Mamy kolej­ny przy­kład zja­wi­ska”. Jest ono nie raz potę­pia­ne ale czy aby na pew­no słusz­nie? Moim zda­niem nale­ży bar­dzo ostroż­nie pod­cho­dzić do pozby­wa­nia się” papie­ru. A jak to widzą sami urzędnicy?

Jak oce­ni Pan stan e‑administracji w gmi­nach? Fatalnie. Na razie moż­li­wo­ści gmin w zakre­sie e‑administracji są bar­dzo ogra­ni­czo­ne i nie spo­dzie­wam się, żeby to szyb­ko ruszy­ło. Cały czas mamy, nie­ste­ty, podwój­ny obieg dokumentów.

Podwójny obieg doku­men­tów czy­li co? Samo ist­nie­nie doku­men­tu w wer­sji papie­ro­wej i elek­tro­nicz­nej czy może fak­tycz­nie pismo papie­ro­we dublu­je eta­py obsłu­gi doku­men­tu elektronicznego?

Usunięcie papie­ro­wych (trwa­łych posta­ci fizycz­nych) egzem­pla­rzy może być dłu­go jesz­cze nie moż­li­we. Zaryzykuję tezę, że nawet nie­ce­lo­we. Całkowite zastą­pie­nie jest ryzy­kow­ne bo znisz­cze­nie wer­sji elek­tro­nicz­nej (np. bazy danych) to może być zda­rze­nie trwa­ją­ce uła­mek sekun­dy a stra­ty mogą być nie­od­wra­cal­ne. Koszt zabez­pie­cze­nia się przed taką ewen­tu­al­no­ścią nie raz jest znacz­nie więk­szy od zarzą­dza­nia papie­ro­wym archi­wum, któ­re­go cał­ko­wi­te znisz­cze­nie jest jed­nak pra­co­chłon­ne i cza­so­chłon­ne” co w pew­nym sen­sie zabez­pie­cza przed natych­mia­sto­wą jego utra­tą. Owszem, mamy reje­stry w wer­sji elek­tro­nicz­nej: PESEL czy KRS ale to reje­stry i są zabez­pie­czo­ne, to nie archi­wa doku­men­tów o wyso­kiej rota­cji zawartości…

Idźmy jed­nak dalej. Po wdro­że­niu systemu…

[…] Został więc zaan­ga­żo­wa­ny dodat­ko­wy pra­cow­nik, któ­ry zaj­mu­je się obie­giem doku­men­tów ? prze­twa­rza je, reje­stru­je, poda­je do poszcze­gól­nych refe­ra­tów, a następ­nie kon­tro­lu­je ter­mi­no­wość zała­twie­nia spra­wy, co jest bar­dzo ważne.

OK, zatrud­nio­no jed­ną oso­bę by pod­nieść jakość obsłu­gi peten­tów. Zapytam ina­czej: ile osób nale­ża­ło by zatrud­nić, by powyż­sze osią­gnąć ręcz­nie” bez sys­te­mu IT? A dla­cze­go wcze­śniej tego nie robio­no (wyso­ka jakość obsługi)?

[…] – W sys­te­mie elek­tro­nicz­nym jest na przy­kład widocz­ny aktu­al­ny stan zała­twie­nia poszcze­gól­nych spraw, bo sys­tem wyła­pu­je wszyst­kie doku­men­ty, któ­re są ?prze­ter­mi­no­wa­ne?. Po jakimś cza­sie widzi­my na czer­wo­no, któ­ry doku­ment na danym sta­no­wi­sku pra­cy jest prze­trzy­my­wa­ny czy w trak­cie załatwiania.

Ale jak widać są korzy­ści, w zasa­dzie nie osią­gal­ne meto­da­mi ręcz­ny­mi. Tak wiec jed­nak war­to było.

