Tym razem małe “case study”. Poniżej opis , tak wygląda większość mich projektów. Najczęściej mam kontakt z firmami, które przekonały się, że zawarcie umowy od razu na analizę wymagań i realizację projektu bez projektowania, i to w dodatku jako  umowę T&M (czas i materiał) rodzi problemy. Prezes EXTREM, lubi zadawać wiele pytań, miał doświadczenie z poprzedniego wdrożenia (w zasadzie nie doprowadzonego nigdy do końca):

Firma EXTREM w 2013 roku rozpoczęła proces wyszukiwania na rynku oprogramowania CRM i jego dostawcy. W toku prowadzanych prezentacji okazało się, że oferty różnią się od siebie znacznie, podejście dostawców oprogramowania i firm wdrożeniowych dalece odbiegało od naszych oczekiwań, którym było przede wszystkim wsparcie naszej firmy w podjęciu decyzji organizacyjnych związanych z wdrażaniem nowego narzędzia pracy. Poprzednie wdrożenie wykazało, że rozpoczęcie takiego projektu od wyboru oprogramowania i jego dostawcy nie sprawdza się, gdyż problemy organizacyjne i związane wymaganymi były rozwiązywane metoda prób i błędów z pomocą kolejnych prototypów. W efekcie wdrożenie to praktycznie nie zostało całkowicie dokończone.

Po tej nauczce:

Tym razem postanowiliśmy poprzedzić wybór oprogramowania i wdrożenie rzetelnym przygotowaniem się. Szukając wsparcia trafiliśmy na Pana Jarosława Żelińskiego, który prowadzi działalność ekspercką jako Jarosław Żeliński IT-Consulting. Umowę podpisaliśmy 12 Listopada 2013 roku.

Na czym polega moja rola w takich projektach?

Pan Żeliński przekonał nas do przeprowadzenia analizy polegającej na opisaniu logiki działania naszej formy i sprawdzeniu czy nie można jej usprawnić. Mimo, tego że firma nasza sprawnie działa, przekonał nas do opracowania pisemnej wersji strategii firmy, co pozwoliło doprecyzować zakres wdrożenia, zmienić priorytety i zmodyfikować zakres projektu, który stał się dzięki temu nieco mniejszy. Opracowanie modeli procesów i na ich podstawie wymagań na oprogramowanie, pozwoliło na bardzo precyzyjne opisanie wymagań, ich liczba była mniejsza niż w poprzednim wdrożeniu, ich precyzja większa mimo pewnego stopienia ogólności, pozwoliły z jednej strony łatwiej wyłonić dostawcę a drugiej uniknąć kosztownych dodatkowych prac, które nie wniosły by wiele do sprawności działania firmy a podniosłyby koszty.

Po wyborze dostawcy:

W toku nadzoru autorskiego, Pan Jarosław Żeliński sprawował piecze nad pracami usługodawców i zarządzał wymaganiami i ich realizacją.

Tą drogą po raz kolejny  dziękuję za zaufanie Panu  Prezesowi Piotrowi Siebertowi, który pisze, że:

Usługi Pana Jarosława Żelińskiego możemy polecić każdej firmie, która nie boi się korzystać z zewnętrznej pomocy i jest gotowa na zmiany.

Piotr Siebert, Prezes Zarządu EXTREM Sp. z.o.o. Sp. Kom.  (źr. List referencyjny z EXTREM)

Niestety z uwagi na ochronę know-how firmy EXTREM, nie mogę pokazać treści dokumentów jakie powstały, jednak publikowane przykłady w tym blogu nie odbiegają od nich zbytnio.

Mając porównanie (poprzedni projekt wdrożeniowy w tej samej firmie prowadzony jako kastomizacja systemu ERP metodą warsztatów z pracownikami) oszacowaliśmy, że prowadzenie projektu opisaną wyżej metodą dało efekt szybciej i prawie dwukrotnie taniej (oszacowanie na bazie ofert otrzymanych przed moim pojawieniem się w projekcie i doświadczeń z poprzedniego wdrożenia). Praktycznie cała analiza i projektowanie polegały na szczegółowej analizie dokumentów i okresowych spotkań z dwoma osobami znającymi bardzo dobrze sposób funkcjonowania firmy, co także bardzo obniżyło jej koszty, bo nie prowadzono kosztownych dla firmy zbiorowych całodniowych warsztatów. Zdalna praca (posiadam system zdalnego, rejestrowanego recenzowania dokumentów analitycznych on-line)  zmniejszyła liczbę moich wyjazdów do Poznania do niezbędnego minimum (więc kolejne koszty obcięto), a recenzentom (pracownicy EXTREM) swobodę wyboru dogodnej pory dnia na pracę. Na tej samej zasadzie nadzorowana była praca developerów. Powstał projekt logiki systemu, developer zgłaszał ewentualne zastrzeżenia, realizował projekt. Próby integracji ” na żywioł” (sięganie do baz danych itp.) zostały przeze mnie zablokowane, w efekcie już pierwsze zmiany konfiguracji integracji okazały się łatwiejsze i tańsze (mimo dodatkowych nakładów na zaprojektowanie i wykonanie adaptera dla systemu ERP, który miał bardzo ubogie API).

… c.d.n.