[toc]

Wprowadzenie

Ten artykuł powstał w odpowiedzi na wiele pytań o reguły biznesowe, definicje pojęć w słownikach pojęć i reguły decyzyjne.

W artykule Tablice decyzyjne a reguły biznesowe pisałem o różnicy pomiędzy regułą a decyzją. Przypomnę jeszcze raz definicje ze słownika j.polskiego (PWN):

reguła: <zasada postępowania ustalona przez kogoś lub przyjęta na mocy zwyczaju>

decyzja: <postanowienie będące wynikiem dokonania wyboru>

idziemy dalej:

zasada: <prawo rządzące jakimiś procesami, norma postępowania>

wybór: <wybranie jednej z kilku możliwości>

Kluczem jest tu to, że reguła to zasada postępowania a decyzje to konkretne postanowienie, dokonanie konkretnego wyboru w określonej konkretnej sytuacji. Można więc napisać, że reguła biznesowa to ustalona zasada postępowania, zaś decyzja biznesowa to dokonanie wyboru jednej spośród dostępnych możliwości w konkretnej określonej sytuacji.

Reguły, pojęcia i decyzje biznesowe

We wczorajszym artykule o zarządzaniu zorientowanym na reguły biznesowe podałem pewien przykład:

Np. w ramach tworzenia Polityki Obsługi Klientów, można stworzyć regułę biznesową:

AKME Sp. z o.o. udziela odpowiedzi na każde otrzymane pismo nie zaklasyfikowane jako spam.

Kursywą zaznaczono nazwę własną nie wymagającą definicji. Podkreśleniem oznaczono fakty (predykaty), pogrubieniem oznaczono pojęcia w słowniku. Określenie “każde” jest predykatem, elementem zdaniotworczym (dodanie predykatu do pojęcia lub połączenie nim dwóch pojęć tworzy z nich zdanie: np. pies to pojęcie, ale “pies szczeka” lub “pies szczeka na listonosza” to zdania, “szczeka na” to predykat).

Jak widać np. słowo spam jest pewnym klasyfikatorem, definicja tego pojęcia powinna być w słowniku, będzie narzędziem odróżniania (klasyfikacji) pism wartościowych od bezwartościowych. Definicja pojęcia to określone cechy (atrybuty) pozwalające uznać dane “coś” za przynależne do tego pojęcia, np. spam to “każdy list mający mający w polu nadawca wartość “reklamy.pl” (definicja pojęcia może być długą listą wartości atrybutów – cech). Tak zwana atrybutowa (realna) definicja pojęcia to cechy jakie musi spełnić coś by zostało uznane za “to coś”. Reguły biznesowe to sądy czyli dania. Sądem jest np. uznanie czegoś za zgodne z definicją (że ma określone cechy). Przypominam, że reguła biznesowa opisuje zachowania a nie pojęcia, te są tu jedynie narzędziem elementami rzeczywistości opisywanej przez to zdanie.

Aby uporządkować nieco powyższe, bo w tej formie faktycznie może to być niejasne, posłużymy się definicjami podanymi na początku. Popatrzmy jeszcze raz na zdanie:

AKME Sp. z o.o. udziela odpowiedzi na każde otrzymane pismo nie zaklasyfikowane jako spam.

Jest to sposób postępowania, pomięto kwantyfikator “zawsze” bo reguła z zasady jest generalna, więc dotyczy każdego pisma. Więc reguła ta znajdzie zastosowanie i w dziale sprzedaży w stosunku np. do napływających zapytań ofertowych czy reklamacji, jak też w dziale księgowym do obsługi pism z urzędów czy innych firm.  Ta reguła ustala zachowania w całej organizacji, jest napisana na tyle ogólnie, by nie “zamykać” się np. tylko w dziale sprzedaży, ale na tyle konkretnie, by nie było wątpliwości kiedy musi być użyta. To dlatego reguły biznesowe są “regułami postępowania” a nie “regułami podejmowania decyzji”.  Decyzja to konkretne postanowienie, zachowanie się w konkretnej sytuacji i konkretnych warunkach. Podejmowanie decyzji może być opisane procedurą, sekwencją kroków, można je zapisać w postaci tablicy decyzyjnej.