[…] To uła­twia pra­cę, bo zanim doku­ment tra­fi do mnie w wer­sji papie­ro­wej do pod­pi­sa­nia to widzę go w wer­sji elek­tro­nicz­nej. Ja albo mój zastęp­ca może­my wte­dy nanieść popraw­ki. Ostatecznie, do mnie tra­fia już doku­ment goto­wy do wysła­nia, ja tyl­ko pod­pi­su­ję i wysy­łam – to jest więc bar­dzo pomoc­ne. Z tym, że – nie­ste­ty – nadal two­rzy­my dodat­ko­wą biurokrację.

Ale… nie podwój­ny obieg. Dokument papie­ro­wy to ten ini­cju­ją­cy spra­wę, któ­ry po zare­je­stro­wa­niu leży już nie­ru­cho­mo” w tecz­ce. Cały pro­ces odby­wa się na doku­men­tach w wer­sji elek­tro­nicz­nej” (ich pisa­nie, uzgad­nia­nie tre­ści, korek­ty, śle­dze­nie itp.). Jak widać, papier to prak­tycz­nie jeden doku­ment ini­cju­ją­cy i dru­gi – ostat­ni – koń­czą­cy: goto­wa, uzgod­nio­na i zatwier­dzo­na wer­sja do pod­pi­su. Korzyść ogrom­na bo: mniej papie­ru, dekre­ta­cja to sekun­dy a nie godzi­ny (albo i dni), śle­dze­nie i sta­ty­sty­ki spraw natychmiastowe.

Dodam, że aku­rat koszt papie­ru jest naj­mniej­szym kosz­tem papie­ro­we­go obie­gu i ten argu­ment zawsze wzbu­dzał uśmiech na mojej twa­rzy. Taki argu­ment świad­czy raczej o zupeł­nym bra­ku ana­li­zy pro­ble­mu, a powta­rza­nie obie­go­wych argu­men­tów w rodza­ju sys­tem elek­tro­nicz­ne­go obie­gu doku­men­tów zwró­ci się po iluś tam oszczę­dzo­nych ryzach papie­ru” nie­ste­ty raczej wzbu­dza śmiech…

[..] Czy wobec tego to w ogó­le real­ne, że nie będzie papie­ro­wych doku­men­tów? Jest to real­ne. Musimy jed­nak jesz­cze prze­zwy­cię­żyć w sobie oba­wę przed doku­men­ta­mi elek­tro­nicz­ny­mi. Chyba boimy się, że mogą gdzieś pogi­nąć i w oba­wie, że baza danych może zostać utra­co­na, trzy­ma­my w schow­ku doku­ment papie­ro­wy. Myślę jed­nak, że sys­te­my infor­ma­tycz­ne są coraz bar­dziej dosko­na­łe i jesz­cze dwa, trzy lata i będzie wszyst­ko w porządku.

Uważam, że korzy­ści z elek­tro­nicz­ne­go obie­gu w urzę­dach są ogrom­ne mimo fak­tu, że doku­men­ty ini­cju­ją­cy i koń­czą­cy są (i dłu­go jesz­cze będą) nadal papie­ro­we (ilu ludzi tak na praw­dę ma moż­li­wość posłu­gi­wa­nia się elek­tro­nicz­nym doku­men­tem?!). Ważne jest by sys­tem taki po pierw­sze, został dobrze zapro­jek­to­wa­ny gdyż jego celem nie jest zastą­pie­nie papie­ru, a zmia­na spo­so­bu pra­cy urzę­du, a to ogrom­na różnica.

