na gotowca”">

Analiza wymagań metodą na gotowca”

Od cza­su do cza­su spo­ty­kam się z ana­li­za­mi wyma­gań, powsta­ły­mi w dość spek­ta­ku­lar­ny spo­sób. Jest to meto­da zbie­ra­nia wyma­gań na pro­ce­sy refe­ren­cyj­ne” i nadal nie­ste­ty ma wzię­cie. Głównym powo­dem jest to, że nie wyma­ga żad­nych umie­jęt­no­ści, może to zro­bić każ­dy. W ostat­nim roku spo­tka­łem się z wyni­ka­mi tego podej­ścia trzy razy. Wszystkie trzy spa­lo­ne nie­ste­ty… Dlaczego?

Jednym z chy­ba naj­bar­dziej zna­nych zesta­wów pro­ce­sów refe­ren­cyj­nych jest APQC. Tak piszą jego pro­mo­to­rzy o nim:

APQC’s Process Classification Framework?(PCF) is the most used pro­cess fra­me­work in the world. It cre­ates a com­mon lan­gu­age for orga­ni­za­tions to com­mu­ni­ca­te and defi­ne work pro­ces­ses com­pre­hen­si­ve­ly and witho­ut redun­dan­cies. Organizations are using it to sup­port bench­mar­king, mana­ge con­tent, and per­form other impor­tant per­for­man­ce mana­ge­ment acti­vi­ties. (Źródło: About APQC)

Co cie­ka­we nie ma tu mowy o wyma­ga­niach. Jednak tego typu spe­cy­fi­ka­cje są uży­wa­ne w cie­ka­wy spo­sób: nazwy tych pro­ce­sów są kolej­no czy­ta­ne a pra­cow­ni­cy fir­my, któ­ra jest bene­fi­cjen­tem tej ana­li­zy”, sie­dzą na sali i w toku warsz­ta­tów wyma­gań” mówią, któ­ry pro­ces wg. nich powi­nien być wyma­ga­ny w sys­te­mie ERP (co by to nie mia­ło zna­czyć), mimo że i tak nie rozu­mie­ją co wybie­ra­ją, bo nie wie­dzą jak dany pro­ces jest reali­zo­wa­ny (spe­cy­fi­ka­cja APQC ope­ru­je ich listą nie mode­la­mi). W efek­cie otrzy­mu­je­my nie raz kil­ka tysię­cy (!) tak zwa­nych wyma­gań”, z któ­ry­mi nie bar­dzo wia­do­mo co zro­bić. Owszem doku­ment, dzie­ło takie­go ana­li­ty­ka”, wyglą­da impo­nu­ją­co. Rzecz w tym, że nie ma tu mowy i jakim­kol­wiek spraw­dze­niu kom­plet­no­ści, nie­sprzecz­no­ści i spój­no­ści (brak mode­li tych pro­ce­sów nie pozwa­la na takie weryfikacje).

Podobna meto­da, sen­sow­niej­sza ale tyl­ko tro­chę, pole­ga na tym, że listą bazo­wą jest nie APQC a lista pro­ce­sów biz­ne­so­wych (a raczej dostęp­nych czyn­no­ści i nazw doku­men­tów) dostar­czo­na z kon­kret­nym opro­gra­mo­wa­niem ERP. Tu przy­naj­mniej wie­my, że to opro­gra­mo­wa­nie ma te cechy, ale nadal jest to tyl­ko ich lista. Niektóre fir­my, pro­du­cen­ci opro­gra­mo­wa­nia ERP, dostar­cza­ją spe­cjal­ne narzę­dzie, któ­re panu­je nad spój­no­ścią takie­go wybo­ru. Ma np. wbu­do­wa­ne infor­ma­cje o wza­jem­nych powią­za­niach pomię­dzy pro­ce­sa­mi i ich pro­duk­ta­mi (np. powią­za­nie zamó­wień z fak­tu­ra­mi) co pozwa­la unik­nąć sytu­acji rezy­gna­cji z doku­men­tów źró­dło­wych i żąda­niu tych, któ­re na ich pod­sta­wie powsta­ją. Jednak uży­cie tego narzę­dzia wyma­ga posia­da­nia wie­dzy o pro­ce­sach biz­ne­so­wych w danej fir­mie, bo to zesta­wie­nie pro­ce­sów w sys­te­mie ERP nie słu­ży do gło­so­wa­nia chcę/nie chcę”, to zesta­wie­nie słu­ży do wyko­na­nia tak zwa­nej ana­li­zy gap/fit (nie ma/jest), czy­li do wykry­cia pro­ce­sów, któ­rych nie ma na tej liście, a w toku ana­li­zy biz­ne­so­wej klien­ta stwier­dzo­no, że są reali­zo­wa­ne. Oczywiście, dla takie­go porów­na­nia, bar­dzo istot­na jest wie­dza o tym jak dany pro­ces prze­bie­ga w bada­nej fir­mie i w ofe­ro­wa­nym (pla­no­wa­nym do wdro­że­nia) opro­gra­mo­wa­niu ERP. Nie zmie­nia to fak­tu, że dostaw­cy opro­gra­mo­wa­nia ERP, nie wie­dzieć cze­mu, bar­dzo czę­sto nie sto­su­ją się do tych zale­ceń, zale­ceń pro­du­cen­tów tego co ofe­ru­ją i wdra­ża­ją. Warto pamię­tać, że

