Czy system pełni rolę w procesie?

Bardzo czę­sto spo­ty­kam się z doku­men­ta­mi, w któ­rych – na mode­lach pro­ce­sów biz­ne­so­wych – poja­wia się rola System (nie raz kon­kret­ne opro­gra­mo­wa­nie). Dość daw­no temu tak­że robi­łem podej­ścia” do takie­go postrze­ga­nia orga­ni­za­cji, jed­nak z każ­dym kolej­nym pro­jek­tem prze­ko­ny­wa­łem się, że to jed­nak złe podej­ście. Po pierw­sze dla­te­go, że mie­sza­nie mają­cych swo­bo­dę podej­mo­wa­nia decy­zji ludzi, jako wyko­naw­ców czyn­no­ści, i deter­mi­ni­stycz­ne­go opro­gra­mo­wa­nia, jako kolej­nych wyko­naw­ców, szyb­ko pro­wadź do sytu­acji, w któ­rej tra­ci­my zro­zu­mie­nie dzia­ła­nia np. fir­my. Pracownicy mają pewien zakres swo­bo­dy dzia­ła­nia (każ­dy ma jakieś umie­jęt­no­ści, któ­re są celem jego zatrud­nie­nia) zaś opro­gra­mo­wa­nie to tyl­ko narzę­dzie bez toż­sa­mo­ści. Po dru­gie isto­ta funk­cjo­no­wa­nia ludzi i orga­ni­za­cji z nich zło­żo­nych, tkwi w osią­ga­niu celów a te maja ludzie, maszy­na nie ma celu, maszy­na da okre­ślo­ny, prze­wi­dy­wal­ny w 100% wynik dzia­ła­nia. Owszem, i czło­wiek i maszy­na wyma­ga impul­su do dzia­ła­nia, ale jed­nak czło­wiek mając cel, podej­mu­je decy­zję, w odpo­wie­dzi na bodziec maszy­na wyko­nu­je jedy­nie pro­gram (deter­mi­ni­stycz­ny algo­rytm, maszy­ny nie podej­mu­ją decy­zji a wyko­nu­ją program).

Przykładem pora­żek pono­szo­nych z powo­du uzna­nia opro­gra­mo­wa­nia” (w tym auto­ma­ty­za­cji pew­nych czyn­no­ści) jako wyko­naw­cy” (roli), są wdro­że­nia sys­te­mów obie­gu doku­men­tów. Objawem poraż­ki jest omi­ja­nie opro­gra­mo­wa­nia wszę­dzie tam, gdzie sta­no­wi ono prze­szko­dę w pra­cy (pra­cow­nik dla zre­ali­zo­wa­nia swo­je­go celu szu­ka innej dro­gi niż ta na jaką mu pozwa­la opro­gra­mo­wa­nie, nie mam tu na myśli nad­użyć), a będzie tak zawsze gdy tyl­ko uzna­ny, że deter­mi­ni­stycz­ne opro­gra­mo­wa­nie będzie peł­ni­ło rolę pra­cow­ni­ka” reali­zu­ją­ce­go okre­ślo­ny etap pra­cy w pro­ce­sie biz­ne­so­wym. Owszem bywa­ją miej­sca, gdzie kon­kret­ną umie­jęt­ność czło­wie­ka moż­na zakwa­li­fi­ko­wać jako auto­mat”, jed­nak nadal to czło­wiek powi­nien tego auto­ma­tu świa­do­mie uży­wać, a nie być przez nie­go zastą­pio­nym. W prze­ciw­nym wypad­ku szyb­ko odkry­je­my coś co nazy­wa­my bez­dusz­no­ścią” sys­te­mu. Przesłanka do poraż­ki są two­rzo­ne dzie­siąt­ki dia­gra­mów opi­su­ją­cych pro­ce­sy ze szcze­gó­ło­wo­ścią się­ga­ją­cą poje­dyn­czych pro­stych czyn­no­ści takich jak podaj, prze­każ, wstaw do pole, itp.…).