Co jest moim zda­niem naj­więk­szym błę­dem? To, że wie­le urzę­dów zama­wia­jąc” taki sys­tem (two­rząc SIWZ/OPZ), z góry zazna­cza­ją, że wdro­że­nie sys­te­mu elek­tro­nicz­ne­go obie­gu doku­men­tów nie powin­no wyma­gać zmian instruk­cji kan­ce­la­ryj­nej i wewnętrz­nych pro­ce­dur” i to jest idio­tycz­ne podej­ście bo fak­tycz­nie nic nie napra­wia­jąc dokła­da­my kosz­tów i pracy…

Tak więc suge­ru­ję, by może [[nowe Ministerstwo Cyfryzacji]] zaję­ło się jak naj­szyb­szym opra­co­wa­niem dru­giej wer­sji instruk­cji kan­ce­la­ryj­nej dla Gmin (ja chęt­nie pomo­gę), pla­nu­ją­cych cyfry­za­cję” bo bez tego ten cały inte­res jest na pla­ster… wewnętrz­ny obieg doku­men­tów w urzę­dzie to zapew­ne 99% całej pra­cy z doku­men­ta­mi. Więc chy­ba war­to pozo­sta­wić papie­ro­we” doku­men­ty u oby­wa­te­la a sku­pić się na owych 99%-ach wewnątrz urzę­du bo tu tkwi problem.

A archi­wa? OK, [[kate­go­rię archi­wal­ną A]] ma zni­ko­ma ilość doku­men­tów, więc nie zaro­śnie­my bo pozo­sta­łe doku­men­ty w urzę­dach maja [[kate­go­rie archi­wal­ną B]] i są cyklicz­nie niszczone.

Mamy tak­że dru­gi pro­blem w urzę­dach, któ­ry wystar­cza­ją­co opi­sał pra­cow­nik jed­ne­go z nich:

W moim urzę­dzie 4 lata temu wdro­żo­no elek­tro­nicz­ny obieg doku­men­tów, a mimo to więk­szość pra­cow­ni­ków nawet nie zakła­da w nim spraw. Skanowane doku­men­ty tra­fia­ją do dekre­ta­cji i do mery­to­rycz­nych pra­cow­ni­ków i na tym koniec. Jest potwor­ny opór pra­cow­ni­ków przed pro­wa­dze­niem spraw elek­tro­nicz­nie, bo wte­dy widać kto ile ma pra­cy i w jakim ter­mi­nie ją wyko­nu­je. Problemem jest rów­nież brak zde­cy­do­wa­nia nie­któ­rych sze­fów, któ­rzy sami nie potra­fią z tego sys­te­mu sko­rzy­stać, zatem nie wymu­sza­ją na pra­cow­ni­kach kon­se­kwen­cji w wyko­rzy­sty­wa­niu sys­te­mu. Podziwiam, że w takiej małej gmi­nie są 2 – 3 pisma mie­sięcz­nie zło­żo­ne na skrzyn­kę podaw­czą. W moim dużym powie­cie dotych­czas wpły­nę­ło jed­no zapy­ta­nie( w cią­gu 4 lat). Mimo to nie pod­da­je­my się i z upo­rem sta­ra­my się wpro­wa­dzać nowe. Może w koń­cu się to uda…

Ale tu mamy nie­ja­ko inny, nie tech­nicz­ny pro­blem… zary­zy­ku­je tezę, że w wie­lu pry­wat­nych fir­mach pro­blem bywa podobny…

(źr. cyta­tów Serwis Samorządowy PAP).

Jarosław Żeliński

BIO: Od roku 1991 roku, nieprzerwanie, realizuję projekty z zakresu analiz i projektowania systemów, dla urzędów, firm i organizacji. Od 1998 roku prowadzę także samodzielne studia i prace badawcze z obszaru analizy systemowej i modelowania (modele jako przedmiot badań: ORCID). Od 2005 roku, jako nieetatowy wykładowca akademicki, prowadzę wykłady i laboratoria (ontologie i modelowanie systemów informacyjnych, aktualnie w Wyższej Szkole Informatyki Stosowanej i Zarządzania pod auspicjami Polskiej Akademii Nauk w Warszawie. Oświadczenia: moje badania i publikacje nie mają finansowania z zewnątrz, jako ich autor deklaruję brak konfliktu interesów.