pod­pi­sa­nie umo­wy z dostaw­cą ERP przed wyko­na­niem tej ana­li­zy czę­sto rodzi poważ­ny pro­blem: odkry­cie” (ana­li­za gap/fit), że to kon­kret­ne opro­gra­mo­wa­nie nam po pro­tu nie pasu­je (wykry­ta w toku gap/fit luka jest duża), i skut­ku­je dość pokaź­ną listą tak zwa­nych kasto­mi­za­cji”. Deklaracja dostaw­cy ERP: nasze opro­gra­mo­wa­nie Wam pasu­je” skła­da­ne przed wyko­na­niem takiej ana­li­zy, to niczym nie popar­te wró­że­nie z fusów. 

Warto też pamię­tać, że

sama nazwa pro­ce­su to za mało, bo np. wysta­wie­nie fak­tu­ry sprze­da­ży na praw­dę może prze­bie­gać na wie­le spo­so­bów i uzna­nie, na pod­sta­wie samej tyl­ko nazwy pro­ce­su, że to wyma­ga­nie speł­nia­my” jest raczej poważ­nym nad­uży­ciem. Przebieg pro­ce­sów biz­ne­so­wych i orga­ni­za­cja pra­cy w każ­dej fir­mie, są efek­tem wie­lu bar­dzo zło­żo­nych zależ­no­ści, kom­pe­ten­cji i umie­jęt­no­ści ludzi oraz narzę­dzi pra­cy jakich używają.

Trzy lata temu pisałem:

Na pew­nym wyso­kim pozio­mie abs­trak­cji moż­na mówić o pro­ce­sach refe­ren­cyj­nych, a raczej dobrych prak­ty­kach np. pro­ces two­rze­nia nowe­go pro­duk­tu powi­nien mieć nastę­pu­ją­ce kro­ki: opis pomy­słu, ana­li­za SWOT pro­duk­tu na ryn­ku, osza­co­wa­nie ceny sprze­da­ży, kosz­tu wytwa­rza­nia i pla­no­wa­ne­go pozio­mu sprze­da­ży, pro­gno­za prze­pły­wów gotów­ko­wych. Ale to ?ogól­ny opis? a nie ?pro­to­ty­py pro­ce­sów i mapy pro­ce­sów?. pro­ces i jego mapa to naj­niż­szy, imple­men­ta­cyj­ny poziom opisu.Tak więc są na pew­no pew­ne pryn­cy­pia, moż­na je zna­leźć np. w książ­ce M.E.Portera ?Strategie kon­ku­ren­cji? (autor kon­cep­cji ryn­ko­we­go łań­cu­cha war­to­ści) czy P.Druckera ?Praktyka zarzą­dza­nia?. Jednak jak nam ktoś ofe­ru­je sys­tem ERP z ?wbu­do­wa­ny­mi pro­ce­sa­mi refe­ren­cyj­ny­mi? to nale­ży rozu­mieć: ?szy­ku­je się total­na rewo­lu­cja?, czy ją prze­ży­je­my? (Źródło: Procesy refe­ren­cyj­ne czy­li kto żyw niech ucie­ka | Jarosław Żeliński IT-Consulting)

Wszystkie te trzy spo­tka­ne przy­pad­ki tak wyko­na­nej ana­li­zy, nie­ste­ty skoń­czy­ły klę­ską: w jed­nym na szczę­ście od razu odrzu­co­no wyni­ki ana­li­zy więc stra­ta była rela­tyw­nie mała. Więc jeże­li ktoś Państwu ofe­ru­je pro­sty spo­sób na wyko­na­nie ana­li­zy wyma­gań” na, bądź co bądź, bar­dzo zło­żo­ny sys­tem infor­ma­tycz­ny, to zasta­nów­cie się nad ryzy­kiem jakie podejmujecie…

Inne artykuły na podobny temat

Komentarze

  1. analityk 28 grudnia 2015 at 11:35

    Jarosław,
    APQC słu­ży jedy­nie do kla­sy­fi­ka­cji pro­ce­sów biz­ne­so­wych, któ­re następ­nie i tak nale­ży zamo­de­lo­wać (wywia­dy, kon­sul­ta­cje, dużo pra­cy ana­li­tycz­nej). To nie jest wyj­ście na «wyma­ga­nia».
    Jeśli w kolej­nym kro­ku biz­nes kła­dzie doku­men­ta­cję pro­ce­so­wą jako wyma­ga­nia, nie jest to ruch, któ­ry powi­nien obcią­żać analityka.

