Swego czasu w artykule na temat reguł biznesowych, prawie dwa lata temu, napisałem że proces biznesowy to nie przyczyna a skutek ograniczeń. W jednym ze swoich artykułów Ronald Ross (autor i współzałożyciel Business Rules Group) napisał niedawno:
?Rules define the boundary between acceptable and unacceptable business activity.? (w dyskusji o regułach: When can you call a business architecture ?smart??)
Przypominam ten cytat, gdyż regularnie słychać modny slogan ostatnich lat: “zarządzanie procesami biznesowymi”. Tak więc skoro “reguły wyznaczają granicę pomiędzy akceptowalnymi i nieakceptowalnymi zachowaniami w biznesie” to znaczy, że “zarządzanie procesami biznesowymi” oznacza zarządzanie tymi granicami a nie procesami, bo te są efektem istnienia tej granicy a nie odwrotnie.
Chyba nikt rozsądny nie powie, że ma bezpośredni wpływ na nurt wody w rzecze, zarządzamy linią brzegową, bo ją możemy inżynieryjnie kształtować, woda popłynie zawsze z góry na dól, nigdy pod górkę.
W ostatnim roku bylem na kilku konferencjach na temat obiegu dokumentów, procesach biznesowych i zarządzaniu tym wszystkim. Wszędzie można było usłyszeć, że “zarządza się procesami”. Moim zdaniem to fałsz, uzasadnienie powyżej.
Wśród ogromnej liczby funkcjonujących firm, jaki odsetek ma “mapy procesów”? Znikomy. Czym więc zarządzają tam Zarządy tych firm?
Poniżej umieściłem prezentacje z kilku konferencji na ten temat i na temat EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów). Opisałem tam pewne mechanizmy, których brak zrozumienia jest jedną z głównych przyczyn porażek wielu wdrożeń systemów zwanych wdzięcznie workflow czy documentflow. Należy pamiętać, że proces biznesowy w organizacji to tak na prawdę sekwencja prac kończonych dokumentem (opis tego co zrobiono, raport, notatka, dowód księgowy, nowy dokument itp.)
Kluczowe tezy pierwszej prezentacji:
- Przepływ dokumentów: przekazywanie treści w wersji papierowej lub elektronicznej, pomiędzy punktami jej przetwarzania. Ścieżka przepływu dokumentów może być z góry narzucona lub kształtowana decyzjami w punktach przetwarzania. Decyzje te także mogą podlegać ograniczeniom (źr. opr. własne autora).
- Procesy biznesowe są kształtowane przez sytuację prawną oraz strukturę organizacyjna, zakresy obowiązków i kompetencje.
- Pewne te same role są pełnione przez różnych pracowników.
- Przepływ dokumentów oraz ich repozytorium to odrębne “systemy”.
- Większość wymagań funkcjonalnych jest realizowana właściwym zbudowaniem systemu metadanych w repozytorium.
- Systemu ERP nie są systemami procesowymi, to systemy obsługujące statusy pojedynczych dokumentów, są nimi praktycznie tylko dowody księgowe (poza systemami ERP przetwarzanych jest ok. 80% dokumentów takich jak umowy, oferty, zapytania, strony WWW czy proste notatki ze spotkań a także dokumenty formalne np. zarządzenia).
Dlatego analiza i specyfikowanie wymagań na systemy przepływu dokumentów czy po protu poprawy procesów biznesowych to przygotowanie firmy do zmian organizacyjnych a nie spisywanie oczekiwań pracowników z nadzieją, że dział HR nie odczuje tej zmiany. Nie zarządzamy procesami, kształtujemy je.
Proponuje zapoznanie się z tegorocznymi moimi prezentacjami do referatów na temat EOD:
- JZelinski – obieg informacji co współdzielimy a co przepływa
- Kolejna rzecz to automatyzacja, wiele się o niej mówi, jednak nie jest to łatwe i rzadko kiedy udaje się osiągnąć: Automatyzacja procesów biznesowych ? jak to zrobić dobrze.
- Co nas czeka, co i jak wdrażać, czy ERP to lekarstwo na wszystko? Kierunki rozwoju systemów obiegu dokumentów.
Firmy zainteresowane szczegółami referatów a także przeprowadzeniem jednodniowego seminarium dla pracowników na ten temat zapraszam do kontaktu.