Bardzo ważne jest pojęcie “termin”, jest to definicja pozwalająca na zaklasyfikowanie czegoś jako tego co określono nazwą “termin” (termin czyli pojęcie w słowniku terminów, pojęć). Słownik pojęć to lista terminów będących klasyfikatorami. Np. termin pismo musi mieć definicję pozwalająca odróżniać pisma od “niepism” a spam od “niespamu”.

Prosty przykład:

taboret: mebel mający cztery nogi, o wysokości nie przekraczającej 50 cm

ta definicja nie jest może szczytem precyzji ale jej cel jest inny: pokazać, że złą definicją jest

taboret: coś na czym można usiąść

jak nie trudno się domyśleć, że usiąść można także na kocu (na stole też). Pojęcia z zasady definiujemy z pomocą cech bo klasyfikacja czegoś jako “czegoś” musi być niezależna od otoczenia i działań. Taboret jest taboretem nawet wtedy gdy nikt w danym przypadku nie podejmuje prób siadania na nim. Na tej samej zasadzie pismo to nie jest “coś na co można odpisać”, pismo to “treść zawierająca dane nadawcy, z której to treści wynika, że nadawca oczekuje określonej odpowiedzi od adresata”. Definicja powstała ad-hoc więc i tu nie sądzę by był to szczyt precyzji ale znowu chodzi tu tylko o zasadę.

Gdyby teraz próbować spisywać zasady dobrego zachowania, a zasady postępowania to właśnie “reguły biznesowe”,  to można by napisać, że

“aby zjeść posiłek należy usiąść na taborecie”.

Oznacza to, że zjeść kulturalnie (reguła ta jest tu częścią polityki kulturalnego zachowania) to zjeść na siedząca a nie na stojąco. Zachowanie opisane tą regułą oznacza konieczność siedzenia na taborecie. Reguła jest dość restrykcyjna: nic poza taboretem nie wchodzi w grę.  Lepsza była reguła:

“dopuszczamy wyłącznie kulturalne spożywanie posiłków”

tak zabrzmi ona w języku potocznym i na razie nie budzi obaw, bo chyba każdy człowiek rozumiejący język polski wie jak ma się tu zachować. Wie bo zna pewne stereotypy, np. z grzeczności nie siada się na dywanie. Jednak logika oraz potrzeba jednoznaczności wymagają by zapis był “pełny”, to znaczy że odrzucamy domysły (nie liczymy na nie). Powyższe zawiera:

1. pojęcie “posiłek” (zakładamy, że nie jest nim np. lizak)
2. fakt “spożywania”, czyli to co się wydarzy
3. funkcję zdaniową “wyłącznie”
4. pojęcie “kulturalny sposób” (bo można niekulturalnie)

Największy problem będzie z ostatnim czyli pojęciem “kulturalny”. W życiu codziennym zdamy się na decyzje intuicyjną, być może bazująca na opasłym poradniku savoir vivre. Jednak w biznesie będziemy dążyli do możliwości wykonania kontroli, będziemy chcieli mieć możliwość zdecydowania czy konkretne zachowanie jest kulturalne czy nie. Może to być np. “jeżeli ktoś, ma na sobie garnitur jeżeli jest mężczyzną, lub sukienkę jeżeli jest kobietą, sieci przy stole, lub stoi gdy stół jest wysoki przystosowany do spożywania posiłków na stojąco, w trakcie spożywania nie używa rąk tylko sztućców, w trakcie spożywania nie wydaje dźwięków powszechnie nazywanych mlaskaniem i nie uderza sztućcami o talerz, to znaczy że ten ktoś spożywa posiłek kulturalnie”. Ta definicja także daleka jest od ideału ale i tu ma ona za zadanie zilustrować tylko sposób jej tworzenia. Mamy więc do sprawdzenia, wiele często alternatywnych, zdarzeń (faktów) i uznać ich konkretny zestaw za właściwe. Tych zestawów jest więcej niż jeden (np. kobieta lub mężczyzna albo siedząc lub stojąc). Taką procedurę można udokumentować tablicą decyzyjną. Forma tablicy jest znacznie czytelniejsza i znacznie łatwiej wychwytywać wszelkie powtórzenia i sprzeczności w porównaniu do formy w postaci opisu słownego.

