Wprowadzenie
Niemalże w każdym projekcie spotykam się z dokumentami w różnych formach. Bardzo często spotykam się także z problemami związanymi z ich użyciem w “realu” i ich reprezentacją zarówno w dokumentacji papierowej jak i elektronicznej. Samo pojęcie “dokument” potrafi być trudne do jednoznacznej interpretacji. Najpierw jednak proszę przeczytać ten niedługi artykuł na temat problemów z fotokopią Dowodu Osobistego (można przeczytać na koniec, po przeczytaniu tego wpisu).
Jeśli sądy uznają za zgodne z prawem wykonywanie kserokopii dokumentów tożsamości, to być może należałoby zmienić przepisy ? to odpowiedź Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) na praktykę stosowaną przez dużą część przedsiębiorców zawierających umowy z konsumentami. (Źródło: GIODO ukróci kserowanie dowodów osobistych. Trzeba zmienić przepisy – Prawo i wymiar sprawiedliwości – GazetaPrawna.pl – wiadomości, notowania, kursy, praca, emerytury, podatki –)
Metody i narzędzia
Najpierw uporządkujmy pojęcia czyli wykonajmy podstawową robotę poprzedzającą analizę, opracujemy model pojęciowy. Swego czasu bardzo podobny problem opisałem w artykule Prawo autorskie i wartości niematerialne – analiza systemowa. Zawiera on między innymi taki diagram:
Artykuł dotyczył co prawda praw autorskich i ich ochrony, ale całość zasadzała się na pojęciach Dzieło niematerialne i Nośnik oraz odróżnienia tego co jest oryginałem od tego co jest jego reprodukcją (kopią). Tu istotą rzeczy jest treść stanowiąca dzieło. Może nim być sama treść czyli np. poemat, muzyka. Nie są one związane w swej istocie z nośnikiem, gdyż kolejne utrwalone egzemplarze są “równowartościowe”, ewentualne spory o “oryginał” mają raczej charakter kolekcjonerski niż faktyczny. Chroniona jest treść wiersza a nie tylko jego unikalny pierwowzór jaki zapisano na określonym nośniku, ten stanowi raczej unikalny materialny egzemplarz i można mówić to o falsyfikacie oryginalnego egzemplarza niż o “kolejnym egzemplarzu oryginału”. Obraz olejny zaczyna stwarzać problem, bo główną wartość (kolekcjonerską) ma oryginalny egzemplarz a nie kopie czy reprodukcje (które też są jednak chronione ale już jako wizerunki dzieła). Tak więc pojęcia, szczególnie wykorzystywane w ustawach, powinny być dobrze przeanalizowane i “sensownie” użyte, w przeciwnym razie pojawia się chaos w prawie.
Idźmy dalej, zdefiniujmy takie pojęcia jak (źr. s.j.p. PWN, 20215):
dokument: materiał w postaci tekstu, fotografii lub jakikolwiek przedmiot, mający wartość dowodową lub informacyjną, plik komputerowy zawierający informacje zapisane w odpowiednim formacie
treść: to, co jest zawarte w czyjejś wypowiedzi; też: to, co przekazuje odbiorcy dzieło sztuki, w przeciwstawieniu do formy
informacja: wiadomość o czymś lub zakomunikowanie czegoś, dane przetwarzane przez komputer
nośnik danych, informacji: fizyczny ośrodek przeznaczony do przechowywania danych, np. w komputerze, dyski magnetyczne i optyczne
dane: fakty, liczby, na których można się oprzeć w wywodach, informacje przetwarzane przez komputer
wiadomość: nowa informacja o czymś
Sam słownik pojęć pozwala jedynie usunąć niejednoznaczności ale do takiej analiz to za mało. Wykonamy tak zwany model pojęciowy w postaci “diagramu faktów” (notacja SBVR, OMG.org). Jest to model, na którym analizowane pojęcia łączone są związkiem nazywanym faktem. Celem jego tworzenia jest panowanie nad tym czy kolejne nowe wprowadzane pojęcia są z danej dziedziny problemu (jest to obrona przez ich nadmiarem). Kolejne wprowadzane pojęcie należy do danej dziedziny problemu, jeżeli łączy je jakiś dziedzinowy fakt z pojęciami już włączonymi do modelu. Nasz przyjmie taką postać:
Powyżej model pojęciowy. Jest to minimalny, spójny zestaw pojęć. Dane i Wiadomość, to specyficzne rodzaje Informacji . Powyższe można przedstawić w postaci piramidy:
Należy podkreślić, że dane to nie informacja (niezrozumiałe dla nas teksty w obcym języki to dane, jednak nie niosą dla nas żadnej informacji ani treści:
informacja to proces interpretacji danych w oparciu po posiadaną wiedzę
Autor powyższego tak to podsumowuje:
Dokument a treść
A teraz, tak przygotowani, wracamy do artykułu. Problemem jest kopiowanie (fotokopie) dowodów osobistych. Już w pierwszym akapicie pojawia się zdanie:
