W większości chyba firm, z powodów historycznych, niemalże każdy kierownik i dyrektor ma nieco inny próg kwotowy samodzielnej akceptacji poniesionego koszu. Zapisanie w postaci wymagań a potem implementacja, takiego systemu przepływu dokumentów kosztowych, bywa koszmarem. Koszmar ten jest bardzo kosztowny z uwagi na swoją złożoność i brak ogólnych zasad. Powoduje to, że zamiast uzyskania automatyzacji i znacznego wzrostu efektywności uzyskuje się bardzo złożony i pracochłonny (kosztowny) system zamrażający zastany stan rzeczy, jedyną korzyścią czasami bywa to, że z raportów wiemy, że to na prawdę długo trwa. A to tylko jeden aspekt opisu organizacji i wymagań na oprogramowanie.