    Potwierdzam, poło­że­nie mode­li pro­ce­sów jako wyma­gań na sys­tem jest błędem.
    Pozdrawiam

    • Jaroslaw Zelinski 28 grudnia 2015 at 12:25

      Do cze­go słu­ży APQC napi­sa­łem, a raczej zacy­to­wa­łem. Co do mode­li pro­ce­sów jako wyma­gań to nie do koń­ca jest to błąd, podob­nie ja nie jest błę­dem opi­sa­nie pro­ce­sów logi­stycz­nych i trans­por­to­wa­nych pro­duk­tów, by w fir­mie trans­por­to­wej wybrać wła­ści­wy samo­chód. Procesy biz­ne­so­we to nic inne­go jak dane wej­ścio­we i wyj­ścio­we, doda­nie do tego opi­su logi­ki biz­ne­so­wej i poda­nie” jako wyma­ga­nia jest znacz­nie lep­szym pomy­słem, niż lista wybra­nych przy­pad­ko­wo w toku burzy mózgów 2 tys. szcze­gó­łów na temat potrzeb­ne­go hipo­te­tycz­ne­go oprogramowana”.

      I zapy­tam: kim tu jest (jaki pro­dukt two­rzy) ana­li­tyk”?

  2. analityk 28 grudnia 2015 at 13:08

    Jarosław,
    Wziąłem udział w ana­li­zie pro­ce­sów biz­ne­so­wych, któ­rych struk­tu­ra zosta­ła dosto­so­wa­na do APQC – stąd moje zain­te­re­so­wa­nie tym tematem.
    Tyle, że my oprócz osa­dze­nia dia­gra­mów zgod­nie z kate­go­ry­za­cją APQC – zamo­de­lo­wa­li­śmy b. szcze­gó­ło­wo pro­ce­sy. To o czym piszesz jest czymś innym – ktoś wziął po pro­stu fra­me­work i wypi­sał, że ERP ma być zgod­ny z tymi a tymi pro­ce­sa­mi APQC? To fak­tycz­nie cał­ko­wi­cie bez­sen­su. Wręcz trud­no mi uwie­rzyć, by ktoś poszedł aż tak na skró­ty – to musia­ło być jakieś god­ne poża­ło­wa­nia nie­po­ro­zu­mie­nie. I zgo­dzę się, że coś takie­go to nie analiza.

    APQC zaś jest sens sto­so­wać chy­ba wte­dy tyl­ko, gdy zakła­da­my, że nasza orga­ni­za­cja będzie bli­sko współ­pra­co­wać z inną orga­ni­za­cją, któ­rej pro­ce­sy są już skla­sy­fi­ko­wa­ne w zgo­dzie z tym fra­me­wor­kiem. Wówczas popra­wia to komunikację. 

    Używanie zaś «APQC» jedy­nie «bo tak» to sła­by pomysł. Dla ana­li­ty­ka sta­nie się to jedy­nie «ogra­ni­cze­niem pro­jek­to­wym» z któ­rym będzie musiał żyć przez cały projekt.

    • Jaroslaw Zelinski 28 grudnia 2015 at 14:14

      Pomiędzy fir­ma­mi wymie­nia­ne są doku­men­ty, np. fak­tu­ry, WZ czy zamó­wie­nia, pro­ce­sy two­rze­nia tych doku­men­tów w danej fir­mie nie mają na to (współ­pra­ca) żad­ne­go przełożenia.

  3. Trudna Sprawa 27 kwietnia 2018 at 05:39

    Dzień dobry,

    mam taki pro­blem wła­śnie z APQC, bo sta­ram się upo­rząd­ko­wać pro­ce­sy w fir­mie IT i przy­ję­łam sobie naj­pierw, że każ­dy z tych pro­ce­sów przy­pi­szę do okre­ślo­nej kate­go­rii, a póź­niej będę two­rzyć pro­ce­du­ry. Niestety nie skoń­czy­łam stu­diów w zakre­sie mode­lo­wa­nia, ani też nigdy się z nim nie spo­tka­łam w pra­cy (ogól­nie dzia­łam w mar­ke­tin­gu, ale zosta­łam odde­le­go­wa­na do utwo­rze­nia pro­ce­sów i nie wiem total­nie, jak się za to zabrać).

