Mamy kolejny przykład „zjawiska”. Jest ono nie raz potępiane ale czy aby na pewno słusznie? Moim zdaniem należy bardzo ostrożnie podchodzić do „pozbywania się” papieru. A jak to widzą sami urzędnicy?
Jak oceni Pan stan e‑administracji w gminach? Fatalnie. Na razie możliwości gmin w zakresie e‑administracji są bardzo ograniczone i nie spodziewam się, żeby to szybko ruszyło. Cały czas mamy, niestety, podwójny obieg dokumentów.
Jak oceni Pan stan e‑administracji w gminach? Fatalnie. Na razie możliwości gmin w zakresie e‑administracji są bardzo ograniczone i nie spodziewam się, żeby to szybko ruszyło. Cały czas mamy, niestety, podwójny obieg dokumentów.Podwójny obieg dokumentów czyli co? Samo istnienie dokumentu w wersji papierowej i elektronicznej czy może faktycznie pismo papierowe dubluje etapy obsługi dokumentu elektronicznego?
Usunięcie papierowych (trwałych postaci fizycznych) egzemplarzy może być długo jeszcze nie możliwe. Zaryzykuję tezę, że nawet niecelowe. Całkowite zastąpienie jest ryzykowne bo zniszczenie wersji elektronicznej (np. bazy danych) to może być zdarzenie trwające ułamek sekundy a straty mogą być nieodwracalne. Koszt zabezpieczenia się przed taką ewentualnością nie raz jest znacznie większy od zarządzania papierowym archiwum, którego całkowite zniszczenie jest jednak „pracochłonne i czasochłonne” co w pewnym sensie zabezpiecza przed „natychmiastową jego utratą. Owszem, mamy rejestry w wersji elektronicznej: PESEL czy KRS ale to rejestry i są zabezpieczone, to nie archiwa dokumentów o wysokiej rotacji zawartości…
Idźmy jednak dalej. Po wdrożeniu systemu…
[…] Został więc zaangażowany dodatkowy pracownik, który zajmuje się obiegiem dokumentów ? przetwarza je, rejestruje, podaje do poszczególnych referatów, a następnie kontroluje terminowość załatwienia sprawy, co jest bardzo ważne.
OK, zatrudniono jedną osobę by podnieść jakość obsługi petentów. Zapytam inaczej: ile osób należało by zatrudnić, by powyższe osiągnąć „ręcznie” bez systemu IT? A dlaczego wcześniej tego nie robiono (wysoka jakość obsługi)?
[…] – W systemie elektronicznym jest na przykład widoczny aktualny stan załatwienia poszczególnych spraw, bo system wyłapuje wszystkie dokumenty, które są ?przeterminowane?. Po jakimś czasie widzimy na czerwono, który dokument na danym stanowisku pracy jest przetrzymywany czy w trakcie załatwiania.
Ale jak widać są korzyści, w zasadzie nie osiągalne metodami ręcznymi. Tak wiec jednak warto było.
[…] To ułatwia pracę, bo zanim dokument trafi do mnie w wersji papierowej do podpisania to widzę go w wersji elektronicznej. Ja albo mój zastępca możemy wtedy nanieść poprawki. Ostatecznie, do mnie trafia już dokument gotowy do wysłania, ja tylko podpisuję i wysyłam – to jest więc bardzo pomocne. Z tym, że – niestety – nadal tworzymy dodatkową biurokrację.
Ale… nie podwójny obieg. Dokument papierowy to ten inicjujący sprawę, który po zarejestrowaniu leży już „nieruchomo” w teczce. Cały proces odbywa się na „dokumentach w wersji elektronicznej” (ich pisanie, uzgadnianie treści, korekty, śledzenie itp.). Jak widać, papier to praktycznie jeden dokument inicjujący i drugi – ostatni – kończący: gotowa, uzgodniona i zatwierdzona wersja do podpisu. Korzyść ogromna bo: mniej papieru, dekretacja to sekundy a nie godziny (albo i dni), śledzenie i statystyki spraw natychmiastowe.
