nia z pro­ce­sem zała­twia­nia i pro­ce­du­rą obsłu­gi. Prosty przy­kład: każ­dy doku­ment w urzę­dzie ma jego twór­ce (spo­rzą­dził), kon­tro­le­ra (zaak­cep­to­wał) i oso­bę upraw­nio­ną do pod­pi­sa­nia (zatwier­dził). Do tego każ­da z tych osób na swo­im sta­no­wi­sku ma pew­ne kom­pe­ten­cje (umie­jęt­no­ści), ogra­ni­cze­nia (prze­pi­sy i zarzą­dze­nia czy­li regu­ły biz­ne­so­we) oraz upraw­nie­nia (wol­no lub nie wol­no cze­goś danej oso­bie). Dokument ma pro­stą ścież­kę od spo­rzą­dza­ją­ce­go do zatwier­dza­ją­ce­go. Jednak to jaką dro­gę rze­czy­wi­ście poko­na na eta­pie kon­sul­ta­cji, korek­ty itp. w gro­nie tych trzech osób to nie pro­ces (bo ten ma wska­za­ne już trzy kro­ki) a wła­śnie kon­kret­ny prze­bieg ogra­ni­cza­ny przez pro­ce­du­ry i kom­pe­ten­cje! Inny za każ­dym razem!

Tego nie mode­lu­je­my dia­gra­ma­mi bo nigdy nie powsta­nie opis wyczer­pu­ją­cy wszyst­kie moż­li­we prze­bie­gi. Po dru­gie mode­lo­wa­nie pro­ce­sów to nie algo­ryt­mi­za­cja pra­cy ludzi, po to two­rzy­my regu­ły i ocze­ku­je­my od nich pew­ne­go zakre­su samo­dziel­no­ści by nie algo­ryt­mi­zo­wać im pracy.

W czym problem?

Problem w tym, że mode­lo­wa­nie pro­ce­sów biz­ne­so­wych bez uwzględ­nie­nia tych niu­an­sów pro­wa­dzi do wie­lu, zawi­łych, nie­przy­dat­nych i nie­kom­plet­nych dia­gra­mów. Nie raz dodat­ko­wo bar­dzo nie­spój­nych. Zawiłych, bo pró­bu­ją­cych poka­zać jed­no­cze­śnie umie­jęt­no­ści, kom­pe­ten­cje, regu­ły biz­ne­so­we i obo­wiąz­ki. Nieprzydatnych, bo znacz­na licz­ba dia­gra­mów czy­ni je nie­uży­tecz­ny­mi. Niekompletnych i nie­spój­nych, bo poka­zu­ją­cych tyl­ko część moż­li­wych prze­bie­gów, będą­cych kon­kret­nym efek­tem połą­cze­nia umie­jęt­no­ści, obo­wiąz­ków i procedur.

Poniższy dia­gram (przy­ta­cza­ny już tu swe­go cza­su) poka­zu­je sed­no pro­ble­mu. Obrazuje model roz­dzie­la­ją­cy pro­ces (spe­cy­fi­kę orga­ni­za­cji) od tego co pro­ce­sem nie jest:

Na mode­lu wyglą­da to tak:

Diagram procesu biznesowego BPMN
Proces biz­ne­so­wy w nota­cji BPMN z wydzie­lo­ny­mi pro­ce­du­rą i regu­ła biznesową.

(umie­jęt­no­ści itp. to Wykonawca)

Tak więc czyn­ność to coś co obli­ga­to­ryj­nie musi­my wyko­nać. To jak sobie z tym pora­dzi­my określają:

  1. pro­ces (narzu­co­ny, spe­cy­ficz­ny dla orga­ni­za­cji, powta­rzal­ny tok postępowania)
  2. tre­ści (prze­twa­rza­ne w pro­ce­sie infor­ma­cje, dane)
  3. umie­jęt­no­ści (są poszu­ki­wa­ne na ryn­ku pra­cy, coś co potra­fi wykonawca)
  4. pro­ce­du­ry (narzu­co­ny spo­sób reali­zo­wa­nia wybra­nych czynności)
  5. regu­ły biz­ne­so­we (wewnętrz­ne regu­la­cje doty­czą­ce całej organizacji)
  6. upraw­nie­nia (to za co jeste­śmy odpowiedzialni)

(tu czy­taj o: Skutecznie opra­co­wa­ny model pro­ce­sów to wynik ana­li­zy, któ­ra poka­zu­je gra­ni­ce pomię­dzy tymi obszarami).