Tak więc decyzja to postanowienie. Decyzje podejmujmy uznając, że coś spełnia definicję pojęcia, decyzje podejmujemy także wybierając właściwe zachowanie spośród wszystkich możliwych. Uznanie, że coś jest czymś to stosowanie słownika pojęć, tu  jest tylko jedna decyzja właściwa (jeden sąd: “przedmiot który widzę to taboret bo jest to [przedmiot mający cztery nogi, nie wyższy niż 50cm]”). Jednak kierując fakturę kosztową do akceptacji we właściwe miejsce w firmie, mamy wybór, np. bezpośredni przełożony lub samodzielna decyzja (inaczej dodatkowa akceptacja nie jest wymagana): “jeżeli faktura ma wartość przekraczającą 1000 zł należy ją przekazać do przełożonego, jeżeli jest to jednak faktura na kwotę większą ale dotyczącą zakupu środka trwałego, na który to zakup wydano zgodę, faktura nie wymaga dodatkowej akceptacji, jeżeli jednak wartość faktury jest niższa niż 1000 zł a dotyczy ona wydatków związanych z delegacją, musi być przekazana przełożonemu do akceptacji”.  Taki zapis zaczyna być trudny w użyciu, łatwo coś przeoczyć i może być niespójny a nawet sprzeczny co będzie bardzo trudne do wychwycenia. W takich przypadkach bardzo dobrym rozwiązaniem jest użycie tablicy decyzyjnej:

Tablica taka zawiera:

1. skończoną listę warunków (zdarzeń) jakich należy się spodziewać (lub tylko takich na które chcemy reagować)
2. skończoną listę działań (podejmowanych zachowań, akcji)
3. skończoną listę reguł, to jest kombinacji na które chcemy zareagować (podjąć określone działanie)

Powyższa tablica pozwala wychwycić np. to, że “nie wprost” koszty delegacji wcześniej zabudżetowane można rozliczyć samodzielnie (to może wynikać z nie opisanych tu reguł związanych z procesem budżetowania czyli zgody na wydatek a priori), Tablica ta może zostać zoptymalizowana, np. jeżeli wydatek jest zabudżetowany, to pozostałe warunki ignorujemy (tu nie pokazano). Tablica taka jest bardzo czytelna, czytelniejsza niż zawiłe zdanie opisujące zasady zatwierdzana faktur kosztowych. Inny przykład użycia tabeli decyzyjnej tu na stronie Visual-Paradigm.

Powyższy diagram:

1. zawiera elementarne aktywności (atomowe procesy) czyli tworzące produkt biznesowy (w odpowiedzi na wejściowe informacje),
2. każda aktywność jest realizowana zgodnie z wiedzą posiadaną przez wykonawcą, jego zakresem obowiązków lub wg. procedury, jeżeli została spisana (procedura to osobny dokument, lista kroków do obowiązkowego wykonania, taka niepodzielna aktywność to atomowy proces biznesowy), elementem takiej procedury jest tu obowiązek odnotowania faktury i jej statusu w Rejestrze faktur (który zobrazowano na modelu jako “coś co jest” w firmie), tu podjęcie decyzji o tym czy przekazać fakturę przełożonemu czy nie, jest opisane tablicą decyzyjną Zatwierdzanie faktur kosztowych, tablicę zobrazowano powyżej.
3. Każdy nośnik danych (tu Faktura i Rejestr faktur) ma swój wzór treści i jej struktury, sposób wypełnienia takiego nośnika może wynikać z definicji pojęć  (np. w polu status dokumentu wpisujemy “etap zatwierdzania faktury”)

