Bardzo często spotykam się z dokumentami, w których – na modelach procesów biznesowych – pojawia się rola System (nie raz konkretne oprogramowanie). Dość dawno temu także robiłem “podejścia” do takiego postrzegania organizacji, jednak z każdym kolejnym projektem przekonywałem się, że to jednak złe podejście. Po pierwsze dlatego, że mieszanie mających swobodę podejmowania decyzji ludzi, jako wykonawców czynności, i deterministycznego oprogramowania, jako kolejnych wykonawców, szybko prowadź do sytuacji, w której tracimy zrozumienie działania np. firmy. Pracownicy mają pewien zakres swobody działania (każdy ma jakieś umiejętności, które są celem jego zatrudnienia) zaś oprogramowanie to tylko narzędzie bez tożsamości. Po drugie istota funkcjonowania ludzi i organizacji z nich złożonych, tkwi w osiąganiu celów a te maja ludzie, maszyna nie ma celu, maszyna da określony, przewidywalny w 100% wynik działania. Owszem, i człowiek i maszyna wymaga impulsu do działania, ale jednak człowiek mając cel, podejmuje decyzję, w odpowiedzi na bodziec maszyna wykonuje jedynie program (deterministyczny algorytm, maszyny nie podejmują decyzji a wykonują program).

Przykładem porażek ponoszonych z powodu uznania “oprogramowania” (w tym automatyzacji pewnych czynności) jako “wykonawcy” (roli), są wdrożenia systemów  obiegu dokumentów. Objawem porażki jest omijanie oprogramowania wszędzie tam, gdzie stanowi ono przeszkodę w pracy (pracownik dla zrealizowania swojego celu szuka innej drogi niż ta na jaką mu pozwala oprogramowanie, nie mam tu na myśli nadużyć), a będzie tak zawsze gdy tylko uznany, że deterministyczne oprogramowanie będzie pełniło rolę “pracownika” realizującego określony etap pracy w procesie biznesowym. Owszem bywają miejsca, gdzie konkretną umiejętność człowieka można zakwalifikować jako “automat”, jednak nadal to człowiek powinien tego automatu świadomie używać, a nie być przez niego zastąpionym. W przeciwnym wypadku szybko odkryjemy coś co nazywamy “bezdusznością” systemu. Przesłanka do porażki są tworzone dziesiątki diagramów opisujących  procesy ze szczegółowością sięgającą pojedynczych prostych czynności takich jak “podaj, przekaż, wstaw do pole, itp….).

Granicę pomiędzy świadomą pracą człowieka a ewentualnym jej automatyzowaniem wyznaczają procedury. Pisałem o tym niedawno dość dokładnie w artykule Sekwencje a procesy. Tu tylko przypomnę, że proces (także ten elementarny, niepodzielny na podprocesy) jest wykonywany przez człowieka wg. jego woli albo zgodnie z narzuconą mu procedurą. Owszem, cała ta procedura może być deterministyczna i dająca się zautomatyzować, ale to człowiek decyduje o jej użyciu (uruchomieniu). Innymi słowy, niezależnie od tego czy potrafimy “w głowie” wykonać każde z czterech działań podstawowych (dodawanie, odejmowanie, mnożenie, dzielenie) czy używamy kalkulatora nadal to “my” np. mnożymy liczby a nie “kalkulator” (sam z siebie).

Dobrze opisuje to [[prakseologia]]:

Analizując dostępną literaturę, etapy działania można sformułować w następującej postaci: Sprawca działania chcąc osiągnąć zamierzony uprzednio cel oraz pod wpływem impulsu dowolnego, działając w danym otoczeniu, za pomocą narzędzi i metod oddziaływuje na tworzywo, czego skutkiem jest powstanie wytworu. Sprawcą działania zawsze jest człowiek a impulsem dowolny motywator do działania. (Prakseologia ? Encyklopedia Zarządzania).

Powyższe to nic innego jak definicja procesu: sprawca to rola (wykonawca), impuls to zdarzenie inicjujące proces, otoczenie to wszelkie ograniczenia, narzędzia to między innymi oprogramowanie (automaty), tworzywo to stan wejścia (informacje wejściowe, przetwarzane), wytwór to cel pracy, produkt procesu. Sprawcą jest zawsze człowiek, który do działania zawsze wymaga bodźca i użyje – jeżeli ma takie – narzędzi (np. oprogramowania).

Tak więc to zawsze człowiek decyduje o tym, co zrobi w reakcji na określony bodziec, nawet jeżeli ta reakcja ma się sprowadzić do naciśnięcia jednego guzika inicjującego automatyczną pracę wielkiej maszyny.

Takie postrzeganie systemu, jakim jest każda organizacja (wraz z jej zasobami, w tym narzędziami, oprogramowaniem), prezentuje model MDA (www.omg.org/mda) dzieląc modele opisujące organizacje na modele CIM i PIM. Ten pierwszy to model organizacji niezależny od “systemów informatycznych” (Computing Independent), tu jest miejsce na zrozumienie istoty działania organizacji , a narzędzie jakich organizacja używa nie stanowią tej istoty. PIM to model narzędzia, logiki jego działania (algorytmy) a nie organizacji.

Tak więc modele procesów, w których pojawiają się tory reprezentujące jakiekolwiek oprogramowanie gwałcą tę podstawową zasadę: organizacja to celowe działanie ludzi, narzędzia im w tym tylko pomagają, narzędzia nie są istotą działania organizacji. Można to sprawdzić czymś co ja nazywam testem wyłączenia zasilania: czy wyłączenie automatów pozbawi organizację sensu jej istnienia? Jeżeli nie to znaczy, że automaty nie pełnią ról w procesach, a są jedynie narzędziami w rękach ludzi. Narzędzi nie umieszczamy więc w modelach procesów. Narzędzia modelujemy osobno jako “system” i jego przypadki użycia (użycia przez aktora, jakim tu jest człowiek).