Ginące dokumenty

Po tym przy­dłu­gim wstę­pie wra­ca­my szyb­ko do giną­cych doku­men­tów. Gdzie i jak roz­wią­zać pro­blem? Popatrzmy na powyż­sze sześć punk­tów, doku­ment (treść) poja­wia się raz, cała resz­ta to czyn­nik ludz­ki” czy­li to jak pra­cu­je­my. Autor arty­ku­łu słusz­nie zwra­ca uwa­gę na to, że:

Akta powin­ny pod­le­gać odtwo­rze­niu nie­za­leż­nie od tego w jakich oko­licz­no­ściach zosta­ły zagu­bio­ne lub zniszczone.

Zapewne nie odtwo­rzy się ory­gi­na­łów ale poświad­czo­ne, elek­tro­nicz­ne kopie moż­na posia­dać. Dlatego urzę­dom, i nie tyl­ko, suge­ru­ję roz­wa­że­nie: zamiast od razu wal­czyć z wdra­ża­niem mało tu sku­tecz­nych, kosz­tow­nych i dłu­go­trwa­łych we wdro­że­niu, sys­te­mów obie­gu doku­men­tów, wdro­żyć porząd­ne repo­zy­to­rium doku­men­tów, archi­wum elek­tro­nicz­ne. Łatwiej jest je wdro­żyć, są w znacz­nej czę­ści goto­we wyma­ga­nia dostęp­ne na stro­nach Archiwum Państwowego i stro­nach [[Moreq2]] (zale­ce­nia Unii Europejskiej, w Polsce zaj­mu­je się tym Narodowe Archiwum Cyfrowe).

Zarządzanie pro­ce­sem prze­pły­wu doku­men­tów jest trud­niej­sze bo po pierw­sze, wyma­ga powy­żej wyko­na­nej ana­li­zy, po dru­gie sys­tem work­flow i tak wyma­ga dobre­go repo­zy­to­rium doku­men­tów, po trze­cie wyma­ga wdro­że­nie pew­nej doj­rza­łej kul­tu­ry orga­ni­za­cyj­nej a to już raczej pro­jekt na lata, nie tygodnie.

Mając dobre archi­wum zabez­pie­czy­my lek­ko licząc 90% zwią­za­nych z zarzą­dza­niem doku­men­ta­mi potrzeb bo:

  1. mamy ich kopie w repozytorium,
  2. moż­li­we jest auto­ma­tycz­ne moni­to­wa­nie ter­mi­nów wła­ści­wym osobom,
  3. moż­li­we jest dekre­to­wa­nie (udo­stęp­nia­nie) dokumentów,
  4. nie­moż­li­we jest ukry­cie tego, na jakim eta­pie (u kogo) jest dana spra­wa i jak dłu­go jest załatwiana.

Tak więc moż­na … tzre­ba tyl­ko” opra­co­wać sys­tem meta­da­nych. Ich źró­dłem mogą i muszą być tak zwa­ne [[Jednolite Rzeczowe Wykazy Akt]] (załącz­ni­ki do instruk­cji kan­ce­la­ryj­nych), w fir­mach nie posia­da­ją­cych takich nale­ży prze­pro­wa­dzić ana­li­zę (audyt) infor­ma­cji i opra­co­wać [[sys­tem meta­da­nych]]. Ten ostat­ni nie jest pro­sty, war­to nie robić tego zbyt pochop­nie, po dru­gie wyko­na­ny raz pozo­sta­je na wie­ki” w archiwum.

P.S.

Czy ktoś chce mnie może prze­ko­nać, że w fir­mach doku­men­ty nie giną? Giną i to znacz­nie czę­ściej niż w urzę­dach, więc poko­ry pro­szę w oce­nie urzędów …

Jarosław Żeliński

BIO: Od roku 1991 roku, nieprzerwanie, realizuję projekty z zakresu analiz i projektowania systemów, dla urzędów, firm i organizacji. Od 1998 roku prowadzę także samodzielne studia i prace badawcze z obszaru analizy systemowej i modelowania (modele jako przedmiot badań: ORCID). Od 2005 roku, jako nieetatowy wykładowca akademicki, prowadzę wykłady i laboratoria (ontologie i modelowanie systemów informacyjnych, aktualnie w Wyższej Szkole Informatyki Stosowanej i Zarządzania pod auspicjami Polskiej Akademii Nauk w Warszawie. Oświadczenia: moje badania i publikacje nie mają finansowania z zewnątrz, jako ich autor deklaruję brak konfliktu interesów.

Dodaj komentarz

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.