Granicę pomię­dzy świa­do­mą pra­cą czło­wie­ka a ewen­tu­al­nym jej auto­ma­ty­zo­wa­niem wyzna­cza­ją pro­ce­du­ry. Pisałem o tym nie­daw­no dość dokład­nie w arty­ku­le Sekwencje a pro­ce­sy. Tu tyl­ko przy­po­mnę, że pro­ces (tak­że ten ele­men­tar­ny, nie­po­dziel­ny na pod­pro­ce­sy) jest wyko­ny­wa­ny przez czło­wie­ka wg. jego woli albo zgod­nie z narzu­co­ną mu pro­ce­du­rą. Owszem, cała ta pro­ce­du­ra może być deter­mi­ni­stycz­na i dają­ca się zauto­ma­ty­zo­wać, ale to czło­wiek decy­du­je o jej uży­ciu (uru­cho­mie­niu). Innymi sło­wy, nie­za­leż­nie od tego czy potra­fi­my w gło­wie” wyko­nać każ­de z czte­rech dzia­łań pod­sta­wo­wych (doda­wa­nie, odej­mo­wa­nie, mno­że­nie, dzie­le­nie) czy uży­wa­my kal­ku­la­to­ra nadal to my” np. mno­ży­my licz­by a nie kal­ku­la­tor” (sam z siebie).

Dobrze opi­su­je to [[prak­se­olo­gia]]:

Analizując dostęp­ną lite­ra­tu­rę, eta­py dzia­ła­nia moż­na sfor­mu­ło­wać w nastę­pu­ją­cej posta­ci: Sprawca dzia­ła­nia chcąc osią­gnąć zamie­rzo­ny uprzed­nio cel oraz pod wpły­wem impul­su dowol­ne­go, dzia­ła­jąc w danym oto­cze­niu, za pomo­cą narzę­dzi i metod oddzia­ły­wu­je na two­rzy­wo, cze­go skut­kiem jest powsta­nie wytwo­ru. Sprawcą dzia­ła­nia zawsze jest czło­wiek a impul­sem dowol­ny moty­wa­tor do dzia­ła­nia. (Prakseologia ? Encyklopedia Zarządzania).

Powyższe to nic inne­go jak defi­ni­cja pro­ce­su: spraw­ca to rola (wyko­naw­ca), impuls to zda­rze­nie ini­cju­ją­ce pro­ces, oto­cze­nie to wszel­kie ogra­ni­cze­nia, narzę­dzia to mię­dzy inny­mi opro­gra­mo­wa­nie (auto­ma­ty), two­rzy­wo to stan wej­ścia (infor­ma­cje wej­ścio­we, prze­twa­rza­ne), wytwór to cel pra­cy, pro­dukt pro­ce­su. Sprawcą jest zawsze czło­wiek, któ­ry do dzia­ła­nia zawsze wyma­ga bodź­ca i uży­je – jeże­li ma takie – narzę­dzi (np. oprogramowania).

Tak więc to zawsze czło­wiek decy­du­je o tym, co zro­bi w reak­cji na okre­ślo­ny bodziec, nawet jeże­li ta reak­cja ma się spro­wa­dzić do naci­śnię­cia jed­ne­go guzi­ka ini­cju­ją­ce­go auto­ma­tycz­ną pra­cę wiel­kiej maszyny.

Takie postrze­ga­nie sys­te­mu, jakim jest każ­da orga­ni­za­cja (wraz z jej zaso­ba­mi, w tym narzę­dzia­mi, opro­gra­mo­wa­niem), pre­zen­tu­je model MDA (www​.omg​.org/​mda) dzie­ląc mode­le opi­su­ją­ce orga­ni­za­cje na mode­le CIMPIM. Ten pierw­szy to model orga­ni­za­cji nie­za­leż­ny od sys­te­mów infor­ma­tycz­nych” (Computing Independent), tu jest miej­sce na zro­zu­mie­nie isto­ty dzia­ła­nia orga­ni­za­cji , a narzę­dzie jakich orga­ni­za­cja uży­wa nie sta­no­wią tej isto­ty. PIM to model narzę­dzia, logi­ki jego dzia­ła­nia (algo­ryt­my) a nie organizacji.

Tak więc mode­le pro­ce­sów, w któ­rych poja­wia­ją się tory repre­zen­tu­ją­ce jakie­kol­wiek opro­gra­mo­wa­nie gwał­cą tę pod­sta­wo­wą zasa­dę: orga­ni­za­cja to celo­we dzia­ła­nie ludzi, narzę­dzia im w tym tyl­ko poma­ga­ją, narzę­dzia nie są isto­tą dzia­ła­nia orga­ni­za­cji. Można to spraw­dzić czymś co ja nazy­wam testem wyłą­cze­nia zasi­la­nia: czy wyłą­cze­nie auto­ma­tów pozba­wi orga­ni­za­cję sen­su jej ist­nie­nia? Jeżeli nie to zna­czy, że auto­ma­ty nie peł­nią ról w pro­ce­sach, a są jedy­nie narzę­dzia­mi w rękach ludzi. Narzędzi nie umiesz­cza­my więc w mode­lach pro­ce­sów. Narzędzia mode­lu­je­my osob­no jako sys­tem” i jego przy­pad­ki uży­cia (uży­cia przez akto­ra, jakim tu jest człowiek).