Dodam, że akurat koszt papieru jest najmniejszym kosztem papierowego obiegu i ten argument zawsze wzbudzał uśmiech na mojej twarzy. Taki argument świadczy raczej o zupełnym braku analizy problemu, a powtarzanie obiegowych argumentów w rodzaju „system elektronicznego obiegu dokumentów zwróci się po iluś tam oszczędzonych ryzach papieru” niestety raczej wzbudza śmiech…
[..] Czy wobec tego to w ogóle realne, że nie będzie papierowych dokumentów? Jest to realne. Musimy jednak jeszcze przezwyciężyć w sobie obawę przed dokumentami elektronicznymi. Chyba boimy się, że mogą gdzieś poginąć i w obawie, że baza danych może zostać utracona, trzymamy w schowku dokument papierowy. Myślę jednak, że systemy informatyczne są coraz bardziej doskonałe i jeszcze dwa, trzy lata i będzie wszystko w porządku.
Uważam, że korzyści z elektronicznego obiegu w urzędach są ogromne mimo faktu, że dokumenty inicjujący i kończący są (i długo jeszcze będą) nadal papierowe (ilu ludzi tak na prawdę ma możliwość posługiwania się elektronicznym dokumentem?!). Ważne jest by system taki po pierwsze, został dobrze zaprojektowany gdyż jego celem nie jest zastąpienie papieru, a zmiana sposobu pracy urzędu, a to ogromna różnica.
Co jest moim zdaniem największym błędem? To, że wiele urzędów „zamawiając” taki system (tworząc SIWZ/OPZ), z góry zaznaczają, że „wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów nie powinno wymagać zmian instrukcji kancelaryjnej i wewnętrznych procedur” i to jest idiotyczne podejście bo faktycznie nic nie naprawiając dokładamy kosztów i pracy…
Tak więc sugeruję, by może [[nowe Ministerstwo Cyfryzacji]] zajęło się jak najszybszym opracowaniem drugiej wersji instrukcji kancelaryjnej dla Gmin (ja chętnie pomogę), planujących „cyfryzację” bo bez tego ten cały interes jest na plaster… wewnętrzny obieg dokumentów w urzędzie to zapewne 99% całej pracy z dokumentami. Więc chyba warto pozostawić „papierowe” dokumenty u obywatela a skupić się na owych 99%-ach wewnątrz urzędu bo tu tkwi problem.
A archiwa? OK, [[kategorię archiwalną A]] ma znikoma ilość dokumentów, więc nie zarośniemy bo pozostałe dokumenty w urzędach maja [[kategorie archiwalną B]] i są cyklicznie niszczone.
Mamy także drugi problem w urzędach, który wystarczająco opisał pracownik jednego z nich:
W moim urzędzie 4 lata temu wdrożono elektroniczny obieg dokumentów, a mimo to większość pracowników nawet nie zakłada w nim spraw. Skanowane dokumenty trafiają do dekretacji i do merytorycznych pracowników i na tym koniec. Jest potworny opór pracowników przed prowadzeniem spraw elektronicznie, bo wtedy widać kto ile ma pracy i w jakim terminie ją wykonuje. Problemem jest również brak zdecydowania niektórych szefów, którzy sami nie potrafią z tego systemu skorzystać, zatem nie wymuszają na pracownikach konsekwencji w wykorzystywaniu systemu. Podziwiam, że w takiej małej gminie są 2 – 3 pisma miesięcznie złożone na skrzynkę podawczą. W moim dużym powiecie dotychczas wpłynęło jedno zapytanie( w ciągu 4 lat). Mimo to nie poddajemy się i z uporem staramy się wprowadzać nowe. Może w końcu się to uda…
Ale tu mamy niejako inny, nie techniczny problem… zaryzykuje tezę, że w wielu prywatnych firmach problem bywa podobny…
(źr. cytatów Serwis Samorządowy PAP).