Ten post ma 8 komentarzy

  1. Daniel Bachan

    W ostat­nim cza­sie mia­łem kil­ka stycz­no­ści z urzę­da­mi. Kluczową rze­czą, myślę, że jest ten fragment:

    ?wdro­że­nie sys­te­mu elek­tro­nicz­ne­go obie­gu doku­men­tów nie powin­no wyma­gać zmian instruk­cji kan­ce­la­ryj­nej i wewnętrz­nych procedur?

    Tak dłu­go jak nie będzie chę­ci zmia­ny idio­tycz­nych procedur/przepisów tak dłu­go jedy­nym bene­fi­cjen­tem infor­ma­ty­za­cji urzę­dów będą fir­my IT.

    W ska­li pań­stwa przede wszyst­kim bra­ku­je cen­tra­li­za­cji oraz rezy­gna­cji z przy­wią­za­nia oby­wa­te­la do miej­sca zamiesz­ka­nia (pań­stwo mobil­ne, to pań­stwo kreatywne). 

    Dwa pro­ste przykłady:

    Żeby uzy­skać potwier­dze­nie NIP – czy­li indy­wi­du­al­ne­go nume­ru podat­ko­we­go – trze­ba wnio­sek zło­żyć we wła­ści­wym urzę­dzie skarbowym.

    Po wymia­nie dowo­du oso­bi­ste­go, jed­no­oso­bo­wa dzia­łal­ność gospo­dar­cza musi powia­do­mić Urząd Skarbowy (pod rygo­rem kar pie­nięż­nych) o zmia­nie nume­ru tegoż dowo­du. Pytanie po co temu Urzędowi numer dowo­du sko­ro ma NIP!! I dla­cze­go jeden urząd wyra­bia­jąc dowód nie powia­da­mia auto­ma­tycz­nie drugiego.

    Tak dłu­go, jak ana­li­ty­cy nie będą poma­gać przy pisa­niu pra­wa, tyl­ko rola ich spro­wa­dzać się będzie do przy­go­to­wy­wa­nia sys­te­mu dla kula­we­go pra­wa nic się w jako­ści urzę­dów nie zmieni.

  2. jacek2v

    cyt: Jest potwor­ny opór pra­cow­ni­ków przed pro­wa­dze­niem spraw elek­tro­nicz­nie, bo wte­dy widać kto ile ma pra­cy i w jakim ter­mi­nie ją wykonuje”
    Powyższe stwier­dze­nie to dla mnie to kwin­te­sen­cja pro­ble­mów z infor­ma­ty­za­cją biurokracji 🙂

  3. I co mamy dziś w pra­sie.… NIK pro­wa­dzi audyt wdra­ża­nia e‑administracji. Dziennik Gazeta Prawna” dotarł do kil­ku­na­stu pro­to­ko­łów zakoń­czo­nych już kon­tro­li, z któ­rych wyni­ka, że z 28 pla­no­wa­nych pro­jek­tów w mia­rę spraw­nie dzia­ła tyl­ko 5, a resz­ta – w zasa­dzie leży. W ramach audy­tu Najwyższa Izba Kontroli do koń­ca roku ma wziąć pod lupę 62 urzę­dy – m.in. mini­ster­stwa, sądy, urzę­dy gmin.”
    http://​it​.wnp​.pl/​w​g​-​k​o​n​t​r​o​l​i​-​n​i​k​-​s​y​s​t​e​m​-​e​-​a​d​m​i​n​i​s​t​r​a​c​j​i​-​p​a​d​l​,​1​5​7​6​9​9​_​1​_​0​_​0​.​h​tml