Inne artykuły na podobny temat

image_print(wydruk PL)

Komentarze

  1. polojan 28 października 2014 at 10:14

    Panie Jarosławie,
    dla­cze­go aku­rat pro­jek­ty wdro­że­nia obie­gu doku­men­tów są aż tak napięt­no­wa­ne ryzy­kiem popeł­nie­nia tak kary­god­ne­go błędu?

    Testy wyłą­cze­nia prą­du czy auto­ma­tów są uza­sad­nio­ne w jakiś nauko­wy sposób? 

    Moim zda­niem zasto­so­wał Pan zbyt­nie uogól­nie­nie w tym przy­pad­ku. Istnieją bowiem dwie gru­py pro­ce­sów w tym kontekście. 

    1) Procesy, któ­re zawsze mają alter­na­tyw­ny spo­sób reali­za­cji (wor­ka­ro­und :)) – samo­chód też da się zastą­pić rowe­rem, rower – podro­żą pie­szą itp…
    W tym przy­pad­ku pro­po­no­wa­ny przez Pana test wyłą­cze­nia prą­du” będzie skutkował:
    – powro­tem do dzia­ła­nia pier­wot­ne­go (przed wdro­że­niem jakie­goś oprogramowania)
    – wyszu­ka­niem spo­so­bu dzia­ła­nia umoż­li­wia­ją­ce­go kon­ty­nu­ację dzia­ła­nia przedsiębiorstwa

    W przy­pad­ku tej gru­py pro­ce­sów, nie upie­rał­bym się przy wrzu­ca­niu sys­te­mów jako role w pro­ce­sie. Ale…

    2)W przy­pad­ku dru­giej gru­py pro­ce­sów może to być już bar­dziej zasadne.
    Są to pro­ce­sy (lub pod­pro­ce­sy), któ­re zosta­ły zastą­pio­ne w 100% i alter­na­tyw­na ich obsłu­ga będzie moż­li­wa tyl­ko w przy­pad­ku wystą­pie­nia jakie­goś błędu.
    Przykładem takie­go pro­ce­su jest zauto­ma­ty­zo­wa­nie reje­stra­cji doku­men­tów (wpro­wa­dze­nie kana­łu mailo­we­go, odcię­cie cał­ko­wi­te moż­li­wo­ści wyko­rzy­sta­nia papie­ro­wych doku­men­tów). Test odłą­cze­nia prą­du ode­tnie orga­ni­za­cję od świa­ta zewnętrz­ne­go. Wyobrażam sobie wie­le biz­ne­sów opie­ra­ją­cych się w więk­szo­ści o chmu­ry, usłu­gi, któ­rych wycię­cie spro­wa­dzi ten aku­rat biz­nes do pozio­mu średniowiecznego.

    Co z OCR (lub ICR), czy to nie jest wyko­ny­wa­nie jakie­goś zada­nia przez system?

    Jeżeli klient życzy sobie przed­sta­wie­nia róż­nic AS-IS vs TO-BE to wrzu­ce­nie sys­te­mu odpo­wie­dzial­ne­go za czyn­no­ści OCR (ICR) są jak naj­bar­dziej zasadne.

    • Jaroslaw Zelinski 28 października 2014 at 13:15

      Wdrożenia sys­te­mów obie­gu doku­men­tów notu­ją naj­więk­szy odse­tek pora­żek w porów­na­niu z ERP i CRM (nie­ste­ty nie pamię­tam, kto i na któ­rej kon­fe­ren­cji to pokazywał).