Dokumentacja tego procesu zawiera: diagram (pokazany model procesu) oraz (nie pokazane) załączone procedury, zakresy obowiązków, wzory dokumentów, reguły biznesowe i słownik pojęć. Powyższy model procesu, w tej postaci, pozwala na mapowanie aktywności na przypadki użycia. W innej postaci (bardziej szczegółowej) jest to praktycznie niemożliwe. Wyobraźmy sobie ten diagram z naniesionymi detalicznie “krokami” podejmowania decyzji o tym czy daną fakturę przekazać przełożonemu czy nie… nie miałem nawet ambicji pokazać tu takiego przykładu. Widuję jednak takie regularnie w wielu audytowanych dokumentach i to co rzuca się od razu w oczy to błąd polegający na ‘wrysowywaniu” w model procesy całych drzew decyzyjnych, ktore albo należy zastąpić tablicą decyzyjną  albo udokumentować osobno jako drzewo decyzyjne a nie proces biznesowy (stosowanie drzew decyzyjnych w do modelowania decyzji biznesowych jest jednak bardzo nieefektywne).

Swego czasu zostałem zapytany:

Dlaczego oddziela Pan reguły biznesowe od reguł decyzyjnych, reguła biznesowa nie powie mi “jak ma to zrobić”? Jakie znaczenie ma reguła biznesowa bez kryteriów decyzyjnych? (pytający jest programistą).

Powód jest bardzo prosty: to co tu opisano to nie model “oprogramowania” a model organizacji a w tej pracują ludzie. Reguła biznesowa może być realizowana (i najczęściej tak jest) przez człowieka mającego określone umiejętności i kompetencje, ten do działania potrzebuje wyłącznie reguł biznesowych. Dopiero tam gdzie jest ryzyko popełnienia błędu lub tam gdzie regułę ma realizować maszyna (algorytm) należy udokumentować sposób (procedurę) podejmowania decyzji. To naturalny podział: na stanowisko opiekuna klienta pryzmujemy osobę mająca za sobą kurs savoir vivre, dopiero gdy chcemy udokumentować to jak kiedy się zachować, opiszemy reguły decyzyjne, na co dzień decyzje podejmuje człowiek sam i robi wedle swojej najlepszej wiedzy co w ogromnej większości wypadków wystarczy. Patrz powyższy przykład z kulturalnym spożywaniem posiłków. Oddzielanie zasad postępowania od sposobu podejmowania decyzji ma głęboki sens.

Podsumowanie

Analizując i modelując organizację warto “rozebrać ją” na odrębne “klocki”, są nimi pojęcia biznesowe, reguły biznesowe, procedury postępowania. Te ostatnie to ustalone sekwencje kroków lub tablice decyzyjne. Każde zachowanie kogoś w organizacji to jakaś “aktywność”. Ale aktywność to: zachowanie się zgodnie z obowiązującą regułą, wykonanie procedury, podjęcie określonej decyzji. Jeżeli uznamy, że modelowanie zachowania organizacji w postaci modelu procesów polega wyłącznie na tworzeniu diagramów zawierających kolejno wykonywane detaliczne czynności, to znaczy że wszelkie powyżej opisane zachowania znajdą się jako “równoprawne” aktywności  na tych diagramach. Powstają monstrualne nieczytelne schematy blokowe, zawierające setki detali,  trudne do interpretacji, trudne i kosztowne w utrzymaniu (aktualizacja), i przede wszystkim nie pozwalające na wyprowadzenie wprost z nich wymagań na oprogramowanie.  Można w zasadzie zaryzykować tezę, że tak tworzone modele, w których cała wiedza o organizacji została zapisana jako łańcuchy detalicznie zobrazowanych czynności, tak na prawdę do niczego nie są przydatne.

