Sprzątanie notatek z ubiegłego roku :)…
W 2011 roku pisałem o tym, że W sądach i urzędach ginę dokumenty. Coś jednak się może poprawi. Tym razem krótki wpis, raczej wręcz zestawienie cytatów. Najpierw cytat z listopada 2013:
Dlatego kiedyś nieprawidłowe realizowanie czynności kancelaryjnych wpływało na nieporządek w dokumentacji i konieczność jej porządkowania w archiwum. Obecnie poprawienie błędów w zarządzaniu dokumentacją w systemie wiązałoby się z nieporównywalnym nakładem pracy a zadanie byłoby trudne do zrealizowania.
Stąd propozycja zmiany kompetencji Archiwów Państwowych w zakresie prowadzonych przez nie kontroli.
Jak podkreśla Andrzej Biernat, projektowane przepisy dadzą archiwom kompetencje w zakresie możliwości kontroli postępowania z dokumentacją bez względu na miejsce jej przechowywania. Bowiem nie będzie się ona ograniczać jedynie do archiwum danego podmiotu.
Jednocześnie przypomina, że pojęcie materiałów archiwalnych, czy dokumentacji niearchiwalnej nie odnosi się wyłącznie do dokumentacji zgromadzonej w archiwum, ale także do dokumentacji bieżącej. (Serwis Samorządowy PAP).
Czy mamy problem? Tak, we wrześniu 2013 PAP pisał:
– To nieprawidłowe stosowanie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych lub też opór pracowników przed stosowaniem tych przepisów prowadzi do nieprawidłowego zarządzania dokumentacją w urzędzie ? twierdzi wiceminister administracji Stanisław Huskowski.
Jego zdaniem przyczyną tego jest m.in. nieprzestrzeganie lub też nieprawidłowe stosowanie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w urzędach.
– Bardzo często pracownicy administracji publicznej przy wysokich kwalifikacjach merytorycznych posiadają bardzo małą wiedzę o zasadach pracy kancelaryjnej lub też świadomie nie przestrzegają przepisów kancelaryjnych, uznając je za nieistotne ? ocenia wiceszef MAC. (Serwis Samorządowy PAP).
To taka refleksja po kilku przygodach projektowych z Urzędami. Tam gdzie mi się przydarzył projekt związany z obiegiem dokumentów w urzędach w 100% problemem było własnie ignorowanie zapisów instrukcji kancelaryjnych (one zawierają między innymi opis sposobu znakowania dokumentów: Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt – JRWA, i zarządzania nimi). Z moich obserwacji wynika, że problem ginących dokumentów nie polega na tym, że dokumenty “znikają” z powodu zniszczenia czy wyniesienia poza urząd. One po prostu nie są odnajdywane w tych urzędach. Wystarczy, że ktoś odłoży teczkę akt w złe miejsce albo źle oznaczy dokument, który w wyniku tego zostanie umieszczony w złej teczce i – mając świadomość, że tych dokumentów są tysiące – dokument taki staje się nie do znalezienia.
Na koniec ciekawostka z rodzaju “przyganiał kocioł garnkowi”: w firmach “prywatnych” dokumenty giną znacznie częściej. Mało która firma, nie będące urzędem, ma dobrze zorganizowany system obiegu dokumentów. Owszem, dokumenty księgowe, a konkretnie: dowody księgowe, są z reguły dobrze zarządzane ale to efekt wymagań prawa w tym obszarze. Dobrze jest nie raz także z Umowami, ale tu także mamy wymogi prawne (Umowa jako dokument jest tak samo ważnym dowodem jak np. faktura). Pozostałe dokumenty (oferty, zapytania, pisma do klientów itp.) to w większości firm “towar uboczny”.
Jest jednak światełko w tunelu: dobrze zaprojektowany system nazywany CRM, to tak na prawdę system zarządzania dokumentacją pozaksięgową. Korespondencja z klientami, ustalenia projektowe, oferty, reklamacje itp. To dokumenty, które nie powinny ginąć. W organizacjach nie będących urzędami mamy ten sam problem (mimo, że nie muszą one oddawać dokumentów do Archiwów Państwowych): jak prześledzić sprawę związana z obsługa klienta?
Tu pomagają właśnie “tylnymi drzwiami” systemy zarządzania projektami (dokumenty projektowe), systemy CRM (dokumenty poprzedzające sprzedaż, reklamacje, rozliczenia umów itp.), zarządzanie dokumentacja produkcyjną. Tu mała uwaga: tak zwane systemy FK nie zarządzają dokumentami (dowody księgowe), są to systemy rejestrujące ich treść. Zarządzanie tymi dokumentami (oryginały i ich skany) także wymaga posiadania archiwum. Takim odpowiednikiem ERP w obszarze dokumentów jest system ECM czyli [[Enterprise Content Management]]. W pewnym sensie każda organizacja to także Urząd.
