Wpadł mi ręce ostat­ni numer IT-Magazine. Jest w nim bar­dzo cie­ka­wy arty­kuł Roberta Tulickiego-Sypołowskiego zaty­tu­ło­wa­ny ​„Problem komu­ni­ka­cji IT z biz­ne­sem, czy­li nowa odsło­na sta­re­go pro­ble­mu”. Napisał w nim mię­dzy inny­mi (pole­cam cały arty­kuł), że ​„Zadaniem dzi­siej­sze­go CIO jest wyko­rzy­sta­nie tech­no­lo­gii do budo­wa­nia i wspie­ra­nia stra­te­gii biz­ne­so­wej.” Pochyliłem się nad tym zda­niem, bo jako oso­ba regu­lar­nie zaj­mu­ją­ca się uspraw­nia­niem orga­ni­za­cji, a w tym ​„odkry­wa­niem” wyma­gań na IT, regu­lar­nie z CIO mam do czy­nie­nia. (CIO – Chief Information Officer ? angiel­ski tytuł nada­wa­ny w dużych orga­ni­za­cjach oso­bom zarzą­dza­ją­cym dzia­łem informatyki).

Zdanie to jed­nak zanie­po­ko­iło mnie, bo jeże­li zga­dzam się z tym, że IT zawsze wspie­ra reali­za­cje stra­te­gii biz­ne­so­wej, to pyta­nie brzmi: kie­dy ją współ­two­rzy (budu­je)? Moja mała pole­mi­ka albo tyl­ko dodatek…

W jed­nym z ostat­nich arty­ku­łów napisałem:

Pamiętamy też czym jest wie­dza i infor­ma­cja. Tak więc, nie­za­leż­nie od tego czym się dana orga­ni­za­cja zaj­mu­je (bran­ża), cała istot­na wie­dza o niej to to, co zosta­ło zapi­sa­ne: infor­ma­cje i ich zapis czy­li wie­dza. Mówiąc wprost: fir­mę postrze­ga­my przez jej ?cień?, jakim są wszel­kie zapi­sy o tym co się w niej wyda­rzy­ło. Teraz jed­nak musi­my okre­ślić: co nale­ży zapi­sać, któ­re infor­ma­cje utrwa­lać i jak, by obraz ten był wystar­cza­ją­cy. To, co i jak jest zapi­sy­wa­ne, to ?sys­tem infor­ma­cyj­ny? orga­ni­za­cji. Jest on swo­istą ?jaski­nią Platona?. (Architektura kor­po­ra­cyj­na i doj­rza­łość).

Popatrzmy na poniż­szy diagram:

Mamy tu Zarząd orga­ni­za­cji, CIO, pro­ces Realizacji stra­te­gii orga­ni­za­cji czy­li jej pod­sta­wo­wą dzia­łal­ność, oraz Zasoby infor­ma­cyj­ne. Te ostat­nie nadal funk­cjo­nu­ją w posta­ci tra­dy­cyj­nej (papie­ro­wa) oraz elek­tro­nicz­nej (sys­te­my IT).

Pytanie jakie nale­ży sobie zadać to: za co odpo­wia­da (powi­nien odpo­wia­dać) CIO, za to co ​„trzy­ma” tech­no­lo­gia IT czy za całość infor­ma­cji w orga­ni­za­cji? Patrząc na to przez pry­zmat tego co napi­sa­łem powy­żej (jaski­nia Platona), i jak widać na dia­gra­mie, nie jest to takie oczy­wi­ste. Jeżeli CIO zarzą­dza tyl­ko IT to zna­czy, że nie zarzą­dza cało­ścią infor­ma­cji. Jeżeli miał­by zarzą­dzać cało­ścią infor­ma­cji (co z utrzy­ma­niem jej spój­no­ści?) to zna­czy, że ma ​„pod sobą” tak­że archi­wa papierowe.