  4. Daniel Sadowski

    Niestety przy wdro­że­niu elek­tro­nicz­ne­go obie­gu doku­men­tów naj­więk­szy opór sta­wia sama admi­ni­stra­cja. Osobiście byłem świad­kiem gdy do komór­ki urzę­du zaj­mu­ją­cej się infor­ma­ty­za­cją zosta­ła przy­dzie­lo­na oso­ba, któ­ra boi” się kom­pu­te­rów. Pamiętajmy dodat­ko­wo, że w urzę­dach pra­cu­ją prze­waż­nie oso­by star­sze, któ­re boją się zmian dla któ­rych pod­pis musi być w odpo­wied­nim miejscu.
    Odnośnie Instrukcji Kancelaryjnej to pro­blem leży u samej góry, zda­rza­ją się sytu­acje gdy sam usta­wo­daw­ca nie wie co stwo­rzył. Natomiast sama inter­pre­ta­cja prze­pi­sów wyko­naw­czych jest kom­plet­nie inna na połu­dniu czy pół­no­cy Polski. Tak więc by doko­nać zmian w tym sys­te­mie nale­ży zacząć od góry (od ogó­łu do szczegółu).
    Jeżeli spoj­rzy­my na w/w raport to ciśnie mi się na usta jed­no stwier­dze­nie Polak potra­fi”. Zresztą czy nie nauczy­li­śmy się prak­ty­ki dają to bierz”.

  5. ProGov

    Niestety nie mogę się zgo­dzić z teza­mi zawar­ty­mi w tym wpi­sie. W moim prze­ko­na­niu ist­nie­nie podwój­ne­go obie­gu doku­men­tów w urzę­dzie to naj­więk­szy hamul­ce do infor­ma­ty­za­cji bac­kof­fi­ce urzę­dów. funk­cjo­no­wa­nie obok sie­bie papie­rów i elek­tro­ni­ki powo­du­je, że urzęd­ni­cy wyko­nu­ją pra­cę dwa razy, co wzbu­dza nie­chęć i opór do elek­tro­ni­ki itp. Przypadek opi­sa­ny powy­żej („doku­ment ini­cju­ją­cy spra­wę”) to też jest podwój­ny obieg. Dokument ini­cju­ją­cy tra­fia do urzę­du jest prze­ka­zy­wa­ny do dekre­tu­ją­ce­go w posta­ci papie­ro­wej (śred­nio 3 punk­ty zatrzy­ma­nia). Po dekre­ta­cji tra­fia do wła­ści­we­go refe­ren­ta (kolej­ne 2 punk­ty zatrzy­ma­nia), któ­ry musi go zare­je­stro­wać itd. Oczywiście robo­czo doku­ment jest obra­bia­nym elek­tro­nicz­nie, ale do tego to wystar­czy e‑mail a nie sys­tem obie­gu doku­men­tów. Kolejna rzecz to instruk­cja kan­ce­la­ryj­na. Otóż obec­nie obo­wią­zu­je Instrukcja wpro­wa­dzo­na roz­po­rzą­dze­niem PRM z 18.01.2011 (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67) umoż­li­wia peł­ne wpro­wa­dze­nie w urzę­dach sys­te­mu elek­tro­nicz­ne­go zarzą­dza­nia doku­men­ta­cją tzw. EZD. Co wię­cej w instruk­cji okre­ślo­na jest pro­ce­du­ra umoż­li­wia­ją­ca, trak­to­wa­nie dygi­ta­li­zo­wa­nej doku­men­ta­cji jako kate­go­rii BC czy­li pod­le­ga­ją­cej znisz­cze­niu. Zakres przed­mio­to­wy instruk­cji to min. urzę­dy woje­wódz­kie, mar­szał­kow­skie, gmi­ny i sta­ro­stwa powiatowe.

    1. Jarek Żeliński

      Podwójny obieg to stan fak­tycz­ny, real­nie na dzien­ni­ku podaw­czym moż­li­wa jest digi­ta­li­za­cja doku­men­tu i w 100% jego elek­tro­nicz­ny wewnętrz­ny obieg. Efektem sto­so­wa­nia (dość powszech­ne­go) pocz­ty elek­tro­nicz­nej w obie­gu doku­men­tów jest brak nad­zo­ru i rapor­to­wa­nia tego na jakim eta­pie i gdzie są spra­wy (nie da się takie­go rapor­tu zro­bić), dodat­ko­wo doku­men­ty prze­twa­rza­ne lokal­nie (ode­bra­ne pocz­tą elek­tro­nicz­ną) są nie­do­stęp­ne dla niko­go. W kwe­stii instruk­cji kan­ce­la­ryj­nej jest ona zawsze wzbo­ga­co­na” zarzą­dze­nia­mi wewnętrz­ny­mi, któ­re nie raz sku­tecz­nie blo­ku­ją jaki­kol­wiek postęp, gdy­by je utrzy­mać w sta­nie niezmienionym.

