Jednym z głównych problemów wielu projektów analitycznych (i nie tylko) jest komunikacja i dokumentowanie działań.
Projekty analityczne mają to do siebie, że opisują organizację beneficjenta projektu. Tworzenie jej modeli wymaga “sprzężenia zwrotnego” beneficjent-analityk. Jednak nie chodzi o to, by się codziennie spotykać a o to, by na bieżąco konsultować.
Od lat, jako analityk, stosuję z powodzeniem metodę pracy polegającą na studiowaniu i analizie dokumentów. Są to twarde dane o życiu firmy, niosą większość wiedzy o tym co i po co się dzieje. Praktyka pokazuje, że nie szczegóły powstawania tych dokumentów są istotne (nie licząc etapów powstawania) na etapie modelowania procesów (nie procedur, te trzeba bezwzględnie oddzielać od procesów!). Istotne jest zrozumienie co i dlaczego się dzieje (albo dlaczego się nie dzieje a powinno…).
Przebieg takiego projektu analitycznego, jego szkielet, wygląda jak poniżej (wywiad to konsultacje a nie spowiedź):
Tu i w każdym inaczej (inna metodą) prowadzonym projekcie, pojawia się problem, gdy do komunikacji używamy spotkań lub poczty elektronicznej. W przypadku spotkań, ich nadmiar paraliżuje organizację analizowaną. W przypadku spotkań i notatek po nich pojawia się problem “gdzie jest aktualna wersja”. Rozwiązaniem jest np. Biuro Projektu, jednak to kolejny koszt. Z perspektywy wielkości projektów analitycznych, bywa ono nie raz jednak pewnym nadmiarowym zasobem (koszt takiego biura vs. koszt prowadzonej analizy).
A poczta elektroniczna? Po pierwsze jeżeli po stronie beneficjenta pracuje więcej niż jedna osoba w zasadzie nikt nie ma kompletu aktualnych dokumentów – każdy ma tylko listy do siebie i przez siebie wysłane. Po drugie brak możliwości spójnego wersjonowania dokumentów projektowych bardzo szybko prowadzi do utraty panowania nad dokumentacją. Po trzecie zgłaszanie uwag do poszczególnych diagramów (modeli) w formie dokumentów notatek, jest praktycznie nie do wyegzekwowania, a cykliczne spotkania tylko w tym celu, powodują szybko rosnące koszty specjalistów po obu stronach i paraliż organizacyjny.
Dokumentów i diagramów jest dużo, standardowa ścieżka w tak prowadzonym projekcie:
Najpierw należy “zrzucić” gdzieś dokumenty na etapie kolekcjonowania danych źródłowych. Mogą mieć one swoje kolejne wersje. Dalej: powstają diagramy – modele procesów, trzeba je na bieżąco śledzić i weryfikować. Dalej mamy modele dziedziny systemu, tu użytkownik biznesowy ma mniejszy udział, jeżeli zamawiającym jest firma dostarczająca oprogramowanie, jest czytelnikiem całej i tej części.
W zasadzie mamy tylko jeden sposób na skutecznie (czyli nie generujące nadmiernej pracochłonności i ryzyka): automatyzacja i system pracy grupowej: worflow. Powyższy iteracyjny proces analityczny można wesprzeć narzędziem, które:
- zarządza plikiem projektu pakietu CASE (plik z modelami),
- zarządza innymi plikami, skojarzonymi dokumentami projektowymi: notatki, pliki dokumentacji analizowanej, dokumenty pdf, inne,
- nadzoruje publikację diagramów i komentarze do nich,
- automatycznie wersjonuje wszystkie pliki,
- pozwala to robić w dowolnej grupie osób.
- pozwala śledzić proces: powstanie treści, ocena treści, korekta i ulepszenie, zatwierdzenie (działanie iteracyjne aż do skutku).
Do tego należy dorzucić zarządzanie wymaganiami, harmonogramem, bieżącymi zadaniami i sprawami. Jak to działa? Potrzebne są narzędzia: repozytorium plików z możliwością wymuszenia wersjonowania, zintegrowane narzędzie pracy grupowej pozwalające beneficjentowi na bieżąco przeglądać i komentować (zgłaszać uwagi) diagramy, system wspierający zarządzając harmonogramem i skojarzonymi z nim zadaniami i dokumentami projektowymi. Beneficjent powinien być odpowiedzialny za swoje treści ale też nie należy go obciążać (czas pracowników beneficjenta) zadaniami zarządzania projektem (nie licząc części projektu po stronie beneficjanta).
Jak to działa i czy działa? Wystarczy zawrzeć ze mną umowę by się przekonać ;)…
Korzyści dla zamawiającego analizę:
- ludzie pracują głównie zdalnie w dogodnych dla siebie porach dnia,
- każdy ma dostęp do spójnego zasobu danych, nikt niczego nie traci,
- przechowywana jest historia postępów projektu,
- analityk zapewnia kopie zapasowe całej dokumentacji,
- wiadomo kto, co i kiedy zrobił.
I tylko trzeba chcieć ten projekt zrealizować 😉