    Czy poza stro­ną orga­ni­za­cji APQC, z któ­rej moż­na pobrać listę tych kate­go­rii po angiel­sku, jest jakieś miej­sce w sie­ci, gdzie ktoś tłu­ma­czy, jak mode­lo­wać poszcze­gól­ne ele­men­ty? Ja wciąż jestem na eta­pie pierw­szej kate­go­rii, sta­ram się usta­lić jakoś pro­ce­so­wo sam model budo­wa­nia wizji i stra­te­gii, ale nie wiem, w jaki spo­sób moż­na to zrobić…

    Zapewne jako laik nie powin­nam brać się za mode­lo­wa­nie. Naprawdę podzi­wiam oso­by, któ­rym to wycho­dzi. Od ponad mie­sią­ca zbie­ram się, żeby jakoś to skon­stru­ować. Dwa tygo­dnie temu pro­si­łam sze­fa o zdję­cie tego ze mnie i zle­ce­nie na zewnątrz, ale podob­no nie ma na to już cza­su, żeby kogoś szukać.

    Jeśli APQC jest wadli­we, to od cze­go ewen­tu­al­nie zacząć, żeby takie pro­ce­sy ziden­ty­fi­ko­wać, żeby usta­lić co trze­ba zmie­nić, a co jest dobre w firmie?

    Pozdrawiam ser­decz­nie!

    • Jaroslaw Zelinski 27 kwietnia 2018 at 08:40

      Niestety, dość czę­sto opi­sy­wa­na w lite­ra­tu­rze kate­go­ry­za­cja pro­ce­sów nie dzia­ła bo pro­ce­sy w fir­mach nie są hie­rar­chicz­ne, one się prze­ni­ka­ją i są pozio­me”. APQC ma nadal wie­lu zwo­len­ni­ków, ale głow­nie na począt­ku pro­jek­tów, szyb­ko się oka­zu­je, że drze­wia­sta struk­tu­ra deta­licz­nych czyn­no­ści i funk­cji nie kore­spon­du­je z rze­czy­wi­sto­ścią. Co do lite­ra­tu­ry naj­now­sza jest chy­ba książ­ka Controlling pro­ce­sów. Jak wdro­żyć? Magdaleny Chomuszko. Jednak jest ona pisa­na z per­spek­ty­wy wdro­żeń sys­te­mów ERP, a te nie obsłu­gu­ją żad­nych pro­ce­sów tyl­ko doku­men­ty księ­go­we i ich sta­tu­sy. Orędowników APQC jets wie­lu ja jed­nak nigdy nie widzia­łem suk­ce­su tej metody. 

      Co zro­bić? Sugeruję zre­zy­gno­wać z podej­ścia bazu­ją­ce­go na listach refe­ren­cyj­nych i hie­rar­chii, a zacząć patrzeć na fir­mę jak na zda­rze­nia, któ­re nale­ży obsłu­żyć. Po pierw­sze klu­czo­wych pro­ce­sów w fir­mach jest mało, po dru­gie trze­ba bar­dzo się pil­no­wać by nie mie­szać: mode­li pro­ce­sów, tre­ści pro­ce­dur i reguł doty­czą­cych doku­men­tów i ich wypeł­nia­nia. Jako oso­ba począt­ku­ją­ca nara­żo­na jest Pani na popeł­nie­nie wie­lu błę­dów :), co do tego czy macie jako fir­ma czas na szu­ka­nie wyko­naw­cy… a macie czas na naukę na wła­snej skó­rze? ;). Więcej mógł bym napi­sać, gdy­bym znał Państwa pro­blem ale dal­sza roz­mo­wa zapew­ne wyma­ga deta­li na temat Państwa fir­my. Jeżeli ma Pani ogól­ne pyta­nia pro­szę pisać tu, jeże­li potrzeb­ne są jakieś deta­le, zapra­szam do kon­tak­tu bez­po­śred­nie­go. Tu mogę napi­sać, że takie pro­jek­ty reali­zu­ję zdal­nie, mam narzę­dzia do bez­piecz­nej zdal­nej pra­cy. W takich pro­jek­tach oso­ba taka jak Pani jest koor­dy­na­to­rem i dużo się uczy przy oka­zji pra­cy ze mną ;).

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany

Komentuj i zadawaj pytania autorowi.

Identyfikator *
E-mail *
Witryna internetowa

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.