“jeżeli sądy uznają za zgodne z prawem wykonywanie kserokopii dokumentów tożsamości, to być może należałoby zmienić przepisy” (https://prawo.gazetaprawna.pl/artykuly/910266,giodo-trzeba-zminic-przepisy-o-kserowaniu-dowodow.html)
Więc wyjaśnijmy sobie coś na podstawie powyższych dwóch modeli pojęciowych: to co nazwano “dokument tożsamości” raczej powinno się nazwać “dowód tożsamości” i jest nim materialny i unikalny przedmiot jakim jest Dowód Osobisty lub np. Paszport. Oba te przedmioty (świadomie używam pojęcia przedmiot) mają wspólną cechę: stanowią unikalny nośnik informacji wraz z nią (dużo inwencji włożono w to, by trudno było wykonać replikę czyli drugi taki sam egzemplarz). Jest tam między innymi stosowne zdjęcie (cecha biometryczna osoby opisanej w tym dokumencie). Innymi słowy: nośnik wraz z osobą na nim opisaną stanowią uwiarygodnienie opisu cech tej osoby i jej samej. Nasz Dowód Tożsamości to: unikalny (niepodrabialny) nośnik, informacja (dane) opisująca osobę, informacja o cechach biometrycznych. Całość stanowi dokument, unikalny z uwagi na niemożność wykonania repliki. Dane biometryczne osoby opisanej na tym dokumencie powodują, że dokument ten uwiarygadnia tylko jedną konkretną osobę.
Tak więc nie są wykonywane kopie dokumentów tożsamości, a kopie całości lub części danych (informacji o osobie) na nich zapisanych. Te dane są załączane do innych, np. wniosku kredytowego czy umowy na świadczenie usługi telekomunikacyjnej.
Dalej pojawia się wypowiedź przedstawicielki Idea Banku: “robimy to ze względów bezpieczeństwa, w celu umożliwienia przyszłej weryfikacji konsumenta”. Przedstawiciel AliorBanku twierdzi, że “skanowanie dowodów osobistych stanowi realizację wynikającego z przepisów obowiązku identyfikacji i weryfikacji tożsamości klientów”. I tu pojawia się poważna wątpliwość: w jaki sposób jest realizowana ta weryfikacja? Jedyną faktyczną weryfikacją jest zestawienie danych podawanych przez osobę je podającą z danymi zapisanymi na dokumencie je uwiarygadniającym, jest nim nośnik z tymi danymi uzupełniony danymi biometrycznymi (zdjęcie, podpis). Jedynym “poprawnym” sposobem potwierdzenia tożsamości jest przedłożenie “dowodu tożsamości”, którym jest uznawany za niepodrabialny nośnik zawierający dane konkretnej osoby (informacje o niej) i jej cechy biometryczne pozwalające na jednoznaczne skojarzenie dowodu tożsamości z tą osobą. Tak więc to co tu nazwano “kopią dokumentu tożsamości” jest wyłącznie kopią danych, co ciekawe, na niezabezpieczonym nośniku (papier drukarki) więc, wykonanie kopii takiej kopii nie stanowi żadnego problemu, co niestety skutkuje tym, że kserokopie nie jest żadnym dowodem na cokolwiek. Znane są nadużycia z tego powodu, nieuczciwy pracownik banku, rozliczany wyłącznie z tego czy dokumentacja zawiera tę “kopię”, może doprowadzić do zawarcia np. skutecznej umowy na kredyt w imieniu niczego nie świadomego obywatela. Tu niestety widać, że banki prawie całe ryzyko przerzuciły na swoich klientów (co jest dość typowe dla korporacji).
O kradzieży tożsamości można jedynie mówić wtedy, gdy tożsamość będzie rozumiana jak określony zestaw danych o osobie, czyli gdyby wystarczyło podanie określonego zestawu danych w celu np. zawarcie umowy. I to robią miedzy innymi banki: uznają, że kopia danych (obraz dokumentu tożsamości, zamiast niego samego, bo tym jest kserokopia) jest równoważna osobie. To poważne nadużycie.
Zgadzam się, z Panią dr Bielak-Jomaa, mówiącą, że dowód tożsamości ma służyć jedynie potwierdzeniu tożsamości. Kserowanie tych dowodów ma walor “lenistwa”, nie trzeba tych danych przepisywać, i tylko tyle. Chyba, że uznamy zdanie banków mówiące, że posiadanie kserokopii cokolwiek uwiarygadnia, co jest niestety, jak już wspomniałem – poważnym nadużyciem.
Można takim nadużyciom zaradzić (no, znacznie obniżyć ryzyka nadużycia) przygotowując taką kopię samemu: wykonać ksero dokumentu tożsamości, przekreślić np. długopisem, wpisać na kopii datę jej wykonania i nazwy instytucji dla której powstała oraz celu do którego zostanie użyta np. “kopia wykonana dla IdeaBanku dnia 01.04.2015 w celu zawarcia umowy kredytowej” (robię tak od pewnego czasu) co praktycznie uniemożliwia jej ponowne użycie w innym celu i w innym miejscu.