Tu widzę pro­blem i takie mnie nacho­dzą wnioski:

1. Jeżeli CIO to tyl­ko IT, to jest to oso­ba, któ­ra nie współ­two­rzy żad­nej stra­te­gi (poza tym, że może mieć głos dorad­czy, pamię­ta­my, że stra­te­gia to odpo­wie­dzial­ność Zarządu) ale na pew­no wspie­ra jej realizację.
2. Jeżeli CIO ma zarzą­dzać całą infor­ma­cją w orga­ni­za­cji to nabie­ra to nowe­go zna­cze­nia i być może taki CIO powi­nien brać udział w two­rze­niu stra­te­gii orga­ni­za­cji ale wte­dy powi­nien być człon­kiem Zarządu.

Problem jaki tu widzę, to przy­zwy­cza­je­nie w wie­lu orga­ni­za­cjach (w urzę­dach w szcze­gól­no­ści) do tego, że ​„papie­ry” to dome­na archi­wi­stów, któ­rzy bro­nią swo­jej nie­za­leż­no­ści i odręb­no­ści jak nie­pod­le­gło­ści. Patrząc jed­nak z pozy­cji ustaw zrów­nu­ją­cych doku­ment papie­ro­wy z elek­tro­nicz­nym, jestem skłon­ny twier­dzić, że dłu­go tej nie­za­leż­no­ści nie utrzy­ma­ją. Sam fakt poja­wia­nia się sys­te­mów elek­tro­nicz­ne­go obie­gu doku­men­tów, z któ­rych prak­tycz­nie każ­dy ma kom­po­nent ​„elek­tro­nicz­ne archi­wum doku­men­tów”, ta nie­za­leż­ność już jest fik­cją. Co jest i pozo­sta­nie moim zda­niem rola archi­wi­stów? Przede wszyst­kim meta­da­ne doku­men­tów czy­li ich kla­sy­fi­ka­cja. Podstawową rolą archi­wi­sty jest zarzą­dza­nie reten­cją i zagwa­ran­to­wa­nie łatwe­go dotar­cia do histo­rycz­nych doku­men­tów poprzez ich wła­ści­we kla­sy­fi­ko­wa­nie. Białe ręka­wicz­ki i zapach papie­ru to już coraz czę­ściej raczej relikt prze­szło­ści (któ­ry jed­nak jesz­cze potrwa).

Tak więc kim jest CIO? Czym jest IT? W naszym języ­ku utrwa­li­ło się I jako infor­ma­ty­ka (tech­no­lo­gia), w języ­ku angiel­skim I ozna­cza infor­ma­cję. Jeżeli CIO ma brać udział w two­rze­niu stra­te­gi, moim zda­niem musi zostać wynie­sio­ny do pozio­mu zarzą­du i zarzą­dzać infor­ma­cją a nie tyl­ko infor­ma­ty­ką czy­li pew­nym wycin­kiem infor­ma­cji. Czy to, CIO w zarzą­dzie, się komuś uda? Jeżeli nie, to CIO będzie tyl­ko zarząd­cą zaso­bów IT, naj­waż­niej­szych ale jed­nak jed­nych z wie­lu w organizacji.

Na zakoń­cze­nie. IT prak­tycz­nie wszę­dzie, to tyl­ko wyci­nek sys­te­mu infor­ma­cyj­ne­go. To jest czę­stym powo­dem pro­ble­mów w pro­jek­tach wdro­że­nio­wych. Dlatego zawsze suge­ru­ję, by ana­li­zy biz­ne­so­we były ​„holi­stycz­nym” pro­jek­tem w fir­mach pro­wa­dzo­nym ​„ponad IT”, a nie tyl­ko ​„pro­jek­tem infor­ma­tycz­nym” przed czym nie­ste­ty wie­lu CIO się bro­ni, i tu widzę źró­dło owe­go ​„kon­flik­tu IT vs. biznes”.