Jako zwierzęta, ludzie są w przytłaczającej większości konformistami szukającymi prostych sposobów na przeżycie. Heurystyka, jako metoda podejmowania decyzji, góruje nad analitycznym myśleniem, nie dopuszczamy myśli, że coś, co komukolwiek się udało, może być trudne, dajemy wiarę temu, że ukryto przed nami ten ?prosty sposób?. Praktyka jest straszna : otóż nie istnieją proste sposoby rozwiązywania złożonych problemów (nie licząc odkryć przypadkowych).

Daniel Kahneman w książce ?Thinking, fast and slow? pokazuje, że nasze poglądy i postępowanie kształtują dwa systemy myślowe: szybki (automatyczny, bezrefleksyjny) i wolny (oparty na refleksji i namyśle). Zastanawiające, jak często ludzie w większości nadal korzystają tylko z tego pierwszego systemu.

Tym razem nie będzie to recenzja książki (którą swoją drogą polecam), a kilka refleksji na temat tego z jakimi pytaniami o szkolenia przychodzą niektórzy.

Najpierw znany fakt: statystyki  nieudanych projektów IT pokazują, że ok. 3/4 z nich to projekty nieudane. Częstym kryterium uznania projektu za nieudany jest przekroczenie budżetu lub terminu o 20%. Co ciekawe statystyki te są praktycznie niezmienne od lat. Tak więc teoretycznie wiemy, że raczej należało by postępować tak, jak w przypadku tych 25% udanych projektów (gdyby kryterium porażki było każde przekroczenie budżetu lub terminu, było by ich jeszcze mniej). Jednak większość firm (ich menedżerów) postępuje konformistycznie: “róbmy jak większość, nie ryzykujmy innej drogi”. Po drugie, dostawcy oprogramowania mówią: zamawiający za to płacą, wiec po co to zmieniać? Po trzecie  zamawiający chcą tanio, wiec mają tanio, no przynajmniej na etapie zawierania umowy.

Niedawno na szkoleniu usłyszałem:

musimy składać konkurencyjne tańsze oferty mimo żądań wysokiej jakości, jeżeli będziemy uczciwie kalkulowali koszty do wymagań jakościowych, przegramy większość przetargów.

Mamy więc ciekawe zamknięte koło oszukujących się na własne życzenie, na wzajem, dostawców i odbiorów. Z drugiej stronie zawsze można powiedzieć, i słusznie, że drogie nie gwarantuje dobrego.

Więc co z tym zrobić? Na pewno warto zarządzać ryzykiem. Z jednej strony mieć pokorę patrząc na ww. statystyki, z drugiej wychwycić symptomy powiększonego ryzyka, a są nimi złe metody pracy. Np. stosowanie do komunikacji w projekcie, poczty elektronicznej, zamiast wspólnego repozytorium, raczej prowadzi do bałaganu i braku zaufania: nikt nie ma pewności, że dysponuje tymi samymi i takimi samymi co do treści, dokumentami jak “druga strona” (jak każdy inny członek zespołu projektowego).

Drugim  typowym “kilerem” projektów jest stosowanie wielu niezintegrowanych narzędzi w analizie, np. edytor tekstu do pisania raportu, jakieś oprogramowanie do tworzenia diagramów (które jednak nie są formalnymi modelami a ilustracją, grafikami, dokumentu tekstowego), jakieś oprogramowanie do zbierania wymagań,  jakieś oprogramowanie do współdzielenia plików lub po protu email, itp. Praca bez planu (harmonogram) – zakres projektu to także element tego planu –  staje się nieprzewidywalna (nie mylmy planu spotkań z planem realizacji). Narzędzia i metody pracy: poza pocztą elektroniczną, w projekcie powstają dokumenty, których treść powinna być spójna, a jak to uzyskać w wielu wielostronicowych dokumentach, jeżeli jedynym narzędziem weryfikacji jest koleżanka lub kolega? Brak zintegrowanych narzędzi do tworzenia dokumentacji (aplikacje CASE) i zarządzania dokumentacją analityczną (repozytorium) prowadzi to ogromnej liczby dodatkowych roboczogodzin na uzyskanie wymaganej jakości. Składanie ofert o zaniżonych kosztach, najczęściej prowadzi do oszczędności w obszarach związanych z jakością…

Na koniec największy mit: analiza jest prosta, wystarczy wiedzieć jak ją wykonać i mieć właściwe wzorce dokumentów. Nic tej tezy nie potwierdza, a tak wielu próbuje… Znam masę przypadków, gdy ktoś uznał, że przyuczona na szkoleniu grupa pracowników sama wykona analizę wymagań, w końcu to tylko spisywanie potrzeb. Niestety nie znam żadnego przypadku gdzie, na bazie tak spisanych wymagań, projekt zakończył się sukcesem. Jest zresztą prosty sposób na ocenę jakości dokumentu opisującego wymagania: skonfrontowanie go z tym co w końcu powstało.

Tak więc niestety mamy jednak dwa systemy myślowe: szybki (automatyczny, bezrefleksyjny) i wolny (oparty na refleksji i namyśle). Zastanawiające, jak często ludzie w większości nadal korzystają tylko z tego pierwszego systemu. Tu zacytuję A.Einsteina: jeżeli na rozwiązanie problemu mam godzinę, 55 minut spędzam nad jego zrozumieniem a 5 minut nad opracowaniem rozwiązania.