Czy to wymaga, jak sądzi dr Paweł Litwiński prac legislacyjnych? Myślę, że raczej “naprawy” obecnych ustaw i być może rozporządzenia z odpowiednią procedurą postępowania tak by obywatel miał prawo ją egzekwować od instytucji.
Problem jest, bo są nadużycia, nie jest to jednak moim zdaniem problem “danych osobowych”, jest to problem domniemanej zgody na uproszczania, redefiniowanie, wręcz fałszowanie takich “pojęć” jak Dowód Tożsamości. Nie widzę nic złego w dopuszczalności wykonania kopii danych z dowodu tożsamości np. w postaci kserokopii. Złe jest jednak uznawanie posiadanie kopii tego Dowodu za potwierdzenie tożsamości i tu faktycznie prawo może wymagać doprecyzowania. Dane osobowe na zwykłym papierze biurowym nie są żadnym Dowodem Tożsamości, to tylko zapis tych danych. Samo posiadanie takiej kopi nie stanowi żadnego dowodu na to, że mieliśmy kontakt z Tą Osobą.
Czy to wymaga prac legislacyjnych? Myślę, że tak, ale raczej nowelizacji już istniejących ustaw niż tworzenia nowych. Ma także nadzieję, że podany tu przykład posłużenia się modelem pojęciowy pokazał przydatność tego narzędzia, niestety obecna postać wielu naszych przepisów pozostawia wiele do życzenia z powodu niespójności pojęciowej, braku precyzji i nie raz niejednoznaczności.
Podsumowanie
Pojęcia treść i dokument pojawiają się w realiach biznesowych i urzędowych to “proza życia”, szczególnie z powodu szybko postępującej digitalizacji (cyfryzacji) naszego życia. Pierwsze poważne zgrzyty to dostarczane oprogramowanie, które niestety często tworzone jest w oderwaniu od realiów ww. definicji a te warunkują poprawną interpretację prawa. Typowy problem to utrwalenie, niestety jako ludzie, komunikując się, wymieniamy dokumenty a nie “bazy danych”. Popatrzmy na poniższe definicje w prawie.
Ważna rzecz to powiązane z sobą, ale nie tożsame, pojęcia dokument (w szczególności elektroniczny) i forma dokumentowa.
Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. (Dz.U.2024.1061 t.j.Akt obowiązujący, Wersja od: 13 lipca 2025 r., Art. 772. [Forma dokumentowa])
Tu znowu pojawia się mały zgrzyt, bo tu:
Dz.U.2024.0.1061 t.j. – Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, Art. 773. Definicja dokumentu
Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
Czyli dokumentem jest nośnik. Jednak już dokument elektroniczny to nie nośnik a jednak treść:
Dokument elektroniczny – każda treść przechowywana w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne; (Dz.U.UE.910/2014). Warto definicję tę zestawić z definicją podaną w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U.2024.307 j.t.), zgodnie z którą dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych, zaś informatyczny nośnik danych to materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej. Innymi słowy zawsze będzie chodziło o utrwalony na jakimś nośniku plik mający postać elektroniczną (czyli stanowiący skończony zbiór stanów binarnych), zawierający jakąś treść, której forma może być dowolna. (https://epodrecznik.mc.gov.pl/mediawiki/index.php?title=Dokument_elektroniczny)
Problem z nośnikiem jest jednak ważny bo:
Za trwały nośnik można uznać m.in. dokument papierowy, kartę pamięci, pendrive, wiadomość mailową lub załączony do niej plik, np. w formacie pdf. Samo hiperłącze przekierowujące na stronę internetową nie spełnia wymogów trwałego nośnika, jeżeli tego rodzaju strona internetowa nie spełnia cech trwałego nośnika. (https://uokik.gov.pl/zwrot-i-rekompensata-od-mpay-i-revolut-bank-uab)
Bo:
W tym przypadku zastosowanie znajduje art. 61 k.c., zgodnie z którym oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią (§ 1). Natomiast oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią (§ 2). Wystarczające jest natomiast by oświadczenie woli dotarło do adresata w taki sposób, że miał możliwość zapoznania się z jego treścią, bez względu na to czy rzeczywiście to nastąpiło (Wyrok SA w Poznaniu z 17.04.2024, I AGa 236/22).
Forma ma więc kluczowe znaczenie, i jednak dokument to nie “baza danych naszego oprogramowania”: liczy się utrwalona i utrwalona postać określonej treści, a dobrym testem tego czy “coś” jest dokumentem czy nie, jest możliwość podpisania “tego czegoś” podpisem zwykłym lub elektronicznym.
Na koniec więc jeszcze raz piramida wiedzy uzupełniona o pojęcie: fakty:
