Jakiś czas temu pisałem o uruchomianej usłudze “zdalnej analizy”. Dla wielu ludzi brzmi to kuriozalnie: “przecież analiza to kontakt z ludźmi!” I tu widzę podstawowy błąd postrzegany w ocenie tym czym jest analiza, która  nie jest “dialogiem”. Metafora z lekarzem jest chyba bardzo dobrym porównaniem: lekarz pracuje w “dwóch etapach”: analiza i postawienie diagnozy, projektowanie rozwiązania oraz zaplanowanie i wdrożenie kuracji. Owszem, są pewne różnice w stosunku do projektów IT, ale większość z nich to projekty polegające na ocenia stanu faktycznego (co chcemy ulepszyć) i planowaniu zmian (kuracji).

Niestety, podczas tak zwanych typowych analiz, opartych na wywiadach  i spotkaniach warsztatowych, im więcej interakcji tym większe pole do manipulacji i perswazji (świadomej lub nie, ale jednak). Po drugie, nie ma żadnej gwarancji, że niczego nie pominięto (w takich rozmowach w zasadzie omawiane są rzeczy ciekawe i rzadkie a prawie nigdy oczywiste). Świat radzi sobie z tym na różne sposoby, np. w medycynie są to badania specjalistyczne na odległość, gdzie lekarz specjalista nie zna pacjenta, widzi jedynie np. jego zdjęcie RTG lub wynik badania tomografem.

Drugim problemem i poważnym błędem jest uznanie, że “skoro te analizy to spotkania i zapisywanie ich wyników, to może to robić niemalże każdy byle był komunikatywny”. Bzdura. Po pierwsze takie działanie to nie są analizy a stenogramy ze spotkań, po drugie są one zapisem subiektywnego oglądu sytuacji, jaki mają odpytywani pracownicy danej firmy (do tego z ich tylko perspektywy).

Tak więc wykonanie analizy organizacji (analizy systemowej) nie polega na “rozmowach i wywiadach” a na dogłębnej ocenie tego co i jak się dzieje w “organizmie” danej firmy i ocena tego stanu rzeczy. Dalsze działania to opisanie sytuacji problemowej i ocena możliwych rozwiązań (scenariuszy). Dopiero teraz przychodzi pora na wdrożenie wybranego wariantu (kuracja o najniższym ryzyku). Można tu już dostrzec dwa etapy: analiza i rekomendacje oraz faktyczne leczenie (wdrażanie rozwiązania). Dobra praktyką (uodpornienie na perswazje i subiektywizm) jest oddzielnie analizy od wdrożenia a także bardziej studiowanie faktów niże subiektywnego ich opisu z ust “pacjenta” (ten może być uzupełnieniem ale nie jedynym źródłem).

Od pewnego czasu dobrze radzi sobie z tym medycyna:

Poziom znajomości elektrokardiografii jest znacznie zróżnicowany – różny zakres umiejętności w zakresie interpretacji EKG jest problemem zgłaszanym w wielu krajach nie tylko w Polsce. Centrum Telemedycyny odpowiada w tym zakresie na zapotrzebowanie wielu małych ośrodków (ZOZów, NZOZów), które bądź nie posiadają etatowo zatrudnionych specjalistów konsultujących zapisy EKG bądź specjaliści tacy są dostępni w bardzo ograniczonym zakresie.

Dzięki dedykowanym urządzeniom EKG ośrodek medyczny ma możliwość przesyłania do konsultanta-specjalisty badań elektrokardiograficznych i uzyskanie pełnej oraz fachowej informacji na temat rodzaju wady pacjenta i sposobu dalszego postępowania.  [wytł. moje] (Nowoczesne technologie w służbie zdrowia, czyli telemedycyna w Instytucie Kardiologii – Artykuły – Nowoczesna klinika).

O co chodzi z tą zdalną analizą? W dużym skrócie badana firma gromadzi dokumenty operacyjne (czyli zapisy faktów) i przekazuje je do analizy, na ich podstawie odtwarzana jest wewnętrzna organizacja działania: procesy biznesowe, modele logiki biznesowej itp.(zdalna analiza biznesowa). Wymaga to jednak stosownego “wyposażenia”, o czym pisałem w poprzednim artykule (moje narzędzia analityka). Owszem skala takiej  analizy jest inna niż wykonanie i ocena badania tomografem komputerowym, ale metoda jest taka sama: prześwietlenie (analiza dokumentów operacyjnych), opracowanie modeli (zdjęcie) i rekomendacje (możliwe sposoby dalszego postępowania). Potem, zależnie od decyzji, angażowane są firmy (wybrane na bazie wymagań) wdrażające określone rozwiązanie.

Niedawno skończyłem projekt prowadzony właśnie tą metodą, drugi dobiega końca. Owszem, były spotkania, gdyż pewne działania (są takie w każdej firmie) są niesformalizowane i jedynym sposobem by je postać, jest zapytać i usłyszeć. Jednak cała analiza odbywa się w sposób praktycznie wykluczający, jakiekolwiek naciski czy perswazje. Informacje pozyskiwane z dokumentów są “zimne i obiektywne”, bardzo często zarządy badanych firm są zaskoczone wynikami. Praca odbywa się niemalże w czasie rzeczywistym, gdyż każdy powstający model (schemat blokowy) jest natychmiast przekazywany do oceny osobom odpowiedzialnych za dany obszar biznesowy i natychmiast komentowane (oprogramowanie do zdalnej pracy z modelami). Tak powstałe modele i opisy działania są “odarte” z wszelkiego “narzutu” zaciemniającego obraz sytuacji (produkt takiej analizy to nie 1000 stron a raczej 100 czyli można to przeczytać). Firma wdrażająca rozwiązanie także ma taki dostęp, wygląda to tak:

(zobacz także : opis pełnego procesu analizy)

Ludzie wykonujące dane prace mają tendencje do opisywania wszelkich znanych im wariantów, są ich nie raz setki, a tak na prawdę proces bywa jeden i to relatywnie prosty. Typowym przykładem jest gospodarka magazynowa: składa się tylko z kilku operacji i dokumentów: przyjęcie z zewnątrz, wydanie na zewnątrz, rozchód wewnętrzny, przyjęcie wewnętrzne, przesunięcie międzymagazynowe. Złożoność produkcji montażowej, sprzedaży czy dystrybucji tkwi w ilości tych operacji i złożoności opisu każdego faktu. Model gospodarki materiałowej jest prosty, problem bywa w tym, że materiałów jest dużo, mogą mieć ograniczony czas przydatności, skomplikowany sposób zamawiania itp.

Tak więc warto się zastanowić jak dotrzemy do wiedzy o naszej firmie, i na ile jest ona wiarygodna, nie zaciemniona nadmiarem zbędnych szczegółów i czy wiedza ta jest obiektywna. Dobra analiza konkretnej organizacji, firmy, urzędu, i jej wyniki nie może być np. polityczna (regularnie spotykam w firmach analizy, których celem jest wykazanie przydatności określonego rozwiązania!) bo to działanie polegające na oferowaniu leków przed diagnozą (reklamy leków bez recepty w TV!). Tak można sobie tylko zaszkodzić. A zdalna analiza (faktycznie zdalnie odbywa się ok. 80% pracy) pozawala po pierwsze obniżyć jej koszt, a po drugie zobiektywizować jej wyniki.

Osoby zainteresowane testem zdalnej analizy proszę o kontakt email, bezpłatny test nie dotyczy firm świadczących usługi o podobnym charakterze.