      Testy wyłą­cze­nia prą­du” są meta­fo­rą klu­czo­wej zasa­dy zarza­dza­nia: osob­no opi­su­je­my co” i osob­no jak/czym” to będzie­my robić. Uogólniając, w kwe­stii nauko­wo­ści” doty­czy to oddzie­le­nia stra­te­gii od tak­ty­ki dzia­ła­nia, narzę­dzia to tak­ty­ka (bar­dziej nauko­wo”: tak­ty­ka to kon­kret­na imple­men­ta­cji stra­te­gii”). Analogiczne róż­ni­ce są pomię­dzy poli­ty­ką a regu­ła­mi biz­ne­so­wy­mi, te dru­gie są imple­men­ta­cją pierw­szej. Prosty przy­kład: pro­ces sprze­da­ży, w tym wysta­wie­nie fak­tu­ry VAT, abso­lut­nie nie zale­ży od tego jakim aktu­al­nie narzę­dziem poma­ga­my sobie w wysta­wia­niu fak­tu­ry: pro­duk­tem jest fak­tu­ra a wej­ściem zamówienie. 

      Większość nie­po­ro­zu­mień powsta­je dla­te­go, że mylo­ny jest czę­sto pro­ces z pro­ce­du­rą czy instruk­cja sta­no­wi­sko­wą: pro­ces wysła­nia doku­men­tu do kon­tra­hen­ta jest nie­zmien­nie prze­miesz­cze­niem doku­men­tu, pro­ce­du­rą może być szcze­gó­ło­wość obsłu­gi fak­su mecha­nicz­ne­go, kom­pu­te­ro­we­go czy sko­rzy­sta­nie z usług kurie­ra itp.. 

      Pana punkt 1. tu pro­ce­sem (zmia­ną wpro­wa­dzo­ną okre­ślo­nym dzia­ła­niem) jest prze­miesz­cze­nie się z miej­sca w miej­sce, to czy będzie to rower czy samo­cho­dów to alter­na­tyw­na imple­men­ta­cja (narzę­dzie).
      Pana punkt 2. odłą­cze­nie prą­du spo­wo­du­je zmu­sze­nie do prze­my­śle­nia i nazwa­nia pro­ce­su przyj­mo­wa­nie doku­men­tów” a mail to tyl­ko przy­ję­ta meto­da, tu błę­dem było nazwa­nie pro­ce­su biz­ne­so­we­go odbie­ra­ni maili” zamiast nazwa­nie go tym czym jest” czy­li przyj­mo­wa­nie korespondencji”. 

      OCR to nie pro­ces biz­ne­so­wy tyl­ko tech­no­lo­gia reali­za­cji pro­ce­su odtwo­rze­nia tre­ści tek­stu z pli­ku gra­ficz­ne­go” (np. ska­no­wa­ne­go doku­men­tu). Wyłączenie prą­du zmu­si nas do ręcz­nej pra­cy ale nie wyłą­czy” pro­ce­su. Takie zaba­wy” myślo­we są szcze­gól­nie przy­dat­ne przy pro­jek­tach zarzą­dza­nia cią­gło­ścią dzia­ła­nia”, któ­re zmu­sza­ją do oddzie­le­nia isto­ty dzia­ła­nia a od wyko­rzy­sty­wa­ne­go narzędzia. 

      Kolejny mit to pro­ce­sy as-is i to-be, poza eks­tre­mal­ny­mi przy­pad­ka­mi rewo­lu­cji, as-is i to-be mogą doty­czyć nowej pro­ce­du­ry ale nie pro­ce­su biz­ne­so­we­go, bo fir­ma raczej rzad­ko zmie­nia cel dzia­ła­nia, zmie­nia nie raz spo­sób dzia­ła­nia, a pro­ce­sy biz­ne­so­we (zwa­ne tak­że w lite­ra­tu­rze nauko­wej wewnętrz­nym łań­cu­chem war­to­ści”, pole­cam M.E.Porter) to wyłącz­nie opis eta­pów pra­cy i ich celów (pro­duk­tów).

      Polecam np. tę stro­nę: BPTrends a tam Manifest.

      Moim zda­niem wie­le nie­po­ro­zu­mień powsta­je tu dla­te­go, że mode­le pro­ce­sów biz­ne­so­wych, któ­re powin­ny zawie­rać wyłącz­nie czyn­ność oraz jej wej­ście i wyj­ście”, czę­sto są prze­cią­ża­ne” obraz­ko­wy­mi wer­sja­mi pro­ce­dur, sce­na­riu­szy, instruk­cji sta­no­wi­sko­wych, nawet zakre­sem obo­wiąz­ków itp. (nie mode­lu­je się umie­jęt­no­ści wyko­naw­cy, powo­łu­je­my się na nie).

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany

Komentuj i zadawaj pytania autorowi.

Identyfikator *
E-mail *
Witryna internetowa

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.