Tu przytoczę fragment innego mojego artykułu:

liczba możliwych scenariuszy partii szachów dla człowieka jest niewyobrażalna jednak zasady gry w szachy decydujące o tych scenariuszach mieszczą się na dwóch stronach A4. Podobnie ma się rzecz z większością gier. Czemu o tym piszę? To co się z dnia na dzień dzieje w firmach i organizacjach to kolejne rozgrywki tej samej gry. Reguły są stałe: prawo i wewnętrzne regulacje, liczba możliwych scenariuszy nieskończona? Czemu więc służą żmudne wywiady, warsztaty, burze mózgów w toku analiz firm? Zaryzykuję, tezę, że niczemu nie służą. (Źródło: SBVR czyli reguły biznesowe i słownik | Jarosław Żeliński IT-Consulting)

Dodatek

[2022-08-02]

Padają pytania o to jak sobie radzić, bo tych reguł są .. i tu jakaś ogromna liczba. Gdyby te reguły spisać jedna pod drugą faktycznie było by ich dużo, wiec jak zarządzać regułami biznesowymi? Tak samo jak zarządza się Prawem w Państwie: dzielimy je na dziedzinowe grupy, a w ramach dziedzin, na treści których dotyczą, a są nimi dokumenty: formularze i szablony.

Tu zaznaczę, że formularz to dokument zbudowany z pól czyli etykiet i miejscami na wpisanie wartości (może zawierać komentarze). Szablon ma mniej sformalizowaną strukturę. Przyjmuje się, że formularz to w 100% ustrukturyzowane dane: zawartość nazwanych pól (etykiety) to określone wartości. Natomiast szablon to nieco ogólniejsza struktura, gdzie w pola, a raczej obszary dokumentu, wpisuje się określone niestrukturalne treści. Oczywiście dokument może zawierać oba rodzaje pól, np. formularz opisu szkody będzie zawierał pola typu ‘imię’, ‘nazwisko’ ale także pole ‘opis zdarzenia’.

Słownik j. polskiego:

formularz: blankiet dokumentu z miejscami do wypełnienia

szablon: forma, wzór, według których wyrabia się seryjnie przedmioty (przedmiotem może być też dokument)

Oba te pojęcia w języku polskim stosowane są często zamiennie w stosunku do dokumentów, jednak ja będę używał pojęcia formularz w stosunku do dokumentów których treść jest sformalizowana w 100%, oraz szablon w stosunku do pozostałych.

W projektach z obszaru analizy biznesowej można bezpiecznie przyjąć założenie, że reguły biznesowe służą wyłącznie do stwierdzania poprawności treści dokumentów biznesowych, gdyż to ostatecznie jedyne produkty procesów biznesowych.

Procesy biznesowe rozumiane jako model wykonany z użyciem BPMN to przepływy pracy sterowane albo treścią dokumentów (bramka danych) albo faktami (bramka zdarzeniowa) przy czym fakty są odnotowywane (jako treść nowego lub istniejącego dokumentu).

Opisane w pierwszej części reguły biznesowe to zdania twierdzące (sądy). Jeżeli zgodzimy się, że etykiety pól dokumentów i ich wartości to nazwy (zdefiniowane pojęcia) to reguły biznesowe są zasadami określania ich poprawności (potocznie zwane walidacjami).

Cechą reguł biznesowych jest więc ich niezależność od dokumentów i procesów. To procesy i dokumenty są zależne od reguł. Dlatego lista reguł biznesowych to formalnie jedna “tabela”, jednak dla wygody dzielimy ją na dziedzinowe obszary, a na modelach możemy, dla wygody czytającego” zobrazować te, które dotyczą danego procesu biznesowego (BPMN) lub struktury dokumentu (UML). Wymagana jest tu zadeklarowana konwencja ich zobrazowania zgodnie z rozdz. 2.2.3. specyfikacji BPMN v.2.0.2. lub profil dla UML. Jest to standardowe podejście, zgodne z MOF (OMG.org) a np. Visual Paradigm ma wbudowane narzędzia do tego.

Jako kontynuacje tego wątku polecam artykuł Reguły biznesowe i polityki jako mechanizm działania organizacji.