W ostatnim czasie miałem kilka styczności z urzędami. Kluczową rzeczą, myślę, że jest ten fragment:
?wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów nie powinno wymagać zmian instrukcji kancelaryjnej i wewnętrznych procedur?
Tak długo jak nie będzie chęci zmiany idiotycznych procedur/przepisów tak długo jedynym beneficjentem informatyzacji urzędów będą firmy IT.
W skali państwa przede wszystkim brakuje centralizacji oraz rezygnacji z przywiązania obywatela do miejsca zamieszkania (państwo mobilne, to państwo kreatywne).
Dwa proste przykłady:
Żeby uzyskać potwierdzenie NIP – czyli indywidualnego numeru podatkowego – trzeba wniosek złożyć we właściwym urzędzie skarbowym.
Po wymianie dowodu osobistego, jednoosobowa działalność gospodarcza musi powiadomić Urząd Skarbowy (pod rygorem kar pieniężnych) o zmianie numeru tegoż dowodu. Pytanie po co temu Urzędowi numer dowodu skoro ma NIP!! I dlaczego jeden urząd wyrabiając dowód nie powiadamia automatycznie drugiego.
Tak długo, jak analitycy nie będą pomagać przy pisaniu prawa, tylko rola ich sprowadzać się będzie do przygotowywania systemu dla kulawego prawa nic się w jakości urzędów nie zmieni.
cyt: „Jest potworny opór pracowników przed prowadzeniem spraw elektronicznie, bo wtedy widać kto ile ma pracy i w jakim terminie ją wykonuje”
Powyższe stwierdzenie to dla mnie to kwintesencja problemów z informatyzacją biurokracji 🙂
I co mamy dziś w prasie.… „NIK prowadzi audyt wdrażania e‑administracji. „Dziennik Gazeta Prawna” dotarł do kilkunastu protokołów zakończonych już kontroli, z których wynika, że z 28 planowanych projektów w miarę sprawnie działa tylko 5, a reszta – w zasadzie leży. W ramach audytu Najwyższa Izba Kontroli do końca roku ma wziąć pod lupę 62 urzędy – m.in. ministerstwa, sądy, urzędy gmin.”
http://it.wnp.pl/wg-kontroli-nik-system-e-administracji-padl,157699_1_0_0.html
Niestety przy wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów największy opór stawia sama administracja. Osobiście byłem świadkiem gdy do komórki urzędu zajmującej się informatyzacją została przydzielona osoba, która „boi” się komputerów. Pamiętajmy dodatkowo, że w urzędach pracują przeważnie osoby starsze, które boją się zmian dla których podpis musi być w odpowiednim miejscu.
Odnośnie Instrukcji Kancelaryjnej to problem leży u samej góry, zdarzają się sytuacje gdy sam ustawodawca nie wie co stworzył. Natomiast sama interpretacja przepisów wykonawczych jest kompletnie inna na południu czy północy Polski. Tak więc by dokonać zmian w tym systemie należy zacząć od góry (od ogółu do szczegółu).
Jeżeli spojrzymy na w/w raport to ciśnie mi się na usta jedno stwierdzenie „Polak potrafi”. Zresztą czy nie nauczyliśmy się praktyki „dają to bierz”.