    2. ProGov

      Oczywiście w więk­szo­ści urzę­dów podwój­ny obieg to jest stan fak­tycz­ny. Chodzi mi o to, że opi­sa­ny w arty­ku­le przy­kład też sta­no­wi for­mę podwój­ne­go obie­gu. Faktyczny zysk z wdro­że­nia sys­te­mu do zarzą­dza­nia doku­men­ta­cją w urzę­dzie będzie wte­dy kie­dy cał­ko­wi­cie zosta­nie zatrzy­ma­ny papie­ro­wy obieg doku­men­tów” wewnątrz urzę­du. Wszelkie roz­wią­za­nia pośred­nie są dopusz­czal­ne (np. na eta­pie przej­ścio­wym wdro­że­nia). Trzeba mieć rów­nież świa­do­mość wad roz­wią­zań pośred­nich. Nowa instruk­cja zakła­da stwo­rze­nie tzw. skła­du chro­no­lo­gicz­ne­go, do któ­re­go tra­fia­ją wszyst­kie wer­sje papie­ro­we doku­men­ta­cji któ­ra tra­fi­ła do urzę­du. Natomiast koja­rze­nie doku­men­ta­cji w spra­wy odby­wa się tyl­ko i wyłą­cze­nie w posta­ci elek­tro­nicz­nej. Ponadto nie prze­cho­wu­je się w urzę­dzie żad­nej doku­men­ta­cji papie­ro­wej wytwo­rzo­nej przez urząd, chy­ba, że prze­pi­sy szcze­gó­ło­we mówią ina­czej. Dokumentacja ze skła­du zgod­nie z instruk­cją po dwóch latach może zostać znisz­czo­na. Co do regu­la­cji wewnętrz­nych to nie mogą one być sprzecz­ne z samą instruk­cją. Zresztą instruk­cja okre­śla zarzą­dze­nia któ­re musi wydać kie­row­nik pod­mio­tu aby móc wdro­żyć tzw. EZD. Obecnie żaden szef urzę­du nie może powie­dzieć, że się nie infor­ma­ty­zu­je bo nie ma ure­gu­lo­wań praw­nych w tym zakre­sie. Instrukcja daje narzę­dzia umoż­li­wia­ją­ce wdro­że­nie peł­ne­go EZD. Co do maili to rów­nież w IK są okre­ślo­ne pro­ce­du­ry postę­po­wa­nia z nimi.

    3. Jarek Żeliński

      To wszyst­ko praw­da, pozo­sta­je po pierw­sze móc a chcieć” w samych urzę­dach, po dru­gie jak wspo­mnia­łem, w moich oczach pro­ce­du­ry postę­po­wa­nia z maila­mi nie roz­wią­zu­ją pro­ble­mu bra­ku nad­zo­ru nad nimi… co do podwój­no­ści” obie­gu, nie zapo­mi­naj­my, że nie tyl­ko w tym kra­ju jest (i będzie) odse­tek ludzi posłu­gu­ją­cych się papie­rem w kon­tak­tach z urzę­da­mi i tego im zabro­nić nie wol­no (pomi­jam już ist­nie­nie osób nie­peł­no­spraw­nych) … dodam tak­że, że każ­dy roz­sąd­ny urząd (i dzia­łal­ność admi­ni­stra­cji) musi mieć na uwa­dze tak zwa­ną cią­głość dzia­ła­nia”… a jak wie­my coś co jest na prąd” bez tego prą­du nie zadziała… 

Dodaj komentarz

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.