Niestety nie mogę się zgodzić z tezami zawartymi w tym wpisie. W moim przekonaniu istnienie podwójnego obiegu dokumentów w urzędzie to największy hamulce do informatyzacji backoffice urzędów. funkcjonowanie obok siebie papierów i elektroniki powoduje, że urzędnicy wykonują pracę dwa razy, co wzbudza niechęć i opór do elektroniki itp. Przypadek opisany powyżej („dokument inicjujący sprawę”) to też jest podwójny obieg. Dokument inicjujący trafia do urzędu jest przekazywany do dekretującego w postaci papierowej (średnio 3 punkty zatrzymania). Po dekretacji trafia do właściwego referenta (kolejne 2 punkty zatrzymania), który musi go zarejestrować itd. Oczywiście roboczo dokument jest obrabianym elektronicznie, ale do tego to wystarczy e‑mail a nie system obiegu dokumentów. Kolejna rzecz to instrukcja kancelaryjna. Otóż obecnie obowiązuje Instrukcja wprowadzona rozporządzeniem PRM z 18.01.2011 (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67) umożliwia pełne wprowadzenie w urzędach systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją tzw. EZD. Co więcej w instrukcji określona jest procedura umożliwiająca, traktowanie dygitalizowanej dokumentacji jako kategorii BC czyli podlegającej zniszczeniu. Zakres przedmiotowy instrukcji to min. urzędy wojewódzkie, marszałkowskie, gminy i starostwa powiatowe.
Podwójny obieg to stan faktyczny, realnie na dzienniku podawczym możliwa jest digitalizacja dokumentu i w 100% jego elektroniczny wewnętrzny obieg. Efektem stosowania (dość powszechnego) poczty elektronicznej w obiegu dokumentów jest brak nadzoru i raportowania tego na jakim etapie i gdzie są sprawy (nie da się takiego raportu zrobić), dodatkowo dokumenty przetwarzane lokalnie (odebrane pocztą elektroniczną) są niedostępne dla nikogo. W kwestii instrukcji kancelaryjnej jest ona zawsze „wzbogacona” zarządzeniami wewnętrznymi, które nie raz skutecznie blokują jakikolwiek postęp, gdyby je utrzymać w stanie niezmienionym.
Oczywiście w większości urzędów podwójny obieg to jest stan faktyczny. Chodzi mi o to, że opisany w artykule przykład też stanowi formę podwójnego obiegu. Faktyczny zysk z wdrożenia systemu do zarządzania dokumentacją w urzędzie będzie wtedy kiedy całkowicie zostanie zatrzymany „papierowy obieg dokumentów” wewnątrz urzędu. Wszelkie rozwiązania pośrednie są dopuszczalne (np. na etapie przejściowym wdrożenia). Trzeba mieć również świadomość wad rozwiązań pośrednich. Nowa instrukcja zakłada stworzenie tzw. składu chronologicznego, do którego trafiają wszystkie wersje papierowe dokumentacji która trafiła do urzędu. Natomiast kojarzenie dokumentacji w sprawy odbywa się tylko i wyłączenie w postaci elektronicznej. Ponadto nie przechowuje się w urzędzie żadnej dokumentacji papierowej wytworzonej przez urząd, chyba, że przepisy szczegółowe mówią inaczej. Dokumentacja ze składu zgodnie z instrukcją po dwóch latach może zostać zniszczona. Co do regulacji wewnętrznych to nie mogą one być sprzeczne z samą instrukcją. Zresztą instrukcja określa zarządzenia które musi wydać kierownik podmiotu aby móc wdrożyć tzw. EZD. Obecnie żaden szef urzędu nie może powiedzieć, że się nie informatyzuje bo nie ma uregulowań prawnych w tym zakresie. Instrukcja daje narzędzia umożliwiające wdrożenie pełnego EZD. Co do maili to również w IK są określone procedury postępowania z nimi.
To wszystko prawda, pozostaje po pierwsze „móc a chcieć” w samych urzędach, po drugie jak wspomniałem, w moich oczach procedury postępowania z mailami nie rozwiązują problemu braku nadzoru nad nimi… co do „podwójności” obiegu, nie zapominajmy, że nie tylko w tym kraju jest (i będzie) odsetek ludzi posługujących się papierem w kontaktach z urzędami i tego im zabronić nie wolno (pomijam już istnienie osób niepełnosprawnych) … dodam także, że każdy rozsądny urząd (i działalność administracji) musi mieć na uwadze tak zwaną „ciągłość działania”… a jak wiemy coś co jest „na prąd” bez tego prądu nie zadziała…